2.1. Lí thuyết giao tiếp với nội dung dạy học tạo lập văn bản hành
2.1.1. Lí thuyết giao tiếp với việc xác lập các phương tiện diễn đạt
phong cách hành chính-cơng vụ
Dạy học tạo lập VBHC-CV theo lí thuyết giao tiếp thực chất là dạy học vì mục đích giao tiếp. Dạy về giao tiếp và dạy trong giao tiếp. Tạo lập VBHC-CV đòi hỏi phải biết lựa chọn sử dụng ngôn ngữ, nắm vững VPHC-CV và vận dụng chúng một cách thích hợp.
2.1.1.1. Đặc điểm về từ vựng trong văn bản hành chính-cơng vụ
Khi sử dụng một từ ta đã đưa từ đó vào hoạt động. Sử dụng từ trong VBHC-CV phải đúng nghĩa từ vựng, tức là từ phải biểu đạt chính xác nội dung cần thể hiện, ví dụ: Khơng thể dùng từ “dựa vào” thay thế cho từ “căn cứ” là từ dùng để mở đầu cho một văn bản có tính chất quyết định, quy định như: Căn cứ Luật Giáo dục;
Trong VBHC-CV không dùng từ ngữ làm phát sinh cách hiểu đa nghĩa, ví dụ: Phải xử phạt đối với hành vi không thực hiện hoặc thực hiện không đầy
đủ những quy định về đăng kí hộ khẩu khi thay đổi nơi ăn ở.Trong câu này từ
“ăn ở” khơng chính xác, dễ làm phát sinh cách hiểu khác nhau, cần thay bằng từ “cư trú”. Đồng thời, tránh thừa từ, lặp từ, ví dụ: Các khối, lớp cần gửi báo
cáo, nêu rõ số liệu và con số cụ thể để tiện cho việc kiểm tra định kỳ. Trong
câu này có hiện tượng lặp từ “số liệu”, “con số cụ thể”, chỉ cần sử dụng một trong hai từ trên là đủ nghĩa và rõ ràng.
Để tạo nên câu và các đơn vị trên câu, các từ tiếng Việt được sử dụng ln có mối quan hệ chặt chẽ với các từ đi trước và đi sau nó. Cần phải đặt từ vào
đúng vị trí ngữ pháp trong quan hệ với các từ khác sao cho chuẩn ngữ pháp tiếng Việt. Chẳng hạn, danh từ có thể đứng sau những từ chỉ loại như cái, con; sau số từ như một, hai, ba; hoặc có thể đứng trước những từ để chỉ như này, ấy, đó... Cần lưu ý khơng sử dụng nhầm lẫn vị trí của các từ loại khác nhau.
Trong VBHC-CV, đòi hỏi sử dụng từ đúng PCHC-CV. Dùng từ ngữ theo chuẩn phổ thông, không dùng từ ngữ địa phương, trừ trường hợp sử dụng từ ngữ địa phương chỉ các sự vật, hiện tượng mà chỉ địa phương đó mới có hoặc những từ có nguồn gốc địa phương đã trở thành từ ngữ phổ thông; hạn chế đến mức tối đa các từ viết tắt để đảm bảo tính rõ ràng và nghiêm túc của văn bản. Đối với các trường hợp cần viết tắt để tránh dài dòng, cần phải viết đầy đủ ở lần sử dụng đầu tiên, sau đó chú giải về quy ước viết tắt; sử dụng đúng và hợp lí các thuật ngữ chun ngành. Đó là những thuật ngữ chỉ tên gọi các tổ chức bộ máy nhà nước, chức vụ, lĩnh vực hoạt động hành chính; các thuật ngữ pháp lí... Nếu trong văn bản có từ chun mơn sâu thì phải giải thích hoặc phải định nghĩa các thuật ngữ không quen thuộc đối với đời sống nhân dân.
Một vấn đề quan trọng nữa khi tạo lập VBHC-CV là sử dụng từ đúng chính tả tiếng Việt. Chính tả tiếng Việt về cơ bản đã thống nhất trên tồn quốc. Giọng nói ba miền Bắc, Trung, Nam tuy có khác nhau về âm sắc nhưng đều có cách viết chính tả chung. Tuy nhiên, thực tế cho thấy lỗi chính tả thường gặp trong tiếng Việt khá đa dạng, bao gồm lỗi về phần vần, về hệ thống phụ âm đầu và lỗi viết hoa. Ví dụ:
kĩ thuật/ kỷ thuật; truy nã/ truy nả; công quỹ/ công quỷ), về vần (nhất trí/ nhứt trí; nguyên tắc/ nguyên tắt; nhân dân/ nhâng dâng; triệu tập/ trịu tập), về phụ âm đầu (xét xử/ xét sử; quản lí/ quản ný; tranh giành/ chanh dành; xử sự/ sử xự), về phân bố các kí hiệu cùng biểu thị một âm (quốc gia/ cuốc gia; chuyên ngành/ chuyên nghành; hoa quả/ hua quả).
Vì thế, người tạo lập VBHC-CV ln phải chú ý thao tác kiểm tra chính tả để đảm bảo tính chuẩn mực của ngôn ngữ trong văn bản. Riêng lỗi viết hoa có thể thấy hiện nay cịn có nhiều bất cập. Việc viết hoa trong VBHC-CV cịn tùy
tiện, khơng chuẩn xác, đặc biệt là khi viết hoa tên cơ quan, tổ chức, các chức danh, khi muốn bày tỏ lịng tơn kính. Hiện nay, viết hoa trong VBHC được quy định trong Thông tư số: 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kĩ thuật trình bày VBHC.
Như vậy, từ vựng trong ngôn ngữ HC-CV địi hỏi phải chính xác, đơn nghĩa, mang tính phổ thơng đại chúng.
2.1.1.2. Đặc điểm về ngữ pháp trong văn bản hành chính-cơng vụ
Văn bản hành chính-cơng vụ thường sử dụng câu có đầy đủ hai thành phần nòng cốt chủ ngữ và vị ngữ. Không sử dụng câu khuyết chủ ngữ nếu như khơng đề cập đến chủ đề nêu ở phía trước. Ví dụ: Phải gương mẫu đi đầu
trong mọi hoạt động, tuân thủ chế độ, nền nếp cho các bạn khác trong lớp noi theo. Câu trên sẽ sai (do thiếu thành phần chủ ngữ) nếu như đứng độc lập,
không gắn với chủ đề nêu ở phía trước.
Câu trong VBHC-CV phải đảm bảo tính logic. Việc sắp xếp trật tự trong câu phải phản ánh đúng ý định, tư duy của người viết; tránh gây hiểu lầm, mập mờ về nghĩa. Ví dụ: Trong nhà trường nói chung và trong cơng tác ban hành
văn bản nói riêng chúng ta đều làm được rất nhiều. Câu trên là câu sai, vì “văn
bản nói riêng” khơng thuộc phạm trù logic “nhà trường nói chung”.
Câu trong VBHC-CV phải diễn đạt chính xác, rõ ràng, mạch lạc. Để đảm bảo tính chính xác, rõ ràng khi viết câu dài, nhất là những câu phức có cấu trúc nhiều tầng bậc phức tạp, cần lưu ý sắp xếp các thành phần câu sao cho không tạo thành câu đa nghĩa, gây ra những cách hiểu mơ hồ. Mặt khác, cần lưu ý quan hệ kết hợp giữa các câu trong các đoạn của văn bản sao cho vừa đảm bảo liên kết hình thức, vừa chính xác nội dung. Có như vậy mới kiến tạo được một hệ thống ý tứ mạch lạc cho toàn bộ nội dung, tạo điều kiện tốt nhất cho người tiếp nhận và thực thi văn bản. Ví dụ:
Một số khối và lớp đã thực hiện nghiêm túc và thu được những kết quả bước đầu trong việc chống các tệ nạn học đường nhưng nhìn chung việc thực
hiện cơng tác này cịn chậm, kết quả đạt được cịn thấp, việc xử lí nhiều vụ vi phạm khơng nghiêm.
Câu trên có thể tách thành hai câu, mỗi câu mang một nội dung: một câu khẳng định thành tích, một câu nêu lên những vấn đề tồn tại cần giải quyết. Như vậy ý sẽ rõ ràng hơn:
Một số khối và lớp đã chỉ đạo nghiêm túc và thu được những kết quả bước đầu trong việc chống các tệ nạn học đường. Nhưng nhìn chung, việc thực hiện cơng tác này cịn chậm, kết quả đạt được cịn thấp, việc xử lí nhiều vụ vi phạm khơng nghiêm.
Văn bản hành chính-cơng vụ chủ yếu sử dụng câu tường thuật, câu mệnh lệnh. Tránh dùng câu cảm thán, câu cầu khiến. Trường hợp cần nêu câu hỏi, tránh dùng câu có từ để hỏi trực tiếp mà chuyển dạng câu có từ để hỏi trực tiếp sang câu trần thuật để đảm bảo tính lịch sự, nhã nhặn của VPHC-CV.
Một đặc điểm dễ nhận thấy trong VBHC-CV là việc sử dụng dấu câu phù hợp. Trong tiếng Việt, có 10 loại dấu câu được sử dụng. Mỗi loại dấu câu đều có chức năng ngữ pháp riêng. Cần phải có kiến thức đầy đủ về vấn đề này để sử dụng dấu câu đúng ngữ pháp tiếng Việt.
Chú ý một số loại dấu câu có thể sử dụng đặc biệt trong PCHC-CV như dấu phảy (,), dấu chấm phảy (;). Các dấu như dấu chấm than (!), dấu chấm hỏi (?), dấu ba chấm (...), rất ít được sử dụng trong phong cách này.
2.1.1.3. Đặc điểm về đoạn văn trong văn bản hành chính-cơng vụ
Đoạn văn là đơn vị cấu thành văn bản trình bày một nội dung tương đối độc lập. Việc liên kết các câu thành đoạn văn, vị trí đoạn văn, tạo ra mối liên hệ giữa các đoạn văn với nhau là vấn đề cơ bản quyết định tới tính logic, thống nhất, chỉnh thể của VBHC-CV. Đoạn văn thường có các yếu tố quan hệ chặt chẽ với nhau như: cấu trúc của đoạn văn, độ dài của đoạn văn, quan hệ trong nội dung đoạn văn, quan hệ giữa các đoạn văn.
Thông thường đoạn văn gồm 3 phần: chủ đề, triển khai, kết. Phần chủ đề: giới thiệu chủ đề, đối tượng đề cập của đoạn văn. Phần triển khai: thuyết minh, diễn giải cho chủ đề. Phần kết: báo hiệu đoạn văn gần kết thúc và kết luận vấn đề. Tuy nhiên, trong VBHC-CV không phải lúc nào đoạn văn cũng đủ ba phần. Nếu là đoạn văn chỉ có một câu thì thường chỉ có phần triển khai.
Trong đoạn văn, câu đầu và câu cuối có vị trí quan trọng nên cần bắt đầu đoạn bằng một câu mang ý chính (một ngun tắc, một ngun lí, một sự khái qt hóa), sau đó là ý phụ minh họa làm sáng ý chính. Đoạn văn có thể có một hoặc nhiều câu. Không tách đoạn tùy tiện, ngẫu hứng, chỉ về mặt hình thức (thấy dài thì tách). Nhìn chung, đoạn ngắn dễ đọc hơn, hấp dẫn hơn nên viết xong cần đọc kĩ lại, thấy dài thì lược bớt phần khơng cần thiết, hoặc chia ra thành các đoạn nhỏ. Để tạo thành văn bản, việc liên kết giữa các đoạn văn phải đảm bảo tính logic, hợp lí cả về hình thức và nội dung.
2.1.1.4. Đặc điểm về nội dung trong văn bản hành chính-cơng vụ
Trong q trình chuẩn bị tạo lập VBHC-CV, người tạo lập văn bản cần xác định rõ các yêu cầu sau:
Tính mục đích, người viết cần xác định được mục tiêu và giới hạn điều
chỉnh của văn bản, tức là phải trả lời được câu hỏi: văn bản này được ban hành để làm gì, mức độ giải quyết đến đâu, kết quả của việc thực hiện văn bản là gì? u cầu này địi hỏi người viết văn bản phải nắm vững nội dung cần trình bày trong văn bản, thấy rõ được tính cần thiết của việc ban hành văn bản. Nội dung của văn bản được ban hành phải đáp ứng nhu cầu thực tế đặt ra, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của cơ quan, đơn vị, nhà trường, lớp học.
Tính khoa học, tức là thơng tin được đưa vào VBHC-CV phải được xử
lí, đảm bảo chính xác, ngắn gọn, khách quan và có đủ thơng tin cần thiết. Sự kiện, số liệu rõ ràng, đúng thực tế, kịp thời, có tính dự báo cao, không sử dụng các thông tin chung chung và lặp lại từ văn bản khác.
Nội dung được sắp xếp theo trình tự hợp lí, logic, nhất qn về chủ đề, bố cục chặt chẽ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc nắm bắt và triển khai thực hiện. Văn bản khi đề cập về các quy định, mệnh lệnh phải có nội dung rõ ràng, không làm cho người đọc hiểu theo nhiều cách khác nhau. Trong một văn bản chỉ nên tập trung một vấn đề nhất định, không nên đưa nhiều nội dung vào một văn bản. Văn bản xây dựng phải đảm bảo tính thống nhất, xem xét trong mối quan hệ biện chứng với các văn bản khác trong hệ thống VBHC-CV nói chung.
Tính đại chúng, đối tượng thi hành của VBHC-CV là các tầng lớp
nhân dân có trình độ học vấn khác nhau, do đó văn bản phải có nội dung dễ hiểu, dễ nhớ, phù hợp với trình độ dân trí, đảm bảo đến mức tối đa tính phổ cập song khơng ảnh hưởng đến tính nghiêm túc, chặt chẽ và tính khoa học của văn bản. Tính đại chúng được đảm bảo khi văn bản đáp ứng các vấn đề sau:
- Nội dung của văn bản phản ánh được nguyện vọng của nhân dân, được thể hiện bằng ngôn ngữ phổ thông đại chúng.
- Các quy định cụ thể trong văn bản không trái với hiến pháp, pháp luật. Để đảm bảo cho văn bản có tính đại chúng, khi tạo lập văn bản cần tiến hành khảo sát, đánh giá thực trạng của xã hội có liên quan đến nội dung chính của dự thảo.
Tính pháp lí, văn bản đảm bảo tính pháp lí khi được ban hành dựa
trên cơ sở những căn cứ và lí do xác thực. Nội dung điều chỉnh phải đúng thẩm quyền do luật định, phù hợp với hiến pháp, luật và văn bản của các cơ quan nhà nước cấp trên, phù hợp với các điều ước quốc tế mà Việt Nam kí kết. Trình tự, thủ tục xây dựng, thể thức ban hành đúng quy định của nhà nước.
Tính khả thi, là một yêu cầu tất yếu đối với VBHC-CV, đồng thời là
hiệu quả của việc sử dụng đúng đắn và hợp lí các yêu cầu vừa nêu trên. Khơng đảm bảo được tính mục đích, tính khoa học, tính đại chúng, tính pháp
lí thì văn bản khó có khả năng thực thi. Để đảm bảo tính khả thi, địi hỏi văn bản phải đáp ứng nhu cầu của cuộc sống, giải quyết được các vấn đề mà thực tiễn đang đặt ra.
2.1.1.5. Đặc điểm về hình thức trong văn bản hành chính-cơng vụ
Hình thức VBHC-CV là cách thức tổ chức nội dung văn bản. Hình thức VBHC-CV phải trang nghiêm, có tính khoa học, tính thẩm mĩ cao. Cụ thể phải đáp ứng các yêu cầu cơ bản sau:
Lựa chọn hình thức văn bản phải phù hợp với mục đích và nội dung của văn bản. Tùy theo từng loại văn bản mà có cách kết cấu theo từng chủ đề hay thể loại hợp lí. Để ghi nhận sự việc sử dụng: biên bản, báo cáo... Để có sự thống nhất, thỏa thuận với nhau về một việc có liên quan tới cả hai bên sử dụng: hợp đồng...
Bố cục phải chặt chẽ, cân đối, hài hịa, phù hợp với từng loại VBHC; phải có đầy đủ các thành phần thể thức theo quy định; các thành phần đó được trình bày đúng vị trí, phơng chữ, cỡ chữ, kiểu chữ,...
Sử dụng ngôn ngữ, văn phong phù hợp với hình thức, loại văn bản. Ngôn ngữ và văn phong phải ngắn gọn, chính xác, trang nghiêm, trung thực, khách quan, dễ hiểu, dễ nhớ, lịch sự, trang trọng; khơng có sai sót về ngữ pháp, chính tả, từ và ngữ, dễ thực hiện và áp dụng vào thực tế công tác HC-CV. Văn bản phải được đánh máy, sao, in đúng quy định, sạch sẽ, rõ ràng, khơng tẩy xóa, mờ, bẩn.