1. 4 Nhiệm vụ của cảng
2.2. Thực trạng thực hiện quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng
2.2.10. Bước 10 Tổ chức nhận hàng
Tổ chức nhận hàng là một công đoạn gồm nhiều bước của khâu giao nhận. Để thực hiện khâu này một cách thuận lợi, thì trước khi tổ chức việc nhận hàng, người nhận hàng phải đảm bảo rằng D/O có giá trị cịn trong thời hạn quy định của hãng tàu. Nếu D/O đã hết hạn, người nhận hàng phải dự trù khoảng thời gian làm hàng của mình để đến văn phòng hãng tàu để xin gia hạn lệnh và đóng phí lưu container.
Đối với hàng nhập khẩu bằng container đường biển có hai trường hợp để nhận hàng là mượn container về kho riêng hoặc đăng ký rút ruột. Đối với lơ hàng này thì Fingroup đã thoả thuận với chủ hàng là Việt Pan – Pacific World là Mượn vỏ container hãng tàu sẽ cấp cho 4 liên Giấy mượn cont (hạ rỗng), chức năng của nó là để giao cho tài xế thực hiện thủ tục trả cont khi công ty đã xuống hàng xong. (trường hợp này hãng tàu gộp chung chức năng của giấy hạ rỗng vào giấy mượn container)
Hình 2.20: Giấy mượn container
(Nguồn: Bộ phận chứng từ công ty cổ phần KDQT Fingroup)
Nhân viên giao nhận sẽ điền vào giấy “Mượn container về kho riêng làm hàng” theo mẫu có sẵn của hãng tàu. Hãng tàu sẽ đóng dấu “Hàng giao thẳng” lên lệnh giao hàng, xuất phiếu thu tiền và “Giấy hạ container rỗng”, trên đó quy định container
49
rỗng sẽ được trả tại bãi nào. Thường hãng tàu khơng thu cước phí trong 7 - 8 ngày đầu, nếu q hạn vẫn chưa trả container thì phải đóng tiền lưu container theo mức quy định của hãng tàu.
Đối với hàng giao thẳng phải đóng thêm tiền thương vụ cho phí giao chuyển container.
Tiếp theo, nhân viên giao nhận mang lệnh D/O đến Hải quan giám sát để đối chiếu Manifest. Hải quan giám sát sau khi đối chiếu thấy trùng khớp thì sẽ đóng dấu cơng chức Hải quan, kí tên lên lệnh giao hàng và trả lại cho nhân viên giao nhận để mang đến Thương vụ cảng in “Phiếu giao nhận container” (Equipment interchange receipt – EIR) gồm có 4 liên:
Liên 1: Lưu (màu trắng)
Liên 2: Kiểm soát Cảng (màu xanh) Liên 3: Khách hàng giữ (màu hồng) Liên 4: Hải quan giữ (màu vàng)
Điều động xe nâng Trước khi nhận container chứa hàng cần kiểm tra tình trạng container, cơng việc kiểm tra gồm: kiểm tra mặt trước, mặt sau container, kiểm tra đáy cont, kiểm tra vách phải và vách trái cont( cần kiểm tra để sau này nếu cont có bị hỏng hóc thì báo để sau khơng mất tiền khơng phải lỗi do cơng ty mình) …Nếu phát hiện cont ở trong tình trạng khơng tốt như: container bị cong, có vết lõm, vết rạn, lỗ thủng… phải báo ngay cho nhân viên điều động cảng, nói rõ tình trạng cont. Lập biên bản với cảng là nhận cont trong tình trạng khơng bình thường (như đã nêu trên), nghi ngờ ảnh hưởng hàng hóa bên trong container. Biên bản này do đại diện điều độ cảng kí nhận, đây là chứng từ quy trách nhiệm cho cảng trong trường hợp có tổn thất với hàng hóa. Ngồi ra, biên bản này cịn giúp người giao nhận tránh bị hãng tàu trừ vào tiền cước container. Khi muốn đưa cont lên xe tải để vận chuyển về kho riêng, chủ hàng phải xuất phiếu “Liên 4” cho nhân viên điều độ để điều động xe nâng. Sau khi bốc cont lên xe tải, nhân viên điều độ cảng sẽ ghi lại số xe, thời điểm hồn tất cơng việc bốc cont lên xe vào “Liên 1”. Sau đó chủ hàng kí tên và nhân viên điều độ cảng giữ lại “Liên 1” (liên lưu) và trả các liên còn lại cho chủ hàng.
Thanh lí bãi, cổng: Khi thanh lý cổng, nhân viên giao nhận xuất trình Tờ khai
50
Hải quan đối chiếu, và ghi vào sổ theo dõi hàng hóa. Sau khi xác nhận hàng hóa đã hồn thành thủ tục, nhân viên Hải quan sẽ kí tên, đóng dấu xác nhận có tên của nhân viên Hải quan giám sát lên liên kiểm soát cảng. Hải quan kiểm soát cảng sẽ giữ lại liên Hải quan, D/O và trả Phiếu giao nhận (liên khách hàng màu hồng và liên kiểm soát cảng màu xanh), tờ khai cho nhân viên giao nhận. Sau khi liên hệ đội xe đến cảng để kéo cont về, nhân viên giao nhận sẽ giao cho tài xế chìa khóa container, 02 liên giao nhận nói trên để làm thủ tục ra cổng và chở hàng về. Khi đến cổng ra vào cảng, chủ hàng (đại diện là tài xế) phải xuất trình và nộp liên 02 cho nhân viên giám sát cổng ra vào.
Rút hàng tại kho riêng và kiểm tra thực tế hàng hóa: Hàng hóa sau khi được vận
chuyển về kho riêng thì tiến hành mở khóa container, mở cửa cont và rút hàng.
Trả container tại bãi quy định: Sau khi rút hàng xong, cont rỗng sẽ được vận
chuyển đến cảng do hãng tàu quy định để hoàn trả cho hãng tàu. Container rỗng sau khi hạ bãi sẽ được nhân viên điều độ cảng kí xác nhận lên phiếu “Xin cấp container về kho riêng” ý nói chủ hàng đã hạ cont rỗng tại bãi quy định. Nhân viên giao nhận mang phiếu này đến đại lí hãng tàu để lấy lại tiền cược container.