1.2.3.2. .Các nhân tố chủ quan từ phía doanh nghiệp
2.3. Tình hình hoạt động xuất khẩu máy móc, linh kiện điện tử của Công ty TNHH
2.3.3.2. Ký hợp đồng ngoại thương
Do giá trị xuất khẩu của Công ty vẫn cịn thấp vì vậy việc đàm phán, ký kết hợp đồng sẽ do Phó Giám đốc trực tiếp phụ trách. Bộ phận xuất nhập khẩu sẽ phối hợp với bộ phận kế toán soạn hợp đồng bằng cả tiếng Trung, tiếng Việt. Trong giai đoạn từ năm 2020 trở lại đây, ngành linh kiện điện tử sẽ tập trung vào các loại bảng mạch in điện tử, mạch vi điện tử cho các thiết bị di động, thiết bị điện tử gia dụng, máy vi tính,... Điều này địi hỏi nhân viên của bộ phận xuất nhập khẩu phải cập nhật thường xuyên về quy định đối với linh kiện điện tử cũng như làm việc với bộ phận kinh doanh để hiểu rõ hơn về hàng hóa (do các linh kiện này được cập nhật phiên bản liên tục để phù hợp với yêu cầu của khách hàng). Thông thường bộ phận sẽ phụ trách hai loại hợp đồng: hợp đồng dài hạn và hợp đồng ngắn hạn. Hợp đồng dài hạn thì sẽ có thời hạn từ 1 năm trở lên, chuyên xuất khẩu sang các đối tác Trung Quốc với số lượng, loại hàng hóa, quy cách cố định. Đối với hợp đồng ngắn hạn sẽ được thực hiện theo dự án riêng biệt. Hợp đồng ngoại thương thông thường gồm những nội dung sau:
+ Số của hợp đồng
+ Ngày tháng ký kết hợp đồng
+ Tên và địa chỉ của hai bên ký kết hợp đồng
+ Các điều khoản như tên hàng, quy cách hàng hóa, quy cách đóng gói, ký mã hiệu. Đặc biệt quy định mã áp đích danh hoặc mã áp theo phụ tùng, nguyên vật liệu, linh kiện điện tử thường khác nhau giữa các quốc gia, vì vậy trong hợp đồng cần phải được nêu rõ ràng, chính xác thơng tin của lơ hàng.
+ Đơn giá của hàng hóa, tổng giá trị của hợp đồng, đơn vị tiền tệ cũng cần phải được quy định rõ ràng trong hợp đồng
Tất cả những thông tin trên hợp đồng đều được bộ phận kinh doanh sau khi đã họp bàn với phó giám đốc, những người phụ trách ở Tổng cơng ty và khách hàng để quyết định sẽ tiến hành cung cấp lại số liệu cho bộ phận xuất nhập khẩu.