Chương 2 : Một số vấn đề lý luận cơ bản về Logistics TMĐT
3.3. Phân tích thực trạng Logistics TMĐT của doanh nghiệp
3.3.1.3. Tổng lượng và tỷ trọng mua hàng qua mạng
Hình 3.6. Tỷ trọng doanh thu mua hàng qua mạng
Tỷ trọng doanh thu bán hàng qua mạng của doanh nghiệp là khá thấp phản ánh sự thiếu quan tâm của nhà quản trị tới nguồn hàng hóa đầu vào. Một phần cũng do hạ tầng công nghệ thông tin của Việt Nam và hệ thống pháp luật chưa hồn thiện dẫn đến tỷ lệ rủi ro cịn cao không tạo được sự tin tưởng cho khách hàng.
3.3.1.4. Khối lượng hàng hố được xử lý (dự trữ, vận chuyển,...) thơng qua áp dụng các công cụ TMĐT
Hình 3.7. Tỷ trọng hàng hóa được xử lý bằng cơng cụ TMĐT
Hàng hóa được dự trữ, vận chuyển, lư kho... bằng công cụ thương mại điện tử của doanh nghiệp chiếm tỷ lệ khoảng gần 30%. Là một doanh nghiệp thương mại điện tử thì chỉ số này có thể nói là thấp nhưng nó cũng phản ánh đúng thực trạng của doanh nghiệp. Nhiều sản phẩm được chuyển thẳng từ nhà sản xuất tới tay khách hàng chứ không qua tay doanh nghiệp.
3.3.2. Phân tích thực trạng các mơ hình Logistics TMĐT của doanh nghiệp
3.3.2.1. Thực trạng mơ hình Logistics TMĐT đầu ra
* Quy trình đáp ứng đơn đặt hàng và dịch vụ khách hàng qua mạng
- Khách hàng đặt hàng: Hiện nay doanh nghiệp có 4 hình thức đặt hàng: khách hàng đặt hàng qua website: megabuy.com, đặt hàng trực tuyến và qua điện thoại, fax, đơn hàng trực tiếp. Tất cả các hình thức đặt hàng đều nhận được sự tư vấn của nhân viên phòng kinh doanh. Mỗi một nhóm hàng Cơng ty kinh doanh có một nhóm trưởng phụ trách nhóm hàng đó có trách nhiệm tư vấn cho khách hàng và giúp khách hàng lựa chọn sản phẩm ưng ý nhất.
- Tiếp nhận đơn hàng: Với mỗi đơn đặt hàng của khách, các thông tin sẽ tự động trả về hệ thống cơ sở dữ liệu của Megabuy. Hệ thống này có được liên kết trực tiếp với một vài ngân hàng sẵn có, nhằm kiểm tra tình hình tín dụng của đơn hàng. Thông tin của đơn hàng của khách sẽ được phòng kinh doanh chuyển qua bộ phận nhập liệu của Megabuy kiểm tra tính sẵn có của hàng. Sau đó, mọi thơng tin sẽ được tự động trả lời với người mua rằng đơn hàng đã được tiếp nhận. Tất cả các cơng đoạn này chỉ diễn ra trong vịng vài phút.
- Xử lý đơn hàng và thực hiện đơn hàng: Kiểm tra tính chính xác của thơng tin đặt hàng như đặc điểm, kí hiệu sản phẩm, chuẩn bị tài liệu xác nhận lại thông tin từ khách hàng… tất cả đều được hệ thống máy tính tại phịng nhập liệu Megabuy làm dưới sự kiểm soát của các nhân viên phòng thực hiện. Sau khi đã chuẩn bị xong các hoạt động cần thiết cho đơn hàng, phòng nhập liệu chuyển sang phịng kế tốn để chuẩn bị chứng từ, phiếu xuất kho. Mọi công việc diễn ra như trên thường được Megabuy sử dụng phần mềm, nếu có trao đổi trực tiếp giữa các bộ phận thì cơng cụ thường dùng nhất là email, chuyển fax, điện thoại.
- Báo cáo về tình trạng thực hiện đơn đặt hàng: Hàng hóa trước và trong quá trình chuyển đến khách hàng, được các nhân viên kinh doanh theo dõi và nắm bắt. Thường thì trước khi giao hàng nhân viên kinh doanh của công ty sẽ gọi điện để báo cho khách hàng của mình biết. Sau đó, tùy thuộc vào mức độ của công việc mà các nhân viên này có thể gọi điện hoặc trao đổi qua nick, email cho khách hàng về tình trạng giao hàng và nhận hàng. Đường dây nóng, các dịch vụ hỗ trợ khách hàng ln được Megabuy duy trì ổn định nhằm hỗ trợ khách hàng trong thời gian tốt nhất.
Hiện nay công việc tập hợp và xử lý đơn đặt hàng người ta không cần ghi chép thủ công bằng tay nữa. Những việc đó đã được máy tính thực hiện thơng qua phần mềm quản lý quan hệ khách hàng CRM và phần mềm quản lý bán hàng mRIC. Doanh nghiệp tích hợp phần mềm và cài đặt vào các máy tính có
máy tính chịu trách nhiệm. Nhờ đó các cơng đoạn sẽ được tối ưu hóa mang lại cho khách hàng lượng giá trị gia tăng nhiều hơn
* Quản trị vận chuyển
Công ty Cổ phần Thời Đại Mới có hai hình thức vận chuyển đó là tự vận chuyển và thuê ngồi vận chuyển. Hiện nay doanh nghiệp khơng áp dụng bất cứ công cụ Thương mại điện tử nào trong quản trị vận chuyển. Mọi đơn hàng khi hồn thành sẽ được phịng kỹ thuật giao hàng. Đối với những đơn hàng xa sẽ thuê các ngoài các đơn vị chuyển phát hàng, còn đối với những đơn hàng tại Hà Nội sẽ do phòng kỹ thuật phụ trách vận chuyển giao hàng và lắp đặt. Do quy mô kinh doanh của doanh nghiệp chưa được mở rộng cho nên việc ứng dụng Thương mại điện tử trong quản trị hậu cần chưa được quan tâm nhiều. Trong thời gian tới khi doanh nghiệp mở rông thị trường ra các tỉnh miền Trung và TP Hồ Chí Minh thì quản trị vận chuyển sẽ được đầu tư để có thể vận hàng tốt hơn, đạt hiệu quả cao hơn và ứng dụng Thương mại điện tử mạnh mẽ hơn.
3.3.2.2. Thực trạng mơ hình Logistics TMĐT đầu vào
Hiện nay Cơng ty Cổ phần Thời Đại Mới có rất nhiều nhà cung cấp do đó việc ứng dụng quản trị mua hàng trong Thương mại điện tử đã rất phát triển và mang lại hiệu quả cao. Quá trình mua hàng của doanh nghiệp được thực hiện một cách truyền thống từ nhà cung ứng của mình. Trong mơ hình hậu cần đầu vào, hoạt động mua hàng chưa có sự tích hợp gắn kết giữa các nhà cung ứng. Việc ứng dụng TMĐT trong hoạt đơng mua hàng chỉ thể hiện ở khía cạnh ứng dụng đơn giản, phổ biến nhất là việc tìm kiếm, nghiên cứu các nhà cung ứng và hàng hóa cần mua thơng qua mạng Internet. Ngồi ra việc trao đổi đàm phán, ký kết hợp đồng vẫn được diễn ra trong các cuộc gặp gỡ tiếp xúc trực tiếp theo kiểu truyền thống. Tuy nhiên nhờ các mối quan hệ chặt chẽ với nhà cung ứng cộng với hạ tầng công nghệ thông tin được tích hợp một cách có hệ thống mà các hoạt đông giao tiếp liên lạc thuận tiện hơn, đáp ứng đúng thời điểm cần hàng hóa đầu vào. Nhờ ứng dụng Internet nên việc nhận báo giá, thanh tốn, thơng báo tình trạng hàng hóa được điện tử hóa giúp cho các thơng tin về sản phẩm, tình trạng
hàng, giá cả được cập nhật thường xuyên liên tục đảm bảo hoạt động kinh doanh đạt độ chính xác cao hơn giúp tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường.
Mọi thông tin về sản phẩm đều được trao đổi qua điện thoại, fax và email. Thông tin về sản phẩm từ nhà cung cấp sẽ được truyền qua e-mail và ngược lại thông tin về đơn hàng của khách hàng sẽ được thông tin cho nhà cung cấp thông qua một cổng quản trị của website: megabuy.vn
Hệ thống quản trị dự trữ: Hiện nay doanh nghiệp xây dựng hệ thống quản
trị dự trữ hàng hóa dựa trên tình hình phát triển thực tế từ doanh nghiệp và tình hình của thị trường áp dụng cho những mặt hàng kinh doanh của doanh nghiệp. Đối với các mặt hàng thiết bị văn phòng và điện – điện dân dụng việc xây dựng kế hoạch dự trữ cũng khá đơn giản và giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm khá nhiều chi phí cho dự trữ hàng hóa. Chính vì thế doanh nghiệp chỉ mới dừng lại ở mức áp dụng các mơ hình kiểm tra dự trữ chứ chưa áp dụng thương mại điện tử vào hệ thống quản trị dự trữ. Theo ông Đỗ Duy Đức tổng giám đốc nhận định, hiện nay công ty đanh mở rộng kinh doanh ra thị trường TP Hồ Chí Minh và thị trường miền Trung do đó thời gian ngắn trong tương lai cơng ty sẽ áp dụng các công cụ Thương mại điện tử vào hệ thống quản trị dự trữ để tiết kiện chi phí dự trữ, tăng doanh thu và nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp mình.
3.3.3. Phân tích các điều kiện áp dụng mơ hình Logistics Thương mại điện tử
3.3.3.1. Hệ thống quản trị và con người
Sự phối hợp giữa các phịng ban trong cơng ty thơng qua phương tiện điện tử còn khá hạn chế nhất là giữa nhà cung cấp, kho và bộ phận bán hàng. Vấn đề kiểm soát nguồn hàng, hàng tồn kho, hàng trả lại còn nhiều bất cập làm ảnh hưởng khá lớn đến hiệu quả kinh doanh của công ty. Hệ thống quản trị của doanh nghiệp từ trước đến nay được đánh giá khá tốt nhưng do chưa có sự đầu tư thích đáng về thương mại điện tử nên hiệu quả của hoạt động quản trị chưa đạt hiệu quả tối ưu.
Với thuận lợi là doanh nghiệp có một số nhân viên kinh doanh tốt nghiệp khoa Thương mại điện tử của trường đại học Thương mại những khóa đầu tiên do đó chắc chắn tình hình nhân sự phụ trách Logistics thương mại điện tử của doanh nghiệp sẽ được cải thiện để việc hoàn thiện và phát triển mơ hình Logistics thương mại điện tử được tiến hành hiệu quả hơn.
3.3.3.2. Nguồn lực tài chính
Ngân sách đầu tư cho việc hoạt động và phát triển Logistics thương mại điện tử của Cơng ty Cổ phần Thời Đại Mới cịn chưa được hoạch định rõ ràng. Cơng ty chưa có chính sách cụ thể về ngân sách dành cho hoạt động phát triền Logistics thương mại điện tử. Kinh doanh thương mại điện tử từ những ngày đầu mới thành lập năm 2003 tới nay, khả năng tài chính của cơng ty là khá vững vàng nhưng ngân sách đầu tư cho phát triển Logistics thương mại điện tử khá khiêm tốn. Một phần là do định hướng phát triển của doanh nghiệp, một phần là do chi phí đầu tư cho Logistics thương mại điện tử chi phí lớn và chứa đựng nhiều rủi ro. Tuy nhiên, trong thời gian tới với chiến lược và quyết tâm phát triển mơ hình Logistics thương mại điện tử chắc chắn ngân sách dành cho hoạt động này sẽ được cải thiện.
3.3.3.3. Điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật
Để có thể áp dụng mơ hình Logistics thương mại điện tử một cách tối đa và đạt hiệu quả cao nhất thì một trong những điều kiện tiên quyết nhất chính là điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật của doanh nghiệp. Công ty Cổ phần Thời Đại Mới với định hướng kinh doanh trực tuyến từ đầu do đó hạ tầng cơng nghệ thơng tin của doanh nghiệp khá tốt phù hợp cho việc áp dụng và phát triển mơ hình Logistics thương mại điện tử. Hạ tầng phân phối vật chất của doanh nghiệp cũng đang dần được hồn thiện để có thể đáp ứng được tất cả các nhu cầu của khách hàng và nhu cầu phát triển của doanh nghiệp.
CHƯƠNG 4: HỒN THIỆN MƠ HÌNH LOGISTICS TMĐT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THỜI ĐẠI MỚI
4.1. Các phát hiện và kết luận qua quá trình nghiên cứu
4.1.1. Những kết quả đã đạt được thơng qua ứng dụng mơ hình Logistics thương mại điện tử của Công ty Cổ phần Thời Đại Mới
Ngay từ khi thành lập, công ty đã đề ra hướng kinh doanh phát triển của mình đó là Thương Mại Điện Tử và hướng đi đó về cơ bản đã được ứng dụng trong hầu hết các họat động kinh doanh của công ty. Trong đó việc ứng dụng CNTT trong các hoạt động hậu cần của doanh nghiệp cũng được chú ý quan tâm và phần nào đó đã đáp ứng được kỳ vọng của Ban Lãnh Đạo cơng ty. Tuy mơ hình Logistics thương mại điện tử của công ty hiện nay chưa được triển khai một cách đồng bộ và còn nhiều điểm cần phát triển nhưng trong thời gian triển khai mơ hình Logistics thương mại điện tử này đã mang lại những kết quả bước đầu cho cơng ty
Thứ nhất, trong mơ hình hậu cần đầu vào nhờ lợi ích của CNTT và TMĐT mà các hoạt động tìm kiếm, liên hệ với nhà cung ứng được thuận lợi hơn. Do đó việc lựa chọn nhà cung ứng trở nên dễ dàng hơn với mức giá cạnh tranh hơn, chất lượng dịch vụ tốt hơn, tăng khả năng kiểm sốt đối với dự trữ và chi phí mua. Cơng ty từ đó mà tìm được rất nhiều đối tác là các nhà sản xuất và phân phối trong và ngồi nước có uy tín như: KONICA MINOLTA, IBM, HP, LG, CANON, SAMSUNG, TOSHIBA, SANYO, Hòa Phát, FPT, CMC, CMS, ... các đối tác như Á Châu, Thế giới hoàn mỹ, Âu lạc, NETCOM, NETSYSTEM, Thái Vinh, Sao Nam, Digiworld, Digiland, Biển Bạc …Do có được lượng nhà cung ứng khá lớn như vậy nên công ty dễ dàng so sánh giá cả, sản phẩm từ đó có các quyết định lựa chọn đối tác chính xác và hiệu quả. Vì thế
giá cả của siêu thị trực tuyến Megabuy luôn thấp hơn các đối thủ cạnh tranh, tạo ra lợi thế khá lớn trong việc thu hút khách hàng.
Thứ hai, Hoạt động mua hàng của công ty chủ yếu vẫn diễn ra theo kiểu truyền thống, nhưng nhờ ứng dụng TMĐT nên giảm được khá nhiều các chi phí tác nghiệp như: tìm kiếm nhà cung ứng, giảm thời gian liên quan tới chuyển tiền và thanh tốn. Bên cạnh đó, nhờ có Internet mà cơng ty dễ dàng hơn trong việc trao đổi thông tin, liên hệ với các nhà cung ứng giúp cơng ty có các quyết định mua hàng hợp lý hơn, kiểm soát tốt hơn về sự biến động của giá cả và mặt hàng.
Nhờ vào sự liên lạc, tích hợp chặt chẽ với các nhà cung ứng mà cơng ty có khả năng dự trù được lượng hàng dự trữ, đảm bảo hàng hóa ln sẵn sàng đáp ứng các yêu cầu của khách. Hơn nữa, việc trao đổi thông tin qua Email giúp các nhà cung ứng và công ty thuận tiện hơn trong việc thay đổi, cập nhật báo giá, kiểm tra tình trạng hàng… Điều này giúp cho cơng ty ln thích ứng tốt với các biến động thị trường, kiểm soát tốt các rủi ro, tăng khả năng cạnh tranh và luôn tạo cho khách hàng tâm lý thoải mái khi mua hàng.
Thứ ba, Logistics đầu ra: Cơng ty đã sử dụng các mơ hình hậu cần đầu ra một cách khá chinh xác và linh hoạt. Chính các mơ hình này giúp cơng ty có được sự kiểm sốt tốt đối với hàng hố của mình trong khi vận chuyển, đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng. Các mạng lưới cơ sơ hậu cần được thiết kế rất hợp lý giúp cơng ty có thể tận dụng được lợi thế về quy mô cũng như sử dụng được tối đa hiệu quả nguồn lực của mình. Trong đó, quy trình xử lý đơn đặt hàng của website: www.megabuy.vn được cơng ty khá chú trọng góp phần nâng cao mức độ thoả mãn của khách hàng với chi phí hợp lý.
4.1.2. Tồn tại trong q trình triển khai mơ hình Logistics thương mại điệntử của Cơng ty Cổ phần Thời Đại Mới tử của Công ty Cổ phần Thời Đại Mới
Bên cạnh những kết quả đạt được như đã nêu, cịn có một số vấn đề tồn tại trong q trình triển khai mơ hình Logistics thương mại điện tử của Công ty Cổ phần Thời Đại Mới
Các hoạt động E-logistics cơ bản của công ty mới chỉ diễn ra ở mức thấp mà chưa có sự liên kết, phối hợp chặt chẽ giữa các phịng ban.
Chi phí dành cho hoạt động hậu cần vẫn tương đối lớn. Tuy đã có sự đầu tư lớn vào chu trình xử lý đơn đặt hàng nhưng hiệu quả thu về từ các đơn hàng trực tuyến vẫn thấp (chiếm khoảng 10% doanh số bán hàng của công ty).
Trong mơ hình hậu cần đầu vào, cơng ty chưa khai thác hết lợi thế của TMĐT. Các tác nghiệp liên quan tới việc mua hàng mới chỉ diễn ra ở mức độ thấp( tìm kiếm nghiên cứu nguồn hàng và nhà cung ứng). Các tác nghiệp trong kho hàng cịn thủ cơng đơn sơ chủ yếu được thực hiện bằng tay, chưa có phần mềm quản lý tự động.
Quản trị nhà cung ứng, vận chuyển hàng hóa cịn thiếu chun nghiệp. Điều kiện để là nhà cung ứng của Megabuy chưa cao, mức độ cung ứng hàng hóa từ nhà cung cấp cịn chưa linh hoạt đơi khi phải hủy đơn đặt hàng của khách.
Trong mơ hình hậu cần đầu ra, khi cơng ty tiếp nhận đơn hàng của khách thì