6. Kết cấu đề tài:
2.2. Phân tích, đánh giá thực trạng công tác tổ chức mua hàng của Công ty
2.2.3. Thực trạng về công tác thương lượng và đặt hàng của công ty TNHH tư vấn,
tư vấn, thương mại và dịch vụ khoa học kỹ thuật TRANSMED
Sau khi lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp, công ty TNHH tư vấn, thương mại và dịch vụ khoa học kỹ thuật TRANSMED sẽ tiến hành thương lượng và đặt hàng để đi đến ký kết hợp đồng mua bán với họ.
Thương lượng
Công ty TNHH tư vấn, thương mại và dịch vụ khoa học kỹ thuật thực hiện việc thương lượng hàng thơng qua hình thức gọi điện thoại, email hoặc là gặp gỡ trực tiếp. Vì nhà cung cấp của công ty chủ yếu là nhà cung cấp truyền thống và hầu hết ở nước ngồi nên hình thức gặp gỡ trực tiếp ít hơn so với việc tiến hành thương lượng thông qua điện thoại, email.
- Thương lượng về giá cả, chất lượng, mẫu mã tiêu chuẩn kỹ thuật.
- Thương lượng về phương thức thanh tốn (có thể là trả bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản) và công ty ln xác định rõ thời hạn thanh tốn với nhà cung cấp.
- Thời gian và địa điểm giao hàng: Sản phẩm của công ty hầu hết là các sản phẩm về thiết bị khoa học kỹ thuật y tế nên địa điểm giao hàng chủ yếu thực hiện tại kho của công ty.
- Thời gian bảo hành: nếu mặt hàng nhà cung cấp giao khơng đúng u cầu của cơng ty thì sẽ được đổi trả trong vòng 15 ngày. Tuy nhiên trên thực tế việc bảo hành giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp có tiến hành làm nhưng thủ tục thường rất chậm so với thông tin nên phần lớn đã bỏ qua khoảng thời gian cho phép bảo hành và vì vậy đã không được hưởng dịch vụ bảo hành của hãng.
Tuy vậy công tác thương lượng và đàm phán với nhà cung cấp chưa được chú trọng và quan tâm nhiều do công ty thường xuyên mua hàng với những nhà cung cấp truyền thống, các nội dung của cuộc thương lượng đều là theo mơ típ của những lần trước. Thơng thường người tiến hành đàm phán với nhà cung cấp tại doanh nghiệp trong các cuộc đàm phán về mua hàng là trưởng phòng mua hàng hoặc nhân viên mua hàng có kinh nghiệm. Đối với những nhà cung cấp trong nước thì việc thương lượng, đàm phán tiến hành dễ dàng hơn do không gặp nhiều khó khăn về khơng gian cũng như thời gian, các yếu tố mơi trường, văn hóa…
Đặt hàng
Sau khi đã thương lượng và đồng ý với các điều kiện trên công ty sẽ tiến hành đặt hàng của nhà cung cấp. Công ty TNHH tư vấn, thương mại và dịch vụ khoa học kỹ thuật TRANSMED tiến hành đặt hàng với nhà cung cấp chủ yếu trên hình thức đơn đặt hàng và hợp đồng mua bán. Hình thức đơn đặt hàng có tính pháp lý thấp nên cơng ty có thể gặp một số rủi ro trong quá trình đặt hàng, ngược lại thì hình thức hợp đồng mua bán sẽ bớt được khá nhiều rủi ro hơn.
2.2.4. Thực trạng về công tác tổ chức giao nhận và thah tốn tiền hàng của cơng ty TNHH tư vấn, thương mại và dịch vụ khoa học kỹ thuật TRANSMED
Công ty TNHH tư vấn, thương mại và dịch vụ khoa học kỹ thuật TRANSMED luôn theo dõi thời gian giao hàng để thúc giục, đôn đốc nhà cung cấp giao hàng nhanh chóng, đúng thời hạn, đảm bảo cho q trình lưu thơng hàng hóa của doanh nghiệp ln diễn ra sn sẻ. Hàng hóa sẽ được giao đến kho của doanh nghiệp. Việc kiểm tra
giao nhận hàng hóa được tiến hành ngay tại địa điểm giao hàng. Kiểm tra hàng hóa về chất lượng, mẫu mã, các thơng số kỹ thuật của hàng hóa xem thử có đúng như những gì đã cam kết trong hợp đồng hay không. Sau khi kiểm tra xong nếu khơng có vấn đề gì thì tiến hành nhận hàng cũng như hồn thành thủ tục mua hàng, thanh tốn tiền hàng cho nhà cung cấp. Cơng tác giao nhận hàng hóa diễn ra tại kho của cơng ty, tại đó sẽ có nhân viên mua hàng tiến hành nhận hàng và các kỹ sư kỹ thuật tiến hành việc kiểm tra chất lượng hàng hóa nhận về.
Quy trình giao nhận hàng hóa:
Trách nhiệm Bước cơng việc BP Đặt hàng Kế tốn Thủ kho Kỹ thuật Thủ kho Kế toán BP Đặt hàng BP liên quan Xử lý đầu ra KPH Kiểm tra nhập hàng Nhập kho
Thanh toán đơn hàng/hợp đồng
Đánh giá hiệu quả hoạt động
Trong q trình giao nhận hàng hóa, bởi vì hầu hết hàng hóa đều được nhập về từ nước ngồi, vậy nên hay gặp phải một số sai sót về chất lượng hàng hóa hoặc là số lượng khơng đúng như cam kết,... Vì vậy, nhân viên mua hàng và các kỹ sư kỹ thuật cần phải kiểm tra kỹ lưỡng và báo ngay với nhà cung cấp.
Các kế tốn viên sẽ kiểm tra tính đầy đủ, phù hợp của chứng từ, nhãn hàng. Nhân viên của kho, bộ phận mua hàng sẽ phối hợp với nhân viên kỹ thuật kiểm tra nhãn hàng, tình trạng bao bì lơ hàng, chụp hình lơ hàng. Nếu hàng hóa khi kiểm tra khơng đạt yêu cầu sẽ được xử lí theo quy định về “xử lí đầu ra khơng phù hợp” dưới đây:
- Khi bao bì, hàng hóa đầu vào có dấu hiệu hư hỏng: kế tốn, thủ kho, kỹ thuật (nếu cần) chụp hình ảnh hàng hóa, lập “Biên bản xử lý sự khơng phù hợp” (biên bản bao bì hư hỏng/ biên bản giám định) với nhà vận chuyển, xác định mức độ hư hỏng để Bộ phận đặt hàng gửi lại nhà vận chuyển, nhà cung cấp thực hiện xử lý.
- Hàng hóa trong khi lắp đặt, bàn giao cho khách hàng nếu phát hiện không đáp ứng yêu cầu (sai hỏng, nhầm mã hàng…) đều phải được bộ phận liên quan phát hiện tách riêng, lập Biên bản xử lý sự không phù hợp và thông báo tới Bộ phận đặt hàng để liên hệ nhà cung cấp xử lý.
- Kết quả phát hiện, xử lý hàng không phù hợp phải được BP đặt hàng báo cáo tới Ban Giám đốc
Sau khi đã xác nhận đã giao nhận hàng hóa và nhập kho thành cơng, Cơng ty TNHH tư vấn, thương mại và dịch vụ khoa học kỹ thuật TRANSMED tiến hành thành cho nhà cung cấp dựa trên các điều kiện đã thỏa thuận trong hợp đồng. Phương thức thanh tốn mà cơng ty thường sử dụng để thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp là tiền mặt và chuyển khoản ngân hàng. Áp dụng đối với các đơn hàng/Hợp đồng không yêu cầu thanh tốn 100% trước khi nhập hàng, thì sẽ thực hiện theo “Quy trình thanh tốn” với các hồ sơ đi kèm như sau:
- Đề nghị thanh toán
- Hợp đồng, báo giá có đầy đủ chữ ký liên quan - Đơn đặt hàng được BGĐ duyệt
2.3. Các kết luận thực trạng công tác tổ chức mua hàng của công ty TNHHtư vấn, thương mại và khoa học kỹ thuật TRANSMED tư vấn, thương mại và khoa học kỹ thuật TRANSMED
2.3.1. Những thành công và nguyên nhân
Việc tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp
Trải qua hơn 10 năm hoạt động, công ty TNHH tư vấn, thương mại và khoa học kỹ thuật TRANSMED dần lớn mạnh và tạo được uy tín, trên thị trường với các nhà cung cấp. Những năm gần đây trong cơng tác mua hàng của mình doanh nghiệp thường tiến hành đặt hàng với nhà cung cấp và mua hàng về theo đặt hàng và theo hợp đồng mua bán. Cơng việc tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp cũng được tiến hành đơn giản hơn do có mối quan hệ với nhà cung cấp truyền thống. Tuy nhiên những lúc cần, cơng ty vẫn sẽ tiến hành tìm nhà cung cấp mới, khi có đơn đặt hàng thì sẽ tùy vào nhu cầu của khách hàng mà tiến hành thỏa thuận với nhà cung cấp về hàng hóa mà doanh nghiệp yêu cầu.
Thành cơng: Cơng ty có những nhà cung cấp truyền thống nhờ vậy mà tiết kiệm được chi phí và thời gian tìm kiếm nhà cung cấp. Hơn nữa nguồn hàng ln được đảm bảo ổn định dù cho thị trường có nhiều biến động vì mặt hàng thiết bị y tế khá đặt thù. Do đó, cơng ty TNHH tư vấn, thương mại và dịch vụ khoa học kỹ thuật TRANSMED tránh được khá nhiều rủi ro trong kinh doanh và có thời gian tập trung cho việc hậu mãi cho khách hàng hơn.
Nguyên nhân: Do cơng ty ln giữ được uy tín với nhà cung cấp. Việc đặt hàng và thanh tốn ln đúng hẹn.
Thương lượng và đặt hàng
Thành công: Việc thương lượng giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp đượ thực hiện đơn giản thơng qua hình thức gọi điện và email,... ít khi tổ chức gặp gỡ trực tiếp giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp, do đó cũng giảm bớt được việc đi lại, giảm được các chi phí khơng cần thiết, qua đó giảm được đáng kể những chi phí cho hoạt động mua hàng, nâng cao hiệu quả hoạt động mua hàng của cơng ty. Vì hầu hết là nhà cung cấp truyền thống nên việc thương lượng cũng diễn ra nhanh chóng hơn, doanh nghiệp khơng mất nhiều thời gian nghiên cứu, tìm hiểu lẫn nhau.
Nguyên nhâ: Công ty TNHH tư vấn, thương mại và dịch vụ khoa học kỹ thuật TRANSMED biết tận dụng những nhà cung cấp truyền thống thông qua những giao dịch từ trước đó, cho nên việc thương lượng cũng đơn giản và nhanh chóng hơn.
Giao nhận và thanh tốn tiền hàng
Thành cơng: Trong suốt q trình giao nhận, công ty cũng như nhà cung cấp luôn theo sát giám sát chặt chẽ, đảm bảo cho việc giao nhận hàng hóa đúng địa điểm, đúng u cầu. Việc thanh tốn của công ty cũng đúng theo thỏa thuận, phương thức thanh tốn đơn giản giữ uy tín với nhà cung cấp. Ngồi ra, những sai lệch trong quá trình giao nhận và thanh tốn ln được hai bên giải quyết ổn thỏa.
Nguyên nhân: Công ty luôn chú trọng vào cơng tác giao nhận thanh tốn tiền hàng, từ đó đảm bảo việc thanh tốn để giữ uy tín làm ăn lâu dài với nhà cung cấp.
2.3. 2.3.1.
2.3.2. Những hạn chế và nguyên nhân
Việc tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp
Hạn chế: Cơng ty chỉ tập trung vào nhà cung cấp truyền thống mà chưa chú trọng việc tìm kiếm các nhà cung cấp mới. Việc lựa chọn nhà cung cấp sẽ dựa vào giao dịch lần trước đó mà tiến hành. Ngồi ra, việc tìm kiếm thơng tin cũng gây khá nhiều khó khăn, cơng ty bị thiếu cơ sở để so sánh giá cả giữa các nhà cung cấp, đôi khi sẽ bị rơi vào tình thế bị ép giá hoặc phải mua với giá cao.
Ngun nhân: Bởi vì mặt hàng mà cơng ty chuyên doanh là các loại thiết bị khoa học kỹ thuật y tế, vì vậy mà các nhà cung cấp của cơng ty chủ yếu là các nhà cung cấp, doanh nghiệp nước ngồi. Việc tìm kiếm thơng tin của các nhà cung cấp ngồi nước thường tốn thời gian và chi phí, chính vì vậy mà cơng ty đành phải tận dụng các mối quan hệ với các nhà cung cấp truyền thơng để giảm bớt chi phí.
Thương lượng và đặt hàng
Hạn chế: Tuy có mối quan hệ tốt với nhà cung cấp truyền thống nhưng đơi khi doanh nghiệp vẫn có thể phải chịu đựng những sức ép về giá cả từ các nhà cung cấp. Đội ngũ nhân viên mua hàng vẫn còn thiếu kỹ năng, kinh nghiệm, kiến thức trong quá trình thương lượng nên đơi khi doanh nghiệp phải nhượng bộ. Việc đặt hàng và xử lý đơn hàng vẫn khá chậm và chưa chủ động, hầu hết thì chỉ khi doanh nghiệp có đơn hàng với khách hàng thì mới tiến hành việc đặt hàng, gây ảnh hưởng đến hiệu quả thương lượng.
Nguyên nhân: Công tác đào tạo, huấn luyện nhân viên chưa q bài bản. Cơng ty vẫn chưa có chính sách chủ động trước các nguồn hàng gây ra sức ép về giá cả.
Giao nhận và thanh tốn tiền hàng
Cơng việc giao hàng của nhà cung cấp vẫn còn hiện tượng giao hàng chậm, thiếu số lượng, chất lượng không đảm bảo,... Nhiều khi doanh nghiệp chưa thường xuyên đôn đốc các nhà cung cấp giao hàng đúng thời hạn, làm giảm hiệu quả công việc, mất thời gian của doanh nghiệp. Khi giao nhận hàng hóa việc tiến hành kiểm tra đơi khi mất khá nhiều thời gian.
Nguyên nhân: Việc giao hàng hóa đôi khi chịu ảnh hưởng của yếu tố ngoại cảnh như thời tiết, vận chuyển,... nên giao hàng chậm là khơng thể tránh khỏi. Bởi vì hầu hết là hàng thiết bị kỹ thuật nhập khẩu từ nước ngoài nên nếu nhà cung cấp không biết cách lựa chọn một trung gian giao hàng tốt có thể gây ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng sau khi hàng cập bến. Ngồi ra, vì nhân viên kỹ thuật của cơng ty vẫn cịn thiếu hụt về mặt số lượng, vì vậy cũng ảnh hưởng khá nhiều trong việc phụ giúp nhân viên mua hàng kiểm tra chất lượng hàng hóa.
CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HỒN THIỆN CƠNG TÁC TỔ CHỨC MUA HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH TƯ VẤN,
THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ KHOA HỌC KỸ THUẬT TRANSMED 1.
2. 3.
3.1. Phương hướng hoạt động của Công ty TNHH tư vấn, thương mại vàdịch vụ khoa học kỹ thuật TRANSMED trong thời gian tới. dịch vụ khoa học kỹ thuật TRANSMED trong thời gian tới.
3.1.1. Mục tiêu
Trong những năm gần đây, hoạt động kinh doanh của cơng ty có sự tăng trưởng khá tốt. Các chỉ tiêu về giá vốn hàng bán cũng như doanh thu lợi nhuận đều tăng. Công ty cũng đã đầu tư trang bị nguồn vốn và thời gian cho công tác đào tạo đội ngũ nhân viên mua hàng, xây dựng quy trình mua hàng theo tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001:2015 để quản lý chặt chẽ các khâu trong công tác mua hàng, đảm bảo số lượng và chất lượng hàng hóa mua về, đáp ứng được nhu cầu mà khách hàng và việc dự trữ hàng hóa của doanh nghiệp.
Hoạt động kinh doanh cũng khá ổn định, lượng khách hàng, các doanh nghiệp, tổ chức, mua sản phẩm của công ty ngày một tăng lên, do đó cơng ty TNHH tư vấn, thương mại và dịch vụ khoa học kỹ thuật TRANSMED đang dự định tiến hành mở rộng danh mục sản phẩm của mình để có thể đáp ứng tốt hơn các nhu cầu của khách hàng và có thể cạnh tranh được với các đối thủ trên thị trường.
Trong 5 năm tới đây, chiến lược hoạt động của công ty TNHH tư vấn, thương mại và dịch vụ khoa học kỹ thuật TRANSMED được đề ra như sau:
+ Về doanh thu: Giữ mức doanh thu tăng trưởng bình qn ln đạt mức 30% so với năm trước, đảm bảo được hoạt động kinh doanh ổn định hơn trên thị trường.
+ Về sản phẩm, dịch vụ: Luôn cố gắng giữ vững vị thế dẫn đầu trong lĩnh vực cung cấp các loại thiết bị vật tư y tế, khoa học kỹ thuật trên cả nước, không ngừng nâng cao và cải tiến chất lượng dịch vụ vận chuyển, đáp ứng nhu cầu phát triển trong ngành chăm sóc sức khỏe con người.
+ Về định hướng vào khách hàng: Tiếp tục phát triển, tìm kiếm và bổ sung những loại thiết bị máy móc mới, tiên tiến hơn vào danh mục hàng hóa của cơng ty để có thể
đáp ứng được nhu cầu của các tổ chức, doanh nghiệp khách hàng, nhất là các bệnh viện cơng-tư lớn trên tồn quốc.
+ Về nhân lực: Gia tăng về mặt số lượng cũng như về mặt chất lượng lao động qua từng năm, nhất là các kỹ sư chuyên ngành kỹ thuật y sinh và các nhân viên mua hàng, bán hàng; Nâng cao nâng suất lao động, tiếp tục thực hiện các chính sách đào tạo, đãi ngộ hợp lý, tạo điều kiện, môi trường ổn định cho nhân viên được phát triển.
+ Về thị trường: Giữ vững vị thế trên thị trường, phát triển thị trường ở khu vực miền trung nhiều hơn.
+ Về trách nhiệm xã hội: Ln làm tốt nghĩa vụ đóng thuế thu nhập doanh nghiệp cho Ngân sách nhà nước.
3.1.2. Phương hướng
Một số phương hướng hoạt động nhằm hồn thiện cơng tác tổ chức mua hàng của Công ty TNHH tư vấn, thương mại và dịch vụ khoa học kỹ thuật TRANSMED trong 5 năm tới.
Trong nền kinh tế, xã hội ngày càng phát triển, khoa học kỹ thuật không ngừng đi