1.5.1 .Xuất phát từ mục đích của doanh nghiệp
3.2. Một số giải pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động
3.2.3. Quản lý các khoản phải thu
Nội dung của quản lý các khoản phải thu là phải vừa tăng doanh số bán hàng mà không để bị chiếm dụng vốn quá nhiều. Công ty bị chiếm dụng vốn nhiều mà chủ yếu nằm ở các khoản phải thu của khách hàng và các khoản phải thu khác. Nguyên nhân do:
- Thứ nhất: Với mục tiêu của công ty là mở rộng thị phần nên cơng ty mong muốn tìm được nhiều bạn hàng mới, do đó chính sách tín dụng đã nới lỏng đối với khách hàng. Cơng ty có thể gia hạn nợ với thời gian dài hơn, số lượng lớn hơn và phạm vi khách hàng rộng hơn.
- Thứ hai: cơng tác thẩm định uy tín và khả năng tài chính của khách hàng chưa được tốt, do đó cơng ty vẫn ký hợp đồng nhà thầu phụ với một số khách hàng mà khả năng tài chính thấp.
- Thứ ba: trong một số trường hợp khi ký kết hợp đồng với khách hàng chưa có các điều kiện ràng buộc chặt chẽ về thời gian thanh toán và các điều khoản thanh tốn mang tính pháp lý khác, do đó khách hàng coi thường kỷ luật thanh toán, dẫn đến khách hàng trả nợ chậm, dây dưa chiếm dụng vốn của cơng ty. Do đó, để đảm bảo sự ổn định, lành mạnh và tự chủ về mặt tài chính, đẩy nhanh tốc độ luân chuyển của vốn lưu động từ đó góp phần sử dụng vốn lưu động có hiệu quả, thì cơng ty cần phải có những biện pháp hữu hiệu để làm tốt hơn nữa cơng tác thanh tốn và thu hồi nợ. Để làm tốt công tác trên, theo em công ty cần áp dụng một số biện pháp cụ thể sau:
+ Chính sách tín dụng có lỏng song phải ở trong một giới hạn an tồn, nó phải có sự hợp lý với khả năng tài chính của cơng ty, cũng như có thể gia hạn nợ căn cứ vào giá trị thực tế của cơng trình và tình hình thực tế của khách hàng sao cho vừa mềm mỏng vừa có khả năng thu hồi nợ nhanh nhất. Chúng ta có thể xem xét một số mơ hình ra quyết định trong cơng tác các khoản phải thu:
Hình 3.1: Mơ hình nới lỏng chính sách bán chịu
Hình 3.2: Mơ hình thắt chặt chính sách bán chịu
+ Ngồi ra cịn có các mơ hình về thời hạn bán chịu, thay đổi tỷ lệ chiết khấu,...
+ Trước khi ký kết hợp đồng và chấp nhận tín dụng cơng ty cần phải làm tốt hơn nữa công tác thẩm định về uy tín và khả năng thanh tốn của khách hàng. Cụ thể phải xem xét: khả năng thanh tốn, hệ số tín nhiệm, uy tín của khách hàng trên thương trường, tình hình hoạt động kinh doanh và cả những yếu tố tiềm năng có thể. Nếu chưa có điều kiện đi sâu thẩm định thì bắt buộc bên đối tác phải sử dụng đến các biện pháp như đặt cọc, trả trước một phần giá trị hợp đồng....
Tăng doanh thu Tăng khoản phải
thu
Tăng chi phí vào khoản phải thu
Nới lỏng chính sách bán chịu
Tăng lợi nhuận đủ bù đắp tăng chi phí khơng?
Tăng lợi nhuận Ra quyết định
Giảm doanh thu Giảm khoản phải
thu
Tiết kiệm chi phí cho khoản thu
Thắt chặt chính sách bán chịu
Tăng lợi nhuận đủ bù đắp tăng chi phí khơng?
Trong hợp đồng tiêu thụ công ty cần phải quy định rõ thời hạn thanh toán, phương thức thanh toán...và yêu cầu các bên phải chịu trách nhiệm thực hiện đầy đủ, nghiêm túc các điều khoản quy định trong hợp đồng phù hợp với chếđộ chính sách tài chính hiện hành. Nếu thanh tốn chậm so với thời hạn quy định đối tác sẽ phải chịu phạt vi phạm hợp đồng, phạt nợ quá hạn và phải chịu lãi theo lãi suất nợ quá hạn của ngân hàng.
Để giúp cơng ty có thể nhanh chóng thu hồi các khoản phải thu, hạn chế phát sinh các chi phí khơng cần thiết hoặc rủi ro, cơng ty có thể tiến hành các biện pháp chủ yếu sau:
- Phải mở sổ theo dõi chi tiết các khoản nợ phải thu trong và ngồi cơng ty, thường xun đôn đốc thu hồi nợ đúng hạn.
- Có chính sách bán chịu đúng đắn đối với từng khách hàng cụ thể. Khi bán chịu cho khách hàng phải xem xét kỹ khả năng thanh toán trên cơ sở hợp đồng kinh tế đã ký kết.
- Phân loại các khoản nợ quá hạn, tìm nguyên nhân của từng khoản nợ (khách quan, chủ quan) để có biện pháp xử lý thích hợp, như gia hạn nợ, thoả ước xử lý.
Quản lý các khoản phải thu là phải vừa tăng doanh số bán hàng mà không để bị chiếm dụng vốn qúa nhiều. Để thực hiện tốt điều này công ty cần áp dụng những hoạt động sau:
- Công ty cần phải tăng cường công tác thẩm định năng lực tài chính của khách hàng trước khi đi đến quyết định cung cấp tín dụng thương mại (năng lực tài chính, khả năng trả nợ). Cơng ty cần có những chính sách hợp lý để khuyến khích khách hàng thanh tốn như: Thực hiện triết khấu, giảm gia, có những ưu tiên, ưu đãi đối với những khách hàng trả tiền ngay.
- Theo dõi thường xuyên tình trạng của khách hàng, về thời gian các khoản nợ của khách hàng tránh tình trạng nợ q lâu dẫn đến khó địi.
- Theo dõi thường xun tình trạng của khách hàng, về thời gian các khoản nợ của khách hàng tránh tình trạng nợ q lâu dẫn đến khó địi:
+ Công ty cần lập bảng phân tuổi các khoản phải thu để nắm rõ về quy mô các khoản phải thu, thời hạn của từng khoản và có biện pháp thu nợ đến hạn.
+ Trong công tác thu hồi nợ, cơng ty nên áp dụng các biện pháp khuyến khích khách hàng trả tiền trước thời hạn nhằm thu hồi nợ nhanh như sử dụng hình thức triết khấu cho khách hàng trả nợ trước thời hạn.
+ Khi khoản nợ chuẩn bị đến hạn trả công ty nên gửi giấy báo cho khách hàng biết để khách hàng chuẩn bị tiền trả nợ.
+ Đối với những khoản nợ quá hạn trong thanh tốn cơng ty có thể tuỳ vào tình hình thực tế của khách hàng có thể gia hạn nợ, hoặc phạt chậm trả theo quy định của hợp đồng.
+ Đối với các khoản nợ khó địi: một mặt cơng ty thực hiện trích lập quỹ dự phịng các khoản phải thu khó địi đảm bảo sự ổn định về mặt tài chính. Mặt khác cơng ty có biện pháp xử lý khoản nợ khó địi này một cách phù hợp như: gia hạn nợ, thậm chí giảm nợ nhằm thu hồi những khoản nợ một phần coi như bị mất.
Như vậy, để quản lý các khoản phải thu, kiến nghị với công ty nên theo dõi các khoản phải thu như sau:
- Xác định kì thu tiền bình quân.
- Xắp xếp tuổi thọ các khoản phải thu: chia các khoản nợ phải thu thành nợ q hạn và nợ trong thanh tốn, sau đó dựa vào thời gian đến hạn thanh toán của các khoản phải thu để tiến hành xắp xếp, và so sánh tỷ lệ của các khoản nợ phải thu so với tổng cấp tín dụng.
- Xác định số dư các khoản phải thu: chỉ tiêu này giúp doanh nghiệp thấy được nợ tồn đọng của từng khách hàng để có biện pháp thu hồi vốn, tránh tình trạng mở rộng mức bán chịu.
Bên cạnh đó cơng ty cũng cần tăng cường công tác thu hồi nợ:
- Công ty cần lập bảng phân tuổi các khoản thu để nắm rõ về quy mô các khoản phải thu,thời hạn của từng khoản và có biện pháp thu nợ đến hạn
- Trong công tác thu hồi nợ, cơng ty nên áp dụng các biện pháp khuyến khích khách hàng trả tiền trước thời hạn nhằm thu hồi nợ nhanh như sử dụng hình thức triết khấu cho khách hàng trả nợ trước thời hạn
- Khi khoản nợ chuẩn bị đến hạn trả công ty nên gửi giấy báo cho khách hàng biết để khách hàng chuẩn bị tiền trả nợ
- Đối với những khoản nợ q hạn trả cơng ty có thể tùy vào tình hình thực tế của khách hàng có thể gia hạn nợ hoặc phạt chậm trả theo quy định của hợp đồng
- Đối với các khoản nợ khó địi, một mặt cơng ty thực hiện trích lập quỹ dự phịng các khoản phải thu khó địi đảm bảo sự ổn định về mặt tài chính, mặt khác cơng ty có biện pháp xử lý khoản nợ này một cách phù hợp
Như vậy, để quản lý các khoản thu, kiến nghị với công ty nên theo dõi các khoản thu như sau:
- Xác định kỳ thu tiền bình quân
- Sắp xếp tuổi thọ các khoản thu: các khoản nợ phải thu thành nợ quá hạn và nợ trong thanh tốn, sau đó dựa trên thời gian thanh toán của các khoản phải thu để tiến hành sắp xếp và so sánh tỷ lệ của các khoán nợ phải chi so với tổng cấp tín dụng
- Xác định số dư các khoản phải thu: chỉ tiêu này giúp doanh nghiệp thấy được nợ tồn đọng của từng khách hàng để có biện pháp thu hồi vốn,tránh tình trạng mở rộng mức bán chịu.