II. Đại diện bên nhận khoán:
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN CHI PHÍ VÀ GIÁ THÀNH SẢN PHẨM TẠI TỔNG CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG THỦY LỢ
3.3.1 Kiến nghi 1 Hoàn thiện chứng từ sử dụng
Hiện nay, mặc dù công ty đã có quy định rõ về định kỳ luân chuyển chứng từ lên phòng Kế toán công ty nhưng vẫn xảy ra tình trạng chứng từ được chuyển nên rất chậm. Chứng từ thanh toán chậm dẫn đến khối lượng công tác hạch toán dồn vào cuối tháng, nên việc hạch toán không được kịp thời, chính xác.
Điều này không chỉ do nguyên nhân khách quan là các công trình thi công đôi khi phân bố ở những rất xa công ty mà còn do cả nguyên nhân chủ quan từ phía đội thi công: họ không thực hiện đúng trách nhiệm luân chuyển từ của mình.
Như vậy, công ty nên có biện pháp đôn đốc việc luân chuyển chứng từ từ phía kế toán đội, mà biện pháp tốt nhất là thực hiện về mặt tài chính. Xuất phát từ hình thức khoán của công ty là công ty tiến hành tạm ứng cho các đội để tự lo vật liệu, nhân công thêu ngoài... Cho nên, để khắc phục những chậm chễ trong việc luân chuyển chứng từ, công ty cần thực hiện nghiêm túc quy định: đội phải thanh toán dứt điểm chứng từ lần này mới được tạm ứng lần tiếp theo và mức độ tạm ứng cho mỗi lần phải được sự xem xét cẩn thận của các phòng ban liên quan. Quy định trên sẽ buộc các đội phải thực hiện trách nhiệm luân chuyển chứng từ đúng thời hạn.
Chứng từ khi phát sinh dưới đội thi công định kỳ cứ 5 ngày một lần, kế toán các công trình phải thu thập chứng từ đầy đủ rồi chuyển về công ty. Đối với những công trình ở xa, tất nhiên việc luân chuyển này cũng hơi khó khăn, do đó nên bố trí nam giới làm việc này, vừa đảm bảo cho phòng Kế toán của công ty cập nhật được chứng từ đúng thời gian, lại vừa ngăn chặn được sự gian lận của các kế toán tổ đội thi công do không có người theo dõi.