2.2.3.1. Quy trình thanh toán của phương thức nhờ thu xuất khẩu
Sơ đồ 2.3: Quy trình thanh toán của phương thức nhờ thu xuất khẩu
Trách nhiệm Quy trình thực hiện Bước thực
hiện
Hạch toán và thu phí Phê duyệt
Tiếp nhận chứng từ, nhập dữ liệu Gửi chứng từ và giám sát Kiểm tra lệnh thanh toán Nhờ thu đến
Phê duyệt Phê duyệt Phát điện và lưu hồ sơ Xử lý sai lầm (nếu có) Chuyên viên khách hàng/
Chuyên viên thanh toán 1
Cấp thẩm quyền tại đơn vị
/Trung tâm thanh toán 2
Chuyên viên thanh toán 3
Chuyên viên thanh toán tại Trung tâm thanh toán
Chuyên viên khách hàng/
Chuyên viên thanh toán 1
Cấp thẩm quyền tại Trung
tâm thanh toán 5
Chuyên viên thanh toán 6
Cấp thẩm quyền tại Trung
tâm thanh toán 7
Chuyên viên thanh toán 8
Chuyên viên thanh toán 9
(Nguồn: Phòng nghiệp vụ Thanh toán quốc tế)
(1)Chuyên viên khách hàng tiếp nhận yêu cầu Nhờthu hàng xuất khẩu của khách hàng và hướng dẫn khách hàng lập bộ hồ sơ. Sau đó, chuyển cho chuyên viên thanh toán tiến hành kiểm tra và nhập dữ liệu vào hệ thống IPCAS.
(2)Chuyển bộ chứng từ và chỉ thị nhờ thu cho cấp có thẩm quyền xem xét xác định nội dung phù hợp thì kí phê duyệt, kí hậu hối phiếu và chuyển lại cho chuyên viên thanh toán.
(3)Chuyên viên thanh toán gửi Chỉ thị nhờ thu và bộ chứng từ đòi tiền ngân hàng nước ngoài theo yêu cầu của khách. Ngoài ra, giám sát việc thanh toán của ngân hàng đó.
(4)Chuyên viên thanh toán tiến hành kiểm tra lệnh thanh toán Nhờ thu đến từ ngân hàng nước ngoài. Đóng dấu SWIFT RECEIVED nếu xét thấy điện chuyển hợp lệ.
(5)Trưởng phòng hay người đươc ủy quyền thực hiện phê duyệt các lệnh thanh toán. Nhờ thu đến và ký tên vào các lệnh trên bản chính duy nhất.
(6)Điện thanh toán nhờ thu được chuyển lại cho chuyên viên thanh toán để thực hiện hạch toán ghi Có cho khách hàng và thu phí.
(7)Chuyên viên thanh toán chuyển tài liệu cho trưởng phòng phê duyệt căn cứ vào bản chính điện báo Có/điện thanh toán liên ngân hàng đến.
(8)Các lệnh thanh toán cũng như thông báo nhờ thu được lưu tại phòng Thanh toán quốc tế tại Ngân hàng.
(9)Nếu xảy ra sai lầm, chuyên viên thanh toán hạch toán treo vào tài khoản chuyển tiền phải trả để chờ xử lý bằng cách ghi Nợ tài khoản NOSTRO và ghi Có tài khoản chuyển tiền phải trả.
2.2.3.2. Quy trình thanh toán của phương thức nhờ thu nhập khẩu
Sơ đồ 2.4: Quy trình thanh toán của phương thức nhờ thu nhập khẩu Trách nhiệm
Lưu hồ sơ Xử lý sai lầm (nếu có) Phát điện, kiểm tra điện
Phê duyệt
Lập điện thanh toán/từ chối Kiểm soát, phê duyệt Tiếp nhận chứng từ, nhập dữ liệu Giao nhận thông báo, bộ chứng từ
Làm thủ tục về việc thanh toán, chấpnhận/từ chối thanh toán
Quy trình thực hiện Bước thực hiện
Chuyên viên thanh toán 1
Cấp phê duyệt 2
Chuyên viên khách hàng/
chuyên viên thanh toán quốc tế 3
Chuyên viên khách hàng/
chuyên viên thanh toán quốc tế 4
Chuyên viên thanh toán 5
Cấp được phê duyệt 5
Cấp được ủy quyền đẩy điện
SWIFT tại Phòng TTQT 6
Chuyên viên thanh toán 7
Chuyên viên thanh toán 8
(1)Chuyên viên thanh toán tiếp nhận chỉ thị nhờ thu từ chỉ thị nhờ thu do ngân hàng chuyển nhờ thu gửi để đòi tiền theo hình thức nhờ thu. CVTT xử ý bộ chứng từ, kiểm đếm số lượng, nội dung, đồng thời nhập dữ liệu liên quan vào IPCAS, hạch toán và xử lý.
(2)Cấp quản lý có trách nhiệm kiểm soát và tiến hành phê duyệt trên IPCAS. Su đó chuyển cho chuyên viên để cất sau khi xử lý kiểm tra.
(3)Chuyên viên thanh toán tiếp nhận thông báo từ hệ thống IPCAS, sau đó điền thông tin về khoản phí, chuyển cấp trên phê duyệt và gửi cho khách hàng.
(4)Với trường hợp khách hàng từ chối nhận bộ chứng từ, chuyên viên thanh toán chuyển thông báo từ chối thanh toán của khách hàng ghi rơ đề nghị hoàn trả phí Ngân hàng đã thu phí của khách hàng theo quy trình luân chuyển
Với trường hơp khách hàng từ chối thanh toán bộ chứng từ D/A (mặc dù đã nhận chứng từ), chuyên viên yêu cầu khách lập văn bản nêu rõ lý do
Trường hợp khách hàng chấp nhận lấy bộ chứng từ (D/A), chuyên viên tiến hàng giao chứng từ cho khách, chuyên bản chấp nhận của khách để gửi điện chấp nhận.Đối với D/P, tiếp nhận văn bản đồng ý và chỉ giao bộ chứng từ khi có đủ nguồn vốn tự có để thanh toán hoặc đã nhận nợ.
(5)Khi từ chối thanh toán, chuyên viên có trách nhiệm lập điện thông báo từ chối thanh toán bộ chứng từ theo mẫu gửi tới ngân hàng nhờ thu, chuyển cấp trên phê duyệt và chờ chỉ thị của ngân hàng nước ngoài.
Trong trường hợp chấp nhận thanh toán, chuyên viên lập điện thông báo chấp nhận thanh toán, chuyển cho cấp trên phê duyệt. Sau khi nhập dữ liệu giao dịch, cấp có thẩm quyền tại phòng TTQT phê duyệt trên IPCAS.
(6)Đẩy điện đi chính thức sau khi đã phê duyệt sang hệ thống SWIFT. Đồng thời đối chiếu số lệnh SWIFT gửi đi so với báo cáo tổng giao dịch được thực hiện trên IPCAS.
(7)Lưu hồ sơ tại phòng TTQT, chứng từ liên quan đến kế toán được lưu tại đơn vị cùng các giấy tờ gốc.