CHƢƠNG 1 TỔNG QUAN VÀ CƠ SỞ LÝ LUẬN NGHIÊN CỨU
1.2. Cơ sở lý luận của nghiên cứu
1.2.2. Những nội dung của năng lực quản lý lớp học
1.2.2.1. Những nội dung của năng lực quản lý
Năng lực quản lý là khả năng tác động của một người hay một nhóm người đến đối tượng để đạt mục đích nhất định. Năng lực quản lý hay năng
lực tổ chức là xuất phát từ hai khía cạnh : thứ nhất là năng lực bẩm sinh của từng cá nhân có khả năng trong việc thu hút, tổ chức một nhóm cá nhân để thực hiện công việc nhất định; thứ hai là năng lực quản lý được hình thành qua kinh nghiệm, quá trình làm việc và giáo dục bản thân. Như vậy, năng lực quản lý là sự kết hợp giữa nghệ thuật quản lý và khoa học quản lý.
* Nghệ thuật quản lý: tính cách, cách thức quản lý riêng của từng cá nhân, có người mềm dẻo, có người cứng nhắc.
* Khoa học quản lý: áp dụng những tri thức khoa học như toán học, số học, tâm lý học, chính trị học vào hoạt động quản lý.
Quản lý là hoạt động cần thiết cho mọi tổ chức, hoạt động nhằm đảm bảo sự kết hợp và phối hợp hoạt động giữa các cá nhân trong tổ chức, giữa con người với tự nhiên để mang lại lợi ích mong muốn cho tổ chức. Quản lý là một hoạt động khách quan nảy sinh khi cần có sự nỗ lực tập thể thực hiện một mục tiêu chung. Quản lý diễn ra với mọi quy mô, mọi cấp độ của tổ chức từ nhỏ đến lớn, từ đơn giản đến phức tạp, trong tất cả các lĩnh vực của đời sống. Mục tiêu của quản lý nhằm hướng tới:
+ Tổ chức, điều hòa, phối hợp và hướng dẫn hoạt động của các cá nhân trong tổ chức nhằm thực hiện mục tiêu chung.
+ Kết hợp hài hịa lợi ích của từng cá nhân và của tập thể trên cơ sở phát huy nỗ lực cá nhân, tạo môi trường và điều kiện cho sự phát triển của mỗi cá nhân với mục tiêu chung của tổ chức.
+ Tạo sự ổn định và thích ứng cao của tổ chức trong môi trường biến động. Mục tiêu quản lý là làm cho tổ chức duy trì ổn định để thỏa mãn lợi ích chung và riêng.
Năng lực quản lý được thể hiện trong việc thực hiện các chức năng của quản lý là lập kế hoạch; tổ chức thực hiện; chỉ đạo, điều hành; kiểm tra, kiểm sốt, được thể hiện như sau:
động nhất định (có thể là kế hoạch của một tổ chức hoặc kế hoạch của một hoạt động nhất định), tức là hoạch định những vấn đề và cách giải quyết các vấn đề đó nhằm làm cho tổ chức có thể đối phó, thích ứng với những thay đổi có thể dự đoán trước cũng như những các thay đổi không dự liệu được ở tương lai.
Có nhiều cách tiếp cận khác nhau về cơng tác kế hoạch như: công tác kế
hoạch là những hoạt động hay quá trình để đưa ra một một kế hoạch làm một việc gì đó[6,71]. Hay theo Stephen Robbin[28] công tác kế hoạch bao gồm
việc xác định mục đích hay mục tiêu của các hoạt động của tổ chức; thiết lập một chiến lược tổng thể để đạt được mục tiêu đó; xây dựng một hệ thống các kế hoạch cụ thể để lồng ghép và phối hợp các hoạt động.
Công tác kế hoạch hóa là xác định những gì có thể xảy ra thơng qua phân tích, dự báo và dự đoán xu thế vận động và phát triển của một tổ chức hoặc một hoạt động cụ thể. Điều này giúp tổ chức lường trước được một cách tối đa nhất những rủi ro trong quá trình thực hiện cơng việc và thích ứng với những thay đổi bên ngồi.
Năng lực lập kế hoạch có thể khái qt thành kế hoạch hóa nhằm thực hiện q trình phân tích, đánh giá, dự báo xu hướng vận động và phát triển của một hoạt động, một tổ chức theo những phương án khác nhau. Sản phẩm của công tác kế hoạch là bản kế hoạch được xây dựng bằng văn bản với mục tiêu, nhiệm vụ, cũng như cách thức biện pháp nguồn lực mà tổ chức có thể sử dụng để đạt được mục tiêu.
- Năng lực tổ chức thực hiện: tổ chức ở đây được hiểu theo nghĩa là một động từ (không phải hiểu theo nghĩa danh từ là một thực thể, một cơ quan). Chức năng tổ chức là thực hiện các công việc nhằm đảm bảo các hoạt động cụ thể được diễn ra theo kế hoạch đặt trước, tức là nghiên cứu sự phân bổ, phân công các thành viên trong tổ chức nhằm thực hiện mục tiêu chung mà tổ chức cần hướng tới. Để thực hiện chức năng này cần xác định một số yếu tố cơ bản
như: mục đích; phân cơng lao động; sự phối hợp; lãnh đạo của cấp trên; mối quan hệ với bên ngồi; một cơ cấu nhân sự chính thức hoặc khơng chính thức để thực hiện hoạt động.
Cơng tác tổ chức thực hiện có vai trị quan trọng trong hoạt động quản lý thể hiện ở những mặt sau [6,94]: Công tác tổ chức liên quan đến tất cả các công việc phải làm của tổ chức để đạt được mục tiêu của tổ chức; phân chia công việc trong tổ chức thành các hoạt động cụ thể mà các nhóm cơng việc đó phải được thực hiện một cách hợp lý, logic của các thành viên trong tổ chức; phối hợp thực hiện công việc một các hợp lý giữa các bộ phận; chỉ ra cơ chế phối hợp các hoạt động của các thành viên tổ chức; giám sát một cách hiệu quả toàn bộ tổ chức như một hệ thống và tiến hành điều chỉnh nếu cần thiết.
- Năng lực chỉ đạo điều hành (hay còn gọi là chức năng lãnh đạo): sự
hướng dẫn, điều khiển hay chỉ huy lãnh đạo trong hoạt động quản lý mang ý nghĩa là sự chỉ dẫn cho ai đó làm một việc gì đó của nhà quản lý. Theo Harold Knoontz và các cộng sự lãnh đạo là sự chỉ dẫn, điều khiển, ra lệnh và đi trước, tức là sự tác động đến con người sao cho họ tự nguyện và nhiệt tình để phấn đấu đạt được mục tiêu tổ chức [25]
Để chức năng này thực hiện hiệu quả, nhà quản lý phải tiến hành các hoạt động như [6,125]: khuyến khích, động viên người khác tham gia; chỉ dẫn, hướng dẫn người khác thực hiện cơng việc; lãnh đạo nhóm thực hiện nhiệm vụ được phân công; tạo cơ hội để cá nhân có điều kiện vươn lên, tự phát triển.
- Năng lực kiểm tra, kiểm soát: được tiếp cận với nhiều cách thức khác
nhau nhưng có thể được hiểu là quá trình giám sát (monitoring) các hoạt động của cá nhân, nhóm hay tổ chức nhằm bảo đảm cho các thành viên đó thực hiện tất cả các nhiệm vụ đã được thong qua trong kế hoạch và trong trường hợp cần thiết đưa ra các điều chỉnh nhằm khắc phục các sai lệch [6,154]. Như
vậy, kiểm sốt gắn liền với q trình giám sát và đưa ra biện pháp cần thiết khắc phục những sai lệnh của kế hoạch.
Q trình kiểm sốt thường bao gồm các hoạt động: đo lường hoạt động; so sánh hoạt động thực tế với tiêu chuẩn đã được xác định trong kế hoạch; tiến hành các hoạt động điều chỉnh cần thiết nhằm làm cho mục tiêu của tổ chức đạt được.
Những năng lực trên sẽ đảm bảo cho hoạt động nội bộ của tổ chức được thực hiện. Tuy nhiên, mục đích cuối cùng của nâng cao năng lực quản lý là hướng tới nâng cao chất lượng hoạt động của tổ chức. Do đó, để đảm bảo chất lượng hoạt động của tổ chức có sự gắn liền giữa sản phẩm, nhà tổ chức và người sử dụng thì mọi tổ chức ln quan tâm đến nhu cầu của người sử dụng hay đối tượng khách hàng. Ngoài năng lực quản lý nhằm thực hiện các chức năng cơ bản của hoạt động quản lý thì cần quan tâm đến năng lực thu hút sự tham gia của đối tượng khách hàng. Theo giáo sư David M.Dilts (thuộc trường đại học Waterloo, Waterloo Ontario, Canada) chất lượng hoạt động của tổ chức dựa trên 5 nhóm tiêu chí: khách hàng, nhà sản xuất, sản phẩm, giá trị và sự tưởng tượng. Trong đó, nhu cầu khách hàng hay mong muốn khách hàng về sản phầm hàng hóa hoặc dịch vụ là điều làm lên thương hiệu và chất lượng của tổ chức. Quản lý chất lượng toàn bộ TQM đã đưa ra khái niệm chất lượng nhấn mạnh tới sự hài lòng của người sử dụng, chứ không phải của nhà sản xuất. Từ cách tiếp cận trên có thể thấy, bên cạnh những năng lực dựa trên chức năng của quản lý, đối với ngành cung cấp dịch vụ đặc biệt như y tế, giáo dục thì việc tham gia của người thụ hưởng dịch vụ hay khách hàng vào dịch vụ được cung cấp là tư tưởng quản lý hiện đại, có những bước phát triển so với tư tưởng quản lý truyền thống. Do đó, năng lực quản lý thứ năm là năng lực thu hút sự tham gia của học viên vào hoạt động quản lý:
- Năng lực thu hút sự tham gia của khách hàng: Thu hút là sự lôi cuốn một đối tượng vào một hoạt động nhất định, năng lực thu hút sự tham gia của
khách hàng vào hoạt động quản lý là việc tổ chức khuyến khích việc tham gia của khách hàng bằng các chính sách, phương thức thực hiện, để khách hàng tham gia trực tiếp và gián tiếp vào hoạt động quản lý, điều hành hoạt động của tổ chức. Mục đích của việc thực hiện năng lực này là:
+ Giảm thiểu tối đa những quyết định mang tính mệnh lệnh, quan liêu của chủ thể quản lý.
+ Nâng cao tính cạnh tranh giữa các tổ chức.
+ Phát huy tinh thần dân chủ, khuyến khích sự tham gia của khách hàng. + Tăng cường trao đổi thông tin hai chiều giữa tổ chức và khách hàng.
1.2.2.2. Năng lực quản lý lớp học
Từ lý thuyết về năng lực quản lý nói chung ở phần trên là cơ sở để hình thành năng lực quản lý lớp học. Năng lực quản lý lớp học là sự tác động của chủ thể quản lý lớp học lên các phương tiện tổ chức lớp học (giáo viên, hệ thống quy chế lớp học, phương pháp quản lý của chủ thể, trang thiết bị, tài liệu, học viên…) để mang lại hiệu quả cao nhất cho lớp học.
Đánh giá năng lực quản lý lớp học được thực hiện trên cơ sở thực hiện các chức năng của quản lý nói chung và gắn liền với hoạt động quản lý, tổ chức các lớp học. Thể hiện qua năm năng lực sau:
* Năng lực lập kế hoạch tổ chức lớp học
Năng lực lên kế hoạch tổ chức các lớp học là công việc rất quan trọng nhằm định hướng những hoạt động cần làm trong quá trình tổ chức lớp học. Kế hoạch hóa có nghĩa là xác định mục tiêu, mục đích đối với thành tựu tương lai của tổ chức và các con đường, biện pháp, cách thức để thực hiện mục tiêu, mục đích đó. Bản kế hoạch của một hoạt động được lập ra nhằm trả lời cho câu hỏi (a) mục đích, phương hướng của hoạt động là gì; (b) xác định và đảm bảo (có tính chắc chắn, cam kết) về các nguồn lực thực hiện; (c) quyết định những hoạt động nào là cần thiết để đạt được mục tiêu.
phân tích và xử lý thơng tin một cách có hệ thống nhằm xác định mục tiêu, phân bố các nguồn lực, thời gian và các phương án thực hiện nhằm đạt được mục tiêu cho chương trình, khóa học đào tạo đã được xác định. Những hoạt động chủ yếu cần có khi lập kế hoạch đào tạo hay kế hoạch mở lớp bao gồm:
- Xác định mục tiêu đào tạo phát triển nguồn nhân lực - Xác định đối tượng đào tạo phát triển nguồn nhân lực - Xác định thời hạn đào tạo phát triển nguồn nhân lực - Xác định các bước hành động
- Xác định kết quả mong đợi
- Lựa chọn hình thức và phương pháp đào tạo - Dự tính chi phí đào tạo
- Lựa chọn cơ sở đào tạo
- Phương pháp đào tạo: Đào tạo mới hay tái đào tạo, đào tạo tại chỗ (sự hỗ trợ về nội bộ) hay qua trường lớp (sự hỗ trợ của các chuyên gia), đào tạo ngắn hạn hay dài hạn ...
- Nội dung đào tạo: Phải gắn liền với công việc.
- Thời gian đào tạo: Ngắn hạn hay dài hạn, tập trung hay bán tập trung. - Các hỗ trợ về nội bộ trong quá trình tham gia đào tạo để duy trì và khơng làm ảnh hưởng tới hoạt động chung.
Từ những hoạt động cụ thể của công tác lập kế hoạch, khi đánh giá có thể khái qt hố hoạt động đánh giá năng lực quản lý thơng qua các khía cạnh sau:
- Thứ nhất, đánh giá chung về năng lực lập kế hoạch (xem xét chung về các hoạt động nêu trên).
- Thứ hai, đánh giá tính hợp lý của kế hoạch tổ chức lớp học (trong đó bao gồm tính hợp pháp và phù hợp đối với đối tượng học viên).
- Thứ ba, xem xét tính khả thi của lập kế hoạch tổ chức lớp học ( yếu tố này giúp đánh giá tính phù hợp với nhu cầu thực tế, tính ứng dụng của kế
hoạch tổ chức lớp học được lập ra.
* Năng lực tổ chức thực hiện lớp học
Là khâu hiện thực hóa các mục tiêu và hoạt động được đề ra trong quá trình xây dựng kế hoạch; Tạo cơ sở đánh giá được sự đúng đắn của kế hoạch, giúp tổ chức có thêm được những kinh nghiệm để tổ chức thực hiện đào tạo ngày càng tốt hơn.
Khi tiến hành tổ chức các khóa học cần chú ý các nội dung sau: các hoạt động hỗ trợ đào tạo và công tác giảng dạy:
- Các hoạt động hỗ trợ đào tạo:
+ Thơng tin khóa học và cơng tác đón tiếp học viên + Cơng tác bố trí, sắp xếp chỗ ăn, ở cho học viên + Công tác điểm danh, đảm bảo sĩ số
+ Sắp xếp lớp cho các đối tượng học viên khác nhau + Khảo sát ý kiến học viên sau khóa học
- Hoạt động tổ chức giảng dạy
+ Tên giảng viên theo lịch so với thực tế + Nội dung bài giảng theo thời khóa biểu + Phương pháp giảng dạy
+ Liên hệ thực tế trong bài giảng + Hướng dẫn ơn thi cuối khóa
Khái qt hóa đánh giá ở những khía cạnh sau:
- Thứ nhất, đánh giá chung về năng lực tổ chức thực hiện.
- Thứ hai, xem xét việc tổ chức thực hiện lớp học có đảm bảo tiến độ đề ra hay khơng.
- Thứ ba, xem xét hiệu quả tổ chức thực hiện có đáp ứng được nhu cầu của học viên và có giải quyết được vấn đề khơng.
Chỉ đạo điều hành quản lý đào tạo tại các lớp chuyên viên chính thể hiện ở việc điều hành, chỉ đạo của lãnh đạo (giám đốc, phó giám đốc Học viện) đối với các hoạt động tổ chức các lớp chuyên viên chính và điều hành, quản lý của bộ phận quản lý lớp đối với học viên.
- Năng lực chỉ đạo điều hành của nhà lãnh đạo khi thực hiện các khóa học được thể hiện ở một số nội dung cơ bản như:
+ Phân công nhiệm vụ cho các bộ phận đào tạo + Khả năng chọn người để giao việc
+ Năng lực giải quyết vấn đề khi có tình huống phát sinh + Động viên giảng viên, học viên khi tổ chức khóa học + Thực hiện các cam kết của cơ sở đào tạo
Khái quát hóa thành các hoạt động đánh giá sau:
- Thứ nhất, đánh giá chung về năng lực chỉ đạo, điều hành.
- Thứ hai, đánh giá về tính hợp lý trong năng lực chỉ đạo điều hành
- Thứ ba, đánh giá về tính kịp thời xử lý các cơng việc của lãnh đạo học viện trong chỉ đạo điều hành khóa học.
* Năng lực kiểm tra, giám sát lớp học
Năng lực kiểm soát trong tổ chức lớp học thực chất là thực hiện quá trình giám sát đào tạo, phát hiện những sai phạm, điều chỉnh những yếu tố phát sinh, đồng thời đưa ra những biện pháp cần thiết để khắc phục những sai lệch của kế hoạch.
- Hoạt động giám sát đào tạo sẽ gồm những nội dung sau: