Nguồn: hplogistics.com.vn
2.1.2.2. Chức năng của công ty
HP Logistics hoạt động trong lĩnh vực kho vận. Công ty cung cấp các giải pháp vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng hơng và đường biển và các dịch vụ hậu cần liên uan hác cho các thương hiệu toàn cầu đang hoạt động tại Việt Nam, cũng như các công ty trong nước. Công ty cũng phát triển các dịch vụ LCL quốc tế, dịch vụ thông quan vận tải quốc tế và nội địa, vận tải đa phương thức quốc tế bằng đường biển và đường hàng hông để xuất nhập khẩu hàng FCL hoặc hàng lẻ, dịch vụ ho i, đóng gói hàng hóa, lưu tr và phân phối, và dịch vụ trọn gói hàng hóa vật phẩm. Với một mạng lưới rộng lớn, công ty đ trở thành một nhà cung cấp dịch vụ logistics đáng tin cậy và an toàn.
2.1.2.3. Nhiệm vụ
Với triết lý inh oanh “Hãy để chúng tôi cung cấp dịch vụ tốt hơn cho khách
hàng”, ựa vào mạng lưới đại lý và đối tác tồn cầu, quy trình sản xuất tiêu chuẩn và
26
khẩu quốc tế tốt với giá cả cạnh tranh. giúp khách hàng tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí, hạn chế rủi ro trong q trình vận chuyển quốc tế.
Chính vì vậy, HP Logistics ln tự đặt ra các nhiệm vụ để không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ, mong muốn đem tới giải pháp tối ưu hóa cho các cơng ty Xuất nhập khẩu trong và ngồi nước như:
- Thơng qua việc học hỏi, tiếp thu, cập nhật các ch nh sách trong nước và nh ng thay đổi của ngành vận tải biển, thị trường xuất nhập khẩu trong và ngoài nước, nâng cao chất lượng của đội ngũ nhân viên, đặc biệt là nhân viên inh oanh và đại lý để đảm bảo tiến độ lô hàng.
- Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tăng cường đầu tư trang thiết bị, kho bãi, tạo nền tảng v ng chắc cho sự phát triển và lớn mạnh của các dịch vụ công ty. Đồng thời, tận dụng tốt nguồn vốn để xây dựng thương hiệu HP logistics và trở thành công ty logistics hàng đầu Việt Nam.
- Đánh giá đối thủ cạnh tranh của bạn bằng cách phát triển kế hoạch tăng thị phần thông qua cấu trúc tỷ giá sáng tạo, giảm giá theo khối lượng và giảm giá đặc biệt cho khách hàng tiềm năng. Không ngừng phát huy lợi thế của các tuyến Âu Mỹ và tăng hả năng cạnh tranh Đối với các tuyến đường ài, cơng ty thường có nhiều lợi thế hơn so với các cơng ty vận tải hàng hóa khác.
- Phát huy tốt khả năng chăm sóc hách hàng, tạo mối liên ết và uy trì uan hệ trong tồn bộ trình trước và sau khi khách hàng sử dụng dịch vụ logistics. Đặt mục tiêu theo i để đảm bảo hách hàng đang được theo dõi vận chuyển hàng hóa của họ từ điểm xuất phát đến điểm giao hàng. Khách hàng thậm chí sẽ trả mức giá cao hơn, vì họ tin tưởng dịch vụ của công ty và hách hàng iết rằng công ty sẽ liên lạc và làm việc thay mặt khách hàng trong toàn bộ thời gian.
2.1.4. Cơ cấu tổ chức và chức năng bộ máy quản lý của công ty
2.1.4.1. Sơ đồ tổ chức
Bộ máy công ty được thiết kế dựa theo cơ cấu tổ chức chức năng tập trung sức mạnh tập thể vào việc thực hiện vai trò với tư cách là một bộ phận, đồng thời cũng giúp giám đốc cơng ty có khả năng iểm sốt, giám sát và điều hành các hoạt động của công
27
ty một cách tổng quát, hiệu quả và chính xác gi a các chi nhánh của HP Logistics tại Hà Nội, Hải Phòng và thành phố Hồ Ch Minh là cơ uan chủ quản.
HP Logistics được quản lý và điều hành bởi một Ban l nh đạo có hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận tải, giao nhận và hãng tàu. Bên cạnh đó HP Logistics cịn có một đội ngũ nhân viên trẻ, năng động và chuyên nghiệp trong lĩnh vực giao nhận, đại lý hãng tàu, vận tải trong và ngoài nước, phân phối…
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ cấu trúc tổ chức Công ty HP Logistics
Nguồn: Báo cáo của phịng nhân sự cơng ty
2.1.4.2. Chức năng nhiệm vụ phòng ban
a. Giám đốc chi nhánh
Là người đại diện pháp luật cho HP logistics, l nh đạo và điều hành mọi hoạt động của công ty, trực tiếp chỉ đạo mọi hoạt động của các bộ phận, chịu trách nhiệm sử dụng, quản lý, bảo toàn và phát triển vốn, tài sản được Công ty giao. Tận dụng mọi nguồn lực của Đơn vị một cách tối ưu, xây dựng, điều hành và quản lý việc thực hiện ế hoạch inh oanh và ch nh sách inh oanh của Công ty, bảo đảm hiệu quả vận doanh của đơn vị, kí duyệt hợp đồng.
28
Là người thừa hành quyết định của tổng giám đốc, lập ế hoạch kinh doanh, phụ trách lĩnh vực cơng tác kinh doanh, hành chính, quản trị, đời sống, tổ chức sắp xếp ố trí hợp lý lực lượng lao động, đề suất và tham gia bồi ưỡng về năng lực cho nhân viên.
c. Trưởng phòng hành chính nhân sự
Thực hiện cơng tác tuyển dụng đảm bảo chất lượng thep yêu cầu chất lượng của công ty, xây dựng uy chế lương, các iện pháp huyến h ch – kích thích nhân viên làm việc và thực hiện chế độ cho người lao động.
d. Trưởng phòng kinh doanh,
Đảm bảo mục tiêu doanh thu theo chỉ tiêu được giao, giao chỉ tiêu cho nhân viện inh oanh. Thiết lập ế hoạch thực hiện mục tiêu và triển khai cho nhân viên kinh doanh, tìm iếm hách hàng, phân loại hách hàng theo các tiêu ch . Thiết lập phương pháp tiếp cận từng loại hách hàng và đào tạo cho nhân viên, tiếp đ i hách hàng để thiết lập mối quan hệ, phát hiện khách hàng tiềm năng. Trực tiếp giao ịch với khách hàng để giới thiệu và bán dịch vụ, kết hợp với bộ phận kế toán xây dựng giá thành và đảm bảo cung cấp cho khách hàng dịch vụ tốt nhất, theo i uá trình tiếp xúc hách hàng của từng nhân viên kinh doanh, tổng hợp các áo cáo tiếp xúc, đưa ra các hướng khắc phục, cải tiến phương pháp tiếp xúc và huấn luyện lại cho nhân viên.
e. Trưởng phòng dịch dụ khách hàng,
Lập ế hoạch cá nhân, xét uyệt ế hoạch làm việc của từng nhân viên kinh doanh đối với công tác tháng, công tác tuần, tham gia đào tạo nâng cao trình độ chun mơn, tìm iếm hách hàng, mở rộng các mối quan hệ, khai báo hải quan, kiểm tra vận đơn, chứng từ do nhân viên chứng từ lập, liên hệ, hợp tác với các công ty giám định, hải quan, hàng không.
f. Trưởng phịng kế tốn,
Là bộ phận giúp việc Giám đốc tổ chức bộ máy Tài ch nh -Kế tốn- Tín dụng trong tồn cơng ty, xây dựng kế hoạch và định hướng cơng tác tài chính ngắn hạn cũng như dài hạn, giúp giám đốc kiểm tra, kiểm soát bằng đồng tiền các hoạt động inh tế, tài ch nh trong Công ty theo các uy định về quản lý tài chính của Nhà nước.
29 g. Trưởng phòng dịch vụ kho,
Chịu trách nhiệm quản lý, vận chuyển sản phẩm cho khách hàng, xây dựng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn chất lượng, lên kế hoạch nhập xuất hàng hóa, đào tạo nhân viên kho hồn thành công việc.
2.1.5. Cơ cấu dịch vụ và hàng hóa giao nhận
2.1.5.1. Cơ cấu dịch vụ
Về dịch vụ kinh doanh chính của cơng ty Công ty HP Logicstic bao gồm 3 dịch vụ chính: dịch vụ giao nhận vận tải, dịch vụ kho bãi phân phối hàng hóa và dịch vụ khai thuê hải quan.
Ta thấy rằng, tỷ lệ chiếm đóng góp lớn nhất cho hoạt động kinh doanh của công ty là dịch vụ giao nhận vận tải.
Biểu đồ 2.1 Cơ cấu dịch vụ giao nhận của công ty cổ phần tiếp vận HP
Nguồn: Phòng dịch vụ khách hàng
a, Dịch vụ giao nhận vận tải.
HP logistics vận chuyển đa ạng hàng hóa về chủng loại mặt hàng bao gồm các loại: thiết ị y tế, hàng đông lạnh, ược phẩm, linh kiện điện tử, đồ uống, đồ gia dụng
53% 30% 17% Dịch vụ giao nhận vận tải Dịch vụ ho i phân phối hàng hóa
30
Về lĩnh vực giao nhận, vận tải, công ty tổ chức giao nhận trọn gói bao gồm các cơng việc về vận chuyển, lưu ho, làm thủ tục Hải quan, lập chứng từ và thực hiện các dịch vụ hác có liên uan đến giao nhận hàng hóa. Cơng ty còn cung cấp dịch vụ vận tải bằng đội xe chuyên nghiệp của công ty, phân phát hàng hóa đến các ho, i, các địa chỉ trong nước. Phương thức giao nhận chủ yếu của công ty là đường biển, đường hàng hông, đường bộ.
Hiện nay dịch vụ giao nhận của công ty đang triển trai trên các hình thức:
Biểu đồ 2.2 cơ cấu hình thức giao nhận của cơng ty cổ phần tiếp vận HP
Nguồn: Phòng dịch vụ khách hàng
Qua biểu đồ ta thấy hình thức chiếm ưu thế trong công ty là vận chuyển bằng đường bộ, tuy hình thức giao nhận bằng đường biển chiếm tỷ lệ thứ hai nhưng đóng vai trị rất quan trọng trong sự phát triển của công ty.
Dịch vụ giao nhận bằng đường hàng không: là một trong nh ng dịch vụ vận
chuyển quốc tế phổ biến nhất hiện nay, khách hàng lựa chọn sử dụng dịch vụ vận chuyển quốc tế bằng đường hàng không cho các loại hàng hóa có giá trị cao, hàng giao hàng nhanh, hàng tươi, … nhằm đáp ứng nhu cầu nhanh, trong một thời gian ngắn để giao hàng kịp thời. Với Mối quan hệ tốt với các hãng hàng không lớn trong nước và quốc tế như Singapore Airlines, Thai Airways, Malaysia Airlines, Japan Airlines,
29% 30% 41% Dịch vụ giao nhận ằng đường hàng hông Dịch vụ giao nhận ằng đường iển Dịch vụ giao vận chuyển truc ing đường ộ và nội địa Bắc - Nam
31
China Airlines, Eva Air, Korean Airlines, Asiana Airlines, Lufthansa Airlines, Air France, Cargolux và Vietnam Airlines. Dịch vụ vận chuyển quốc tế bằng đường hàng không của HP Logistics sẽ mang đến cho bạn sự tin tưởng và hài lịng tuyệt đối. Ngồi ra còn cung cấp nhận chứng từ, hàng hóa, ưu iện, vật phẩm, ưu phẩm…; giao hàng đến tận i / tận kho/ nhà của người nhận, lập thủ tục khai hải quan cho hàng xuất khẩu.
Dịch vụ giao nhận bằng đường biển: HP Logistics cung cấp dịch vụ vận chuyển
quốc tế bằng đường biển cho hàng hóa xuất nhập khẩu từ 200 quốc gia và vùng lãnh thổ trên thế giới ví dụ từ Mỹ, Cana a, Úc, Đức, Trung Quốc, Đài Loan, Hàn Quốc, Nhật Bản, Macau, UAE, Singapore, Philippines, Nga, Hong ong …về Hồ Chí Minh, Hải Phịng, Đà Nẵng, Quy Nhơn. HP Logistics có giá tốt với các h ng vận tải iển uốc tế lớn và uy tín như: ONE, CMA, MAERSK, HAPAG-LLOYD, EVERGREEN, MSC, COSCO, PIL…đảm bảo cung cấp nh ng dịch vụ đáng tin cậy, hiệu quả về chi ph và đáp ứng mọi nhu cầu về vận chuyển đường biển quốc tế của khách hàng. Ngoài ra cung cấp Boo cước tàu cho hàng Xuất - Nhập đi tất cả các cảng biển trên thế giới; khai hải quan hàng mậu dịch - phi mậu dịch; booking xe tải - xe cont, vận tải nội địa Hà Nội – Hải Phịng – Hồ Ch Minh; đóng cont consol, cont lạnh, cont R…
Dịch vụ giao vận chuyển trucking đường bộ và nội địa Bắc - Nam: Để đáp ứng
nhu cầu về vận chuyển hàng hóa, vận chuyển truc ing đường bộ từ kho của khách hàng đến ho đối tác hay cửa khẩu, cảng biển – sân ay và ngược lại, vận chuyển hàng hóa đi các tỉnh trong nước, HP Logistics cung cấp Dịch vụ vận chuyển trucking đường bộ và nội địa Bắc - Nam bằng xe đầu kéo, xe tải với tải trọng và h ch thước đa ạng. Với đội xe đầu kéo container tại 02 Chi nhánh Hải Phịng và Hồ Chí Minh với số lượng lên tới 20 đầu kéo sẽ mang đến sự chủ động về thời gian vận chuyển, đảm bảo dịch vụ và mức giá cước hợp lý cho khách hàng.
b, Dịch vụ kho bãi phân phối hàng hóa:
Với kinh nghiệm trên 10 năm trong lĩnh vực Logistics tại Việt Nam HP logistics cung cấp uy tín về dịch vụ kho bãi bao gồm:
32 - Quản lý Xuất – Nhập hàng hóa.
- Phân phối hàng đến người mua sau cùng. - Kiểm ê hàng hóa lưu ho định kỳ. - Xếp dỡ hàng hóa ra vào kho.
- Quản lý hàng hóa & Báo cáo tồn kho.
- Đóng gói ao ì theo tiêu chuẩn của từng loại hàng. - Thủ tục Hải quan xuất nhập kho bãi
- Kiểm đếm hàng hóa - Vận tải, giao nhận
c, Dịch vụ khai thuê hải quan.
Hiện nay có rất nhiều cơ uan, đơn vị cung cấp các dịch vụ thủ tục – xuất nhập khẩu hải uan. Để cho thủ tục xuất nhập khẩu được thực hiện nhanh chóng, thì các chủ hàng cần phải tìm được một đơn vị cung cấp dịch vụ hải quan chuyên nghiệp và có nghiệp vụ chuyên sâu. HP Logistics tự tin với dịch vụ thông quan hàng hóa tại cửa khẩu Việt Nam, doanh nghiệp chỉ cần cung cấp đầy đủ hồ sơ, chứng từ… các việc cịn lại từ thơng quan, lấy hàng, vận chuyển, kiểm hóa tại cửa khẩu…. là nhiệm vụ của HP Logistics.
HP Logistics có mối quan hệ tốt với Hải Quan, thường xuyên tiếp xúc và làm việc với Hải Quan => Việc thơng quan hàng hóa sẽ trở nên dễ àng hơn và nhanh hơn, chi phí rẻ hơn. Với các dịch vụ:
- Dịch vụ thơng quan hàng hóa tại cửa khẩu Việt Nam trọn gói bao gồm từ vận chuyển, mở tờ khai, kiểm hóa, giao hàng qua cửa khẩu.
- Dịch vụ hải uan điện tử, truyền d liệu tờ khai hải uan điện tử các cảng tại Tphcm, Hải Phòng, Đà Nẵng, Quy Nhơn,….
- Dịch vụ thủ tục Hải Quan hàng kinh doanh, gia công, sản xuất xuất khẩu (sxxk), hàng phi mậu dịch, tạm nhập tái xuất, tạm xuất tái nhập, hàng xuất trả, hàng triển làm,…
- Dịch vụ hải quan hàng hóa xuất nhập khẩu tại chỗ vào các khu công nghiệp, khu chế xuất,…
33
- Xin giấy phép nhập khẩu, kiểm dịch thực vật, kiểm dịch động vật, khử trùng, - Dịch vụ công bố sản phẩm thực phẩm và cơng bố mỹ phẩm…
- Khai báo hóa chất nhập khẩu, dịch vụ hợp quy và công bố hợp quy sản phẩm. - Xác định trước các loại thuế phải nộp.
- Phân loại hàng hóa và xác định trước mã HS của hàng hóa. - Xin giấy phép xuất khẩu/ nhập khẩu cho các mặt hàng đặc biệt.
- Thủ tục hải uan đối với hàng hoá tạm nhập-tái xuất, tạm xuất-tái nhập. - Thủ tục hải uan đối với hàng hóa xuất nhập kho ngoại quan.
- Thủ tục hải uan đối với hàng quá cảnh.
- Thủ tục hải uan đối với hàng nguy hiểm (Dangerous Goods).
- Dịch vụ Hải Quan hoàn thuế do nộp ư, nộp thừa, do hủy tờ khai Hải Quan.
Dịch vụ xin cấp C/O các form: Form A, Form B, Form D, Form E, Form AANZ, form AK, orm AJ,…
2.1.5.2. Cơ cấu hàng hóa giao nhận
Hàng hóa giao nhận tại HP logistics là nh ng hàng hóa khơng thuộc danh mục cấm của nhà nước, các hàng hóa có điều kiện như yêu cầu có giấy phép, yêu cầu có kiểm chứng chất lượng trước hi đưa ra thị trường đảm bảo chất lượng an toàn cho người tiêu ùng, đảm bảo an ninh chính trị và đảm bảo một số yêu cầu khác.
Bảng 2.1 Sản lượng giao nhận các mặt hàng của HP Logistics Hà Nội năm 2021
Các loại mặt hàng Sản lượng ( tấn) tỷ trọng (%)
Nguyên vật liệu để sản xuất 438.2 12.0
Mặt hàng trong kinh doanh tiêu dùng 1572.2 43.1
Hàng nông sản 854.4 23.4
Hàng may mặc 485.9 13.3
Hàng hóa khác 293.5 8.1
tổng 3644.2 100
34
Biểu đồ 2.3: Biểu đồ cơ cấu hàng hóa giao nhận
Nguồn: Tác giả xử lý từ số liệu của công ty