III. Một số giải pháp nhằm hồn thiện hoạt động nhập khẩu ở cơng ty thương mại xuất nhập khẩu Hà nội.
3. Hồn thiện công tác giao dịch, đàm phán và ký kết hợp đồng nhập khẩu.
Trong kinh doanh thương mại nói chung và trong kinh doanh xuất nhập khẩu nói riêng, q trình đàm phán diễn ra hàng ngày. Tuy nhiên khơng phải bất cứ cuộc đàm phán nào cũng thành cơng bởi vì sự thành cơng của cuộc đàm phán phụ thuộc vào một số nhân tố: Sự lựa chọn hình thức đàm phán, thành phần tham gia đàm phán và quy trình của cuộc đàm phán.
Cơng ty nên lựa chọn hình thức đàm phán phù hợp với tính chất của hợp đồng nhập khẩu và phù hợp với mối quan hệ bạn hàng và đối tác để có thể đạt được những điều khoản có lợi cho mình trong hợp đồng. Nếu hợp đồng nhập khẩu không mấy phức tạp, giá trị nhập khẩu hàng hố khơng lớn, đối tác là bạn hàng truyền thống hoặc đã từng có quan hệ bạn hàng thì cơng ty có thể sử dụng hình thức đàm phán qua thư tín. Cịn nếu hợp đồng nhập khẩu có nhiều điều khoản phức tạp, giá trị hàng hố lớn, hay đối tác là bạn hàng mới thì nên áp dụng phương pháp đàm phán trực tiếp. Hình thức này cho phép Công ty trực tiếp trao đổi, thoả thuận với đối tác về các điều khoản mua bán trong hợp đồng, việc ký kết hợp đồng diễn ra nhanh chóng hơn, tận dụng được các ưu đãi trong thanh tốn. Trong hình thức đàm phán trực tiếp cần chú ý:
+ Với đối tác giao dịch lần đầu thì khi bước vào cuộc đàm phán, Công ty phải nắm vững những thơng tin liên quan đến họ. Điều đó sẽ mang lại thuận lợi trong cuộc đàm phán vì sự hiểu bạn hàng sẽ giúp Công ty luôn chủ động và chứng tỏ rằng Cơng ty đã có bề dày kinh nghiệm trên thị trường thế giới.
Sách lược chung trong đàm phán là phải giấu kín suy nghĩ của mình đồng thời phải tìm mọi cách thăm dị suy nghĩ, tâm lý của đối phương, phải biết quan sát thái độ của họ để có thể nắm bắt được điểm chết, từ đó dẫn đến dành quyền chủ động để dẫn tới thoả thuận những điều khoản có lợi cho mình.
Phải biết tạo ra sự cạnh tranh cho đối phương: cho đối phương biết họ không phải là đối tác duy nhất của Công ty.
Tránh thoả thuận nhanh: thỏa thuận q nhanh sẽ khơng đủ thời gian để nắm bắt tồn bộ vấn đề xung quanh cuộc đàm phán. Tuy nhiên, trong trường hợp nhận thấy đối phương đã có sự chuẩn bị kỹ lưỡng thì thoả thuận nhanh chóng để có thể đem lại sự thành cơng bất ngờ cho Công ty.
+ Việc đàm phán phải đi tới thống nhất, đảm bảo được lợi ích cho cả hai bên và phải tuân thủ theo đúng các chính sách, luật pháp của các nước tham gia hợp đồng.
Để cuộc đàm phán, ký kết hợp đồng thành công, hứa hẹn một hiệu quả kinh doanh cao, Công ty nên lựa chọn đội ngũ những người tham gia đàm phán trên cơ sở những đánh giá sau: Có trình độ ngoại ngữ, có khả năng nắm bắt được tình hình một cách nhanh nhạy để có thể giải quyết được những khúc mắc trong khi đàm phán, có trình độ nghiệp vụ đàm phán, kỹ thuật chuyên ngành và nắm chắc các quy tắc trong đàm phán, các điều luật có liên quan đến luật pháp Việt Nam và luật của các nước đối tác. Người chịu trách nhiệm đàm phán phải có sự chuẩn bị đầy đủ các chi tiết về các điều khoản thoả thuận, có thơng tin chính xác về đối phương và các phương án lựa chọn khác để sử dụng trong đàm phán.
Với hình thức đàm phán qua thư cơng ty nên áp dụng ba bước như sau:
Bước 1: Công ty chủ động dự thảo hợp đồng bằng văn bản và ký (2 hoặc 4 bản) sau đó fax cho phía đối tác nước ngồi.
Bước 2: Bên phía đối tác nước ngồi sau khi nhận bản fax hợp đồng thì xem xét, đánh giá , sửa đổi hoặc thống nhất với hợp đồng.
Bước 3: Nếu bên nước ngoài đồng ý với các điều khoản trong hợp đồng thì sẽ gửi lại xác nhận cho Cơng ty hợp đồng đã có chữ ký của họ. Nếu khơng đồng ý thì Cơng ty cần chủ động goi điện, thư từ, fax hoặc gặp gỡ trực tiếp để đi đến thỏa thuận thống nhất các điều kiện.