I. Giới thiệu công ty HP
4. Mơ hình tổ chức bộ máy cơng ty HP
4.1.Cơ cấu tổ chức
4.2.Chức năng nhiệm vụ của Ban giám đốc và cơ chế hoạt động
Giám đốc công ty: Là người đại diện cho tồn bộ cán bộ cơng nhân viên của
công ty, quản lý công ty theo chế độ một thủ trưởng. Giám đốc phụ trách chung, có quyền điều hành tồn cơng ty, theo đúng kế hoạch, chính sách, pháp luật. Giám đốc là người chịu trách nhiệm toàn bộ trước Nhà nước và lãnh đạo cấp trên.
Phó giám đốc kỹ thuật: Có nhiệm vụ điều hành sản xuất, chuyên theo dõi thiết
bị, công nghệ, áp dụng những thành tựu mới của nước ngồi vào quy trình sản xuất của công ty, tăng năng suất lao động, nâng cao hiệu quả sản xuất, là người giúp việc cho giám đốc.
Phó giám đốc kinh doanh: Là người chịu trách nhiệm quản lý, tổ chức và chỉ
đạo công tác kinh doanh của cơng ty. Phó giám đốc cịn là người giúp đỡ giám đốc về việc: giao dịch, ký kết các hợp đồng với khách hàng.
Các phịng ban:
+ Phịng hành chính – nhân sự:
- Thực hiện tuyển dụng, đào tạo và bố trí lao động, điều phối nhân sự trong tồn cơng ty khi có nhu cầu ln chuyển, thay đổi.
- Tổ chức phân loại và định mức lao động, đề xuất Ban giám đốc phương án trả lương công bằng, hợp lý.
- Xây dựng các nội quy, quy chế cho mọi hoạt động của công ty theo yêu cầu của Ban giám đốc.
- Tổ chức các hội nghị, mua sắm trang thiết bị, dụng cụ phục vụ công việc của các phịng ban trong cơng ty.
- Phụ trách quản lý con dấu của đơn vị, tổ chức chặt chẽ công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo đúng chế độ quy định
+ Phịng kế tốn:
- Chịu trách nhiệm tồn bộ thu chi tài chính của Cơng ty, đảm bảo đầy đủ chi phí cho các hoạt động lương, thưởng, mua máy móc, vật liệu,… và lập phiếu thu chi cho tất cả những chi phí phát sinh. Lưu trữ đầy đủ và chính xác các số liệu về xuất, nhập theo quy định của Công ty.
- Chịu trách nhiệm ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ tình hình hiện có, lập chứng từ về sự vận động của các loại tài sản trong Công ty, thực hiện các chính sách, chế độ theo đúng quy định của Nhà nước. Lập báo cáo kế toán hàng tháng, hàng quý, hàng năm để trình Ban Giám đốc.
- Phối hợp với phòng hành chánh – nhân sự thực hiện trả lương, thưởng cho cán bộ công nhân viên theo đúng chế độ, đúng thời hạn. Theo dõi quá trình chuyển tiền thanh tốn của khách hàng qua hệ thống ngân hàng, chịu trách nhiệm quyết tốn cơng nợ với khách hàng. Mở sổ sách, lưu trữ các chứng từ có liên quan đến việc giao nhận..
+ Phịng xuất nhập khẩu:
- Đây là bộ phận hết sức quan trọng, đóng vai trị chủ chốt trong Cơng ty. Đảm bảo đầu vào và đầu ra của Công ty, tiếp cận và nghiên cứu thị trường, giới thiệu sản phẩm và mở rộng thị trường cũng như thu hút khách hàng mới. Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh, tính giá và lập hợp đồng với khách hàng.
- Cung cấp thông tin, dịch thuật tài liệu, phiên dịch cho ban lãnh đạo. Theo dõi, đơn đốc tiến độ thực hiện của các phịng ban, phân xưởng đảm bảo sản xuất sản phẩm đúng thời hạn hợp đồng với khách hàng và kịp thời đề xuất những
phương án sản xuất hiệu quả nhất. + Phòng quản lý sản xuất:
- Chịu trách nhiệm kiểm tra, theo dõi, đôn đốc và tham mưu giúp Giám đốc về lĩnh vực quản lý, sử dụng phương tiện, máy móc, thiết bị, vật tư trong tồn Cơng ty.
- Chủ trì xây dựng định mức tiêu hao nhiên liệu của các phương tiện thiết bị theo ca,sản phẩm… theo định kỳ hàng năm hoặc đột xuất.
- Phối hợp với các phòng ban trong việc xây dựng đơn giá cho thuê phương tiện, thiết bị.
- Chủ trì trong việc lập kế hoạch vật tư , thiết bị phục vụ công tác vận hành và bảo trì đường cao tốc trong tồn cơng ty
+ Phòng quản lý chất lượng
- Tổ chức nghiên cứu, áp dụng quy trình về hệ thống đo lường chất lượng, kiểm tra, giám sát chặt chẽ quy trình sản xuất chế tạo tại các phân xưởng.
- Theo dõi tình hình sản xuất của Cơng ty bảo đảm u cầu kỹ thuật đề ra. - Kiểm tra các mặt hàng mà Công ty thực hiện hoạt động xuất nhập khẩu. - Nghiên cứu cải tiến đổi mới thiết bị nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, đề
xuất sản phẩm không phù hợp.
- Tiến hành tổng kết, đánh giá chất lượng sản phẩm hàng tháng, tìm ra những ngun nhân khơng đạt để đưa ra biện pháp khắc phục.
- Chịu trách nhiệm quản lý, vận chuyển sản phẩm cho khách hàng.
- Xây dựng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn chất lượng. + Phòng bảo vệ:
- Có nhiệm vụ bảo vệ tài sản nội bộ, tuần tra canh gác ra vào cổng, phòng ngừa tội phạm, xử lý vi phạm tài sản, tổ chức huấn luyện tự vệ, quân sự và thực hiện nghĩa vụ quân sự của công ty.