III. Một số giải pháp nhằm hồn thiện hoạt động nhập khẩu ở cơng ty thương mại xuất nhập khẩu Hà nội.
1. Hồn thiện cơng tác nghiên cứu thị trường.
Nghiên cứu thị trường là một trong những cơng tác đóng vai trị quan trọng, quyết định tới sự thành công cũng như thất bại trong hoạt động kinh doanh nói chung và hoạt động nhập khẩu nói riêng. Mọi doanh nghiệp của mọi cấp khác nhau của Nhà nước hay tư nhân, quy môt lớn hay nhỏ đều phải nghiên cứu thị trường trước khi tiến hành hoạt động kinh doanh. Thị trường là xuất phát điểm và cũng là mục tiêu của mọi hoạt động kinh doanh trong nền kinh tế thị trường hiện nay.
Mục đích của nghiên cứu thị trường là nắm bắt thu thập thông tin vầ sản phẩm, về dung lượng thị trường, về giá cả cũng như đối tác kinh doanh, đối thủ cạnh tranh... Trên cơ cở thông tin thu thập được tiến hành chọn lọc, phân tích, rút ra những nhận xét, kết luận để làm cơ sở xây dựng chiến lược, kế hoạch kinh doanh. Như vậy, muốn làm tốt công tác nghiên cứu thị trường thì phải làm tốt cơng tác sau:
* Nâng cao khả năng tiếp cận và nắm bắt xử lý thông tin trên thị trường.
- Đối với việc tiếp cận thông tin: Để thu thập thông tin tốt về thị trường, Cơng ty có thể áp dụng các biện pháp sau:
+ Đối với các nguồn thông tin thứ cấp: Hiện tại Công ty mới chỉ thu thập thông tin qua nghiên cứu tài liệu như sách báo thương mại do các tổ chức, quốc gia, các tổ chức phi chính phủ và cá nhân xuất bản (như niên giám thống kê xuất nhập khẩu, thời báo kinh tế, các báo cáo tài chính...) Trong thời gian tới Cơng ty có thể nghiên cứu các thơng tin thứ cấp từ các nguồn sau:
Thông tin của các tổ chức quốc tế như các tổ chức chuyên ngành của liên hợp quốc (UNCTAD, WTO, ITC, ESCAP...) của các tổ chức khu vực (EU, ASEAN, WAFTA, EFTA...) và của các tổ chức quốc tế theo ngành hàng (OPEC...). Nguồn tin của các tổ chức chuyên ngành về thơng tin (như trung tâm ngoại thương, phịng thương mại và công nghiệp...) và của các công ty dịch vụ liên quan đến xuất khẩu (Ngân hàng, các công ty bảo hiểm, các hãng quảng cáo...) Nguồn tin từ các tổ chức chun trách của chính phủ nước ngồi: ở hầu hết các quốc gia trên thế giới đều thành lập các tổ chức chuyên trách nhằm thúc đẩy
hoạt động xuất khẩu. Hoạt động của các tổ chức này là đặc biệt có ích đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ có nguồn tài chính hạn hẹp trong việc tìm kiếm hợp đồng với các bạn hàng nước ngồi. Cơng ty có thể thơng qua các tổ chức chun trách của chính phủ nước ngồi để tìm kiếm bạn hàng và sản phẩm. + Đối với nguồn thông tin sơ cấp: Hiện tại công ty mới chỉ sử dụng phương pháp thu thập chủ yếu là phỏng vấn thông qua điện thoại hoặc phỏng vấn trực tiếp qua các câu hỏi được in sẵn. Để đạt hiệu quả cao hơn cho việc phát hiện nhu cầu để tiêu thụ tốt cho các mặt hàng nhập khẩu trực tiếp, công ty có thể thu thập bằng cách:
Quan sát: Cơng ty có thể từ cán bộ, nhân viên điều tra nghiên cứu trực tiếp thị trường thông qua thiết bị kỹ thuật. Qua phương pháp này Cơng ty có thể thấy được những thơng tin về hành vi và tập tính mua hàng của khách hàng từ đó đưa ra các biện pháp thích hợp cho các cửa hàng kinh doanh.
Thử nghiệm thị trường: Đây là phương pháp thu thập thông tin về mối liên hệ nhân quả liên quan đến khách hàng qua hành vi ứng xử của họ trước những thử nghiệm của doanh nghiệp về các loại sản phẩm, giá cả, phương thức phân phối... Khi thu thập thông tin tại các thị trường nước ngồi cơng ty cần chú ý một số vấn đề:
* Tại các nước có nền kinh tế thị trường phát triển cao, công tác thống kê thị trường tốt và thu nhập bình quân của dân cư khá cao thì các số liệu thống kê thị trường, nhất là đối với các mặt hàng phổ thơng sẽ khá chính xác, phản ánh đúng nhu cầu thị trường, còn lại các nước khác, nhất là tại các nước đang phát triển và các nước NICS, các số liệu thống kê mới chỉ phản ánh một phần nhu cầu thị trường và cần kiểm định lại độ tin cậy của các số liệu đó.
* Các thơng tin thứ cấp dù có đầy đủ và chính xác đến đâu chăng nữa thì cũng chỉ cung cấp những thơng tin khái qt về thị trường, cịn những thơng tin chi tiết như tập tính tiêu dùng, ý kiến và thái độ của khách hàng chỉ có thể thơng qua nghiên cứu trực tiếp thị trường.Vì thế, tại các thị trường nước ngoài nhất là tại các nước đang phát triển thì nguồn thơng tin sơ cấp là chủ yếu phản ánh những vấn đề mà doanh nghiệp quan tâm.
* Khi nghiên cứu các thông tin sơ cấp tại thị trường nước ngồi, Cơng ty cần phải quan tâm đến nước ngồi đó có các hạn chế theo luật định cản trở theo luật định cản trở khả năng thu thập thông tin tại chỗ hay không. Tiếp đến là vấn đề ngôn ngữ cũng sẽ ảnh hưởng đến việc thu thập thông tin tại chỗ.
- Đối với việc xử lý thơng tin.
Khi để có đủ các thơng tin cần thiết về thị trường, điều quan trọng là Công ty phải xử lý các thông tin như thế nào để có kết quả tốt nhất. Đây là một vấn đề rất khó khăn khơng những chỉ đối với cơng ty nói riêng mà hầu hết đối với các doanh nghiệp tham gia vào hoạt động kinh doanh nói chung. Để xử lý tốt thơng tin Cơng ty nên có những biện pháp sau:
+ Đẩy mạnh công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực: Chất lượng của nguồn nhân lực bao giờ cũng là nhân tố quyết định tính hiệu quả của hoạt động kinh doanh và khả năng khai thác thông tin bởi lẽ con người là nhân tố quyết
định của mọi thành công. Nếu các nhân viên cán bộ phòng kinh doanh xuất nhập khẩu và phịng kế hoạch thị trường có trình độ cũng như kinh nghiệm trong việc xử lý thơng tin thì hiệu quả nhập khẩu sẽ được nâng cao. Để có được nguồn nhân lực đảm nhận tốt việc xử lý thông tin công ty nên:
Tiến hành đào tạo và đào tạo lại cán bộ chuyên ngành trong việc thu thập và xử lý thơng tin để nhân viên đó có đủ khả năng và kinh nghiệm cần thiết xử lý được thông tin một cách tốt nhất. Những nhân viên không phù hợp với năng lực, sở trường của cán bộ Cơng ty có thể được sắp xếp vào vị trí khác sao cho phù hợp. Tuyển dụng thêm nhân viên mới có trình độ chun mơn phù hợp.
Đầu tư thêm chi phí cho cơng tác thu thập và xử lý thơng tin một cách thoả đáng.
+ Sử dụng tối đa và hợp lý các phương pháp phân tích thị trường.
Khi đã có đầy đủ các thơng tin đáng tin cậy về thị trường nước ngồi thì các chỉ tiêu định lượng và định tính liên quan đến các nội dung mà Cơng ty cần biết có thể phân tích trực tiếp từ các thơng tin sẵn có. Tuy nhiên trường hợp này khá hiếm trong thực tế vì thơng thường các thơng tin thu được là không đầy đủ và người nghiên cứu chỉ có được những thơng tin mang tính bao qt. Vì vậy để xử lý chính xác thơng tin thì Cơng ty có thể sử dụng các phương pháp như phương pháp chọn mẫu khách hàng, phương pháp thống kê phân tích thị trường, phương pháp chuyên gia, các phương pháp thống kê...
+ Phân định rõ lại chức năng và nhiệm vụ giữa phòng kinh doanh xuất nhập khẩu và phòng kế hoạch thị trường cũng như các thành viên trong phòng kế hoạch thị trường.
Như trên đã phân tích chủ trương của Cơng ty là thực hiện giao khốn tự tìm khách hàng, nguồn hàng tới từng phịng kinh doanh xuất nhập khẩu. Vì vậy, phịng kinh doanh xuất nhập khẩu cũng phải tiến hành các hoạt động nghiên cứu thị trường như phịng kế hoạch thị trường. Bên cạnh đó phịng kế hoạch thị trường sau khi trình lên ban giám đốc các kết quả nghiên cứu thị trường sau đó ban giám đốc mới phân tới các phòng kinh doanh xuất nhập khẩu, điều này vừa làm tốn thời gian là mất cơ hội kinh doanh. Cơng ty có thể phân định lại rõ như sau:
Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu và phòng kế hoạch thị trường sẽ liên hệ trực tiếp với nhau trong các thương vụ, kế hoạch xuất nhập khẩu. Còn chiến lược nhập khẩu cho cả một giai đoạn, một kỳ kinh doanh cả hai phòng sẽ trao đổi và trình lên ban giám đốc phê duyệt.
Trong phịng kế hoạch thị trường có thể phân ra một bộ phận làm công tác nghiên cứu thị trường trong nước, một bộ phận nghiên cứu thị trường nước ngồi để các cá nhân có trình độ chun mơn hố cao. Chức năng và nhiệm cụ của từng bộ phận sẽ do trưởng phòng kế hoạch thị trường phân định sau khi được sự thông qua của ban giám đốc.