Nâng cao chất lượng công tác thương lượng và đặt hàng

6. Kết cấu đề tài:

3.3. Các đề xuất, kiến nghị nhằm hồn thiện cơng tác tổ chức mua hàng của công

3.3.2. Nâng cao chất lượng công tác thương lượng và đặt hàng

Để có thể đạt được hiệu quả cao nhất trong công tác thương lượng đàm phán công ty cần áp dụng một số biện pháp sau:

 Trau dồi kỹ năng, chuyên môn trong công tác mua hàng của nhân viên thơng qua việc tổ chức các buổi nói chuyện để trau dồi kinh nghiệm giữa các nhân viên với nhau, gửi các nhân viên đến các khóa học để trau dồi thêm kỹ năng.

 Luôn giữ thế chủ động với các nhà cung cấp, đề cập vào đúng nội dung mà mình muốn thương lượng với nhà cung cấp, chủ động đưa ra một mức giá cạnh tranh mà nhà cung cấp có thể chấp nhận được. Những việc này đòi hỏi nhân viên mua hàng, những người đứng ra trực tiếp đàm phán cần nắm vững các thơng tin về hàng hóa, thơng tin về nhà cung cấp hiện tại, đối thủ.

 Doanh nghiệp cần chủ động hơn trong công tác lên kế hoạch mua hàng, giảm bớt các giấy tờ và thủ tục không cần thiết, xử lý các giấy tờ một cách khoa học, nhanh chóng, tránh tình trạng mất thời gian trong các khâu thủ tục, hồ sơ mua hàng. Đầu tư thêm các phần mềm quản lý mua hàng, giúp cho việc mua hàng tiết kiệm được thời gian, chi phí.

3.3.3. Thực hiện tốt hơn cơng tác giao nhận và thanh tốn tiền hàng

Việc kiểm tra, theo dõi tiến trình giao nhận hàng của cơng ty được đánh giá là khá tốt. Tuy nhiên việc kiểm tra, kiểm soát, theo dõi cần phải chu đáo, chặt chẽ hơn, nhất là khi các hàng hóa được giao về hầu hết được nhập từ nước ngoài. Nhân viên giao nhận cần phải nắm được chính xác thời điểm, địa điểm giao nhận, các hóa đơn giao nhận, điều kiện giao hàng... Công việc này cần phải được giao cho một cán bộ, nhân viên giàu kinh nghiệm, có kiến thức chuyên môn, biết kết hợp tốt với các nhân viên kỹ sư chun mơn để có thể tiến hành kiểm tra, tránh các sai xót về mặt chất lượng kỹ thuật có thể ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp.

3.3.4. Tăng cường chú trọng công tác xây dựng kế hoạch mua hàng

Công ty cần quan tâm hơn nữa đến việc nghiên cứu các sản phẩm mới trên thị trường để có thể kịp thời cập nhật thêm các lại hàng hóa, thiết bị, máy móc mới, tiên

tiến và chất lượng hơn để có thể đáp ứng được nhu cầu càng ngày càng gia tăng trong việc chăm sóc sức khỏe y tế, chủ động hơn trong công tác mua hàng.

Cần trang bị đầy đủ các thiết bị, thông tin, phục vụ cho việc thu thập, xử lý và phân tích thơng tin. Đặc biệt là nâng cao năng lực, trình độ chun mơn cũng như khả năng nắm bắt tình hình thị trường của đội ngũ cán bộ và nhân viên mua hàng của công ty.

3.3.5. Hồn thiện cơng tác đánh giá kết quả mua hàng

Công ty TNHH tư vấn, thương mại và dịch vụ khoa học kỹ thuật TRANSMED khá là chú trọng vào công tác đánh giá kết quả mua hàng, tuy nhiên việc đánh giá này cần được tiến hành thường xuyên hơn. Công ty nên thường xuyên theo dõi, ghi chép lại các điều kiện của nhà cung cấp được xem là phù hợp tiêu chuẩn đã được đề ra, tìm ra các điều kiện chưa đạt chuẩn để đưa ra các phương án khắc phục. Đồng thời với việc đánh giá, công ty cũng cần phản hồi lại với nhà cung cấp một cách kịp thời để xem cách thức xử lý của nhà cung cấp như thế nào, từ đó xem xét nên có thể giữ mối quan hệ với nhà cung cấp này khơng hay là cần tìm kiếm một nhà cung cấp khác phù hợp hơn cho doanh nghiệp.

Việc tiến hành đánh giá công tác mua hàng cần làm ở tất cả các khâu, các giai đoạn trong quá trình mua hàng, trước và sau việc mua hàng, để có thể tiến hành điều chỉnh kịp thời cho các công tác mua hàng tiếp theo, giúp doanh nghiệp đề phịng và rút kinh nghiệm, từ đó có các biện pháp kịp thời.

Việc đánh giác nhân viên mua hàng cũng cần đề ra hệ thống tiêu chuẩn đánh giá cụ thể kết hợp các phương pháp đánh giá khác nhau, công ty nên sử dụng phương pháp đánh giá theo thang điểm, phương pháp so sánh cặp, phương pháp quan sát hành vi, và phương pháp ghi chép – lưu trữ.

Việc đánh giác công tác mua hàng cũng như nhân viên mua hàng cần phải được thực hiện chủ động, thường xuyên sau mỗi lần mua hàng, sau mỗi kì kinh doanh... của doanh nghiệp.

3.3.6. Các giải pháp khác

 Có kế hoạch về việc dự trù ngân sách cho hoạt động mua hàng của công ty, đảm bảo huy động được đủ nguồn vốn lưu động, đáp ứng kịp thời cho nhu cầu mua hàng khi cần thiết, tránh tình trạng thiếu vốn đầu tư cho hoạt động mua hàng, làm bỏ lỡ mất cơ hội kinh doanh của công ty

 Đầu tư hơn nữa nguồn vốn, tài chính cho cơng tác tổ chức mua hàng, đầu tư nâng cao chất lượng hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật cho kho, xưởng. Cải thiện tình hình tài chính (khả năng sinh lời, khả năng thanh toán bằng tiền mặt, khả năng trả nợ, tín dụng và khả năng vay vốn...) để đảm bảo vốn thường xuyên cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

 Luôn yêu cầu các nhà cung cấp kiểm tra kỹ hàng hóa giấy tờ trước khi giao hàng. Tránh trường hợp hàng gửi tới kho mới phát hiện thiếu xót, gây mất thời gian chờ đợi bổ sung các hàng hóa, giấy tờ bị thiếu. Ngồi ra, vì các thiết bị nhập về đều là hàng kỹ thuật công nghệ, vì vậy mà cơng ty cần phải nhắc nhở nhà cung cấp luôn phải làm rõ với đơn vị vận chuyển để đảm bảo được chất lượng hàng hóa khi giao nhận.

 Kiểm tra kỹ càng các thông tin về nhà cung cấp khi ký kết hợp đồng, đơn đặt hàng, đặc biệt là các thông tin liên quan đến tài khoản giao dịch để có thể kịp thời trả tiền hàng, khơng làm mất thời gian đôi bên.

KẾT LUẬN

Công tác tổ chức mua hàng là một trong những hoạt động quan trọng nhất của bất cứ doanh nghiệp thương mại nào, bởi lẽ nó ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Công ty TNHH tư vấn, thương mại và dịch vụ khoa học kỹ thuật TRANSMED là một công ty chuyên cung cấp các loại trang thiết bị dụng cụ khoa học công nghệ và thiết bị y tế - đây là những mặt hàng thiết yếu nhất vẫn thường được sử dụng cho các hoạt động chăm sóc sức khỏe y tế hiện nay. Trong suốt quá trình thực tập tại cơng ty, em đã tìm hiểu các hoạt động tác nghiệp của công ty, đặc biệt là hoạt động tổ chức mua hàng. Mặc dù hoạt động tổ chức mua hàng hiện tại của công ty đã mang lại khá nhiều thành cơng đáng kể, tuy nhiên nhìn chung cơng tác mua hàng của cơng ty vẫn cịn khá nhiều những khó khăn bất cập chưa được giải quyết hết. Do đó, việc hồn thiện cơng tác tổ chức mua hàng của công ty TNHH tư vấn, thương mại và dịch vụ khoa học kỹ thuật TRANSMED trở nên khá là cấp thiết.

Trong bài khóa luận, em đã cố gắng liệt kê và phân tích những thành cơng, hạn chế, ngun nhân để từ đó giúp cơng ty có những đánh giá chung và đưa ra các giải pháp cụ thể để có thể hồn thiện hơn cơng tác mua hàng của mình. Do cịn nhiều hạn chế về trình độ và thời gian nên bài khóa luận này vẫn chưa thể giải quyết được triệt để các tồn tại, các giải pháp cũng mới dừng lại ở bước dựng ý tưởng, nhưng hy vọng cơng ty có thể coi đây như một tài liệu tham khảo để có thể hồn thiện được cơng tác tổ chức mua hàng một cách hiệu quả hơn.

1. Hoàng Minh Đường và Nguyễn Thừa Lộc, 2005, Giáo trình quản trị doanh

nghiệp thương mại, NXB Lao động xã hội

2. PGS.TS. Hoàng Văn Hải và PGS.TS. Lê Quân, 2010, Giáo trình quản trị

tác nghiệp doanh nghiệp thương mại, NXB Thống Kê

3. Phạm Cơng Đồn và Nguyễn Cảnh Lịch, 2004, Kinh tế doanh nghiệp

thương mại, Nhà xuất bản thống kê

4. Dương Hữu Hạnh, 2009, Quản trị doanh nghiệp, NXB Lao động xã hội 5. Đồng Thị Thanh Phương, 2010, Quản trị doanh nghiệp, NXB Thống Kê 6. Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh từ năm 2016 đến năm 2018 - Bộ phận kinh doanh - Công ty TNHH tư vấn, thương mại và dịch vụ khoa học kỹ thuật TRANSMED

7. Sổ tay chất lượng – Bộ phận nhân sự - Công ty TNHH tư vấn, thương mại và dịch vụ khoa học kỹ thuật TRANSMED

8. Quy trình mua hàng – Bộ phận mua hàng – Công ty TNHH tư vấn, thương mại và dịch vụ khoa học kỹ thuật TRANSMED

PHIẾU ĐIỀU TRA TRẮC NGHIỆM

Họ và tên sinh viên: Hồ Đắc Bảo Ngọc Lớp: K51Q3

Khoa: Đào tạo quốc tế

Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh - tiếng pháp thương mại

Đơn vị thực tập: Công ty TNHH tư vấn, thương mại và dịch vụ TRANSMED

Kính gửi: Ơng (Bà) ………………………………………………. Chức vụ: …………………………………………………………..

Em xin chân thành cám ơn quý công ty đã tạo điều kiện giúp đỡ trong suốt khoảng thời gian thực tập tại quý cơng ty. Để phục vụ cho mục đích nghiên cứu, học tập và hồn thành bài khóa luận tốt nghiệp của mình, xin Ơng Bà vui lịng cho biết các thơng tin sau:

1. Theo Ơng Bà đánh giá thì cơng tác tổ chức mua hàng trong thời gian qua đã thực hiện tốt hay chưa?

Rất tốt Tốt

Bình thường Chưa tốt

2. Xin ơng bà cho biết việc tìm kiếm nhà cung cấp của doanh nghiệp chủ yếu dựa vào những nguồn thông tin nào?

□ Các mối quan hệ với các NCC truyền thống

□ Các thông tin về NCC được lưu trữ trong hồ sơ công ty □ Các thư chào hàng của NCC

□ Hội chợ triển lãm và giới thiệu sản phẩm □ Hồ sơ dự thầu từ các NCC

□ Báo, tạp chí, truyền hình, internet… □ Qua người quen giới thiệu

□ Đại diện NCC đi giới thiệu sản phẩm

1 Chất lượng sản phẩm 2 Thời gian giao hàng 3 Giá thành hàng mua

4 Khả năng kỹ thuật của nhà cung cấp 5 Khả năng sản xuất của NCC

6 Khả năng tài chính của NCC 7 Dịch vụ sau bán và dịch vụ bảo trì 8 Phương thức giao hàng

9 Sự phản hồi đối với sự cố phát sinh

10 Số lượng hàng hóa tối đa đáp ứng u cầu của cơng ty

4. Theo Ơng Bà, cơng ty hay sử dụng (các) hình thức mua hàng nào sau đây? □ Mua hàng theo đơn đặt hàng, theo hợp đồng mua bán

□ Mua hàng khơng theo hợp đồng mua bán hàng hóa □ Mua qua đại lý

□ Nhận bán hàng ủy thác và bán hàng ký gửi □ Liên doanh liên kết tạo nguồn hàng

5. Theo Ông Bà, các kỹ năng cần thiết đối với một nhân viên mua hàng là gì?

STT Các kỹ năng thiếtCần

1 Kỹ năng giao tiếp 2 Kỹ năng đàm phán

3 Kỹ năng lập kế hoạch kinh doanh 4 Kỹ năng làm việc theo nhóm 5 Kỹ năng thu thập và xử lý thơng tin 6 Kỹ năng ngoại ngữ

7 Kỹ năng khai thác thông tin trên internet 8 Kỹ năng tin học văn phòng

9 Kỹ năng kiểm tra chất lượng hàng hóa 10 Kỹ năng giải quyết vấn đề

Phương pháp dựa vào kinh nghiệm  Phương pháp thang điểm

Kết hợp cả hai phương pháp trên 

7. Việc thực hiện công tác mua hàng của công ty áp dụng các nguyên tắc nào trong số những nguyên tắc mua hàng sau đây?

Mua hàng của nhiều nhà cung cấp 

Luôn giữ thế chủ động trước các nhà cung cấp 

Đảm bảo sự hợp lý trong tương quan quyền lợi giữa các bên 

Tất cả các phương án trên 

8. Theo Ông Bà, đâu là những yếu tố gây ảnh hưởng đến công tác tổ chức mua hàng của công ty?

ST

T Nhân tố ảnh hưởng Có ảnh hưởng

Các nhân tố bên trong doanh nghiệp 1 Mục tiêu chiến lược kinh doanh của cơng ty

2 Chính sách mua hàng

3 Điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật 4 Khả năng tài chính của cơng ty

5 Nguồn nhân lực phục vụ công tác mua hàng

Các nhân tố bên ngoài doanh nghiệp 1 Kinh tế

2 Văn hóa xã hội 3 Khách hàng 4 Nhà cung cấp 5 Đối thủ cạnh tranh

9. Những vấn đề gây khó khăn nhất trong hoạt động mua hàng đối với doanh nghiệp là?

Nguồn vốn 

Giá cả 

Thời hạn giao hàng 

Nhân viên mua hàng 

10. Ơng Bà có đề xuất gì để hồn thiện cơng tác tổ chức mua hàng tại công ty?

.................................................................................................................

PHIẾU PHỎNG VẤN

Họ và tên sinh viên: Hồ Đắc Bảo Ngọc Lớp: K51Q3

Khoa: Đào tạo quốc tế

Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh - tiếng pháp thương mại

Đơn vị thực tập: Công ty TNHH tư vấn, thương mại và dịch vụ TRANSMED

Kính gửi: Ơng (Bà) ………………………………………………. Chức vụ: …………………………………………………………..

Em xin chân thành cám ơn quý công ty đã tạo điều kiện giúp đỡ trong suốt khoảng thời gian thực tập tại quý công ty. Để phục vụ cho mục đích nghiên cứu, học tập và hồn thành bài khóa luận tốt nghiệp của mình, xin Ơng Bà vui lịng cho biết các thông tin sau:

1. Xin ơng (bà) vui lịng cho biết doanh nghiệp mua hàng theo phương pháp mua hàng nào?

2. Xin ơng (bà) vui lịng cho biết cơng ty thường lựa chọn nhà cung cấp truyền thống hay thường xuyên thay đổi nhà cung cấp mới? Tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp theo ông (bà) đã hợp lý chưa?

3. Xin ơng (bà) vui lịng cho biết công ty thường hay mua hàng chủ yếu từ những nhà cung cấp nào?

4. Xin ơng (bà) cho biết cơng ty có gặp khó khăn gì trong việc tìm kiếm và lựa chọn NCC hay không?

5. Xin ơng (bà) vui lịng cho biết công tác thương lượng với NCC của công ty được diễn ra dưới hình thức nào? Những yếu tố nào là quan trọng nất khi thương lượng những điều khoản trong hợp đồng?

6. Xin ơng (bà) cho biết nội dung chính trong các cuộc đàm phán với NCC là gì? 7. Xin ơng (bà) vui lịng cho biết cơng tác giao nhận hàng của công ty thường được diễn ra ở đâu? Cách thức thanh toán tiền hàng mà cơng ty sử dụng là gì?

8. Xin ơng (bà) vui lịng cho biết cơng tác giao nhận hàng và thanh tốn tiền mua hàng của công ty thường gặp phải những khó khăn gì? Cơng ty đã khắc phục những khó khăn đó như thế nào?

9. Xin ông (bà) vui lịng cho biết phương hướng nâng cao chất lượng cơng tác tổ chức mua hàng của công ty trong thời gian tới?