CHƯƠNG 2 : CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ QUY TRÌNH GIAO HÀNG
3.3 Đánh giá thực trạng quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tạ
công ty TNHH Nissin Logistics Việt Nam
3.3.1 Kết quả đạt được
- Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại cơng ty TNHH Nissin Logistics Việt Nam có sự chun mơn hóa cao và phối hợp chặt chẽ giữa các nhân viên.
Các bộ phận trong quy trình tách biệt và hoạt động ăn khớp, công việc được phân công rõ ràng và không trùng lặp. Hệ thống mạng nội bộ hiện đại, điểm nhấn chính là hệ thống này có sự liên kết giữa 3 bên: Nippon Seiki (khách hàng) – Nissin (người giao hàng) – hãng tàu, tối thiếu sự lưu trữ về giấy tờ, chứng từ, hóa đơn cũng như thủ tục phát sinh.
- Tất cả các nhân viên trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển đều cịn rất trẻ, năng động, nhiệt tình trong mọi cơng tác, sẵn sàng ra sức vì cơng ty. Đồng thời có trình độ chun mơn cũng như ngoại ngữ khá tốt, tạo nên môi trường làm việc thân thiện và hiệu quả công việc cao.
- Công ty Nissin đã đạt được thành công trong việc tạo mối quan hệ thân thiết với các hãng tàu lớn như Evergreen, SITC, Hapag Lloyd, CMA,... Do thường xuyên tiếp xúc với hãng tàu nên Nissin biết rất rõ thế mạnh của từng hãng tàu, hãng tàu nào có uy tín, cước phí hợp lý, tuổi của tàu, lịch trình đi và đến đảm bảo đúng nhằm hạn chế rủi ro đối với hàng. Điều này giúp cho công ty dễ dàng lựa chọn hãng tàu cho phù hợp với nhu cầu khách hàng của mình cũng như được các hãng tàu đưa ra giá cả cạnh tranh, hấp dẫn.
- Công ty cũng đã xây dựng và duy trì được các khách hàng lớn, thường xuyên và trung thành như: công ty TNHH Dainichi color Việt Nam, công ty TNHH Honda trading Việt Nam, công ty TNHH Sumitomo Chemical Việt Nam, công ty Toyota Tsusho ,... đây đều là những cơng ty lớn, có lượng hàng xuất khẩu khá ổn định.
- Công ty cũng đã áp dụng hình thức khai báo hải quan điện tử ECUSS/VNACCS. Nhờ bước cải tiến này mà công ty đã tiết kiệm được rất nhiều thời gian, chi phí, nhân lực.
- Nhân viên chứng từ của công ty luôn gửi thông báo mô tả sơ lược các thông tin về lô hàng vận chuyển đến các đại lý liên quan rất nhanh chóng, kịp thời giúp cho đại lý dễ dàng theo dõi tiêp lô hàng tại cảng đến.
3.3.2 Hạn chế
- Cơng ty chưa có các chính sách, biện pháp thích hợp để duy trì khách hàng hiện tại cũng như tìm kiếm và tiếp cận các khách hàng mới.
- Trong khâu hỏi giá/ chào giá khách hàng, Nissin thường gặp phải vấn đề chào giá không hợp lý (thường là quá cao), không thu hút được khách hàng, không cạnh tranh được với các đối thủ cạnh tranh khác trên thị trường.
- Trong khâu liên hệ với hãng tàu để đặt chỗ cơng ty gặp khó khăn trong việc xác định trước số lượng Booking để đặt chỗ với hãng tàu do có những khách hàng ngồi với lượng hàng tăng giảm thất thường. Ngồi ra Nissin chưa có cách khắc phục nhanh chóng trong những giai đoạn cao điểm, hãng tàu hết container hoặc hết chỗ. Điều này khiến cho công ty rất dễ bị khách hàng phàn nàn, thậm chí đánh mất niềm tin từ khách hàng.
- Trong quá trình chuẩn bị hàng và chứng từ xuất khẩu đôi lúc nhân viên cơng ty vẫn để xảy ra thiếu sót như chậm trễ trong việc tiếp nhận hàng hóa hay bộ chứng từ xuất khẩu; các chứng từ khơng khớp với nhau,…gây ảnh hưởng đến tiến trình chung.
- Khi khai báo hải quan, nhân viên cơng ty vẫn để xảy ra nhiều sai sót trong thao tác nhập số liệu. Các lỗi sai phổ biến là sai mã số hàng hóa, mã hợp đồng, sai hóa đơn thương mại,…Điều này làm cho q trình thơng quan hàng hóa có thể bị chậm trễ và gây tốn kém nhiều chi phí.
- Khi phát hành vận đơn, vẫn cịn một số trường hợp bị sai thơng tin trên vận đơn hoặc thông tin trên HB/L và MB/L không khớp nhau. Một số lỗi sai phổ biến là về thông tin hàng hóa, số kiện, trọng lượng cả bì, cảng đi, cảng đến,..
- Khi thực xuất tờ khai, cơng ty thường gặp phải một số khó khăn khi làm việc với cán bộ hải quan. Một số cán bộ hải quan vì tư lợi riêng của mình, gây khó dễ nhằm u cầu thêm lệ phí làm tăng chi phí hoạt động kinh doanh, gây khó khăn cho Nissin khi hạch tốn với khách hàng.
- Khi lập chứng từ kết tốn và lưu hồ sơ, Nissin có nhiều hạn chế trong việc lưu hồ sơ. Việc lưu giữ chứng từ chưa được quản lý khoa học, chưa áp dụng nhiều ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý chứng từ, không phân loại chứng từ hợp lý dẫn đến rất khó khăn trong việc tìm kiếm.
CHƯƠNG 4: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ CÁC GIẢI PHÁP HỒN THIỆN QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI
CÔNG TY TNHH NISSIN LOGISTICS VIỆT NAM