1.2.3.2. .Các nhân tố chủ quan từ phía doanh nghiệp
2.1. Giới thiệu tổng quan về Công ty TNHH HYC Việt Nam
2.1.3. Cơ cấu tổ chức hoạt động
Công ty TNHH HYC Việt Nam có một hệ thống tổ chức vô cùng bài bản từ đội ngũ lãnh đạo đến công nhân viên. Hiện nay Công ty đang không ngừng mở rộng, phát triển quy mơ để có thể đi đầu trong lĩnh vực sản xuất, kỹ thuật, điện tử. Để đảm bảo tính linh hoạt và đảm bảo Cơng ty hoạt động hiệu quả thì phải tổ chức bộ máy quản lý một cách hợp lý, tối ưu nhất. Phương pháp quản lý của Công ty là phương pháp trực tiếp trong đó Phó giám đốc sẽ trực tiếp giám sát mọi công việc của Công ty. Điều này giúp đảm bảo được công việc luôn được xuyên suốt, thông tin được phê duyệt một cách nhanh nhất, chính xác nhất.
Cơ cấu tổ chức của Công ty bao gồm:
Hình 2: Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH HYC Việt Nam
(Nguồn: Phịng nhân sự Cơng ty TNHH HYC Việt Nam)
Tổng Giám đốc: Tổng Giám đốc hiện nay của HYC là ông Chen Wen Yuan. Tất
cả mọi quyền hạn điều hành chi nhánh HYC Việt Nam mặc dù đã được ủy quyền cho Phó tổng giám đốc. Tuy nhiên, mọi hoạt động của chi nhánh đều phải báo cáo thường xuyên cho Giám đốc cũng như việc điều phối chi nhánh nào sẽ phụ trách thực hiện dự án nào sẽ do ông Chen và Ban quản trị của Công ty quyết định. Chuyên gia của Trung Quốc sang Việt Nam làm việc nếu như có giấy tờ, thủ tục gì cần đóng dấu, chữ ký của Công ty cũng sẽ phải gửi sang Trung Quốc để ông Chen sẽ là người trực tiếp ký đóng dấu xác nhận.
Phó tổng Giám đốc: Ông Ying Linhua là người đại diện của Công ty từ tháng 1
năm 2020 dựa theo quyết định của Tổng Cơng ty HYC Tơ Châu. Ơng Ying Linhua là người trực tiếp lãnh đạo các hoạt động tại chi nhánh Việt Nam. Quản lý tình hình sản xuất, lắp đặt, các dự án với khách hàng bên Samsung, LGD, Sharp theo báo cáo của
Phó giám đốc Cơng ty Bộ Phận XNK Phòng kỹ thuật Bộ phận kinh doanh Bộ phận kế toán Phịng hành chính nhân sự Bộ phận Sản xuất Chủ quản hiện trường Trợ lý bộ phận Trưởng bộ phận Bộ phận PCCC Bộ phận nhân sự Trợ lý kỹ thuật Bộ phận thu mua Tổng Giám đốc
nhân viên. Dựa theo sự phản hồi của khách hàng báo cáo với Tổng Công ty về tình hình sản phẩm, cần cải tiến, thay đổi ở điểm nào. Đồng thời, giám sát các cơng việc, quản lý các phịng ban.
Bộ phận xuất nhập khẩu: Chức năng của phòng này tiến hành lập các chứng từ
liên quan đến hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu đảm bảo việc giao hàng, nhận hàng, thông quan hàng hóa một cách chính xác và đúng thời gian nhất, tuân thủ mọi quy trình, quy định của pháp luật.
Nhiệm vụ của nhân viên bộ phận xuất nhập khẩu sẽ là soạn thảo hợp đồng, Invoice và Packing List, giấy chứng nhận xuất sứ hàng hóa, các giấy tờ liên quan đến kiểm định chất lượng để thơng quan, gửi cho các cơ quan thẩm quyền có liên quan. Cập nhật các thông tin về quy định, thay đổi trong thủ tục xuất nhập khẩu. Trực tiếp liên hệ, làm việc với các công ty vận tải, forwader để book tàu. Quản lý, lưu trữ các giấy tờ, chuẩn bị các bộ hồ sơ gửi hải quan, theo dõi quá trình xuất, nhập khẩu hàng hóa thơng báo cho khách hàng. Làm việc với các bộ phận để lập báo cáo, lập báo giá gửi cho bộ phận kế tốn.
Bộ phận Kế tоán: Phụ trách cơng việc thu chi của Cơng ty, hạch tốn đầy đủ các
nghiệp vụ kế toán phát sinh, báo cáo các số liệu chính xác định kỳ. Xác nhận đóng dấu các giấy tờ liên quan cho các bộ phận. Trực tiếp làm việc với ngân hàng chi trả lương, thưởng cho công nhân viên, chi trả các khoản thu mua hàng hóa, xử lý các đơn mua vật tư, đơn xin quyết toán từ các bộ phận.
Bộ phận Kinh dоаnh: Đây là bộ phận quan trọng phụ trách đối ứng khách hàng,
trực tiếp làm việc với khách hàng, cập nhật phản hồi và thông báo trực tiếp cho bộ phận sản xuất và Phó Giám đốc. Làm việc với đội ngũ kỹ thuật bên Tổng Công ty Trung Quốc và kỹ thuật bên chi nhánh tại Việt Nam ở tất cả các hiện trường. Bộ phận kinh doanh sẽ trực tiếp vào hiện trường setup thiết bị ở Samsung, LG, Sharp để theo dõi tiến độ và phản hồi kịp thời đến lãnh đạo và khách hàng.
Bộ phận nhân sự: Quản lý nhân lực ở các bộ phận khối văn phòng và khối sản
xuất. Thực hiện chấm công hàng tháng, báo cơm cho công nhân viên, quản lý điều xe Công ty. Phụ trách công việc giấy tờ bảo hiểm, hợp đồng công nhân viên và các công việc liên quan đến nhân lực của Cơng ty.
Phịng kỹ thuật: Đây là bộ phận nịng cốt của HYC, có nhiều kỹ thuật viên người
Trung Quốc được điều sang để hướng dẫn cho kỹ thuật viên người Việt Nam. Bộ phận này chủ yếu phụ trách ở hiện trường setup máy móc, thiết bị, bảo trì cho khách hàng.
Có bất kỳ vấn đề gì sẽ liên hệ với phịng kinh doanh và trợ lý của các bộ phận đối ứng khách hàng để kịp thời xử lý. Ở bộ phận này, chủ quản sẽ là người Trung Quốc được cử sang Việt Nam công tác, trực tiếp quản lý kỹ thuật và các vấn đề phát sinh ở hiện trường. Phòng kỹ thuật sẽ bao gồm ba bộ phận tương ứng với ba khách hàng lớn của công ty:
Bộ phận SDV: Thực hiện công việc liên quan đến lắp đặt, kiểm tra máy móc ở hiện trường Công ty Samsung Display Vietnam và hỗ trợ sửa chữa máy móc ở cơng ty ITM. Thực hiện các dự án nếu có, các cơng việc liên quan đến đăng ký quyền hạn ra vào Samsung đối với Vendor.
Bộ phận LGD: Đối ứng khách hàng với Công ty LG Display Việt Nam, lắp đặt, cung cấp các thiết bị máy móc, linh kiện để sản xuất màn hình tinh thể lỏng
Bộ phận Sharp: Đối ứng khách hàng với Công ty TNHH Sharp Creation
Bộ phận sản xuất: Đây là một trong những bộ phận quan trọng của Cơng ty khi
đóng vai trị sản xuất sản phẩm kịp thời cung ứng đến khách hàng trong và ngoài nước. Bộ phận này ngoài việc phụ trách sản xuất những đơn hàng còn phải quản lý hàng tồn kho, bán thành phẩm, nguyên vật liệu báo cáo cho các bộ phận khác để tiến hành thông tin, lập báo cáo đến lãnh đạo để có những phương hướng và kế hoạch sản xuất phù hợp với từng dự án, khách hàng.
Bộ phận thu mua: Phụ trách thu mua nguyên vật liệu, văn phòng phẩm, các giấy
tờ cũng như vật tư, dụng cụ cần thiết từ đơn xin mua vật tư của các bộ phận gửi về. Nhận và gửi bưu phẩm, giấy tờ cần đóng dấu ký tên từ chi nhánh sang Tổng Công ty tại Trung Quốc. Ngoài ra, nhân viên bộ phận thu mua cũng sẽ phụ trách làm thủ tục xuất nhập cảnh, xin giấy phép lao động cho các kỹ sư, lãnh đạo Trung Quốc sang Việt Nam.
Bộ phận phòng cháy chữa cháy: Công ty HYC Việt Nam tự hào là một trong
những đơn vị tiên phong, đi đầu trong cơng tác phịng cháy chữa cháy được triển khai ở các khu cơng nghiệp trên tồn tỉnh. Bộ phận này sẽ chịu trách nhiệm các công tác phịng cháy chữa cháy, máy móc thiết bị liên quan đến an tồn. Bên cạnh đó, những thủ tục, giấy tờ liên quan đến việc xả thải ra môi trường trong quá trình sản xuất, quan trắc mơi trường, phí xử lý nước thải hàng năm,.... sẽ do bộ phận phòng cháy chữa cháy xử lý, làm báo giá gửi lên kế tốn và Phó giám đốc phê duyệt, nộp cho ban quản lý khu cơng nghiệp, các đơn vị nhà nước có thẩm quyền.
Các trưởng bộ phận luôn theo dõi sát sao để nắm bắt được cơng việc để có thể điều chỉnh kế hoạch một cách hợp lý nhất. Mỗi đối tác khách hàng, mỗi dự án lại có những quy định, những yêu cầu, giấy phép ra vào và những sản phẩm khác nhau. Chính vì vậy các bộ phận cần làm việc với nhau hết sức chặt chẽ để có thể giúp cho các hoạt động của Công ty được diễn ra suôn sẻ cũng như nâng cao uy tín của Cơng ty trong lịng khách hàng.