CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ ĐẤU THẦU
3.2. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động đấu thầu tại Công
3.2.1. Nâng cao năng lực dự thầu
- Thứ nhất, nâng cao chất lượng nhân sự: Mặc dù đã tham gia vào nhiều
gói thầu nhưng trong cơng tác lập hồ sơ dự thầu số cán bộ chun mơn cịn ít và chưa có nhiều kinh nghiệm để đưa ra các đề xuất cũng như tư vấn cho Ban giám đốc các biện pháp, phương pháp tốt nhất, dẫn đến nhiều gói thầu bị tuột khỏi tầm tay. Chính vì vậy, cơng ty cũng cần có những thay đổi trong công tác tuyển dụng và đào tạo nhân viên trong thời gian tới, cụ thể:
Tuyển thêm cán bộ chun mơn có kinh nghiệm về tìm kiếm thơng tin và lập hồ sơ dự thầu để nắm bắt thông tin gói thầu mới một cách thuận tiện nhất.
Có phương pháp nâng cao chất lượng quản lý nguồn lực: Chế độ lương thưởng đánh giá chính xác theo năng suất, chất lương và tinh thần là việc của người lao động. Tạo động lực để người lao động làm vệc theo niềm đam mê của mình. Chú trọng đến chất lượng lao động thay vì số lượng, đảm bảo đội ngũ cán bộ chun mơn và cơng nhân đều có trình độ cao, khả năng xử lý tình huống ngồi dự kiến tốt.
Hỗ trợ nhân viên đi học nâng cao bằng cấp, trình độ chun mơn, các lớp đào tạo nâng cao tay nghề cũng như áp dụng khoa học, kĩ thuật hiện đại vào công việc. Việc này không chỉ nâng cao kiến thức, kinh nghiệm cho người lao động mà còn là một cách để nhà thầu nâng cao chất lượng hồ sơ dự thầu của chính cơng ty trong những cơng trình lớn, có u cầu nhân sự phức tạp.
- Thứ hai, nâng cao năng lực tài chính: Năng lực tài chính là một trong
những yếu tố tạo ra sự tin tưởng với bên mời thầu, tạo ra sự yên tâm về khả năng chi trả các chi phí trong q trình thực hiện gói thầu mà khơng ảnh hưởng đến tiến độ thi cơng. Để có thể nâng cao năng lực tài chính, Cơng ty cũng cần cân nhắc
62
đến việc đa dạng vốn đầu tư từ những nguồn khác nhau như: vốn chủ sở hữu, lợi nhuận chưa phân phối, ngân hàng, cổ phần hóa, khấu hao tài sản cố định,.. Tận dụng chính sách cho vay vốn của Nhà nước đối với các công ty vừa và nhỏ để vay vốn. Lập kế hoạch vay vốn ngắn hạn và dài hạn hợp lý, đặc biệt là vốn vay từ ngân hàng, cần chú ý đến lãi suất khi vay. Quản lý vốn một cách hợp lý để đảm bảo cho hoạt động đột xuất của Cơng ty.
- Nâng cao năng lực máy móc thiết bị: Đối với một số gói thầu có quy mơ
lớn, nếu có máy móc hiện đại đáp ứng yêu cầu sử dụng của gói thầu sẽ là một lợi thế, giúp nhà thầu ghi điểm với bên mời thầu, giúp xử lý các công việc một cách nhanh chóng và chuẩn xác nhất, tăng khả năng trúng thầu. Trong thời gian ngắn, Công ty chưa đủ nguồn tài chính để mua máy móc thiết bị, Cơng ty có thể tiến hành đi thuê để đáp ứng yêu cầu về năng lực thiết bị do Bên mời thầu đề ra. Phải cân nhắc loại máy móc nào cần thuê, thuê từ nhà cung cấp nào, sản xuất từ năm nào, nước nào sản xuất, tình trạng sử dụng cịn tốt khơng để đưa ra chính sách thuê hợp lý, tránh lãng phí gây ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty.
3.2.2. Hồn thiện cơng tác thu thập và xử lý thơng tin.
Cùng với sự phát triển của cơng nghệ thơng tin, doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm kiếm thơng tin gói thầu một cách đầy đủ, nhanh chóng và chính xác từ đó đưa ra các quyết định có tham dự gói thầu đó hay khơng, tham dự như thế nào để tránh mất thời gian cho các gói thầu khác và hiệu quả đem lại là tối ưu nhất. Hệ thống tìm kiếm và xử lý thơng tin tốt khơng những giúp Cơng ty có thơng tin về gói thầu, cịn giúp thu thập thơng tin về đối thủ cạnh tranh, đưa ra các chiến lược về đề xuất kĩ thuật cũng như giá dự thầu. Đồng thời tình hình biến động giá cả nguyên vật liệu; chiến lược đầu tư, xây dựng của địa phương; chính sách ưu đãi của Nhà nước.
Các bước thu thập thông tin cần thu thập và xử lý cụ thể như sau: Ban đấu thầu của công ty chịu trách nhiệm thu thập thơng tin về gói thầu, chủ đầu tư một cách nhanh chóng và đầy đủ nhất giúp và có thể đưa ra các đề xuất hiệu quả cho
63
gói thầu. Bên cạnh đó, tìm hiểu thơng tin về đối thủ cạnh tranh, giá cả ngun vật liệu, tình hình máy móc thiết bị, thị trường lao động. Việc xử lý thông tin được phối hợp với các phòng ban khác để đưa ra các nhận xét, phân tích về gói thầu đó. Tính khả thi về gói thầu, so sánh với đối thủ cạnh tranh, tận dụng các ưu đãi của Nhà nước để Công ty đưa ra các chiến lược và kế hoạch hợp lý làm tăng khả năng trúng thầu của Công ty.
3.2.3. Hồn thiện cơng tác lập hồ sơ dự thầu
Khả năng trúng thầu của công ty phụ thuộc vào chất lượng của hồ sơ dự thầu và giá dự thầu hợp lý. Trong công tác lập HSDT cần phải làm thật tỷ mỉ, đúng trình tự các bước, tránh thiếu sót giấy tờ pháp lý hay hạng mục chưa được tính tốn các biện pháp kĩ thuật hay xác định giá. Để hoàn thiện công tác lập HSDT, ta cần làm các công việc cụ thể sau đây:
– Đảm bảo hồ sơ pháp lý: Trong Hồ sơ pháp lý phải đảm bảo các giấy tờ về:
đơn dự thầu, bảo lãnh dự thầu, báo cáo tài chính 3 năm gần nhất chứng minh tài chính lành mạnh của Cơng ty, giấy tờ liên quan đến hợp đồng lao động, chứng chỉ nghề của công nhân, bằng cấp, chứng chỉ học an tồn lao động, năng lực máy móc thiết bị, năng lực kinh nghiệm thể hiện qua các hợp đồng tương tự.
– Đưa ra đề xuất kỹ thuật: Đưa ra các giải pháp kĩ thuật về: tổ chức mặt bằng,
biện pháp thi công cho từng hạng mục, biện pháp tổ chức thi công, sơ đồ tiến độ cơng trình về nhân cơng, máy móc thiết bị, thời gian bố trí và các biện pháp an tồn lao động, vệ sinh môi trường đảm bảo chất lượng khác. Đối với nhiều gói thầu có quy mơ lớn thì đây thường là những điểm khó của hồ sơ mời thầu, đòi hỏi người tham gia lập hồ sơ dự thầu phải có kinh nghiệm lâu năm để tránh có sai sót xảy ra, dựa trên các kinh nghiệm có được của họ để đưa ra các biện pháp kĩ thuật độc đáo hơn so với đối thủ cạnh tranh, tăng khả năng trúng thầu.
– Đảm bảo hồ sơ tài chính: Trước khi lập Hồ sơ đề xuất tài chính cần phân
tích kĩ các cơng việc trong bảng đề xuất đã nêu ra trong hồ sơ mời thầu . Trong hồ sơ tài chính bao gồm đơn giá tổng hợp và đơn giá chi tiết, ghi chi tiết từng công
64
việc, đơn giá và thành tiền để đưa ra mức giá dự thầu hợp lý nhất lại không thiệt cho Công ty.
3.2.4. Tăng cường hoạt động liên danh, liên kết.
Mặc dù có kinh nghiệm hoạt động trong ngành nhưng mơ hình của cơng ty cịn là một cơng ty vừa và nhỏ chưa có đủ năng lực tài chính, máy móc thiết bị, nhân lực so với các công ty lớn đi đầu trong ngành. Chính vì vậy, việc liên danh, liên kết với các công ty khác giúp đẩy mạnh về năng lực của Công ty, hai bên học hỏi kinh nghiệm lẫn nhau và cùng có lợi. Trong nền kinh tế ngày càng hội nhập, sự cạnh tranh khơng chỉ có các cơng ty trong nước mà cịn có các nhà thầu nước ngồi, việc liên danh liên kết giúp các cơng ty vững mạnh hơn, giúp đỡ nhau về mọi mặt để thực hiện các gói thầu lớn, tăng khả năng cạnh tranh trong đấu thầu và giành cơ hội thắng thầu.