1.1. Cơ sở lí luận
1.1.3. Tạo lập văn bản hành chính-cơng vụ theo lí thuyết giao tiếp
Tạo lập văn bản nói chung là một quy trình, tạo lập VBHC-CV cũng vậy, bao gồm những bước sau:
1.1.3.1. Định hướng-xác định các nhân tố giao tiếp của văn bản
Trước khi viết một văn bản cần có sự định hướng về văn bản. Việc định hướng này chính là việc xác định những nhân tố giao tiếp của văn bản. Các nhân tố giao tiếp của văn bản bao gồm: nhân vật giao tiếp, nội dung giao tiếp, hồn cảnh giao tiếp, mục đích giao tiếp và cách thức giao tiếp.
Nhân vật giao tiếp, đó là người viết, người nói (người phát) và người
đọc, người nghe (người nhận). Trong q trình giao tiếp sẽ ln có sự ln phiên thay đổi vai trị phát và nhận giữa các nhân vật giao tiếp. Nếu các nhân vật giao tiếp có chung những đặc điểm về văn hóa, kinh nghiệm sống, hồn cảnh giao tiếp thói quen… đặc biệt là có chung với nhau những tri thức về đề tài sẽ được nói tới thì tin rằng cuộc giao tiếp sẽ đạt hiệu quả cao. Để cuộc giao tiếp diễn ra có hiệu quả thì nhân vật giao tiếp phải tiến hành lựa chọn theo cách trả lời cho được những câu hỏi như: nói cái gì, nói như thế nào, sử dụng loại câu gì, từ ngữ gì, âm thanh gì, ngữ điệu thế nào… Trong đó, nói gì và nói như thế nào là quan trọng như nhau.
Cũng để cuộc giao tiếp diễn ra, duy trì và phát triển theo chiều hướng dự định, nhân vật giao tiếp (người nói) phải nhận thức được chính bản thân mình trong quan hệ với người nghe (là quan hệ vị thế hay thân hữu), đồng thời phải đốn được hình ảnh của người đối thoại-người nghe với tất cả thuộc tính về động cơ, mục đích, nhân cách, địa vị xã hội, học vấn và hồn cảnh trong đó giao tiếp diễn ra. Bởi trong giao tiếp ln ln là người nói và người nghe cụ thể gắn với một tình huống, thời gian, khơng gian cụ thể. Vì vậy, để có một phát ngơn thỏa đáng, nhân vật giao tiếp không những phải xác định được vị thế của mình mà cịn phải xác định được vị thế của người tham gia giao tiếp với mình. Khi đã xác định được vị thế của mỗi bên tham gia giao tiếp, nhân vật giao tiếp có cách xưng hơ phù hợp với nhau.
Để cuộc giao tiếp diễn ra có hiệu quả thì người giao tiếp cũng rất cần phải nắm vững được các quy tắc ngôn ngữ của tiếng Việt. Cụ thể hơn, người giao tiếp phải tính đến mình phải sử dụng những kiểu câu, cấu trúc câu như thế nào cho phù hợp với hoàn cảnh giao tiếp và để biểu đạt nội dung mình muốn nói.
Nội dung giao tiếp, là vấn đề được đề cập trong văn bản. Đó cũng có thể
là những vấn đề trong thực tế khách quan bên ngoài con người (những sự vật, hiện tượng của tự nhiên, xã hội được con người nhận thức) hoặc cũng có thể là những hiện thực thuộc về con người, thuộc nội tâm con người, kể cả nội tâm người phát và người nhận (những tư tưởng, tình cảm, những câu chuyện tưởng tượng,…). Và đó cũng có thể là chính ngơn ngữ và hành động ngôn ngữ hay bản thân cuộc giao tiếp bằng ngôn ngữ. Tuy nhiên, giữa ý định của người phát (nội dung dự kiến) với sản phẩm của việc thực hiện ý định đó thường bao giờ cũng có một khoảng cách nhất định. Khơng phải lúc nào người phát cũng có thể thể hiện hết và hồn tồn chính xác những ý định của mình bởi rất nhiều lí do như khả năng sử dụng ngơn từ, hồn cảnh giao tiếp, tình trạng tâm sinh lí,…. Do đó, giữa những điều thể hiện và nội dung dự kiến ban đầu của người nói, người viết bao giờ cũng có một khoảng cách nhất định.
Hoàn cảnh giao tiếp, hiểu một cách chung nhất bao gồm các yếu tố không
gian, thời gian, xã hội, tâm lí, văn hóa, quan hệ giữa các nhân vật giao tiếp,… mà ở đó hoạt động giao tiếp đang diễn ra. Xét ở phạm vi hẹp hơn, cụ thể hơn hoàn cảnh giao tiếp bao gồm những hiểu biết và cách ứng xử về thời gian, địa điểm, hình thức giao tiếp, tình trạng sức khỏe, tâm lí, những sự việc xảy ra xung quanh,… tồn tại trong quá trình giao tiếp. Như vậy, hiểu một cách hẹp hơn, hoàn cảnh giao tiếp cịn được gọi là ngữ cảnh, tình huống giao tiếp hay thoại trường.
Tình huống giao tiếp có thể hiểu là mơi trường xã hội và tâm lí mà ở một thời điểm nhất định người ta tiến hành hoạt động giao tiếp. Một cuộc giao tiếp sẽ có các thành tố: ai-với ai-về cái gì-ở đâu-khi nào (-để làm gì). Tương ứng với: người phát/ người nói-người nhận/ người nghe-chủ đề giao tiếp/ nội
Mục đích giao tiếp, mỗi người khi viết hoặc nói đều nhằm đến những
mục đích giao tiếp riêng. Có thể mục đích đó là thơng báo tin tức mới, trao đổi một vài vấn đề được nhiều người quan tâm, hoặc cũng có thể đó là sự phê phán, sự động viên cổ vũ, hoặc cũng có thể là sự đe dọa, lên án,…Mục đích giao tiếp rất đa dạng và được xác định một cách cụ thể tùy thuộc vào từng cuộc giao tiếp. Và tất nhiên căn cứ vào từng mục đích giao tiếp khác nhau người ta sẽ sử dụng nội dung giao tiếp khác nhau, các kiểu câu khác nhau sao cho cuộc giao tiếp diễn ra hiệu quả nhất.
Mục đích của một văn bản có thể chia nhỏ ra thành: Mục đích nhận thức, mục đích tác động về tình cảm và mục đích tác động về hành động. Nhưng việc có đạt được mục đích hay khơng và đạt đến mức nào thì khơng phải lúc nào cũng có thể được nhận ra ngay tức thời. Trong đại đa số các trường hợp, chúng ta có thể dễ dàng nhận diện ngay được hiệu quả của việc giao tiếp. tuy nhiên, trong thực tế, cũng có những cuộc giao tiếp mà người ta chỉ có thể nhận ra hiệu quả của nó sau một thời gian dài, thậm chí năm, mười năm sau mới có thể thấy được.
Cách thức giao tiếp, hoạt động giao tiếp được thực hiện bằng những
phương tiện giao tiếp nào (phương tiện ngôn ngữ; phương tiện kí hiệu, tín hiệu; phương tiện vật chất cụ thể), trực tiếp hay gián tiếp, giao tiếp chính thức hay giao tiếp khơng chính thức.
Tuy nhiên, trong VBHC-CV, việc xác định các nhân tố giao tiếp có thể có 2 trường hợp:
Trường hợp 1: Một số các nhân tố đã được xác định sẵn.
Ví dụ: Hãy soạn một Thơng báo của lớp gửi HS về vấn đề ủng hộ sau cơn bão.
Trong q trình soạn Thơng báo, HS đã xác định được: - Nhân vật giao tiếp:
+ Đối tượng nhận văn bản: HS lớp + Cơ quan gửi: Tập thể lớp
- Nội dung giao tiếp: Vấn đề ủng hộ sau cơn bão
- Mục đích giao tiếp: Mong muốn nhận được sự ủng hộ của tất cả HS trong lớp. - Cách thức giao tiếp: Hoạt động giao tiếp được thực hiện bằng văn bản; tức bằng phương tiện giao tiếp gián tiếp.
- Hồn cảnh giao tiếp: Có tính nghi thức, thuộc PCHC-CV.
Trường hợp 2: Người tạo lập văn bản phải tự xác định các nhân tố giao tiếp của văn bản. Người soạn thảo cần phải xác định rõ:
- Nhân vật giao tiếp: Văn bản hướng tới nhân vật giao tiếp nào và người viết có vai trị, tư cách nào khi viết văn bản. Văn bản hành chính là phương tiện giao tiếp có tính nghi thức giữa Nhà nước với nhân dân, nhân dân với Nhà nước. Do đó trong giao tiếp hành chính điều quan trọng là phải xác định được vị thế giao tiếp: Cơ quan cấp trên gửi cơ quan cấp dưới hay ngược lại hay ngang cấp. Trong giao tiếp hành chính người viết khơng được thể hiện tính cá nhân của mình mà phải nói là tiếng nói của tổ chức cơ quan mà người đó đại diện.
- Văn bản trình bày nội dung gì, viết về vấn đề gì và đạt mục đích gì trong giao tiếp. Ở giao tiếp hành chính, nội dung giao tiếp có tính cơng vụ, mục đích giao tiếp là lợi ích cơ quan, đồn thể hay quốc gia.
- Văn bản được viết trong hồn cảnh nào (khơng gian, thời gian), mật, khẩn hay không.
- Cách thức giao tiếp như thế nào, lựa chọn và sử dụng những phương tiện giao tiếp như thế nào, kiểu loại văn bản như thế nào. Khi soạn thảo VBHC, phải xác định loại văn bản để xây dựng đúng khuôn mẫu gồm những thành phần thể thức theo quy định.
Việc xác định những nhân tố giao tiếp nêu trên rất quan trọng. Xác định càng chính xác văn bản càng đạt hiệu quả giao tiếp.
1.1.3.2. Lập đề cương cho văn bản
Lập đề cương tức là xác lập ý và sắp xếp ý. Xác lập ý (tìm ý): xác lập các ý lớn và ý nhỏ để triển khai các ý lớn.
- Mục đích của việc lập đề cương: Người viết có cái nhìn khái qt,
đề, xa rời đích giao tiếp; người viết chủ động trong việc triển khai các thành phần của văn bản, tránh tình trạng viết một cách ngẫu hứng.
- Nguyên tắc khi lập đề cương: Lập đề cương phải tuân thủ hai nguyên
tắc cơ bản. Đó là nguyên tắc thiết thực và nguyên tắc giá trị tương đương. + Nguyên tắc thiết thực: Nguyên tắc này thể hiện ở việc các thành tố nội dung đưa ra phải hướng vào chủ đề chung của văn bản, phù hợp với nội dung vấn đề, mục đích giao tiếp và cách thức giao tiếp đã được xác định trong phần định hướng; không được xa rời trọng tâm hoặc đưa ra những ý quá vụn vặt. Trong VBHC-CV, nguyên tắc này còn thể hiện ở việc tuân thủ những thành phần thể thức quy định. Nếu không tuân thủ nguyên tắc này, người viết sẽ mắc lỗi sai đề hoặc lạc đề hoặc nội dung phát triển không đầy đủ.
+ Nguyên tắc giá trị tương đương: Nguyên tắc này thể hiện ở việc các ý cùng giá trị phải có mối quan hệ tương đương, phải được trình bày với cùng một loại kí hiệu. Ngược lại những ý khơng cùng giá trị, không được thiết lập quan hệ tương đương. Nếu không tuân thủ nguyên tắc này, các thành tố nội dung sẽ trùng lặp, mâu thuẫn, lẫn lộn.
- Các loại đề cương: Đề cương có hai loại là đề cương sơ giản và đề
cương chi tiết. Đề cương sơ giản, là đối với văn bản lớn chỉ nêu tên gọi các mục, các phần, các chương. Còn đối với văn bản nhỏ chỉ nêu các ý lớn mà chưa cụ thể hóa cùng các lí lẽ và dẫn chứng. Đề cương chi tiết, là không chỉ bao gồm những ý lớn mà còn bao gồm những ý nhỏ triển khai các ý lớn. Tức là bao gồm những lí lẽ và dẫn chứng.
- Các thao tác lập đề cương: Khi lập đề cương, cần xác lập các thành tố
nội dung và sắp xếp chúng theo một trình tự hợp lí.
+ Xác lập các thành tố nội dung: Các thành tố nội dung là các ý lớn, ý nhỏ. Hay nói cách khác là luận điểm, luận cứ; chủ đề chung của chủ đề bộ phận. Việc xác lập này dựa vào những quan hệ logic sau:
Quan hệ hướng nội hay nội tại: Phân xuất vấn đề thành những phương diện khác nhau; tức quan hệ giữa đối tượng với các thành tố cấu thành đối tượng.
Quan hệ hướng ngoại: Quan hệ giữa vấn đề với những vấn đề khác để từ đó xác lập những thành tố nội dung của văn bản. Những quan hệ này có thể là là quan hệ nguyên nhân-kết quả hay điều kiện-kết quả.
+ Sắp xếp các thành tố nội dung: Là việc sắp xếp theo logic khách quan hay chủ quan của người viết. Theo logic khách quan, là theo trình tự thời gian, vị trí khơng gian, quan hệ tồn thể bộ phận hay điều kiện- kết quả. Theo logic chủ quan, là theo tâm lí cảm xúc, theo sự đánh giá chủ quan của người viết.
Ví dụ: Bản kế hoạch tổ chức phong trào thi đua chào mừng Ngày nhà giáo Việt Nam 20/11 của lớp, đề cương sơ giản được lập như sau:
- Mục đích, yêu cầu của việc chức phong trào thi đua; - Nội dung thi đua;
- Biện pháp tổ chức thực hiện.
Trên cơ sở đề cương sơ giản được lập như trên, người viết có thể tiến hành lập đề cương chi tiết về kế hoạch tổ chức phong trào thi đua chào mừng Ngày nhà giáo Việt Nam 20/11 của lớp như sau:
- Mục đích, yêu cầu:
+ Phát động đợt thi đua cao điểm để lập thành tích chào mừng ngày Nhà giáo Việt Nam 20 /11.
+ Tạo khơng khí thi đua học tập rèn luyện với kết quả cao nhất của HS trong lớp.
+ Qua thi đua, tham gia các hoạt động, HS có dịp trao đổi kinh nghiệm, giao lưu thắt chặt tình đồn kết trong lớp.
+ Qua các hoạt động thi đua để giáo dục cho HS truyền thống tôn sư trọng đạo của dân tộc, giáo dục HS nâng cao ý thức học tập, tham gia nhiệt tình các hoạt động tập thể lành mạnh.
+ 100% HS trong lớp tham gia đợt thi đua cao điểm chào mừng ngày Nhà giáo Việt Nam.
- Nội dung:
+ Phong trào học tập: Lớp phát động tuần học tốt và đánh giá thi đua nền nếp của HS trong tuần.
+ Phong trào thể dục thể thao, văn hóa văn nghệ: Thi văn nghệ chào mừng; thi Cầu lông; thị Cờ vua; thi Việt dã
- Biện pháp tổ chức thực hiện:
+ Lớp trưởng phối hợp với tổ trưởng các tổ tham mưu với GV chủ nhiệm xây dựng kế hoạch thi đua cụ thể cho các hoạt động của lớp.
+ Lớp trưởng công khai kế hoạch các hoạt động của lớp để HS tham gia góp ý, thực hiện đạt hiệu quả.
+ Thời gian thi đua: Bắt đầu từ đầu tháng 11, tuần cao điểm tuần 11 và tuần 12 kết thúc các hoạt động và ngày 16 tháng 11, các tổ báo cáo kết quả vào sáng 18 tháng 11.
+ Các tổ thi đua xây dựng kế hoạch và lập thể lệ cụ thể cho từng nội dung hoạt động, trình kế hoạch với GV chủ nhiệm.
+ Lớp trưởng theo dõi tất cả các hoạt động thi đua chào mừng ngày Nhà giáo Việt Nam 20/11 của lớp, tổng hợp, báo cáo kết quả cho GV chủ nhiệm vào sáng ngày 18 tháng 11.
1.1.3.3. Viết đoạn văn và liên kết các đoạn văn
Đề cương là bộ khung, là bản thiết kế để xây dựng văn bản. Viết văn bản chính là sự thực hiện hóa đề cương. Khi thực hiện viết văn bản phải tiến hành các hoạt động viết từ, câu, đoạn văn và liên kết các đoạn văn.
- Viết đoạn văn: Đoạn văn là đơn vị để tổ chức văn bản, thường gồm
một số câu gắn bó với nhau trên cơ sở một chủ đề bộ phận, cùng nhau phát triển chủ đề đó theo định hướng giao tiếp chung của văn bản. Có hai yêu cầu về đoạn văn trong văn bản. Về hình thức, đoạn văn phải được tách ra một cách rõ ràng về hình thức với dấu hiệu mở đầu là lùi đầu dòng và viết hoa; dấu hiệu kết thúc và dấu chấm xuống dịng. Về nội dung, đoạn văn phải có tính nhất thể và tính mạch lạc. Tính nhất thể của đoạn văn thể hiện ở việc các câu phải tập trung thể hiện ý chủ đề. Tránh viết những câu xa đề, lạc ý.
Ví dụ: Với đề cương chi tiết của Bản kế hoạch tổ chức phong trào thi đua chào mừng Ngày nhà giáo Việt Nam 20/11 của lớp như trên, ở giai đoạn này, người viết triển khai thành ba đoạn lớn tương ứng với ba nội dung nêu
trên. Trong các đoạn lớn đó có các đoạn nhỏ. Cuối cùng liên kết các đoạn văn lại thành văn bản.
1.1.3.4. Sửa chữa và hoàn thiện văn bản
Khi tạo lập văn bản người viết phải tiến hành sửa chữa và hoàn thiện văn bản, tránh văn bản mắc lỗi. Lỗi khi viết văn bản thuộc nhiều loại khác