CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ ĐẤU THẦU
2.1. Giới thiệu về Công ty TNHH Thang máy và Thiết bị Đông Đô
2.1.3. Sơ đồ tổ chức
Cơ cấu tổ chức nhân sự của Công ty TNHH Thang máy và Thiết bị Đông Đô được thể hiện cụ thể như sau:
Hình 2.1: Cơ cấu bộ máy tổ chức của Công ty TNHH Thang máy và Thiết Bị Đơng Đơ
(Nguồn: Ban hành chính nhân sự)
Giám đốc
Phịng kỹ thuật
Ban đấu thầu Ban thi cơng
Đội thiết kế
Đội lắp đặt
Đội sửa chữa, bảo trì Phịng kế tốn – hành chính Ban kế tốn Ban hành chính nhân sự Phịng kinh doanh Ban phát triển thị trường Đội nghiên cứu sản phẩm Đội tư vấn kỹ thuật sản phẩm Phịng chăm sóc khách hàng
26
- Giám đốc:
Giám đố là người đại diện theo pháp luật của Công ty chịu trách nhiệm phụ trách chung về mọi hoạt động điều hành của Công ty, trực tiếp phụ trách, giám sát các lĩnh vực:
Công tác Tổ chức - Nhân sự; Thi đua Khen thưởng và kỷ luật. Cơng tác Tài chính - Kế tốn.
Công tác Kinh doanh:
Kế hoạch ngắn hạn, dài hạn và chiến lược kinh doanh. Kiểm soát, quản lý chung hoạt động dự thầu.
Lựa chọn nhà phân phối, hình thức phân phối, tiến độ cung ứng hàng hố.
Quy mô, phương thức đầu tư phát triển thị trường. Ký kết hợp đồng kinh tế mua - bán hàng hố, dịch vụ.
- Phịng kỹ thuật:
Quản lý những vấn đề liên quan đến kỹ thuật, công nghệ trong các dự án hay kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp:
Ban đấu thầu chịu trách nhiệm về việc tìm kiếm gói thầu, chuẩn bị hồ sơ đấu thầu, tham gia đầu thầu, hướng dẫn các bộ phận, đơn vị liên quan lập hồ sơ nghiệm thu và quyết toán dự án, phối hợp bàn giao và nghiệm thu cơng trình.
Ban đấu thầu và ban thi công phối hợp xây dựng phương án thi công, phương án kỹ thuật cho các dự án; xác định các loại phương tiện, máy móc, thiết bị thi cơng và các nguồn lực cần thiết khác cho việc thực hiện dự án và các kế hoạch sản xuất. Bên cạnh đó cịn xây dựng phương án phịng chống cháy nổ, an tồn lao động và vệ sinh mơi trường đối với các cơng trình, dự án của cơng ty.
Đội thiết kế chịu trách nhiệm lập hồ sơ thiết kế, quản lý, giám sát kỹ thuật các dự án đảm bảo các vấn đề kỹ thuật của các sản phẩm
27
của doanh nghiệp, đảm bảo các yếu tố an tồn cùng các tính năng, cơng dụng của sản phẩm. Đội thiết kế phối hợp với giám đốc trong việc đưa ra phương án, lựa chọn sản phẩm phù hợp với từng cơng trình và tiến hành đặt hàng và giao hàng đến đơn vị thi công.
Đội công nhân lắp đặt, sửa chữa, bảo trì chịu trách nhiệm khảo sát, đưa ra phương án sơ bộ cho công việc, tiến hành thực hiện dịch vụ lắp đặt, sửa chữa, bảo trì với hiệu quả cao nhất và đảm bảo an tồn trong lao động cũng như vệ sinh mơi trường.
Quản lý, bảo dưỡng, sửa chữa hệ thống máy móc, thiết bị của doanh nghiệp:
Phịng kỹ thuật có trách nhiệm quản lý các vấn đề kỹ thuật đối với tồn bộ máy móc, thiết bị của doanh nghiệp. Cần có kế hoạch bảo dưỡng, bảo trì phù hợp với từng loại máy móc, thiết bị, kịp thời phát hiện các hư hỏng và tiến hành sửa chữa nhằm đảm bảo tính an tồn và liên tục trong các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Nghiên cứu, xây dựng kế hoạch nâng cấp, đổi mới các thiết bị kỹ thuật lạc hậu bằng các thiết bị kỹ thuật công nghệ tiên tiến nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh của công ty. Tham mưu cho Ban lãnh đạo các công nghệ mới, giúp doanh nghiệp tiếp cận và ứng dụng hiệu quả các công nghệ kỹ thuật hiện đại vào sản xuất kinh doanh. Điều này sẽ góp phần cải thiện hiệu quả hoạt động và nâng cao mức độ tăng trưởng kinh tế của doanh nghiệp.
Quản lý đội ngũ kỹ thuật viên
Phối hợp cùng bộ phận nhân sự trong công tác tuyển dụng nhân sự cho phòng kỹ thuật. Xây dựng kế hoạch đào tạo cho nhân viên mới, kế hoạch kiểm tra tay nghề và các chương trình đào tạo nhằm nâng cao trình độ, tay nghề cho đội ngũ nhân viên hiện tại. Đồng thời hỗ
28
trợ xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch đào tạo, phát triển nguồn nhân sự cho phòng kỹ thuật trong dài hạn.
Đề xuất cho Ban lãnh đạo công ty các biện pháp cải thiện công tác quản lý kỹ thuật để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh và phát triển doanh nghiệp.
- Phịng hành chính:
Tham mưu cho Ban lãnh đạo công ty về các vấn đề liên quan đến nhân sự, công văn, hợp đồng, các quy chế áp dụng cho công ty.
Tham mưu về cách tổ chức các phòng ban, nhân sự. Lên kế hoạch tuyển dụng và phát triển nhân lực. Lưu trữ các hồ sơ, văn bản, giấy tờ quan trọng.
Soạn thảo các văn bản, các tài liệu hành chính lưu hành nội bộ và gửi cho khách hàng.
Đón tiếp khách, đối tác.
Quản lý tài sản cố định và bảo dưỡng tài sản của công ty.
Tổ chức, quản lý theo dõi kiểm tra các công tác liên quan đến trật tự, phòng cháy chữa cháy, vệ sinh…
- Phòng kinh doanh:
Xây dựng kế hoạch, chiến lược kinh doanh theo tháng, quý, năm.
Giám sát và kiểm tra chất lượng công việc, sản phẩm của các bộ phận khác nhằm mang đến khách hàng chất lượng dịch vụ cao.
Có quyền nghiên cứu, đề xuất với lãnh đạo các chiến lược kinh doanh. Nghiên cứu đề xuất, lựa chọn đối tác đầu tư liên doanh, liên kết.
Báo cáo thường xuyên về tình hình chiến lược, những phương án thay thế và cách hợp tác với các khách hàng.
Nghiên cứu về thị trường, đối thủ cạnh tranh.
Xây dựng cách chiến lược PR, marketng cho các sản phẩm theo từng giai đoạn và đối tượng khách hàng.
29
Xây dựng chiến lược phát triển về thương hiệu
- Phịng kế tốn:
Xây dựng hệ thống kế toán của DN
Cập nhật và nắm bắt các luật thuế, chính sách thuế mới ban hành nhằm đáp ứng đúng theo quy định của pháp luật.
Quản lý các chi phí đầu vào, đầu ra của cơng ty.
Có trách nhiệm báo cáo về tình hình tài chính của cơng ty cho lãnh đạo khi có u cầu.
Nắm bắt tình hình tài chính và có tham mưu kịp thời cho ban lãnh đạo trong việc đưa ra các quyết định..
Giải quyết các chế độ tiền lương, thưởng, thai sản…
Quản lý doanh thu, lượng hàng, công nợ, hàng tồn kho, tài sản cố định… Thanh toán hợp đồng, tham gia đàm phán các hợp đồng kinh tế.
Trong bảy năm hoạt động, Cơng ty đã có những lần thay đổi trong mơ hình tổ chức bộ máy để phù hợp với cách thức và hoạt động kinh doanh. Các bộ phận, phòng ban trong cơng ty đều có sự liên kết, hỗ trợ cho nhau tạo nên một hệ thống liên tục, thống nhất từ đó giúp các cơ chế, kế hoạch của Công ty được đưa xuống các phòng ban và được triển khai một cách nhanh chóng và có hiệu quả.
30