1.2.3.2. .Các nhân tố chủ quan từ phía doanh nghiệp
2.3. Tình hình hoạt động xuất khẩu máy móc, linh kiện điện tử của Công ty TNHH
2.3.3.3. Tổ chức thực hiện hợp đồng
Sau khi bước ký kết hợp đồng, Công ty sẽ tiến hành căn cứ vào các điều khoản đã ghi rõ trong hợp đồng để tiến hành sắp xếp, chuẩn bị thực hiện hợp đồng, nắm bắt tình hình và phản hồi thông tin đến khách hàng. Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty gồm những bước sau:
a) Chuẩn bị hàng hóa
Sau khi ký kết hợp đồng ngoại thương, bộ phận sản xuất sẽ tiến hành lên kế hoạch chuẩn bị và tiến hành sản xuất theo đúng yêu cầu của khách hàng. Thông thường Công ty HYC sẽ cho chạy dây chuyền để tạo ra sản phẩm mẫu trước khi quyết định sản xuất hàng loạt đối với những linh kiện mới. Với những loại mà Cơng ty đã sản xuất lâu thì sẽ trực tiếp tiến hành theo số lượng mà các bộ phận yêu cầu. Việc làm như vậy sẽ đảm bảo được chất lượng đầu ra của hàng hóa
Hàng hóa được sản xuất xong sẽ được đóng gói theo quy cách dựa theo loại mặt hàng, số lượng, yêu cầu riêng đối với mỗi loại. Ví dụ đối với các loại bảng mạch thì cần được đặt trong các khay nhựa chống tĩnh điện, xếp chồng xen kẽ nhau để tránh hư hỏng trong quá trình vận chuyển. Vì các loại bảng mạch có rất nhiều chi tiết nhỏ nên chỉ cần sai lệch, hỏng hóc một vi mạch thơi cũng khiến cho hàng hóa đó bị NG tức là bị lỗi không đạt tiêu chuẩn.
b) Lập Invoice và Packing List
Vì số lượng xuất khẩu khá nhiều và nhiều chủng loại vì vậy sẽ có một nhân viên chuyên phụ trách lập Invoice và Packing List nhằm đảm bảo hàng hóa được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi xuất đi, tránh sai sót khiến cho việc thơng quan gặp khó khăn. Sau khi sản xuất đủ số lượng, kiểm tra đạt yêu cầu, phụ trách bộ phận sản xuất sẽ nhập dữ liệu lên hệ thống chung của Công ty bao gồm tên hàng, số lượng hàng hóa, số lượng pallet, số lượng thùng, kích thước, cân nặng, thể tích. Nhân viên của bộ phận xuất nhập khẩu sẽ trực tiếp xuống xưởng để tiến hành cân và đo đạc lại. Sau khi tất cả những dữ liệu đã được nhập lên hệ thống một cách chính xác thì sẽ tính tốn chiều cao
Mỗi khách hàng sẽ có một mã số PO riêng được bộ phận kinh doanh nhập trên hệ thống. Nhân viên của bộ phận xuất nhập khẩu sau khi đã tính tốn, đo đạc chính xác tất cả các thơng tin của hàng hóa sẽ tiến hành điền mã PO của khách hàng, tên hàng, số lượng, số thùng, cân nặng, kích thước, size pallet, thể tích từ size pallet. Đồng thời dựa theo đó lập invoice và packing list. Thơng thường invoice và packing list sẽ được lập chung vào một bản, nội dung bao gồm:
+ Tên, địa chỉ công ty giao hàng, công ty nhận hàng + Thời gian dự kiến giao hàng, thời gian dự kiến hàng đến + Số vận đơn
+ Số PO của khách hàng
+ Tên, mã số, mô tả nguyên vật liệu
+ Số lượng, quy cách, thể tích, khối lượng tịnh, khối lượng cả bì
c) Đặt tàu
Thông thường, HYC Việt Nam sẽ sử dụng điều kiện giao hàng FOB, người nhập khẩu sẽ phụ trách việc đặt tàu. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, tuy không nhiều nhưng để đảm bảo cho việc có thể đặt được tàu đúng dự kiến, cũng như tàu không quá cũ hoặc cần mua bảo hiểm cho hàng hóa thì Cơng ty sẽ chuyển sang sử dụng điều khoản CIF . Những trường hợp này chỉ khi đối tác nhập khẩu lớn, đơn hàng nhiều và giá trị, dễ hư hỏng.
Sau khi đã nhận được lịch xuất hàng từ bộ phận kinh doanh, trợ lý bộ phận xuất nhập khẩu sẽ gửi yêu cầu cho công ty Forwarder nhu cầu muốn xuất hàng lẻ. Công ty Forwarder mà HYC thưởng hợp tác là Công ty TNHH Hanaro TNS Việt Nam. Trợ lý bộ phận sẽ gửi thông tin lô hàng để Công ty Hanaro liên hệ với hãng tàu ghép hàng lẻ với mức giá phù hợp nhất, gửi lại báo giá cho HYC. Tất cả những báo giá đều phải làm đơn, xin OA (trang thơng tin của Cơng ty Suzhou HYC, trong đó bất kỳ báo giá, giấy tờ cần được phê duyệt đều phải lên OA xin sau đó kế tốn mới đồng ý tiến hành). Việc liên hệ với Công ty Forwarder để đặt booking tàu cũng cần được tính tốn kỹ lưỡng, thơng thường thì sẽ đặt booking trước 1 tuần khi hàng hóa sẵn sàng xuất kho. Nhưng bộ phận xuất nhập khẩu cũng cần tìm hiểu những thời điểm tàu kín, khó đặt chỗ để có thể liên hệ với Forwarder trong thời gian hợp lý.
Sau khi đã booking được tàu, Công ty Harano sẽ gửi booking confirmation cho HYC kiểm tra lại. Nội dung cần chú ý bao gồm:
+ Cảng đi: Nếu xuất theo đường biển thì Cơng ty sẽ làm thủ tục ở cảng Hải Phịng, nếu xuất theo đường hàng khơng thì sẽ xuất hàng tại sân bay quốc tế Nội Bài.
+ Cảng đến: + Loại cont
+ ETD: ngày tàu xuất đi từ cảng Hải Phòng
Dựa vào những nội dung trên booking confirmation, nhân viên bộ phận xuất nhập khẩu sẽ đưa ra được thời gian đóng hàng, chuẩn bị hàng hóa, mở tờ khai hải quan sao cho hợp lý để tránh phát sinh chi phí. Đồng thời nhờ vào xác nhận đặt chỗ cũng giúp cho Công ty có kế hoạch đặt xe nâng và xe tải để chở hàng đến kho ở cảng Hải Phòng. Sau khi hoàn tất những thủ tục nội bộ, trợ lý bộ phận xuất nhập khẩu sẽ gửi lại thông tin lô hàng bao gồm phiếu cân VGM, khối lượng, thể tích, SI cho cơng ty Hanaro để họ tiến hành làm HBL
d) Mở tờ khai hải quan
Sau khi công ty FWD gửi xác nhận đặt chỗ, nhận được số cont số chì của container thì bộ phận xuất nhập khẩu có thể tiến hành đồng thời mở tờ khai hải quan
- Quá trình mở tờ khai hải quan rất quan trọng, người mở tờ khai phải là người có nhiều kinh nghiệm, am hiểu về loại hàng hóa, quy định về thủ tục hải quan. Vì vậy trưởng bộ phận sẽ trực tiếp thực hiện mở tờ khai hải quan trên phần mềm Vnaccs để đảm bảo được lộ trình khai báo chính xác nhất tránh xảy ra sai sót hoặc thiếu thơng tin. - Trước hết sẽ thực hiện khai báo EDA trên hệ thống các thông tin chung, thơng tin contaner, danh sách hàng hóa bao gồm những nội dung chính:
+ Cơ quan Hải quan:
+ Mã bộ phận xử lý tờ khai: + Phương thức vận chuyển:
+ Sau đó điền các thơng tin người xuất khẩu: + Thông tin người nhập khẩu
+ Điền thông tin về vận đơn bao gồm: số vận đơn là số định danh hàng hóa (Mục này đã được trưởng bộ phận đăng ký từ những lần xuất khẩu trước), số lượng, đơn vị, tổng khối lượng kiện hàng, mã địa điểm lưu kho tương ứng (sẽ tương thích với mã Chi cục Hải quan đã chọn trước đó), địa điểm dỡ hàng, ngày hàng đi dự kiến
+ Điều kiện giá hóa đơn: + Thơng tin số container
+ Thông tin mơ tả hàng hóa (phải trùng khớp với mô tả trong biểu thuế), mã HS, xuất xứ Việt Nam.
- Khai chính thức tờ khai (EDC): Trước khi tiến hành bước này cần phải kiểm tra kỹ lại tất cả các thơng tin để khơng xảy ra sai sót
- Tiến hành lấy kết quả phân luồng thơng quan hàng hóa, in tờ khai đã thơng quan và lưu trong hệ thống
e) Kiểm tra thông tin Bill of Lading
Sau khi nhận được SI (Shipping Instruction), Công ty FWD sẽ làm bản nháp BL và gửi lại qua email cho trợ lý bộ phận xuất nhập khẩu của Công ty HYC. Nhân viên bộ phận sẽ tiến hành kiểm tra lại thông tin trên bản nháp BL, sau đó tiến hành phản hồi lại cho FWD. Việc kiểm tra và phản hồi cần được hồn thành sớm, nếu phát sinh sai sót gì sẽ u cầu FWD chỉnh sửa lại.
Công ty Forwarder sau khi tiến hành các nghiệp vụ, nhận được BL từ hãng tàu sẽ phát hành HBL và gửi cho HYC đồng thời u cầu thanh tốn một khoản phí trước khi giao HBL gốc. Bộ phận xuất nhập khẩu tiến hành làm đơn xin thanh toán trên hệ thống và đưa lệnh thanh toán để bộ phận kế toán thực hiện chuyển tiền cho FWD. Công ty FWD nhận được phí thanh tốn xong sẽ gửi bộ Bill of Lading đầy đủ, gồm 3 bản gốc và 3 bản sao để bộ phận xuất nhập khẩu hoàn thiện hồ sơ xuất khẩu.
g) Xuất hàng
Khi xuất khẩu hàng hóa ra khỏi kho hàng thì nhân viên bộ phận ln ln phải thực hiện xin đơn xuất khẩu trên hệ thống OA để được những người phụ trách từ Việt Nam đến Tổng bộ duyệt. Kế toán sau khi nhận được thơng tin phê duyệt hồn tất trên hệ thống sẽ tiến hành ký đơn lĩnh. Nhân viên kho sẽ dựa theo đơn lĩnh này để cập nhật thông tin đơn hàng lên hệ thống quản lý: Số lượng, chủng loại, thời gian xuất,...Đồng thời, bộ phận thu mua sẽ thực hiện công việc điều xe nâng và xe tải chở hàng đến kho tại cảng Hải Phòng
h) Theo dõi hàng đến khi giao cho người nhận
Sau khi hàng hóa đã được giao đến kho của Công ty FWD, nhân viên của bộ phận xuất nhập khẩu sẽ thực hiện theo dõi đơn hàng trên hệ thống cũng như những thông tin
mà công ty FWD cung cấp về đơn hàng để đảm bảo hàng hóa đến tay người nhận đúng thời hạn, đúng số lượng.