1. 4 Nhiệm vụ của cảng
3.2. Một số giải pháp nhằm hồn thiện quy trình và thực hiện tốt quy trình
3.2.2. Một số giải pháp thực hiện tốt quy trình
Nâng cao trình độ nghiệp vụ chun mơn cho nhân viên:
- Mặc dù công ty qua thời gian đã xây dựng được một đội ngũ nhân sự xuất sắc làm nền tảng cốt lõi để có được nhiều thành tựu như ngày hôm nay, nhưng vẫn còn một số nhân viên mới chưa có nhiều kinh nghiệm. Bên cạnh đó sẽ có hai trường hợp xảy ra một là cơng ty sẽ có nhiều nhân viên thơi việc và tìm cho mình một thử thách mới, hoặc hai là cơng ty mở rộng khả năng hoạt động và cần thêm những nhân sự xuất sắc hơn. Dù là trong trường hợp nào công ty cũng phải tuyển nhân sự cốt cán để đóng góp cho cơng ty. Vậy cách duy nhất để làm được điều này là chuẩn hóa quy trình tuyển dụng và đào tạo, xây dựng các tiêu chí cụ thể và chi tiết để đánh giá ứng viên qua nhiều hình thức.
- Qua quá trình chọn lọc từ giai đoạn gửi email cho tới phỏng vấn, công ty mới xác định những ứng viên tiềm năng cho vị trí tuyển chọn. Sau thời gian
60
ngắn thử việc, công ty phải quan sát đánh giá lựa chọn hoặc khơng chọn. Sau q trình này, phải đầu tư thời gian và công sức huấn luyện bài bản quy trình cho nhân viên. Một khi đã có được nền tảng và sự hiểu biết vững chắc, công ty sẽ hạn chế được rủi ro và tiếp nhận được người phù hợp với định hướng công ty.
- Lập kế hoạch dài hạn trong việc dành một quỹ thời gian để hướng dẫn, tổ chức tập huấn, bồi dưỡng kiến thức về nghiệp vụ chun mơn, văn hóa kinh doanh và nâng cao trình độ ngoại ngữ.
- Đưa ra nội quy chặt chẽ, chính sách thưởng phạt rõ ràng để khuyến khích tinh thần tự giác, đãi ngộ tốt đối với người có sáng kiến cải tiến cơng việc. Chính sách sử dụng lao động phải đúng người đúng việc, lãnh đạo công ty phải gương mẫu trong thực hành tiết kiệm, ý thức, trách nhiệm cao với cơng việc
- Khuyến khích nhân viên tiếp tục nghiên cứu khoa học và những đề tài có khả năng đóng góp cho thực tiễn cơng việc.
Khắc phục những chậm trễ sai sót trong việc tiếp nhận bộ chứng từ:
- Lập một bảng kê chi tiết là nhận những chứng từ nào, sau đó đóng dấu kí tên vào bảng kê đó để có thể đối chiếu sau này khi có các vấn đề phát sinh giữa công ty và khách hàng.
- Kiểm tra đối chiếu kỹ lưỡng giữa các chứng từ với nhau, nếu có sự sai lệch thơng tin về hàng hóa giữa các chứng từ thì cần phải tìm hiểu những nguyên nhân nào gây ra sự sai lệch đó, sự sai lệch bắt đầu từ chứng từ nào, cần phải liên lạc nhanh với khách hàng để khách hàng liên lạc với người XK để tìm hiểu nguyên nhân các sự sai lệch đó và yêu cầu sửa đổi chứng từ cho ăn khớp với nhau.
- Trong quá trình lưu chuyển chứng từ công ty cần phải kiểm tra theo dõi để tránh trường hợp có thể bị thất lạc chứng từ.
Hoàn thiện nghiệp vụ khai báo Hải quan:
- Giao cho nhân viên giao nhận giỏi trong lĩnh vực này chuyên chịu trách nhiệm lo các thủ tục Hải quan, thường xuyên cử họ đi học hỏi để tiếp nhận các chính sách mới về Hải quan và thủ tục Hải quan.
61
- Tiêu chuẩn hóa các cơng việc cho từng người, chia nhỏ các công việc ra để thực hiện.
- Xây dựng các mối quan hệ tốt với các nhân viên Hải quan
Hồn thiện cơng tác vận chuyển hàng nhập khẩu cho chủ hàng:
- Tìm hiểu những đặc tính riêng biệt của hàng hóa cần vận chuyển đến cho chủ hàng Chuẩn bị về nhân công, kho bãi cũng như phương tiện vận chuyển để có thể tiến hành xếp dỡ, lưu kho hoặc vận chuyển thẳng hàng NK đến cho chủ hàng theo đúng tiến độ thời gian đã thoả thuận giữa hai bên.
- Áp tải hàng hóa trong khi vận tải trên đường để cùng giám sát những yêu cầu kỹ thuật áp dụng cho hàng hóa được đặt ra cho người vận tải và hỗ trợ cho người vận tải
- Giao hàng đúng thời gian tiến độ đã thỏa thuận với chủ hàng. - Giảm thiểu mọi rủi ro xảy ra cho hàng hóa
- Đảm bảo uy tín cho cơng ty trong mắt khách hàng trên đường đi khi gặp những khó khăn trở ngại
- Giao hàng cho chủ hàng và phải lập biên bản giao hàng theo đúng khối lượng chất lượng mà nhà NK đã uỷ thác cho cơng ty
Hồn thiện thêm kho bãi lưu container và phương tiện xếp dỡ vận chuyển hàng hóa:
- Trang bị thêm phương tiện vận chuyển hàng hóa, xe nâng hạ cần được bảo dưỡng thường xuyên để năng suất xếp dỡ hàng hóa cao hơn.
- Mở rộng diện tích kho bãi để lưu trữ được nhiều hàng hóa và container hơn.