Chương 2 : Một số vấn đề lý luận cơ bản về Logistics TMĐT
3.3. Phân tích thực trạng Logistics TMĐT của doanh nghiệp
3.3.2.1. Thực trạng mơ hình Logistics TMĐT đầu ra
* Quy trình đáp ứng đơn đặt hàng và dịch vụ khách hàng qua mạng
- Khách hàng đặt hàng: Hiện nay doanh nghiệp có 4 hình thức đặt hàng: khách hàng đặt hàng qua website: megabuy.com, đặt hàng trực tuyến và qua điện thoại, fax, đơn hàng trực tiếp. Tất cả các hình thức đặt hàng đều nhận được sự tư vấn của nhân viên phòng kinh doanh. Mỗi một nhóm hàng Cơng ty kinh doanh có một nhóm trưởng phụ trách nhóm hàng đó có trách nhiệm tư vấn cho khách hàng và giúp khách hàng lựa chọn sản phẩm ưng ý nhất.
- Tiếp nhận đơn hàng: Với mỗi đơn đặt hàng của khách, các thông tin sẽ tự động trả về hệ thống cơ sở dữ liệu của Megabuy. Hệ thống này có được liên kết trực tiếp với một vài ngân hàng sẵn có, nhằm kiểm tra tình hình tín dụng của đơn hàng. Thông tin của đơn hàng của khách sẽ được phòng kinh doanh chuyển qua bộ phận nhập liệu của Megabuy kiểm tra tính sẵn có của hàng. Sau đó, mọi thơng tin sẽ được tự động trả lời với người mua rằng đơn hàng đã được tiếp nhận. Tất cả các cơng đoạn này chỉ diễn ra trong vịng vài phút.
- Xử lý đơn hàng và thực hiện đơn hàng: Kiểm tra tính chính xác của thơng tin đặt hàng như đặc điểm, kí hiệu sản phẩm, chuẩn bị tài liệu xác nhận lại thông tin từ khách hàng… tất cả đều được hệ thống máy tính tại phịng nhập liệu Megabuy làm dưới sự kiểm sốt của các nhân viên phịng thực hiện. Sau khi đã chuẩn bị xong các hoạt động cần thiết cho đơn hàng, phòng nhập liệu chuyển sang phịng kế tốn để chuẩn bị chứng từ, phiếu xuất kho. Mọi công việc diễn ra như trên thường được Megabuy sử dụng phần mềm, nếu có trao đổi trực tiếp giữa các bộ phận thì cơng cụ thường dùng nhất là email, chuyển fax, điện thoại.
- Báo cáo về tình trạng thực hiện đơn đặt hàng: Hàng hóa trước và trong q trình chuyển đến khách hàng, được các nhân viên kinh doanh theo dõi và nắm bắt. Thường thì trước khi giao hàng nhân viên kinh doanh của công ty sẽ gọi điện để báo cho khách hàng của mình biết. Sau đó, tùy thuộc vào mức độ của công việc mà các nhân viên này có thể gọi điện hoặc trao đổi qua nick, email cho khách hàng về tình trạng giao hàng và nhận hàng. Đường dây nóng, các dịch vụ hỗ trợ khách hàng ln được Megabuy duy trì ổn định nhằm hỗ trợ khách hàng trong thời gian tốt nhất.
Hiện nay công việc tập hợp và xử lý đơn đặt hàng người ta không cần ghi chép thủ cơng bằng tay nữa. Những việc đó đã được máy tính thực hiện thơng qua phần mềm quản lý quan hệ khách hàng CRM và phần mềm quản lý bán hàng mRIC. Doanh nghiệp tích hợp phần mềm và cài đặt vào các máy tính có
máy tính chịu trách nhiệm. Nhờ đó các cơng đoạn sẽ được tối ưu hóa mang lại cho khách hàng lượng giá trị gia tăng nhiều hơn
* Quản trị vận chuyển
Công ty Cổ phần Thời Đại Mới có hai hình thức vận chuyển đó là tự vận chuyển và thuê ngồi vận chuyển. Hiện nay doanh nghiệp khơng áp dụng bất cứ công cụ Thương mại điện tử nào trong quản trị vận chuyển. Mọi đơn hàng khi hồn thành sẽ được phịng kỹ thuật giao hàng. Đối với những đơn hàng xa sẽ thuê các ngoài các đơn vị chuyển phát hàng, còn đối với những đơn hàng tại Hà Nội sẽ do phòng kỹ thuật phụ trách vận chuyển giao hàng và lắp đặt. Do quy mô kinh doanh của doanh nghiệp chưa được mở rộng cho nên việc ứng dụng Thương mại điện tử trong quản trị hậu cần chưa được quan tâm nhiều. Trong thời gian tới khi doanh nghiệp mở rông thị trường ra các tỉnh miền Trung và TP Hồ Chí Minh thì quản trị vận chuyển sẽ được đầu tư để có thể vận hàng tốt hơn, đạt hiệu quả cao hơn và ứng dụng Thương mại điện tử mạnh mẽ hơn.