5. Kết cấu của khóa luận
2.1. Giới thiệu về công ty cổ phần tiếp vận HP
2.1.4. Cơ cấu tổ chức và chức năng bộ máy quản lý của công ty
2.1.4.1. Sơ đồ tổ chức
Bộ máy công ty được thiết kế dựa theo cơ cấu tổ chức chức năng tập trung sức mạnh tập thể vào việc thực hiện vai trò với tư cách là một bộ phận, đồng thời cũng giúp giám đốc cơng ty có khả năng iểm sốt, giám sát và điều hành các hoạt động của công
27
ty một cách tổng quát, hiệu quả và chính xác gi a các chi nhánh của HP Logistics tại Hà Nội, Hải Phòng và thành phố Hồ Ch Minh là cơ uan chủ quản.
HP Logistics được quản lý và điều hành bởi một Ban l nh đạo có hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận tải, giao nhận và hãng tàu. Bên cạnh đó HP Logistics cịn có một đội ngũ nhân viên trẻ, năng động và chuyên nghiệp trong lĩnh vực giao nhận, đại lý hãng tàu, vận tải trong và ngoài nước, phân phối…
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ cấu trúc tổ chức Công ty HP Logistics
Nguồn: Báo cáo của phịng nhân sự cơng ty
2.1.4.2. Chức năng nhiệm vụ phòng ban
a. Giám đốc chi nhánh
Là người đại diện pháp luật cho HP logistics, l nh đạo và điều hành mọi hoạt động của công ty, trực tiếp chỉ đạo mọi hoạt động của các bộ phận, chịu trách nhiệm sử dụng, quản lý, bảo toàn và phát triển vốn, tài sản được Công ty giao. Tận dụng mọi nguồn lực của Đơn vị một cách tối ưu, xây dựng, điều hành và quản lý việc thực hiện ế hoạch inh oanh và ch nh sách inh oanh của Công ty, bảo đảm hiệu quả vận doanh của đơn vị, kí duyệt hợp đồng.
28
Là người thừa hành quyết định của tổng giám đốc, lập ế hoạch kinh doanh, phụ trách lĩnh vực cơng tác kinh doanh, hành chính, quản trị, đời sống, tổ chức sắp xếp ố trí hợp lý lực lượng lao động, đề suất và tham gia bồi ưỡng về năng lực cho nhân viên.
c. Trưởng phòng hành chính nhân sự
Thực hiện cơng tác tuyển dụng đảm bảo chất lượng thep yêu cầu chất lượng của công ty, xây dựng uy chế lương, các iện pháp huyến h ch – kích thích nhân viên làm việc và thực hiện chế độ cho người lao động.
d. Trưởng phòng kinh doanh,
Đảm bảo mục tiêu doanh thu theo chỉ tiêu được giao, giao chỉ tiêu cho nhân viện inh oanh. Thiết lập ế hoạch thực hiện mục tiêu và triển khai cho nhân viên kinh doanh, tìm iếm hách hàng, phân loại hách hàng theo các tiêu ch . Thiết lập phương pháp tiếp cận từng loại hách hàng và đào tạo cho nhân viên, tiếp đ i hách hàng để thiết lập mối quan hệ, phát hiện khách hàng tiềm năng. Trực tiếp giao ịch với khách hàng để giới thiệu và bán dịch vụ, kết hợp với bộ phận kế toán xây dựng giá thành và đảm bảo cung cấp cho khách hàng dịch vụ tốt nhất, theo i uá trình tiếp xúc hách hàng của từng nhân viên kinh doanh, tổng hợp các áo cáo tiếp xúc, đưa ra các hướng khắc phục, cải tiến phương pháp tiếp xúc và huấn luyện lại cho nhân viên.
e. Trưởng phòng dịch dụ khách hàng,
Lập ế hoạch cá nhân, xét uyệt ế hoạch làm việc của từng nhân viên kinh doanh đối với công tác tháng, công tác tuần, tham gia đào tạo nâng cao trình độ chun mơn, tìm iếm hách hàng, mở rộng các mối quan hệ, khai báo hải quan, kiểm tra vận đơn, chứng từ do nhân viên chứng từ lập, liên hệ, hợp tác với các công ty giám định, hải quan, hàng không.
f. Trưởng phịng kế tốn,
Là bộ phận giúp việc Giám đốc tổ chức bộ máy Tài ch nh -Kế tốn- Tín dụng trong tồn cơng ty, xây dựng kế hoạch và định hướng cơng tác tài chính ngắn hạn cũng như dài hạn, giúp giám đốc kiểm tra, kiểm soát bằng đồng tiền các hoạt động inh tế, tài ch nh trong Công ty theo các uy định về quản lý tài chính của Nhà nước.
29 g. Trưởng phòng dịch vụ kho,
Chịu trách nhiệm quản lý, vận chuyển sản phẩm cho khách hàng, xây dựng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn chất lượng, lên kế hoạch nhập xuất hàng hóa, đào tạo nhân viên kho hồn thành công việc.