CHƯƠNG 2 : CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ QUY TRÌNH GIAO HÀNG
3.2 Thực trạng quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty
3.2.2.4 Chuẩn bị hàng và chứng từ xuất khẩu
* Chuẩn bị hàng hóa
Bước này cơng ty khơng làm mà người xuất khẩu làm
Nhận được Booking Confirmation từ Nissin, công ty Nippon Seiki sẽ email chi tiết hàng cho nhân viên chứng từ cơng ty để hồn chỉnh bộ chứng từ đi khai hải quan. Hồ sơ hải quan gồm:
+ Tờ khai hải quan: 2 bản chính (1 bản dành cho người xuất khẩu, 1 bản hải quan lưu) + Hợp đồng mua bán hàng hóa (Purchase order): 1 bản chính
+ Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): 1 bản chính + Phiếu đóng gói (Packing List): 1 bản chính
+ Giấy phép đăng ký kinh doanh: bản sao y kèm bản chính đối chiếu nếu cơng ty mới xuất khẩu lần đầu
+ Giấy giới thiệu của công ty xuất khẩu: 1 bản
Nhân viên giao nhận mang bộ hồ sơ xuất khẩu đên hải quan cửa khẩu ICD Mỹ Đình, nộp tại quầy tiếp nhận hồ sơ. Hải quan sẽ tiếp nhận bộ hồ sơ của nhân viên công ty và tiến hành kiểm tra xem việc chấp hành pháp luật Hải quan của doanh nghiệp trên hệ thống mạng hải quan có vi phạm gì khơng. Kế tiếp xem việc kê khai trên tờ khai có phù hợp với chứng từ hay khơng và xem hàng xuất khẩu có thuộc danh mục hàng cấm hay khơng. Nếu khơng hợp lệ thì u cầu bổ sung hay chỉnh sửa. Sau khi kiểm tra Bộ hồ sơ đã hợp lệ, cán bộ Hải quan kiểm tra, đối chiếu, đóng dấu và ký xác nhận lên phiếu ghi kết quả kiểm tra chứng từ.
Khi hàng về đến cảng, nhân viên giao nhận sẽ đưa nhân viên hải quan đến vị trí container và tiến hành kiểm tra hàng, Hàng sẽ được cấp chứng thư sau khi đã kiểm tra đạt tiêu chuẩn.
Tuy có trình độ chun mơn cao nhưng trong q trình chuẩn bị hàng và chứng từ xuất khẩu. Đôi lúc nhân viên công ty vẫn để xảy ra thiếu sót như chậm trễ trong việc tiếp nhận hàng hóa hay bộ chứng từ xuất khẩu; các chứng từ không khớp với nhau, …gây ảnh hưởng đến tiến trình chung.
Cơng ty khơng kiểm tra kỹ lưỡng hàng hóa, xem hàng có thiếu hay hư hỏng gì khơng nên gây ra tình trạng một số lơ hàng bị thiếu, hư hỏng nhưng công ty không phát hiện ra và đã phải đền bù rất nhiều tiền. Những chậm trễ trong việc hoàn thành bộ chứng từ đang trở thành một vấn đề nghiêm trọng. Những nguyên nhân phổ biến nhất của sự chậm trễ:
- Người xuất khẩu gửi thiếu một trong những thông tin chứng từ cần thiết đã được yêu cầu để Nissin làm các giấy tờ thủ tục cần thiết.
- Nhân viên chứng từ không xem xét kiểm tra kỹ lưỡng khi nhận được bộ chứng từ từ khách hàng gây ra sai sót về những thơng tin giữa các chứng từ.
3.2.2.5 Thơng quan hàng xuất khẩu
Dựa trên những chứng từ mà khách hàng cung cấp cũng như những thơng tin về hàng hóa mà công ty thu thập được, nhân viên giao nhận sẽ dùng phần mềm khai báo hải quan điện tử “ECUSS/VNACCS” để truyền số liệu lên tờ khai qua mạng.
Nhân viên chứng từ sẽ mở phần mềm Hệ thống khai hải quan điện tử (ECUSS/VNACCS) lên và nhập đầy đủ, chính xác mọi thơng tin lên tờ khai xuất khẩu. Nếu truyền thành công hệ thống mạng của hải quan tự động báo số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai và phân luồng hàng hóa. Nhờ bước cải tiến này mà thời gian làm thủ tục nhanh hơn so với thủ cơng trước đây vì nhân viên hải quan không phải nhập lại số liệu trên tờ khai vào máy.
- Phân luồng hàng hóa có 3 luồng
+ Luồng xanh: Miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa. Cán bộ hải quan chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thơng quan “đã làm thủ tục hải quan” vào tờ khai xuất khẩu.
+ Luồng vàng: Miễn kiểm tra thực tế hàng hóa, hồ sơ chuyển qua bộ phận tính giá thuế để kiểm tra chi tiết hồ sơ. Nếu hồ sơ hợp lệ sẽ được chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thơng quan “đã làm thủ tục hải quan” vào tờ khai xuất khẩu.
+ Luồng đỏ: Hồ sơ được chuyển qua bộ phận kiểm tra thực tế hàng hóa. Tuỳ tỷ lệ phân kiểm hóa của lãnh đạo chi cục mà chủ hàng xuất trình 5%, 10% hay 100% hàng để hải quan kiểm tra. Sau khi kiểm tra nếu hàng hóa đúng với khai báo của tờ khai và chứng từ liên quan, cán bộ hải quan sẽ bấm niêm phong hải quan vào container và sẽ ghi chú vào tờ khai xác nhận hàng hóa đúng khai báo và chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thơng quan “đã làm thủ tục hải quan” vào tờ khai xuất khẩu.
Lưu ý: Đăng ký làm thủ tục ở cửa khẩu nào thì truyền số liệu vào cửa khẩu đó. Các thơng tin: Chi cục Hải quan, Loại hình xuất khẩu, Hình thức vận chuyển, Mã nước xuất khẩu, Phương thức thanh tốn, Đồng tiền thanh tốn, Đơn vị tính phải chọn theo danh mục do cơ quan hải quan định sẵn. Các thơng tin cịn lại thì nhập trực tiếp (phụ lục):
TỜ KHAI HẢI QUAN ĐIỆN TỬ -Ô số 1: Người xuất khẩu
Mã số thuế: 0102190078
Tên: Công ty TNHH Việt Nam Nippon Seiki Mã bưu chính: (+84)43
Số điện thoại: 043 5823888 -Ơ số 2: Người nhập khẩu Mã:
Tên: THAI NIPPON SEIKI CO.,LTD
Địa chỉ: 700/450 AMATA NAKORN INDUSTRIAL MOO 7 TAMBON DON HUA ROH AMPHUR CHONBUNRI 20000 THAILAND
- Ô số 3: Để tên người uỷ thác ( nếu có). - Ơ số 4: Đại lý làm thủ tục hải quan ( nếu có).
- Ơ số 5: Loại hình xuất khẩu tuỳ thuộc vào mục đích xuất khẩu của cơng ty. Trong trường hợp này là Loại hình B11 (Xuất kinh doanh, Xuất khẩu của doanh nghiệp đầu tư)
- Ô số 6: Giấy phép ( nếu có). - Ơ số 7: Hợp đồng số: A35903-154 Ngày:
- Ơ số 8: Hố đơn thương mại số: 201603-22 Ngày: 15/03/2016
- Ơ số 9: Cảng xếp hàng: Cảng Đình Vũ - HP - Ô số 10: Nước nhập khẩu: Thái Lan
- Ô số 11: Điều kiện giao hàng: CIF - Ô số 12: Phương thức thanh toán: TTR - Ơ số 13: Đồng tiền thanh tốn: USD - Ô số 14: Trị giá tính thuế: 92.315,52
- Ơ số 15: Mơ tả hàng hóa: Nắp nhựa phía dưới cho đồng hồ đo tốc độ xe máy HP-0924-002#&VN
Đồng hồ đo tốc độ xe máy HP0945010A0CO - Ô số 16: Mã số hàng hoá: 39263000
90292010
(Nếu nhiều loại hàng hố thì mã số hàng hố cũng khác nhau. Vì vậy khi lên tờ khai cần tra cứu về mã số hàng hoá một cách kỹ lưỡng trong biểu thuế nhằm tránh sai sót gây chậm trễ cho việc giao nhận hàng.)
- Ô số 17 : Xuất xứ: Việt Nam - Ô số 18 : Số lượng
2.112 5.760
- Ô số 19: Đơn vị tính PCE
-Ơ số 20: Đơn giá hóa đơn: 1,11
15,62
- Ơ số 21 : Trị giá hóa đơn 2.344,32
89.971,2
- Ơ số 22: Thuế xuất khẩu (nếu có): + Trị giá tính thuế 52.172.841,6 2.002.309.056 +Thuế suất(%) 0% 0%
+ Tiền thuế đều qui đổi sang VNĐ và được thể hiện rõ - Ơ số 23: Thu khác gồm có:
- Ơ số 24: Tổng số tiền thuế và thu khác - Ô số 25: Tổng trọng lượng: 5.580 kg, Tổng số container: 1x40’DC
Tổng số kiện: 34 pallet Số hiệu kiện, cont: + Số cont:
+ Số seal:
- Ô số 26: Chứng từ đi kèm
- Ô số 27: Tôi xin cam đoan chịu trách nhiệm trước Pháp Luật về những nội dung khai báo trên tờ khai này.
(Giám đốc Cơng ty xuất khẩu ký tên, đóng dấu)
- Ô số 28: Kết quả phân luồng và hướng dẫn làm thủ tục hải quan - Ô số 29: Ghi chép khác
- Ô số 30: Xác nhận thơng quan
- Ơ số 31: Xác nhận của hải quan giám sát (Chi tiết chứng từ đính kèm sau báo cáo)
Phần mềm hải quan trực tuyến là một bước tiến giúp cho doanh nghiệp rút ngắn thời gian và chi phí khai hải quan. Tuy nhiên, do đây là phần mềm mới được ứng dụng vào hoạt động khai báo hải quan của công ty nên vẫn xảy ra nhiều sai sót trong thao tác nhập số liệu. Các lỗi sai phổ biến là sai mã số hàng hóa, mã hợp đồng, sai hóa đơn thương mại,…Điều này làm cho q trình thơng quan hàng hóa có thể bị chậm trễ và gây tốn kém nhiều chi phí.
Bên cạnh đó, một số cán bộ hải quan vì tư lợi riêng của mình, gây khó dễ nhằm u cầu thêm lệ phí làm tăng chi phí hoạt động kinh doanh, gây khó khăn cho Nissin khi hạch tốn với khách hàng.
3.2.2.6 Phát hành vận đơn
Nhân viên giao nhận sẽ chuyển bộ hồ sơ cho bộ phận chứng từ hàng xuất để phát hành vận đơn cho khách hàng (phụ lục)
Bộ phận chứng từ có trách nhiệm theo dõi lơ hàng để lập chứng từ hàng xuất. Công việc cụ thể của nhân viên chứng từ như sau:
- Liên lạc với khách hàng để kiểm tra xem lơ hàng xuất hồn tất thủ tục xuất hàng hay chưa.
- Lấy số container báo cho hãng tàu để họ cập nhất sắp xếp container lên tàu - Yêu cầu người gửi hàng cung cấp thông tin để phát hành vận đơn.
Nội dung vận đơn gồm những chi tiết sau: v Số vận đơn (B/L no): HHA-63032801
v Người gửi hàng(Shipper): Công ty TNHH Việt Nam Nippon Seiki Lô 70B&71 Khu công nghiệp Nội Bài, Quang Tiên, Sóc Sơn, Hà Nội, Việt Nam TEL: +84-4.3582.3888 FAX: +84-4.3582.3887
v Người nhận hàng (Consignee): THAI NIPPON SEIKI CO.,LTD 700/450 AMATA NAKORN INDUSTRIAL ESTATE MOO 7,
TAMBON DONHUAROH, AMPHUR MUANG, CHONBURI 20000, THAILAND
ATTN: MS KANDA (PURCHASING DEPT) TEL: +66 38 456 410 FAX: +66 38 459 020 v Tên tàu\ số chuyến (vessel\voy)
BRIGHT LAEM CHABANG V. 1604S v Cảng xếp hàng (Port of loading) Cảng Hải Phòng
Cảng Laem Chabang, Thái Lan v Nơi giao hàng (Place of delivery) Laem Chabang, Thái Lan
v Điều kiện vận chuyển hàng : FCL/FCL
v Ngày xếp hàng lên tàu :Shipped on board date……(Những thông tin về tên tàu số chuyến cảng đi, cảng đến phải trùng khớp với booking confirmation của hãng tàu đã gửi trước đó)
v Số container\số kẹp chì (container\ Seal no) DFSU4342875/SITA954562 v Số lượng container (number of container) : 01x40DC
(36 PLTS)
v Mơ tả hàng hóa (Descreption of goods) :
Đồng hồ đo tốc độ xe máy, Nắp nhựa phía dưới cho đồng hồ đo tốc độ xe máy v Số kiện (number of package) 36 Pallet
v Trọng lượng hàng cả bì (Gross weight): 5,580 KGS
v Ngày và nơi phát hành vận đơn (place and date of issue) : Hà Nội, Việt Nam 23/3/2016
v Tên, trụ sở người chuyên chở hoặc đại lí : NISSIN LOGISTICS (VN) CO., LTD v Đại lí giao nhận ở cảng đến (Delivery Agent) :
v Điều khoản về cước phí (freight and charges): Cước trả trước (freight prepaid)
v Số lượng bản vận đơn gốc (No. Of original B(s)/L):
v Chữ ký của người chuyên chở hay đại lý của người chuyên chở :
v Các điều kiện, điều khoản trách nhiệm chuyên chở, thường được in sẵn ở mặt sau vận đơn, không thương lượng được, nếu có thỏa thuận khác thì phải thể hiện thêm ở mặt trước vận đơn vì vậy người th chun chở phải tìm hiểu kỹ các điều khoản phía sau vận đơn, hiểu các quy ước quốc tế điều chỉnh vận đơn.
Sau khi có đầy đủ những thơng tin trên, bộ phận chứng từ hàng xuất sẽ phát hành vận đơn (HB/L) cho người gửi hàng và gửi bản vận đơn nháp cho khách hàng kiểm tra lại thông tin nhằm tránh những sai sót về sau. Ở đây HB/L là bằng chứng cho việc kí kết hợp đồng giao nhận giữa Nissin và Cơng ty TNHH Việt Nam Nippon Seiki. Đó cũng là bằng chứng cho việc nhận hàng của để gửi đến nơi nhập khẩu. Đồng thời, công ty Nissin cũng nhận được 1 MB/L của hãng tàu SITC gửi cho để bổ sung vào bộ chứng từ (phụ lục)
Sau khi có được MB/L từ hãng tàu, nhân viên chứng từ kiểm tra đối chiếu lại HB/L và MB/L xem có gì khác biệt khơng để chỉnh sửa (nếu có).
Thơng thường các nhân viên của Nissin làm khá tốt khâu này. Song vẫn còn một số trường hợp bị sai thông tin trên vận đơn hoặc thông tin trên HB/L hoặc MB/L không khớp nhau. Một số lỗi sai phổ biến là về thông tin hàng hóa, số kiện, trọng lượng cả bì, cảng đi, cảng đến,.. Nguyên nhân là do sự bất cẩn của nhân viên khi nhập sai số liệu từ các chứng từ xuất khẩu. Hoặc do khách hàng cung cấp thông tin về lô hàng chưa chính xác dẫn đến nhân viên chứng từ làm sai vận đơn.
3.2.2.7 Thực xuất tờ khai
Sau khi tàu chạy, hãng tàu sẽ gửi vận đơn cho bộ phận chứng từ của công ty. Bộ phận chứng từ sẽ đưa cho nhân viện giao nhận vận đơn để thực xuất. Nhân viên giao nhận đến Chi cục hải quan nộp tờ khai và vận đơn để Hải quan đóng dấu xác nhận thực xuất trên ô số 30
Khi thực xuất tờ khai, công ty thường gặp phải một số khó khăn khi làm việc với cán bộ hải quan. Một số cán bộ hải quan vì tư lợi riêng của mình, gây khó dễ nhằm yêu cầu thêm lệ phí làm tăng chi phí hoạt động kinh doanh, gây khó khăn cho Nissin khi hạch tốn với khách hàng.
3.2.2.8 Gửi chứng từ cho đại lý nước ngoài
Sau khi hoàn tất bộ chứng từ hàng xuất, nhân viên chứng từ sẽ gửi thông báo mô tả sơ lược về lô hàng vận chuyển: Shipper/Consignee, tên tàu/ số chuyến, cảng đi/ cảng đến, ETD/ETA (Ngày đi/ Ngày đến dự kiến), hợp đồng, hóa đơn thương mại, packing list cho đại lý liên quan để đại lý theo dõi tiêp lô hàng tại cảng đến.
Công ty làm khá tốt khâu này. Nhân viên chứng từ của công ty luôn gửi thông báo mô tả sơ lược các thông tin về lô hàng vận chuyển đến các đại lý liên quan rất nhanh chóng, kịp thời giúp cho đại lý dễ dàng theo dõi tiêp lô hàng tại cảng đến.