II. Phân tích thực trạng cơng tác tổ chức bố trí và sử dụng nhân lực trong công ty TNHH Hariki Precision Việt Nam
2.Phương hướng của công ty trong thời gian tớ
Cùng với tiến trình hội nhập nền kinh tế thế giới và khu vực. Với định hướng phát triển kinh tế quốc dân từ nay đến năm 2020 các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp thương mại nói riêng đều phải đương đầu với các thủ thách rất lớn. Bởi vì mở cửa thị trường hội nhập kinh tế có nghĩa là cạnh tranh sẽ gay gắt hơn. Trong quá trình hoạt động sản suất kinh doanh của một doanh nghiệp bất kỳ đều phải đưa ra các định hướng phát triển để đảm bảo không bị chệch hướng so với mục tiêu chiến lược ban đầu. Từ đó đề ra các chủ chương chính sách để tận dụng những cơ hội, khắc phục những hạn chế nhằm năng cao hiệu quả SXKD và vị thế của doanh nghiệp thương mại trên thị trường. Do vậy, doanh nghiệp cần xác định cho mình một định hướng phát triển trong tương lai. Trong xu hướng đó, với những khó khăn và với những thuận lợi nhất định như đã phân tích của cơng ty TNHH HPV được xác định như sau:
− Mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh cả về quy mô nguồn lực lẫn lĩnh vực hoạt động.
− Tăng cường liên kết hợp tác với các đối tác trong nước và ngồi nước, phát huy nội lực của cơng ty kết hợp các nguồn lực từ bên ngoài để đẩy mạnh hoạt động của công ty trong bối cảnh hội nhập nền kinh tế quốc tế.
− Củng cố và ổn định cơ cấu tổ chức của công ty. Thiết lập một cơ cấu gọn nhẹ, quản lý điều hành thống nhất và có hiệu quả.
− Đầu tư xây dựng máy móc trang thiết bị, chuyển giao công nghệ. Xây dựng một cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại.
− Đảm bảo vận hành quản lý tài chính của cơng ty một cách chặt chẽ, có tổ chức để đem lại hiệu quả cao nhất.
*Đối với cơng tác bố trí và sử dụng nhân lực phương hướng đề ra:
Thu hút nhân tài, xác định những nhân sự có tầm chiến, đào tạo và phát triển nhân sự là quá trình sắp đặt nhân sự vào các vị trí, khai thác tối đa năng lực làm việc của nhân sự nhằm đạt hiệu quả cao trong công việc Tập trung xây dựng một mơ hình bố trí và sử dụng nhân lực chuẩn, phù
hợp với điều kiện và khả năng của công ty.
Tiếp tục tổ chức sắp xếp lại một số bộ phận sao cho hợp lý nhằm phát huy tối đa năng lực của từng bộ phận, cá nhân trong cơng ty.
Qua việc phân tích tình hình sản xuất kinh doanh và báo cáo tổng hợp của các phòng ban xây dựng kế hoạch và định mức lao động phù hợp với từng cá nhân, bộ phận trong công ty.
Nâng cao chất lượng công tác dự báo nhu cầu nhân sự tạo thế chủ động cho cơng ty trước những diễn biến khó lường của mơi trường kinh doanh. Củng cố và hoàn thiện đội ngũ cán bộ làm cơng tác quản lý có trình độ
chun sâu và vững vàng trong hoạt động quản lý đảm bảo thực hiện tốt những yêu cầu và nhiệm vụ đề ra.
Tăng cường cơng tác đào tạo nâng cao tình độ chun môn nghiệp vụ cho đội ngũ nhân viên trong công ty.
II. Một số phương pháp hoàn thiện cơng tác bố trí và sử dụng nhân lực tại cơng ty HPV
Thơng qua các kết quả nghiên cứu đánh giá thực trạng cơng tác bố trí và sử dụng nhân lực của cơng ty TNHH HPV, căn cứ vào mục tiêu, phương hướng về SXKD cũng như của cơng tác bố trí và sử dụng nhân lực của cơng ty, em có thể đưa ra một số giải pháp chủ yếu nhằm hồn thiện cơng tác bố trí và sử dụng nhân lực của cơng ty từ đó giúp cơng ty khai thác tốt hơn nguồn lực sẵn có để đạt được hiệu quả kinh doanh cao với năng suất, lợi nhuận cao nhất.
1. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty
Công ty TNHH HPV là một Cơng ty có bộ máy quản lý theo mơ hình chức năng. Mơ hình cơ cấu tổ chức quản lý của Cơng ty đã phân biệt rõ vai trị chức năng của từng bộ phận, tạo điều kiện cho cấp dưới chuyên sâu công việc. Các quyết định quản lý và thông tin được truyền đến các trưởng phịng sau đó đến các bộ phận của
phịng đó. Các bộ phận đã chun mơn hố thành các bộ phận nhỏ hơn và đảm nhận một chức năng riêng làm cho năng suất lao động cao. Theo mơ hình quản lý này ban lãnh đạo có thể nắm bắt, chỉ đạo quản lý, giám sát toàn bộ hoạt động kinh doanh của Công ty một cách chặt chẽ. Cách quản lý này có tác dụng phát huy tối đa tính sáng tạo của mỗi cán bộ cơng nhân viên trong Công ty.
Tuy nhiên do cơ cấu tổ chức của Cơng ty chưa hồn chỉnh, chưa có sự hợp nhất trong kinh doanh giữa các phòng. Một số phòng vẫn hoạt động kinh doanh dưới hình thức khốn như phịng Xuất nhập khẩu, Phịng Kinh doanh. Chính điều này đã gây khó khăn trong việc điều hành quản lý các nhân viên trong Công ty. Hơn thế nữa, Cơng ty cịn thường xun thun chuyển các nhân viên sang các bộ phận khác và cứ 3 tháng một lần sẽ điều động một cán bộ đi công tác tại Nhật làm xáo trộn đội ngũ nhân sự trong Cơng ty. Vì vậy vấn đề đặt ra đối với Công ty hiện nay là phải bổ sung thêm nhân sự để ổn định.
Theo em cơ cấu tổ chức của Công ty nên tổ chức theo sơ đồ sau :
Giám đốc Phó giám đốc Phịng Kinh doanh Phịng Kỹ thuật Phịng Xuất nhập khẩu Phịng kế tốn Phịng Hành chính -Nhân sự Phịng Sản xuất Phịng Quản lý chất lượng
Tổ chức theo cơ cấu này có những ưu điểm sau :
- Giám đốc Cơng ty nắm tồn quyền quyết định và chịu trách nhiệm với tồn bộ hoạt động kinh doanh của Cơng ty, đảm bảo nguyên tắc một thủ trưởng.
- Tập trung sự quản lý sản xuất các mặt hàng thiết bị, khơng phân tán, dễ dàng tạo bầu khơng khí thi đua đạt chất lượng, doanh thu cao.
Tuy nhiên cơ cấu này đòi hỏi giám đốc phải thường xuyên theo dõi, giám sát hoạt động của từng bộ phận và giải quyết các mối quan hệ chặt chẽ giữa các phòng ban chức năng và các bộ phận trực tuyến với nhau. Nếu có nhiều phịng ban chức năng thì gây ra hiện tượng họp hành nhiều, tranh luận căng thẳng gây lãng phí thời gian.
Bên cạnh việc Cơng ty có một cơ cấu tổ chức chưa hồn thiện, Cơng ty cịn có hình thức tổ chức lao động chưa hợp lý, còn nhiều bất cập như :
Đối với phịng Kỹ thuật do khối lượng cơng việc không lớn mà số lượng nhân viên lại nhiều ( 6 người ). Vì vậy hiện tượng ngồi chơi ở phịng Kỹ thuật thường xun xảy ra. Như phân tích ở trên, thực tế phòng chỉ cần 4 nhân viên là đủ. Quả thật với một mức lương trung bình của Cơng ty trả cho cán bộ cơng nhân viên là 4,36 triệu đồng một người thì việc lãng phí nguồn nhân sự gây tổn hại rất lớn đến Công ty.
Đối với bộ phận chứng từ của Cơng ty trung bình một phịng Xuất nhập khẩu phải có ít nhất 4-5 người nhưng phịng chỉ có 3 người như vậy một người phải làm việc gấp rưỡi cơng việc của họ. Vì vậy có thể làm cho các nhân viên này làm việc quá sức nhiều khi dẫn đến nhầm lẫn trong cơng việc và có thể gây tổn thất lớn cho Công ty. Hơn nữa do tính chất cơng việc ln phải đi làm thủ tục nhận hàng cho Cơng ty. Do đó nhân sự tại phịng ln chỉ có 2 người. Vì vậy Cơng ty phải tiếp tục tuyển chọn, đào tạo thêm đội ngũ nhân sự mới để có thể bù đắp phần thiếu hụt về vấn đề nhân sự trong thời gian tới.
Đối với Phịng Kinh doanh trong Cơng ty, bình thường với lượng hàng vừa phải thì các nhân viên này có thể tự mình làm các thủ tục hải quan được như xin dấu để xuất hàng nhưng khi khách hàng của họ xuất hoặc nhập nhiều thì họ khơng thể tự mình làm các cơng việc đó được vì vậy cần phải có một nhân viên trong phịng làm
cơng việc đó nhưng hiện tại thì Cơng ty vẫn chưa sắp xếp một nhân viên nào chuyên môn làm. Vì vậy Cơng ty cần phải có kế hoạch cụ thể để làm sao cho mọi hoạt động của Công ty được thuận lợi. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Phịng Tổ chức – hành chính, bộ phận lái xe trước đây có 2 người, mỗi người quản lý một xe nhưng hiện nay một người đã về hưu nên người kia phải quản lý cả hai xe, một mình làm việc gấp đơi so với trước. Tình trạng này kéo dài sẽ gây ra sự mệt mỏi cho người lao động gây mất an toàn khi lái xe.
Sắp xếp lại đội ngũ nhân sự một cách hợp lý, khắc phục tình trạng vừa thừa, vừa thiếu lao động ở các bộ phận khác nhau. Việc sắp xếp được thực hiện căn cứ theo : yêu cầu, đặc điểm, nội dung của từng công việc, năng lực sở trường của từng cán bộ công nhân viên trong Cơng ty sao cho mỗi cơng việc đều có người làm và thực hiện tốt, tránh trường hợp chồng chéo khi thực hiện công việc.
Để thực hiện được điều đó, Cơng ty cần phải tổ chức lao động dựa trên nguyên tắc đúng người, đúng việc. Cơ sở để thực hiện điều đó phải căn cứ vào :
- Định mức lao động
- Căn cứ vào năng lực sở trường của từng người - Căn cứ vào bằng cấp
Ngoài ra Công ty cần phải phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận để bộ máy hoạt động hiệu quả hơn. Để sắp xếp lao động một cách nhanh chóng, hợp lý phải phối kết hợp các bộ phận và có thể thực hiện theo trình tự sau :
- Liệt kê những chức năng nhiệm vụ chủ yếu cần đạt được trong tồn Cơng ty và từng bộ phận.
- Liệt kê những chức năng nhiệm vụ chủ yếu đang được thực hiện tại các phòng, ban.
- Tổng hợp và đối chiếu chức năng trên để bổ sung những nhiệm vụ cịn sót và điều chỉnh phân công lại những công việc chồng chéo.
- Xác định hao phí thời gian thực tế cần thiết để thực hiện những cơng việc chính thơng qua cơng việc nhật ký hàng ngày.
- Xác định tổng hợp thời gian hợp lý cần để thực hiện cơng việc của mỗi phịng, ban trên cơ sở tổng hợp hao phí lao động và có tính thêm thời gian thực hiện các cơng việc vặt.
Chia tổng thời gian hợp lý cần thiết để thực hiện cơng việc của mỗi phịng, ban cho số nhân viên trong bộ phận đó để xác định thời gian hao phí hợp lý trung bình cần thiết cho mỗi nhân viên.
Cơng việc này khá phức tạp và mất nhiều thời gian, nhà quản trị cần phải có kế hoạch cụ thể và khoa học để thực hiện được nó.
Để hồn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy của mình thì Cơng ty cần phải xây dựng cơ cấu tổ chức thoả mãn các yêu cầu sau :
- Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp phải phù hợp với mục tiêu và chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp : Một doanh nghiệp muốn phát triển được cần phải có chiến lược cụ thể và mục tiêu rõ ràng trên cơ sở đó xây dựng các biện pháp để thực hiện các chiến lược và mục tiêu của Công ty. Việc xây dựng cơ cấu tổ chức của Công ty cũng là một biện pháp hiệu quả để thực hiện điều đó, vì vậy biện pháp muốn hữu hiệu thì phải xuất phát từ mục tiêu và chiến lược kinh doanh của Công ty.
- Phải đảm bảo phân quyền rõ ràng, cụ thể và chính xác : song song với việc hình thành nên cơ cấu tổ chức bộ máy chúng ta phải xác định rõ chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận tránh sự chồng chéo nhau làm giảm hiệu quả của từng bộ phận.
- Đảm bảo duy trì sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận, các cá nhân trong cơ cấu tổ chức của Công ty. Nh vậy sẽ tạo ra được sự nhịp nhàng giữa các nhân viên và đem lại hiệu quả cao cho Công ty cũng như năng suất lao động của các nhân viên sẽ được nâng nên một cách nhanh chóng.
- Phải đảm bảo tính cân đối và hiệu quả : Công ty phải lựa chọn cơ cấu tổ chức doanh nghiệp vừa gọn nhẹ, có hiệu quả và chi phí thấp nhất có thể. Nếu cơ cấu quá
cồng kềnh, phức tạp … sẽ dẫn đến tình trạng trì trệ, hoạt động kém hiệu quả và như vậy ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.
2. Nâng cao chất lượng công tác dự báo nhu cầu và đánh giá nguồn nhân sự
Công tác dự báo nhu cầu nhân sự của Công ty đã được tiến hành thông qua việc xem xét những nhân viên nào trong thời gian tới sẽ về nghỉ hưu hay sinh con. Để từ đó, Cơng ty sẽ tiến hành thuyên chuyển công tác hay tuyển dụng thêm nguồn nhân sự mới. Tuy nhiên, việc dự báo nhân sự của Công ty mới chỉ dừng lại ở việc dự báo được nguồn nhân sự biết trước họ sẽ nghỉ, cịn phần lớn Cơng ty sẽ tuyển dụng hay thuyển chuyển công tác khi một bộ phận nào đó cần người chức chưa có kế hoạch cụ thể trước. Bên cạnh đó, cơng tác đánh giá năng lực nhân viên cũng còn rất nhiều hạn chế nhất định, Công ty chưa đánh giá được hết năng lực của nhân viên. Do vậy để hoàn thiện chất lượng cơng tác bố trí và sử dụng nhân sự tại Cơng ty thơng qua cơng tác dự báo có thể sử dụng một số biện pháp sau :
- Đánh giá khối lượng công việc năm nay và sự kiến khối lượng công việc sẽ phải làm trong năm tới. Để làm tốt điều đó, Cơng ty nên xây dựng bản mơ tả cơng việc và bản tiêu chuẩn công việc một cách chi tiết, cụ thể từ đó Cơng ty làm căn cứ tiến hành dự báo nhân sự và thu hút nhân tài cho Công ty.
- Đánh giá lại năng lực của từng bộ phận và cá nhân trong Công ty bằng việc thu thập các thông tin về khối lượng công việc của nhân viên và khả năng của họ, từ đó xây dựng các tiêu chuẩn định mức cho từng nhân viên cụ thể. Ví dụ nh phịng Xuất nhập khẩu ngoài việc đảm bảo cho hàng hoá của các nhân viên kinh doanh được xuất nhập một cách nhanh chóng hiệu quả thì họ cũng phải am hiểu và chào giá cho khách hàng khi khách hàng có nhu cầu.
- Khi dự báo nhu cầu nhân sự Công ty cần dựa vào chiến lược và mục tiêu phát triển của doanh nghiệp trong thời gian sắp tới để chủ động nguồn nhân sự cho công việc kinh doanh của Công ty.
- Khi dự báo nhu cầu nhân sự phải dựa vào tình hình thực tế của Cơng ty tránh tình trạng tuyển chọn và bố trí nhân sự dựa vào tình cảm hay quen biết, nể nang.
- Tích cực trao đổi đối với các cán bộ chủ chốt khác để học hỏi kinh nghiệm cũng nh có được một cái nhìn tồn diện về đội ngũ nhân sự của Công ty.
3. Hoàn thiện các nội quy, quy chế làm việc và thực hiện nghiêm chỉnh chặt chẽ hơn các quy chế đã xây dựng
Trong một Cơng ty muốn tạo sự nhiệt tình cho các nhân viên cơng ty cần phải có chế độ khen thưởng hợp lý dựa vào mức độ hồn thành cơng việc của mỗi thành viên trong Công ty. Tuy nhiên, nếu chỉ động viên khuyến khích thơi thì vẫn chưa đủ vì có thể họ chỉ vì lợi ích của mình mà làm các cơng việc sai trái ảnh hưởng tới lợi ích của Cơng ty. Đó cũng là một lý do ra đời của các nội quy, quy chế làm việc trong Công ty.
Trong thời gian vừa qua công ty đã xây dựng được nội quy và quy chế trong
(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});