I. quá trình hình thành phát triển của công ty thương mại xuất nhập khẩu hà nội.
b. Cơ cấu bộ máy quản lý của công ty thương mại xuất nhập khẩu Hà Nội.
Để thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ của mình Cơng ty đã khơng ngừng bổ xung, điều chỉnh cơ cấu bộ máy quản lý sao cho phù hợp nhất. Là một doanh nghiệp Nhà nước sản xuất kinh doanh thuộc Sở thương mại Hà Nội Công ty thương mại xuất nhập khẩu Hà Nội quản lý theo mơ hình cơ cấu trực tuyến chức năng. Trong đó các phịng ban có chức năng nhiệm vụ như sau:
* Ban giám đốc: Gồm 01 giám đốc và 02 phó giám đốc
- Giám đốc: Là người đứng đầu công ty do Sở thương mại bổ nhiệm và miễn nhiệm (trước đây do UBND thành phố Hà Nội). Giám đốc công ty tổ chức và điều hành mọi hoạt động của công ty theo chế độ một thủ trưởng và chịu trách nhiệm toàn diện trước Sở thương mại và tập thể cán bộ công nhân viên của công ty.
- Giúp việc cho giám đốc là 02 phó giám đốc, một phụ trách về kinh doanh và một phó giám đốc phụ trách các cửa hàng. Các phó giám đốc do Giám đốc lựa chọn và đề nghị Sở thương mại bổ nhiệm, miễn nhiệm. Các phó giám đốc thay mặt giám đốc quản lý điều hành giải quyết công việc trong phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn được giám đốc phân quyền hay uỷ quyền và chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty về lĩnh vực công tác được giao, cụ thể là:
+ Phó giám đốc thứ nhất phụ trách các phịng kinh doanh xuất nhập khẩu, có trách nhiệm về việc điều hành và lãnh đạo các phòng xuất nhập khẩu theo đúng kế hoạch kinh doanh và phát triển của Công ty. Đồng thời đề xuất kiến nghị, lập phương án kinh doanh mới phù hợp với tình hình kinh doanh thực tế trình lên ban giám đốc phê duyệt. Báo cáo định kỳ đầy đủ và chính xác kết quả kinh doanh của các phịng kinh doanh.
+ Phó giám đốc thứ hai phụ trách các cửa hàng kinh doanh của công ty trong việc tiêu thụ các mặt hàng nhập khẩu.
* Phịng kế hoạch thị trường: Có nhiệm vụ như một phịng Marketing có chức
năng nghiên cứu thị trường, tìm hiểu nhu cầu, đối tác và đưa ra định hướng phát triển của Công ty trong năm và 5 năm tiếp theo
* Phịng tổ chức hành chính: Tham mưu giúp giám đốc về công tác như tổ chức
nhân sự, quản lý sắp xếp, đào tạo cán bộ công nhân viên. Quản lý tiền lương, tiền thưởng, và các chế độ chính sách như BHXH, BH y tế. Một số cơng tác hành chính khác như cơng việc bảo vệ, tạp vụ, vệ sinh….
* Phịng kế tốn tài vụ: Thực hiện chức năng tham mưu cho giám đốc về cơng
tác tài chính kế tốn như: thu thập và xử lý thơng tin kế tốn một cách kịp thời, chính xác và đầy đủ giúp giám đốc ra quyết định đúng đắn. Thực hiện các chính sách, chế độ về quản lý tài chính, đảm nhiệm trọng trách về hoạch toán kế toán, đảm bảo về vốn cho các hoạt động tài chính khác, xây dựng các kế hoạch tài chính. Kiểm tra các số liệu thực tế, thủ tục cần thiết của toàn bộ chứng từ và việc thanh toán tiền hàng. Hướng dẫn các đơn vị mở sổ theo dõi tài sản hàng hố, chi phí, xác định lãi lỗ phân phối cho từng người của từng đơn vị.
* Ban quản lý dự án: Được thành lập để quản lý dự án xây dưng nhà máy chế
biến tinh bột sắn công suất 60 tấn một ngày tại thơn Xóm Cháy xã Liên Vũ huyện Lạc Sơn tỉnh Hồ Bình với số vốn khoảng gần 35 tỷ đồng.
* Các phòng kinh doanh xuất nhập khẩu: Thực hiện nhiệm vụ trọng tâm công
tác kinh doanh của Công ty. Hoạt động theo phương thức chủ động, tự tìm thị trường tự tìm đối tác, tự tìm mặt hàng và chịu mọi trách nhiệm về quá trình kinh doanh của mình. Báo cáo đầy đủ theo định kỳ mọi kết quả kinh doanh của mình và tự bảo tồn vốn (phương thức khốn đến kết quả cuối cùng). Đứng đầu các phòng kinh doanh xuất nhập khẩu là trưởng phịng, được quan hệ giao dịch, đàm phán, và kí kết các hợp đồng kinh doanh theo quyền hạn chức năng do giám đốc quy định.
*Các cửa hàng kinh doanh: Là bộ phận trực tiếp tiêu thụ hàng, tiếp xúc trực tiếp
với khách hàng cuối cùng của Cơng ty.
Qua đó ta thấy bộ máy của Công ty khá gọn nhẹ, phương pháp quản lý trực tiếp theo kiểu cơ cấu chức năng. Trong đó giám đốc lãnh đạo, quản lý, điều hành trực tiếp tồn diện từ các phịng ban đến các cửa hàng. Hoạt động kinh doanh của công ty được thực hiện thơng qua các cửa hàng và các phịng kinh doanh. Các phòng kinh doanh các cửa hàng chịu trách nhiệm đối với từng lĩnh vực kinh doanh riêng với giám đốc. Ngồi ra, tại mỗi phịng kinh doanh, trách nhiệm kinh doanh từng mặt hàng sẽ được giao cho từng người trong phòng và những người này sẽ chịu trách nhiệm với trưởng phòng về kinh doanh mặt hàng đã được giao. Cơ cấu quản lý này có ưu điểm phân chia nhiệm vụ rõ ràng cho từng cá nhân, thích hợp với lĩnh vực cá nhân được đào tạo. Điều đó sẽ làm cho cá nhân hăng say với cơng việc, khơng trốn tránh trách nhiệm. Bên cạnh đó nhân viên thấy rõ vai trị của chính cá nhân mình và của từng đơn vị, có điều kiện học hỏi, kiến thức, kinh nghiệm của người khác trong cùng phòng ban. Tuy nhiên, qua sơ đồ ta thấy những hạn chế của cơ cấu này đó là:
Thứ nhất: Giám đốc công ty là người quyết định mọi vấn đề, hai phó giám đốc
khơng có mối liên hệ trực tiếp với các phòng kế hoạch thị trường, phịng kế tốn, hành chính... Dẫn đến khi có vấn đề phát sinh phải đi đường vòng qua giám đốc rồi đến các phịng ban liên quan, đơi khi làm mất cơ hội và thời gian.
Thứ hai: Cơ chế hoạt động dành cho các phịng kinh doanh xuất nhập khẩu là tự
tìm đối tác, nguồn hàng, đàm phán rồi trình nên giám đốc phê duyệt đồng thời phịng kế hoạch thị trường cũng có nhiệm vụ nghiên cứu trị trường, khách hàng, nhu cầu.. rồi lập phương án kinh doanh trình nên giám đốc phê duyệt. Nếu phương án kinh doanh được phê duyệt lại đưa đến các phòng kinh doanh xuất nhập khẩu thực hiện. Điều này dẫn tới hoạt động của các phòng kinh doanh xuất nhập khẩu và phịng kế hoạch thị trường đơi khi trùng lặp nhau khơng có hiệu quả. ( Xem phụ lục 1: Hình 3 Cơ cấu bộ máy quản lý của công ty)