Sơ đồ 1.1.7 : Quy trình đấu thầu cơ bản
2.2. Quy trình tổ chức đấu thầu tại Ban QLDA đầu tư xây dựng các cơng trình
trình dân dụng và cơng nghiệp tỉnh Quảng Ninh
Sơ đồ 2.2. - Quy trình tổ chức đấu thầu tại Ban QLDA - Chuẩn bị đấu thầu:
Sau khi có các tài liệu của dự án như: báo cáo nghiên cứu khả thi, các bản vẽ kỹ thuật (đối với gói thầu xây lắp), tổng dự tốn, chi phí cho dự án,… các cán bộ của Ban QLDA tiến hành thực hiện các công việc trong khâu chuẩn bị đấu thầu, gồm có 3 cơng việc chính: lập và trình duyệt kế hoạch đấu thầu, lập HSMT và thông báo mời thầu.
- Tổ chức đấu thầu:
Sau khi thông báo mời thầu đến các nhà thầu, Ban QLDA phát hành HSMT. Khi tiếp nhận các HSDT phải quản lý cực kỳ bảo mật và sẽ tiến hành mở các HSDT cơng khai, kể cả các bổ sung HSDT (nếu có) với sự có mặt của đại diện các nhà thầu và thời gian, địa điểm được quy định rõ ràng trong thông báo mời thầu. Trong quá trình mở thầu, các cán bộ Ban QLDA phải thực hiện nghiêm túc các quy định của Nhà nước về quy chế đấu thầu.
Chuẩn bị đấu thầu:
-Lập và trình duyệt kế hoạch đấu thầu
-Chuẩn bị HSMT
-Thông bảo mời thầu
Tổ chức đấu thầu: - Phát hành HSMT - Mở thầu - Thành lập tổ chuyên gia Hoàn thiện hợp đồng - Thương thảo hợp đồng - Hoàn thiện và ký kết hợp đồng Thẩm định và phê
duyệt kết quả đấu thầu:
- Trình kết quả lựa chọn nhà thầu
- Thẩm định và phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu
- Công khai kết quả lựa chọn
Đánh giá HSDT:
- Đánh giá tính hợp lệ của HSDT
- Đánh giá về năng lặc kinh nghiệm, kỹ thuật của nhà thầu
- Đánh giá về tài chính của nhà thầu
49
- Đánh giá HSDT:
Tổ chuyên gia lần lượt đánh giá tính hợp lệ của HSDT, đánh giá năng lực kinh nghiệm và kỹ thuật của các nhà thầu. Các thông tin liên quan đến việc kiểm tra, đánh giá, so sánh các HSDT, tổ chuyên gia và Ban QLDA không được tiết lộ cho các nhà thầu hay bất cứ người nào khác liên quan đến quy trình đấu thầu. Sau khi đánh giá xong thì tổ chuyên gia sẽ tiến hành xếp hạng nhà thầu.
- Thẩm định và phê duyệt kết quả đấu thầu:
Sau khi xem xét, đánh giá các HSDT, tổ chuyên gia chấm thầu của Ban QLDA lập tờ trình để trình lên chủ tịch UBND tỉnh xem xét và phê duyệt kết quả đấu thầu.
Văn bản trình duyệt kết quả đấu thầu có các nội dung cơ bản như sau: + Tên và nội dung gói thầu: Nêu tóm tắt các nội dung chính của gói thầu;
Cơ sở pháp lý của việc tổ chức đấu thầu; Dự án đầu tư, kế hoạch đấu thầu hoặc thiết kế dự toán đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
+ Nêu quá trình tổ chức đấu thầu;
+ Kết quả đánh giá HSDT và xếp hạng nhà thầu;
+ Đề nghị phê duyệt kết quả trúng thầu: tên nhà thầu trúng thầu (kể cả liên danh – nếu có); Giá đề nghị trúng thầu; Loại hợp đồng và thời gian thực hiện hợp đồng.
Đại diện CĐT sau đó sẽ thẩm định và nếu hợp lý sẽ ra quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu. Ban QLDA sẽ căn cứ vào quyết định trên để làm thông báo trúng thầu gửi tới các nhà thầu. Thông báo phải văn bản và gửi tới các nhà thầu trúng thầu và khơng trúng thầu, kể cả trường hợp khơng có nhà thầu trúng thầu hoặc hủy thầu.
- Hoàn thiện hợp đồng:
Nhà thầu sẽ tiến hành thương thảo với BMT để giải quyết các vấn đề cịn tồn tại chưa hồn chỉnh về hợp đồng đối với nhà thầu. Nhà thầu cần phải nộp bảo lãnh thực hiện hợp đồng trước khi ký kết hợp đồng. Riêng đối với các gói thầu quy mô nhỏ, khi nhận được thơng báo kết quả trúng thầu thì Ban QLDA có thể thưởng thảo và ký hợp đồng ngay.
Nếu quá trình thương thảo với nhà thầu trúng thầu khơng thành cơng thì Ban QLDA sẽ trình lên chủ tịch UBND tỉnh xin ý kiến: cho phép hủy kết quả
50
cuộc đấu thầu hoặc cho phép nhà thầu xếp hạng tiếp theo đến thương thảo và ký kết hợp đồng.