tốn việt nam
2.1.2. Cơ cấu tổ chức của cơng tyKiểm tốn Việt Nam
Tổ chức bộ máy quản lý của VACO đợc thiết kế và thực hiện theo mơ hình trực tuyến (Sơ đồ 2.3).
Với mơ hình nh trên, Ban lãnh đạo cơng ty có quyền chỉ đạo, điều hành trực tiếp đối với các phòng cấp dới. Mọi hoạt động của nhân viên các phòng đều trực tiếp nhận lệnh và sự phân công của ngời lãnh đạo.
Đứng đầu công ty là Giám đốc. Giúp việc cho Giám đốc là 5 phó Giám đốc trực tiếp phụ trách 8 phịng nghiệp vụ và 3 chi nhánh của cơng ty.
Giám đốc cơng ty là ngời đại diện tồn quyền của cơng ty. Đó
là ngời có trách nhiệm điều hành tồn bộ hoạt động của cơng ty. Tại VACO, Giám đốc chịu trách nhiệm quản lý tài chính và nhân sự là chủ yếu. Ngồi ra, Giám đốc cịn trực tiếp phụ trách phòng t vấn, chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh và một bộ phận phịng Hành chính tổng hợp.
Hiện nay, các Phó Giám đốc theo sự phân cơng của Giám đốc điều hành một hoặc một số lĩnh vực hoạt động của công ty:
1 Phó Giám đốc phụ trách Phịng nghiệp vụ I và III.
1 Phó Giám đốc phụ trách Phịng nghiệp vụ II, Phịng ISD3, Phịng kiểm tốn xây dựng cơ bản và chi nhánh Miền trung. 1 Phó Giám đốc phụ trách Phịng ISD1.
1 Phó Giám đốc phụ trách Phịng ISD2, Phịng hành chính tổng hợp và chi nhánh Hải phịng.
1 Phó Giám đốc phụ trách Phịng t vấn và giải pháp.
Ban Giám đốc cơng ty có quyền trực tiếp ký kết hợp đồng hoặc uỷ quyền cho những ngời có trách nhiệm căn cứ vào giá trị hợp đồng và tính chất của hợp đồng. Giám đốc có quyền quyết định cuối cùng đối với cơng tác lập và luân chuyển chứng từ trong suốt quá trình hoạt động của cơng ty.
Các phịng trong cơng ty đợc phân chia về mặt quản lý hành chính, tạo điều kiện cho cơng tác quản lý và phân cơng cơng việc. Mỗi phịng đều có chức năng và nhiệm vụ thực hiện hoạt động dịch vụ kiểm tốn tơng tự nhau nhng loại hình dịch vụ và mạng lới khách hàng có sự khác nhau.
Phịng nghiệp vụ I, II, III, có chức năng kiểm tốn báo cáo tài chính cho các doanh nghiệp nhà nớc, doanh nghiệp có vốn đầu t nớc ngồi và các dự án.Tại phịng nghiệp vụ I, Tổng cơng ty Xi măng; rợu bia; thuốc lá là những khách hàng chủ yếu. Phịng nghiệp vụ II chun về kiểm tốn tại Tổng cơng ty Hàng không. Tổng công ty Bu chính viễn thơng và Tổng công ty Than là những khách hàng thờng xun của cơng ty do phịng nghiệp vụ III thực hiện kiểm toán.
Sơ đồ 2.3: Bộ máy tổ chức và quản lý của cơng ty
Phịng kiểm tốn xây dựng cơ bản có chức năng kiểm tốn các cơng trình xây dựng cơ bản của Nhà nớc và các doanh nghiệp. Dịch vụ này chỉ mang tính hỗ trợ bởi phí kiểm tốn tơng đối thấp.
Phòng t vấn và giải pháp chuyên làm t vấn về thuế, về giải
pháp kinh doanh, t vấn về tài chính doanh nghiệp và về quản trị nói chung. Bộ phận thơng tin là một bộ phận trực thuộc phòng này.
Phòng dịch vụ quốc tế (ISD) – thành viên của DTT có chức năng
thực hiện dịch vụ kiểm toán dới tên hãng DTT cho các doanh
Giám đốc
Giám đốc
P. Giám đốc
P. Giám đốc P. Giám đốcP. Giám đốc P. Giám đốcP. Giám đốc P. Giám đốcP. Giám đốc P. Giám đốcP. Giám đốc
Phòng NV 3 Phòng ISD 3 Phòng t vấn Phòng t vấn Phòng NV 1 Phòng NV 2 Phòng ISD 1 Phòng HCTH Phòng K’T XDCB Phòng ISD 2 & Đào tạo Chi nhánh Hải Phòng Chi nhánh Miền Trung Chi nhánh TP HCM
cơng ty lớn có vay vốn của World Bank và các Tổng công ty lớn khác. Cụ thể phòng ISD 1 kiểm toán khối dịch vụ, khách sạn; phòng ISD 2 kiểm tốn khối sản xuất; phịng ISD 3 kiểm tốn các dự án quốc tế.
Sự phân chia các phòng nh trên tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý trong cơng ty, nhất là một cơng ty có đặc điểm đặc thù, vừa là doanh nghiệp nhà nớc trực thuộc Bộ Tài chính vừa là cơng ty kiểm tốn thực hiện hoạt động kiểm tốn độc lập theo quy trình quốc tế. Đặc biệt, khi triển khai hoạt động kiểm toán tại một Tổng cơng ty lớn, cơng ty có thể lập nhóm kiểm tốn với các thành viên đợc huy động từ các phòng khác nhau. Đây cũng là một lợi thế rất lớn cho công ty khi thiếu nhân viên thực hiện kiểm toán bởi các nhân viên đều đợc trang bị những kiến thức lý luận và thực hành kiểm toán căn bản nh nhau.
Các phịng khi thực hiện các cuộc kiểm tốn đều phải có sắp xếp kế hoạch để tạo điều kiện cho việc phê chuẩn, ký nhận các chứng từ về những khoản phí hợp lý, hợp lệ cho cuộc kiểm toán. Mặc dù với t cách là cơng ty kiểm tốn thực hiện kiểm tốn hoạt động kế tốn của đơn vị khác nhng cơng ty, cụ thể là các phòng nghiệp vụ cũng bảo đảm sự luân chuyển và giá trị hợp pháp của các chứng từ liên quan đến hoạt động kiểm tốn và hoạt động chung của cơng ty.
Ngoài ra, để tăng cờng cơng tác quản lý, 2 phịng chức năng là phòng đào tạo và phịng hành chính tổng hợp đợc thiết lập để thực hiện chức năng đào tạo và quản lý nhân sự, kế tốn và hành chính nói chung. Phịng đào tạo khơng chỉ tiến hành công
tác đào tạo nội bộ, đào tạo bên ngồi (khi có nhu cầu) mà cịn kiểm tốn báo cáo tài chính chung với các hãng khác hay các cơng ty thuộc lĩnh vực tài chính nh bảo hiểm. Cơng tác hành chính, quản trị, văn th và kế tốn của cơng ty đợc quản lý tại Phịng
hành chính tổng hợp.
Nh vậy, mơ hình quản lý trực tuyến theo nghiệp vụ và chức năng của công ty đợc thiết kế tơng đối gọn nhẹ, quy mô vừa. Các chi nhánh của cơng ty VACO tại thành phố Hồ Chí Minh, Hải phịng và Miền trung cũng đợc tổ chức theo mơ hình quản lý t- ơng tự. Chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh chịu sự quản lý trực tiếp của Giám đốc công ty. Chi nhánh thành phố Hải Phòng và Miền trung do một phó Giám đốc điều hành. Các chi nhánh đợc trực tiếp ký kết hợp đồng trên cơ sở uỷ quyền của Giám đốc công ty. Điều này tạo quyền chủ động cho các chi nhánh mà vẫn bảo đảm sự giám sát, kiểm tra của cấp trên thông qua những chứng từ cụ thể nh giấy uỷ quyền, hợp đồng kinh tế, v.v…
Ngồi ra, một bộ phận khơng kém phần quan trọng trong bộ máy quản lý của công ty, đó là Hội đồng t vấn DTT. Một nhóm nhân viên có trình độ tơng xứng có trách nhiệm kiểm tra, sốt xét chất lợng kiểm tốn thơng qua Báo cáo kiểm toán và file kiểm toán. Thờng niên, các chuyên gia của DTT đồng thời thực hiện cơng tác kiểm sốt chất lợng trớc, trong và sau khi kiểm toán. Hội đồng t vấn cũng thực hiện những biện pháp cần thiết để tham mu, t vấn cho Phòng t vấn và giải pháp và Phòng dịch vụ quốc tế. Nh vậy, mỗi phịng nghiệp vụ, phịng chức năng đều có nhiệm vụ cụ thể riêng biệt nhng lại có mối quan hệ với nhau trong việc
trao đổi nhân sự, dịch vụ trợ giúp bảo đảm nguyên tắc “ bất kiêm nhiệm”, tránh ơm đồm, tránh lãng phí mà vẫn duy trì tính liên tục, hợp lệ của quy trình luân chuyển chứng từ, sổ sách và sẵn sàng tham mu cho Ban Giám đốc khi cần.
2.1.3. Đặc điểm quy trình hoạt động kiểm tốn của cơngty Kiểm toán Việt Nam