2.1.5 .Môi trường kinh doanh
3.1 Phương hướng hoạt động của công tyTNHH Thương mại và dịch vụ Phúc An
Phúc An trong thời gian tới
- Trong hiện tại và những năm tới thì cơng ty sẽ đối mặt với một số cơ hội, khó khăn trong hoạt động kinh doanh do môi trường kinh doanh trong nước và quốc tế đã có nhiều thay đổi
- Trong nước, tình hình cạnh tranh trong bán hàng sẽ gay gắt hơn . Các cửa hàng, cây xăng tư nhân , các doanh nghiệp công ty bán xăng của quân đội,… không ngừng phát triển và mở rộng thị trường bán hàng . Bên cạnh đó chi phí vận tải, chi phí khấu hao và một số chi phí khác tăng đột biến. Tình hình giá xăng dầu quốc tế biến động mạnh đã khiến giá xăng dầu trong nước cũng có nhiều biến động. Tính riêng trong năm 2006, nhà nước đã 24 lần điều chỉnh giá xăng dầu , lạm phát, giá cả các mặt hàng trong nước tăng cao cũng là nguyên nhân khiến nhà nước phải có những chính sách quy định về giá xăng bán ra thị trường. Nguồn cung ứng có hạn chế , đăc biệt là tình hình chính trị tại một số nước Trung đơng cũng là một nguyên nhân chính đẩy giá xăng dầu quốc tế cũng như trong nước tăng cao,…
- Vậy để tận dụng những thuân lợi và hạn chế những khó khăn do mơi trường trong và ngồi nước mang lại, cơng ty TNHH Thương mại và dịch vụ Phúc An đã xây dựng phương hướng hoạt động phát triển trong thời gian tới như sau:
- Từng bước nâng cao chất lượng công tác quản tác quản lý giúp cho cơng ty có được những chính sách biện pháp hữu hiệu trong việc sử dụng các nguồn lực hiện có, đặc biệt là nguồn nhân lực một cách hiệu quả nhất.
- Tích cực khai thác và mở rộng thị trường không chỉ trong địa bàn tỉnh Quảng Ninh mà cịn có thế các vùng lân cận khác. Có sự đầu tư nghiêm túc thỏa đáng để xây dựng chiến lược thị trường nhằm tạo điều kiện để phát triển công ty lâu dài. Tăng doanh thu cho công ty trong hoạt động kinh doanh, đặc biệt trong bán hàng phục vụ nhu cầu người tiêu dùng.
- Thực hiện tiết kiệm, cắt giảm chi phí kinh doanh ở trong mọi hoạt động để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn góp phần tăng doanh thu và lợi nhuận cho công ty.
- Công ty cần cải thiện môi trường làm việc tốt hơn cho người lao động thơng qua : bầu khơng khí làm việc, điều kiện cơ sở vật chất phục vụ cho q trình, mơi trường làm việc có được thoải mái thuận lợi thì hiệu quả làm việc của nhân viên mới cao, từ đó thúc đẩy hoạt động bán hàng của cơng ty đạt hiệu quả hơn.
- Ngày một hồn thiện cơng tác đãi ngộ nhân viên trong công ty .Một chế độ chính sách đãi ngộ đúng đắn sẽ khuyến khích người lao động tận tụy với cơng việc , thu hút được lao động có trình độ cao , khai thác các tiềm năng tích cực của người lao động , do đó tác động rất lớn tới hiệu quả kinh doanh.
3.2 Quan điểm hồn thiện cơng tác xây dựng kế hoạch bán hàng tại công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Phúc An
- Quan điểm 1: Đối với ban lãnh đạo của công ty cần phải nhận thức đúng đắn vai trị và nhiệm vụ của cơng tác xây dựng kế hoạch bán hàng trong hoạt động kinh doanh của công ty. Coi xây dựng kế hoạch bán hàng là phần không thể thiếu trong các hoạt động sản xuất kinh doanh của mình và phải xây dựng kế hoạch một cách cụ thể, chi tiết.
- Quan điểm 2: Hoàn thiện nội dung kế hoạch bán hàng của công ty: từ kế hoạch dự báo bán hàng, xây dựng các hoạt động và chương trình bán hàng cho đến xây dựng ngân sách bán hàng, cơng ty đều phải thực hiện theo đúng quy trình. Nghiên cứu mục tiêu kinh doanh theo các giai đoạn ở từng khu vực mà công ty đang kinh doanh. Xác định rõ các mục tiêu trước mắt và lâu dài mà cơng ty sẽ phải thực hiện, từ đó đề ra các chương trình và chính sách xúc tiến nhằm thực hiện tốt nhất các mục tiêu đã đề ra. Đồng thời tạo dựng nguồn ngân sách tốt nhất để thực hiện được kế hoạch kinh doanh.
- Quan điểm 3: Công ty cần phải xây dựng kế hoạch bán hàng phù hợp dựa trên thực trạng kinh doanh của mình để có thể phát huy điểm mạnh mà công ty đã làm được trong thời gian qua, đồng thời hạn chế những tồn tại nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh cũng như tăng doanh số bán hàng.
- Quan điểm 4: Công tác xây dựng kế hoạch bán hàng gắn liền với khả năng nguồn nhân lực của cơng ty, tài chính, con người, cơ sở vật chất,… Bám sát thực tế năng lực của công ty để đưa ra các giải pháp mang tính thiết thực và khả thi.
- Quan điểm 5: Phúc An cần nâng cao trình độ kiến thức và kỹ thuật cho đội ngũ nhân viên bán hàng để nhân viên có thể hiểu và thực hiện các mục tiêu kế hoạch bán hàng một cách tốt nhất.
- Quan điểm 6: Đầu tư hệ thống thiết bị phòng cháy chữa cháy đạt đủ tiêu chuẩn để có thể đảm bảo an tồn cho cả người bán và người mua. Đối với các cửa hàng bán lẻ của cơng ty : Cửa hàng xăng dầu phải có nội quy phịng cháy chữa cháy, tiêu lệnh, biển cấm lửa và phải đặt ở nơi dễ thấy, nhiều người qua lại. Phải trang bị các phương tiện chữa cháy ban đầu theo quy định. Đối với kho chứa hàng : Quy trình nhập xăng dầu được thực hiên chặt chẽ ngay từ khi các xe bồn vào cho đến khi kết thúc quá trình nhập xăng. Tại nơi tiếp xăng đều được trang bị các thiết bị chữa cháy như bình chữa cháy tự động, bình bột, hệ thống nước và các phương án phòng cháy chữa cháy. Công ty cũng đã đầu tư hệ thống xử lý cháy nổ tự động, hệ thống cảnh báo nhiệt trong các bể chứa,…
- Quan điểm 7: Hồn thiện quy trình và phương pháp xây dựng kế hoạch bán hàng của công ty. Trong thời gian tới, công ty sẽ tiếp tục giữ kế hoạch bán hàng theo kênh bán hàng đồng thời phát triển kế hoạch bán hàng bộ phận : công ty sẽ phân chia kế hoạch cụ thể đến từng bộ phận, từng cửa hàng để mỗi bộ phận, mỗi cửa hàng có thể nắm rõ được mục tiêu mình cần đạt được trong một khoảng thời gian cụ thể.
3.3 Các giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác xây dựng kế hoạch bán hàng tạicông ty TNHH Thương mại và dịch vụ Phúc An công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Phúc An
3.3.1. Hồn thiện cơng tác dự báo bán hàng
- Trong thời gian qua, mặc dù công ty đã đặc biệt quan tâm đến công tác điều tra nghiên cứu thị trường nhưng vẫn chưa mang lại kết quả như mong muốn. Cơng tác dự báo bán hàng của cơng ty có nhiều thiếu sót về nhu cầu cầu của khách hàng và mức độ chính xác chưa cao, về khả năng phát triển của công ty… Bởi vậy, muốn nâng cao chất lượng của kế hoạch bán hàng thì phải nâng cao chất lượng của công tác nghiên cứu thị trường. Sau đây là một số giải pháp nhằm hạn chế các nhược điểm đó:
* Hồn thiện quy trình dự báo bán hàng
- Tổ chức các buổi tập huấn, cập nhật tình hình thị trường, các quy định của nhà nước có liên quan để nâng cao trình độ của đội ngũ bán hàng. Điều này giúp cho đội ngũ nhân viên nhận thức đúng sự biến động của thị trường trong việc thu thập thông tin và dự báo nhu cầu hiện tại cũng như tương lai.
- Trong những năm tới, công ty nên sử dụng phương pháp điều tra khảo sát để lấy căn cứ làm kết quả dự báo bán hàng. Mặc dù đây là một phương pháp địi hỏi nhiều cơng sức, thời gian và tiền bạc nhưng kết quả nó đem lại sẽ thật sự hiệu quả, nhất là đối với công ty kinh doanh mặt hàng xăng dầu – mặt hàng ln có những biến động
từng ngày trên thị trường. Nếu công ty bỏ công sức tiến hành khảo sát thị trường về nhu cầu tiêu dùng của người dân, khả năng thanh toán cũng như tình hình kinh doanh của đối thủ cạnh tranh thì cơng ty sẽ có những số liệu sát với thực tế nhất, từ đó lập ra kế hoạch bán hàng một cách cụ thể và chi tiết nhất.
- Xây dựng đội ngũ nghiên cứu thị trường từ các nhân viên công ty thông qua thu thập thông tin phản hồi của khách hàng, đối tác : Do cơng ty chưa có đội ngũ chuyên viên lành nghề, giàu kinh nghiệm trong nghiên cứu thị trường. Thông thường, việc nghiên cứu được tiến hành bởi tồn thể nhân viên trong các phịng, sau đó trình cấp trên duyệt nên sẽ có rất nhiều ý kiến. Ban lãnh đạo sẽ tốn nhiều thời gian hơn cho việc tập hợp và phân tích thơng tin. Cơng ty cần phải có chính sách động viên khích lệ nhân viên tìm hiểu thị trường như: tạo cơ hội thăng tiến, hỗ trợ chi phí đi lại, thưởng khi thực hiện nhiệm vụ vượt kế hoạch, đi du lịch….
* Hoàn thiện các căn cứ dự báo bán hàng.
- Công tác nghiên cứu thị trường phải được tiến hành đồng đều giữa các khu vực: - Hàng quý, công ty sẽ cử các nhân viên kinh doanh đi khảo sát thực tế lần lượt tại các địa bàn mà công ty đang kinh doanh. Công ty cần xác định các phương pháp nghiên cứu cho phù hợp với nhu cầu thực tế để xác định sản lượng cung cầu trên thị trường, tránh ứ đọng hàng hóa. Trong q trình nghiên cứu, cơng ty cần thu thập thơng tin về khách hàng, đối thủ cạnh tranh, giá cả,…trong mối quan hệ với các chính sách kinh tế , đặc biệt là chính sách của Nhà nước. Điều quan trọng nhất trong việc nghiên cứu nhu cầu khách hàng thân thiết và lôi kéo khách hàng mới cho công ty.
- Đi khảo sát thực tế: nhà quản trị bán hàng kiểm soát hoạt động bán hàng của mình khơng chỉ thơng qua bản báo cáo kết quả bán hàng của nhân viên mà trực tiếp xuống từng cửa hàng để kiểm tra, chỉ đạo hoạt động bán hàng, từ đó thấy được nhu cầu thực tế của thị trường. Ngồi việc tìm hiểu khách hàng thì một phần quan trọng đó là phải phân tích tình hình thực tế của đối thủ cạnh tranh một cách tỉ mỉ chính xác, có thể nắm bắt từ khách hàng, thơng qua các phương tiện thơng tin đại chúng.
* Hồn thiện năng lực dự báo của nhà quản trị bán hàng.
- Nâng cao khả năng xử lý thông tin tốt hơn nữa: Để công tác xây dựng kế hoạch bán hàng tốt hơn thì các thơng tin thu thập được từ thị trường và nội bộ công ty là hết sức quan trọng, quyết định trực tiếp đến chất lượng của công tác lập kế hoạch bán hàng. Nhà quản trị bán hàng cần nâng cao khả năng xử lý thơng tin chuẩn và chính xác đề ra các quyết định như tổ chức điểm bán hàng, giá cả, hình thức quảng cáo sao
cho phù hợp với từng giai đoạn phát triển của cơng ty và thị trường. Ngồi ra nhà quản trị nên thường xuyên thăm hỏi, trao đổi quan điểm ý kiến trực tiếp với khách hàng về kế hoạch sản phẩm của mình cũng như những thơng tin về đối thủ cạnh tranh qua các cuộc hội thảo khoa học, các chương trình từ thiện…Từ đó các nhà quản trị phân tích, lựa chọn thơng tin một cách khoa học để có thể có được những chuẩn đốn chính xác làm cơ sở cho việc xác định mục tiêu, các hoạt động và chính sách bán hàng phù hợp với công ty.
3.3.2. Hồn thiện cơng tác xây dựng mục tiêu bán hàng
- Hồn thiện các cơng tác xác định mục tiêu bán hàng: Cơng ty có thể sử dụng kết hợp phương pháp thống kê kinh nghiệm với phương pháp phân tích các nhân tố tác động để xây dựng và lượng hóa các yếu tố ảnh hưởng tới lượng bán trong năm kế hoạch để xây dựng lên các mục tiêu kỳ kế hoạch. Công ty vẫn dựa trên những thế mạnh của mình để phát huy lợi thế, đưa ra những phương án hành động, hướng đi để tranh thủ những cơ hội và hạn chế tối đa rủi ro có thể đến với cơng ty chẳng hạn như cơng ty có lợi thế là thị phần lớn nhất trong ngành, sản phẩm của cơng ty ln đảm bảo chất lượng cao. Vì vậy, khi nền kinh tế dần ổn định mục tiêu bán hàng đặt ra có thể là doanh số bán hàng, mức độ hài lòng của khách hàng….
- Mục tiêu lớn nhất của công ty hiện nay là tăng lượng khách hàng, tăng thị phần, nâng cao hình ảnh cơng ty trong tâm trí khách hàng, đảm bảo hợp tác bền lâu với đối tác làm ăn.
- Để xây dựng mục tiêu bán hàng hiệu quả, công ty cần dựa vào căn cứ:
+ Các kết quả dự báo bán hàng về tình hình biến động của thị trường, quy mơ thị trường, các dự đốn về nhu cầu, doanh số bán hàng của từng sản phẩm, dựa vào đó mà cơng ty đưa ra những mục tiêu về doanh số, lợi nhuận và phát triển thị trường trong thời gian tới.
+ Căn cứ vào mục tiêu chung của công ty trong từng thời kỳ để thực hiện và đạt được mục tiêu đó.
+ Căn cứ vào nguồn lực của cơng ty: Khi doanh nghiệp có đủ nguồn nhân lực và nguồn vốn, khả năng tài chính thì mục tiêu của cơng ty đặt ra sẽ thực hiện được dễ hơn.
- Mục tiêu cần có tính thách thức cao nhưng cũng phải có tính khả thi để phát huy sự nỗ lực của tồn thể cơng nhân viên trong cơng ty, tạo động lực thúc đẩy tính chủ động và khả năng sáng tạo của cấp dưới, giúp cho sự thành công của công ty. Chú
trọng hơn đến các mục tiêu nền tảng vì các mục tiêu này khó đo lường chính xác nên khi đặt ra mục tiêu các cán bộ công ty thường bỏ qua.
3.3.3. Hồn thiện cơng tác xây dựng các chương trình và hoạt động bán hàng
- Cơng ty cần xây dựng thêm các hoạt động sau bán vì đây là cơ hội để tạo được cái nhìn thiện cảm của cơng ty đối với khách hàng, đối tác lớn.
- Công ty nên đẩy mạnh công tác quảng cáo, khuyến mãi để kích thích nhu cầu của khách hàng. Tích cực tìm đến các khách hàng có nhu cầu thực sự ( cơng trình xây dựng,…) phục vụ vận chuyển đến tận chân cơng trình.
- Nhiều biện pháp chính sách chăm sóc khách hàng đã được công ty chú ý và thực hiện như : làm biển quảng cáo cho các đại lý, điểu chỉnh các chính sách nợ theo hướng có lợi cho khách hàng , tặng quà, điều đó đã phần nào tạo nên tâm lý yên tâm , tạo lòng tin về cơng ty trong lịng khách hàng.
- Trong thời gian vừa qua cho dù giá cả mặt hàng xăng dầu có nhiều biến động, tăng giảm theo từng giờ , tuy nhiên với các chính sách quản lý và thực hiện tốt cơng tác dự trữ hàng tồn kho vì vậy trong thời kì đó cơng ty vẫn chủ động trong kinh doanh, góp phần giảm thiểu hao hụt, tăng lợi nhuận.
3.3.4. Hồn thiện cơng tác lập ngân sách bán hàng
* Hoàn thiện phương pháp xác định ngân sách bán hàng.
- Có nhiều phương pháp mà một doanh nghiệp bất kỳ có thể sử dụng để xác định ngân sách bán hàng của mình. Doanh nghiệp có thể chọn một hoặc kết hợp các phương pháp với nhau một cách hiệu quả nhất. Đối với công ty Phúc An, cần tăng cường giữa các phương pháp xác định ngân sách bán hàng theo đối thủ cạnh tranh với các phương pháp mà hiện nay công ty đang áp dụng. Hiện nay thị trường xăng dầu vẫn cịn là một thị trường khá là đặc thù vì vậy địi hỏi cơng ty khi xác định ngân sách cho các hoạt