CHƯƠNG 2 : CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ QUY TRÌNH GIAO HÀNG
4.1 Định hướng hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tạ
4.1.1. Định hướng hoạt động giao hàng xuất khẩu của Việt Nam trong những năm
năm tới
Trong những năm tới cùng với sự phát triển như vũ bão của hoạt động thương mại quốc tế, nền kinh tế Việt Nam đang dần đi vào ổn định và phát triển thì nhu cầu về giao nhận và vận tải quốc tế sẽ khơng ngừng tăng lên, trong đó có hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường biển.
Để có thể nắm bắt được những cơ hội quý báu đó và đẩy nhanh hoạt động giao nhận, bắt kịp với sự phát triển của ngành giao nhận thế giới thì các doanh nghiệp Việt Nam đang hoạt động trong lĩnh vực giao nhận và kho vận nói riêng cũng như ngành giao nhận Việt Nam nói chung cần phải nhanh chóng đề ra những phương hướng hoạt động cụ thể.
Ngành giao nhận Việt Nam nói chung và các doanh nghiệp Việt Nam đang hoạt động trong lĩnh vực giao nhận vận tải nói riêng cần phải:
- Khơng ngừng nâng cao năng lực, trình độ cũng như phẩm chất đạo đức, nghề nghiệp đối với cán bộ trong ngành cũng như tạo môi trường làm việc thuận lợi để họ phát huy được năng lực, điểm mạnh của bản thân.
- Không ngừng đổi mới và cải tiến trang thiết bị, nhà xưởng, kho bãi, phương tiện chuyên chở để có thể phục vụ tốt hơn cho hoạt đơng giao hàng.
- Mở rộng đa dạng hóa và phát triển các loại dịch vụ giao nhận sao cho phù hợp với sự ra đời và phát triển của phương thức vận chuyển mới và có thể theo kịp được sự phát triển của ngành giao nhận vận tải thế giới, đặc biệt là dịch vụ gom hàng lẻ, dịch vụ giao nhận từ cửa đến cửa “Door to door”
- Mở rộng mối quan hệ với khách hàng, các hãng tàu, các cơng ty nước ngồi đang hoạt động trong lĩnh vực này. Tiến hành học hỏi, đúc rút kinh nghiệm quản lý, điều hành hoạt động giao nhận vận tải của các công ty, các hãng nổi tiếng trên thế giới.
- Hoàn thiện nghiệp vụ giao nhận quốc tế, tìm ra phương án hoạt động tối ưu nhất để tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng, đối tác làm ăn khi giao dịch với doanh nghiệp.
4.1.2. Định hướng hồn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Nissin Logistics trong 5 năm tới (2016-2020)
Đối với bất kỳ một doanh nghiệp hay một tổ chức nào dù hoạt động trong lĩnh vực sản xuất vật chất hay cung ứng dịch vụ thì việc định hướng phát triển cho cơng ty là một việc làm hết sức cần thiết và quan trọng. Nó đảm bảo cho cơng ty hoạt động một cách có hiệu quả, từ đó ngày càng tăng uy tín đối với khách hàng, có thêm nhiều khách hàng mới và làm cho doanh thu của công ty ngày càng tăng, từ đó tăng thu nhập cho cơng nhân viên,…
Nhận thức được tầm quan trọng của việc đề ra phương hướng chiến lược phát triển, ban lãnh đạo công ty đã chú tâm nghiên cứu tình hình cơng ty, xu hướng phát triển của nền kinh tế trong nước và quốc tế, sự biến động và phát triển của thị trường trong nước và quốc tế để đề ra phương hướng phát triển phù hợp.
Trong thời gian trước mắt, mục tiêu của Công ty là tiếp tục nâng cao chất lượng dịch vụ của mình, tạo uy tín cho khách hàng và phấn đấu để trở thành cầu nối hiệu quả giữa công ty, các đại lý ở nước ngoài và khách hàng. Song song với việc giữ vững thị trường hiện có là tìm biện pháp thích hợp để mở rộng các hoạt động dịch vụ, vươn xa hơn nữa ra các thị trường nước ngoài. Cụ thể là để nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động của Công ty và chuẩn bị cơ sở cho một sự phát triển lâu dài và ổn định trong thời gian tới, Công ty cần tập trung vào một số nhiệm vụ sau :
- Tiếp tục mở rộng quan hệ giao dịch đối ngoại với các tổ chức giao nhận quốc tế. Giữ vững mối quan hệ đại lý, những khách hàng và những hợp đồng ký kết. Đồng thời, tích cực tìm kiếm khách hàng mới, tìm hiểu thơng tin, nắm chắc khả năng, yêu cầu uỷ thác của khách hàng trong và ngoài nước.
- Phát triển kinh doanh dịch vụ giao nhận phải gắn liền với đẩy mạnh công tác giao nhận, vận tải và bảo quản trong nước, củng cố năng lực trong nước vững mạnh về tổ chức và giỏi về nghiệp vụ.
- Tăng cường nghiên cứu và ứng dụng cơng nghệ Marketing trong chiến lược kinh doanh của mình với trụ cột là chiến lược dịch vụ mới, chiến lược giá cả mềm dẻo, linh hoạt.
- Dần dần củng cố và tăng cường cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho công tác giao nhận bằng vốn ngân sách, vốn tự có, vốn liên doanh liên kết.
- Ổn định mức chi phí tiền lương trong khâu kinh doanh dịch vụ giao nhận. Những chủ trương nói trên của Ban lãnh đạo Cơng ty được cụ thể hố bằng các chỉ tiêu như sau:
Bảng 4.1: Một số chỉ tiêu hoạt động kinh doanh của Nissin Logistics (2016-2020) ( Đơn vị tính: Tỉ đồng ) Năm Chỉ tiêu 2016 2017 2018 2019 2020 Doanh thu 194,56 205,89 210.45 214,97 223,46 Lợi nhuận 44.97 50,24 54,34 56,72 61,27
( Nguồn: Trích kế hoạch hoạt động từ 2016-2020 của Nissin Logistics VN
Để có thể thực hiện tốt các mục tiêu, phương hướng đề ra, để tiếp tục phát triển một cách ổn định và vững mạnh, Nissin Logistics VN cần phải khắc phục kịp thời những khó khăn tồn tại đồng thời phát huy tối đa những lợi thế của mình.
Cơng ty sẽ tiếp tục tập trung vào việc duy trì năng lực tài chính và kinh doanh, tiếp tục những đầu tư cần thiết cho cơ sở vật chất, củng cố và mở rộng quan hệ hợp tác với các đối tác nước ngoài, từng bước đầu tư có chiều sâu về cơng nghệ thơng tin cho cơng tác quản lý và tác nghiệp chuyên môn. Trong thời gian tới, Cơng ty cịn phải làm tốt công tác tiếp thị, quảng bá dịch vụ của Công ty trên các phương tiện thơng tin đại chúng một cách có chọn lọc, trên thị trường chứng khốn và trên các kênh thơng tin của đối tác nước ngoài, tham dự các hội nghị, hội thảo … của các tổ chức ngành nghề trong và ngoài nước để kết nối và mở rộng quan hệ đối tác, tăng thêm khách hàng.
4.2 Đề xuất một số giải pháp nhằm hồn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Nissin Logistics Việt Nam
* Giải pháp duy trì khách hàng hiện tại và tìm kiếm, tiếp cận khách hàng mới
Cơng ty cần duy trì khách hàng hiện tại và tăng cường cơng tác tìm kiếm những khách hàng mới có lượng hàng xuất nhiều và ổn định. Để làm được điều này công ty cần chú trọng vào cơng tác Marketing của mình:
Đối với khách hàng cũ, cơng ty cần duy trì và nâng cao chất lượng dịch vụ, đảm bảo thời gian giao hàng. Công ty cần tiếp tục thực hiện tốt các dịch vụ đang cung cấp cho các khách hàng, để tạo lập thêm uy tín, và duy trì các khách hàng đó. Với những khách hàng thường xun, hoặc có quy mơ hàng lớn, thì cơng ty nên có các chính sách ưu đãi về giá, hoặc khuyến mãi thêm các dịch khác, nhất là dịch vụ tư vấn. Công tác dịch vụ khách hàng cần được quan tâm. Chẳng hạn vào các ngày lễ, Tết Công ty cũng nên gửi hoa chúc mừng, hoặc là gửi tặng văn phòng phẩm, các tặng phẩm khác có in hình logo Cơng ty. Làm như vậy vừa gây dựng mối quan hệ với khách hàng, vừa là để quảng cáo cho công ty.
Đối với các khách hàng mới, cơng ty cần có sự tìm hiểu kỹ, thiết lập các mối quan hệ một cách thận trọng và vững chắc. Với các khách hàng mới này, thì việc giới thiệu về công ty và sự tư vấn chuyên nghiệp sẽ tạo cho khách hàng cảm giác yên tâm và tin tưởng. Đơi khi, cơng ty cũng cần có chính sách khuyến mãi để thu hút sự chú ý của khách hàng. Tuy vậy, việc nâng cao chất lượng dịch vụ vẫn là yếu tố quan trọng nhất. Đối tượng khách hàng của cơng ty là những cơng ty hoặc cá nhân có nhu cầu xuất, nhập khẩu hàng hóa. Cơng ty có thể chủ động tìm đến với các khách hàng của mình bằng cách tìm danh sách các cơng ty xuất, nhập khẩu, nhất là các cơng ty mới thành lập, hoặc đang có nhu cầu mở rộng việc kinh doanh xuất nhập khẩu; không chỉ các công ty của Việt Nam mà cả công ty nước ngồi có nhu cầu làm ăn với đối tác Việt Nam. Sau đó, cơng ty có thể gọi điện trực tiếp tới khách hàng, hoặc gửi e-mail giới thiệu về các dịch vụ của công ty như vận tải, cho thuê kho bãi, tư vấn xuất nhập khẩu, làm thủ tục hải quan.... Một cách khác để công ty tiếp cận với khách hàng của mình là tham gia các diễn đàn về giao nhận xuất nhập khẩu, tham gia các hội thảo về chuyên ngành…
* Giải pháp trong khâu hỏi giá/ chào giá khách hàng
- Thứ nhất, công ty cần nắm bắt được nhu cầu hiện tại nhu cầu và lượng cầu về dịch vụ của khách hàng. Thường xuyên liên lạc với khách hàng xem sắp tới họ có xuất khẩu hàng hóa đi nước nào khơng, lượng hàng xuất khẩu nhiều hay ít...
- Thứ hai, cơng ty cần tìm hiểu và nắm vững đối thủ cạnh tranh về hoạt động dịch vụ giao nhận như:
+Thế mạnh của đối thủ là gì?
+ Giá cả của các sản phẩm và dịch vụ. Chiến lược và chiến thuật giá cả họ áp dụng. + Điểm khác biệt trong dịch vụ khách hàng của họ.
+ Số lượng và trình độ của nhân viên + Xu hướng cạnh tranh trong thời gian tới + Điểm yếu của họ là gì, nếu có?
Hiểu được nhu cầu của khách hàng và nắm vững được các đặc điểm của đối thủ cạnh tranh sẽ giúp công ty đưa ra được mức giá chào phù hợp, vừa đảm bảo doanh thu lợi nhuận của mình, vừa thu hút được khách hàng và cạnh tranh được với các đối thủ khác trên thị trường.
- Nhân viên của công ty cũng cần trau dồi thêm chuyên môn, nghiệp vụ, kiến thức marketing cũng như chuẩn bị những kiến thức thật vững vàng về đặc tính hàng hóa, các quy định mới, các thủ tục cần thiết, thông tin về thị trường thuê tàu, bảo hiểm,
và đặc biệt là về các điều kiện thương mại quốc tế Incoterms... để từ đó có thể tư vấn cho khách hàng một cách nhanh chóng và thiết thực nhất. Đặc biệt, những nhân viên làm việc với khách hàng cần có kĩ năng giao tiếp khéo léo và khả năng thuyết phục khách hàng, nhất là khi giá cước tăng hoặc có thêm các loại phụ phí khác, để họ thấy rằng việc giá dịch vụ cao hơn là điều chính đáng và cần thiết, đồng thời qua đó khách hàng cũng thấy được sự chuyên nghiệp và tin tưởng vào công ty.
* Giải pháp trong khâu liên hệ với hãng tàu để đặt chỗ
Công ty cần xác định đúng số lượng Booking để đặt chỗ với hãng tàu đồng thời có những biện pháp dự phịng để nhanh chóng đưa ra phương hướng giải quyết trong các tình huống tăng giảm số lượng Booking bất ngờ, đặc biệt vào các giai đoạn cao điểm như Lễ, Tết...
Nhân viên của công ty cần thường xuyên tham khảo bảng giá của các hãng tàu khác nhau để từ đó có sự lựa chọn hợp lý, tránh bị phụ thuộc vào một số hãng tàu nhất định.
Khi xảy ra hiện tượng hãng tàu này hết container hoặc hết chỗ, nhân viên kinh doanh của Nissin phải liên lạc ngay với một hãng tàu khác để đặt chỗ cho khách hàng, làm sao để hàng đến nơi an tồn, đúng theo thời gian dự tính. Có như vậy mới được khách hàng tin tưởng và duy trì được uy tín của cơng ty.
* Giải pháp trong khâu chuẩn bị hàng hóa và chứng từ xuất khẩu
Mặc dù việc chuẩn bị hàng là do khách hàng (người xuất khẩu) làm nhưng Nissin cũng cần kiểm tra hàng hóa nhận từ khách hàng, xem có thiếu hay bị hư hỏng gì khơng, để kịp thời báo lại với khách. Việc đóng gói hàng hóa cần được thực hiện một cách cẩn thận, phù hợp với đặc tính loại hàng hóa đó, và lịch trình của hàng.
Trong quá trình nhận bộ chứng từ của người xuất khẩu, cán bộ lập chứng từ cần phải kiểm tra đối chiếu kỹ lưỡng giữa các chứng từ với nhau để kịp thời phát hiện sai sót. Nếu có sự sai lệch thơng tin về hàng hố giữa các chứng từ thì cần phải tìm hiểu những nguyên nhân nào gây ra sự sai lệch đó, sự sai lệch bắt đầu từ chứng từ nào, cần phải liên lạc nhanh với người xuất khẩu để tìm hiểu nguyên nhân các sự sai lệch đó và yêu cầu sửa đổi chứng từ cho ăn khớp với nhau.
Khi làm bộ chứng từ cho khách (với lô hàng xuất), các nhân viên cũng chú ý để khỏi gây ra nhầm lẫn hoặc sai sót. Tùy vào mỗi lơ hàng, đặc trưng hàng hóa, mà nhân viên giao nhận của công ty sắp xếp việc thu gom chứng từ một cách hiệu quả, đặc biệt, cần tận dụng những tiến bộ của công nghệ tin học vào cơng việc, đó là việc tìm kiếm thơng tin qua internet, hay khai báo một số loại giấy tờ qua mạng điện tử.
* Giải pháp trong khâu khai báo hải quan
Việc khai hải quan địi hỏi các nhân viên phải có nhiều kinh nghiệm và kiến thức vững vàng, trong đó, quan trọng nhất là việc áp đúng mã số thuế cho hàng hóa và tính thuế chính xác. Các nhân viên cũng cần có sự nhanh nhạy, khéo sắp xếp cơng việc để các lơ hàng có thể thơng quan nhanh chóng. Đặc biệt, nhân viên khai báo hải quan cũng cần trau dồi kiến thức kỹ năng để thích nghi được với quy định mới của Nhà nước là áp dụng khai báo hải quan điện tử qua hệ thống ECUSS/VNACCS.
Công ty cần thường xuyên tổ chức các đợt huấn luyện về chuyên môn nghiệp vụ cho nhân viên của mình để kịp thời đáp ứng những yêu cầu mới của công việc, nhất là khi các nhân viên phụ trách mảng giao nhận hàng xuất nhập khẩu, khai hải quan của công ty đều là những người trẻ, chưa có kinh nghiệm lâu năm. Cơng ty cũng nên khuyến khích các nhân viên tự học hỏi, nâng cao kiến thức chuyên ngành, chẳng hạn như tìm hiểu về luật pháp các quốc gia thường xun có lơ hàng đến, các quy định về thủ tục hải quan, về khả năng ngoại ngữ…
* Giải pháp tránh các sai sót khi phát hành vận đơn
Cần yêu cầu khách hàng gửi cho Nissin bộ chứng từ chính xác, đúng thời gian. Các nhân viên chứng từ cần hết sức cẩn thận trong quá trình nhập số liệu, tránh để sai các thơng tin trên vận đơn. Đặc biệt chú ý các thông tin về hàng hóa, số kiện, trọng lượng cả bì, cảng đi, cảng đến,.. Sau khi lên bản nháp phải gửi cho khách hàng kiểm tra lại rồi mới lên HB/L chính thức. Đồng thời, khi nhận được MB/L của hãng tàu, Nissin cũng phải kiểm tra thật kỹ lưỡng, tránh sai lệch thông tin trên MB/L và HB/L.
* Giải pháp bảo quản, lưu trữ chứng từ
Bên cạnh tập trung hồn thành bộ chứng từ thì cơng ty cần chú ý bảo quản và lưu trữ chứng từ một cách an toàn, cẩn thận. Để việc bảo đảm chứng từ của cơng ty được tốt thì cơng ty phải có một kế hoạch lưu trữ chứng từ tốt, nội dung cụ thể bao gồm:
- Trước hết phải phân loại từng bộ chứng từ theo từng nhóm loại hàng hố hoặc theo chủ hàng.
- Có thể trong cùng một thời gian công ty thực hiện một lúc nhiều hợp đồng, do vậy các bộ chứng từ này cần được đánh số theo hợp đồng kinh doanh hoặc theo thời gian ký kết hoặc theo một quy luật thứ tự nào đó để tiện trong việc tìm kiếm tra cứu khi có trục trặc xảy ra và tiện cho việc sắp xếp sau này. Cũng có thể dùng máy vi tính, máy