Sơ đồ 1.1.7 : Quy trình đấu thầu cơ bản
3.2. Giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hoạt động đấu thầu
3.2.1. Nâng cao chất lượng nhân lực và chuyên môn của Ban QLDA
Trong giai đoạn sắp tới, Ban QLDA cần đặt ra một phương hướng, một chiến lược cơ bản nhằm nâng cao chất lượng chuyên môn trong các hoạt động của mình như sau:
- Chun mơn hóa các cơng việc tại các phịng của Ban QLDA
Việc quản lý các công việc tại ban QLDA nên được phân định theo từng cấp và có sự chun mơn hóa, chia bớt trách nhiệm cho cấp dưới. Trong mỗi phòng, nhiệm vụ được phân chia cụ thể theo nhóm thực hiện. Hàng tuần nên có những buổi họp giao ban để phổ biến công việc, thông tin cơng việc giữa các phịng với nhau. Như vậy, mỗi cán bộ của Ban QLDA có thể nắm vững những tổng quan cũng như tình hình chung của đồn dự án để linh hoạt trong việc giải quyết công việc.
- Tạo báo cáo tổng hợp hàng tuần về tiến độ thực hiện các dự án
Các phịng phải có báo cáo riêng và hàng tuần phải có báo cáo theo tuần về tiến độ chung của các dự án. Chính vì vậy, khơng chỉ cấp trên mà cả các cán bộ các phịng có thể cập nhật kịp thời tình hình của từng dự án. Ban QLDA cần thực hiện báo cáo chi tiết và có báo cáo tổng kết chung cho mỗi dự án được thực hiện, báo cáo tổng kết cuối năm cần đưa ra phương hướng và giải pháp thực hiện.
- Ban QLDA cần chủ động cho các phòng triển khai thực hiện kế hoạch
Khi có dự án mới, Ban Giám đốc Ban QLDA phải phổ biến nhiệm vụ, trách nhiệm của từng phòng cho các trưởng phòng một cách rất tổng quát. Các phịng sẽ dựa vào nội dung tổng qt đó, lập nên kế hoạch chi tiết cho các cán bộ trong phịng của mình.
- Ban QLDA phải khơng ngừng nâng cao năng lực của chính mình
Đội ngũ cán bộ của Ban QLDA hiện đang tham gia vào công tác đấu thầu phải được nâng cao trình độ thường xuyên bằng cách:
68
● Liên tục mở các lớp tập huấn dài ngày do Ban QLDA tổ chức, thuê các giảng viên tại các trường đại học, chuyên viên làm việc tại Cục Quản lý đấu thầu của Bộ KH&ĐT về giảng dạy tại Ban QLDA, gắn lý thuyết với thực tiễn, nâng cao năng lực chuyên môn và kinh nghiệm thực tế cho các cán bộ.
● Cử cán bộ có đủ phẩm chất đạo đức, năng lực đi đào tạo tại nước ngoài về đấu thầu để Ban QLDA có cán bộ nịng cốt nắm vững chuyên môn trong các hoạt động đấu thầu, đặc biệt là công tác tổ chức đấu thầu, lập HSMT trong các dự án có vốn đầu tư ODA, dự án có những nhà thầu nước ngoài tham gia.
● Đặc biệt quan tâm tới việc đào tạo ngoại ngữ chuyên ngành đấu thầu cho cán bộ vì có thể có các gói thầu có sự tham gia của các đơn vị thầu quốc tế để tránh được những tình huống khó xử do trình độ ngoại ngữ khơng đáp ứng được.
- Ban QLDA phải có những biện pháp sử dụng nhân lực hợp lý
Do hiện nay đội ngũ cán bộ làm công tác đấu thầu đang có xu hướng thiếu, nên các cán bộ thường phải kiêm nhiệm nhiều công việc và làm việc ngồi giờ,… chính điều đó làm ảnh hưởng khơng tốt đến hiệu quả giải quyết công việc của cán bộ . Vì vậy, Ban QLDA phải bố trí hợp lý “đúng người, đúng việc” và có thể tuyển thêm các cán bộ mới. Ban QLDA cũng nên đưa ra một số chính sách mang tính động lực nhằm khuyến khích, động viên các cán bộ làm việc với tinh thần trách nhiệm cao hơn.
Cần giảm thiểu số lượng gói thầu áp dụng hình thức chỉ định thầu, thay vào đó các gói thầu áp dụng theo hình thức đấu thầu rộng rãi, chào hàng cạnh tranh. Và tất cả các thơng tin về các gói thầu thì BMT – Ban QLDA phải đăng tải lên Báo Đấu thầu và hệ thống mạng đấu thầu quốc gia muasamcong.
Đối với cơ quan quản lý nhà nước, thực hiện trách nhiệm quản lý trong quá trình đấu thầu:
- Đảm bảo nguyên tắc cạnh tranh, công khai, công bằng, minh bạch trong quá trình đấu thầu.
- Áp dụng cơ chế, giải pháp mạnh trong hoạt động đấu thầu nhằm làm rõ trách nhiệm của cá nhân, tập thể trong từng khâu như của CĐT, chủ dự án, tư vấn, thiết kế, nhà thầu.
- Tăng cường cơng tác thanh tra, kiểm tra giám sát, có các quy định cụ thể, nghiêm khắc, nghiêm minh tăng cường chế tài trong việc xử phạt các hành
69
động gian lận trong q trình đấu thầu như khơng bán HSMT, không đảm bảo tiến độ, chất lượng dịch vụ tư vấn, sử dụng lao động trái phép đối với gói thầu… nhằm mục tiêu rút ngắn thời gian đấu thầu và tăng cường trách nhiệm cho các cá nhân và các chủ thể tham gia hoạt động đấu thầu.
3.2.2. Tăng cường triển khai thực hiện đấu thầu qua mạng
Đấu thầu qua mạng là một hình thức thực hiện đấu thầu áp dụng công nghệ cao, tiên tiến trên thế giới, thực tế cho thấy một số nước như Hàn Quốc, Nhật Bản, Brazil… đã sử dụng công cụ này nhằm thực hiện công tác đấu thầu và đạt hiệu quả cao. Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia đã được đưa vào vận hành vào đầu năm 2016, tuy nhiên, lộ trình áp dụng thay thế hình thức đấu thầu truyền thống đang từng bước được triển khai, thực tế tại Ban QLDA cũng thực hiện rất ít cơng tác đấu thầu qua mạng. Bên cạnh đó, cơ sở hạ tầng cơng nghệ thông tin cũng là một trở ngại trong công tác áp dụng. Hầu hết các thiết bị máy móc, phần mềm khơng theo kịp công nghệ 4.0, do vậy cần bổ sung ngân sách kịp thời để triển khai đầy đủ hơn, đảm bảo đúng theo lộ trình đấu thầu qua mạng. Do mới triển khai, trong thời gian tới chắc chắn sẽ vướng mắc pahir những tình huống phát sinh, vì vậy, cần chủ động dự kiến, nghiên cứu cũng như cập nhật các văn bản hướng dẫn mới để xử lý mọi tình huống phát sinh, đẩy mạnh việc thực hiện đấu thầu qua mạng đối với các dự án trên địa bàn tỉnh Quảng Ninh.
HSMT là toàn bộ các yêu cầu về kỹ thuật cũng như các đặc tính kỹ thuật, thơng số kỹ thuật quy định chi tiết yêu cầu của BMT về công dụng, bảo hành của sản phẩm. Bên cạnh đó, một phần rất quan trọng trong HSMT là yêu cầu về mặt tài chính như chi phí tổng thể và chi tiết, giá dự thầu. Đây là cơ sở để lựa chọn nhà thầu trúng thầu.
3.2.3. Nâng cao công tác chuẩn bị HSMT
Cần một số biện pháp nhằm giải quyết những giải quyết những tồn tại trong việc chuẩn bị HSMT tại Ban QLDA như: chậm tiến độ với kế hoạch, chất lượng chưa thực sự tốt, làm lại nhiều lần.
- Nâng cao trình độ cho cán bộ phụ trách lập HSMT
Chất lượng HSMT là một trong những điều kiện tiên quyết quan trọng quyết định sự thành công của một dự án, góp phần hồn thiện cơng tác tổ chức đấu thầu. Vì vậy việc lập HSMT phải chi tiết, đầy đủ và chính xác, yêu
70
cầu người lập phải có đủ kiến thức chuyên mơn, kinh nghiệm, tính khách quan và tính chuyên nghiệp cao.
- Kiểm tra, rà sốt những thơng tin trong HSMT.
Trong HSMT có hai nội dung quan trọng là Chỉ dẫn nhà thầu và Bảng dữ liệu đấu thầu. Hai nội dung này càng soạn thảo chi tiết, đầy đủ và chính xác thì các nhà thầu sẽ càng nắm rõ được các thơng tin về gói thầu. Một nội dung khác cũng rất quan trọng là việc soạn thảo các điều kiện chung, điều kiện cụ thể của hợp đồng. Những quy định được đưa ra trong hợp đồng sẽ là những quy định mà cả Ban QLDA và nhà thầu phải tuân thủ theo từ khi ký kết cho đến khi kết thúc hợp đồng. Cho nên với mỗi gói thầu với tính chất khác nhau, Ban QLDA nên đưa ra các điều kiện hợp lý, phù hợp với từng gói thầu, tránh việc lập hồ sơ chung chung, sơ sài, khó hiểu gây cản trở cho nhà thầu và thiệt hại đến dự án.
HSMT phải nêu rõ trách nhiệm của nhà thầu trong từng vấn đề cụ thể như: kế hoạch và biện pháp bảo đảm chất lượng, khắc phục các vi phạm về chất lượng, tuân thủ sự quản lý và giám sát thi công của Ban QLDA,… và Ban QLDA phải dự tính trước mọi tình huống có thể xảy ra để có thể có quy định và cách xử lý cụ thể về những vấn đề đó.
3.2.4. Tăng cường sự phối hợp giữa các phòng, ban trong UBND tỉnh với Ban QLDA. Ban QLDA.
Trong bối cảnh hiện nay, việc đầu tư phát triển vơ cùng mạnh mẽ để có thể theo kịp xu hướng cơng nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước. Vì vậy, khối lượng cơng việc từ các dự án của UBND tỉnh là rất lớn. Từ đó, Ban QLDA có thêm nhiều nhiệm vụ trong cơng tác đấu thầu. Chính vì vậy, cần sự phối hợp chặt chẽ giữa Ban QLDA và các đơn vị liên quan là rất cần thiết để đảm bảo sự phát triển chung của toàn tỉnh. Các đơn vị làm việc phối hợp nhịp nhàng thì những vấn đề phát sinh mới được giải quyết nhanh triệt để đồng tời khắc phục những hạn chế về thủ tục hành chính.
Để thực hiện được điều này, đầu tiên UBND tỉnh phải ban hành các quyết định hướng dẫn về định hướng, mục tiêu hoạt động đầu tư cho từng thời kỳ để các đơn vị có cái nhìn khách quan tổng thể. Đồng thời phối hợp với Ban QLDA phân công nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của từng đơn vị trong quá trình triển khai hoạt động đấu thầu để không bị chồng chéo trong khâu quản lý, kiểm tra giám sát cũng như thực hiện. Ban QLDA và các đơn vị
71
trong UBND tỉnh khi thực hiện công tác đấu thầu cần có trách nhiệm hoạt động cao, tạo điều kiện thuận lợi, hỗ trợ, phối hợp nhịp nhàng với nhau vì sự nghiệp phát triển chung của toàn tỉnh. Điều này sẽ giúp giảm tối đa thời gian, nhân lực và chi phí cho mọi cơng việc.
3.2.5. Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra, báo cáo tình hình thực hiện cơng tác đấu thầu. cơng tác đấu thầu.
Nhìn chung, cơng tác kiểm tra, thanh tra giám sát các hoạt động đấu thầu chưa đạt được hiệu quả cao nhất do thiếu nhân sự hoặc chưa được chú trọng nhất, nên để xảy ra một số vấn đề như: chậm tiến độ, gặp khó khăn trong q trình thi cơng… Vì vậy, cần tăng cường nhân lực cũng như chú trọng hơn nữa vào công việc này. Công tác kiểm tra, giám sát phải được thực hiện thường xuyên về các kế hoạch đấu thầu được trình duyệt, trình tự thực hiện kế hoạch đấu thầu… thì mới có thể phát hiện kịp thời những sai phạm, vướng mắc, từ đó dễ dàng xử lý cơng việc mà khơng để lại hậu quả gây thất thốt ngân sách. Chế độ báo cáo định kỳ cũng cần được nghiêm túc thực hiện.
Cần duy trì thường xun, đầy đủ và tồn diện về nghiệp vụ cũng như nâng cao chất lượng các hoạt động kiểm tra, thanh tra, kiểm toán và giám sát tập trung làm rõ những sai phạm, quy rõ trách nhiệm và xử lý nghiêm minh, triệt để những khâu yếu kém trong q trình thực hiện cơng tác đấu thầu. Ngoài ra, Ban QLDA cần áp dụng các cơ chế, chính sách và giải pháp mạnh theo Luật, Thông tư, Nghị định để làm rõ trách nhiệm của các cá nhân, tập thể tham gia vào công tác đấu thầu.
3.2.6. Liên tục đề xuất những kiến nghị, giải pháp nâng cao công tác đấu thầu bằng kinh nghiệm thực tiễn. thầu bằng kinh nghiệm thực tiễn.
Qua việc thực hiện các dự án, cơng trình, đội ngũ cán bộ sẽ nắm được những lỗ hổng, thiếu sót và vướng mắc trong suốt quá trình thực hiện cơng tác đấu thầu. Từ đó, ngồi việc kiểm tra, giám sát kịp thời các sai phạm, việc tích lũy kinh nghiệm để áp dụng cho các dự án tiếp theo là vô cùng cần thiết. Dựa trên những kinh nghiệm đó, cán bộ viên chức hồn tồn có thể thực hiện việc kiến nghị, đề xuất những giải pháp có tính thực tiễn cao lên Ban Giám đốc nhằm nâng cao hiệu quả của công tác đấu thầu.
72
3.2.7. Nâng cao công tác quản lý rủi ro của dự án trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư đầu tư
Công tác quản trị rủi ro tốt sẽ giảm thiểu các thiệt hại khơng đáng có của dự án. Tuy nhiên cơng tác quản trị rủi ro hồn toàn chưa được quan tâm tại Ban. Vì vậy, để cơng tác quản trị dự án đạt hiệu quả tốt thì Ban QLDA phải thực hiện, thành lập phòng ban riêng thực hiện công tác nghiên cứu, nhận diện và quản trị rủi ro cho các dự án. Việc thành lập bộ phận quản trị rủi ro phải được bàn bạc trước và thực thi cẩn thận. Cần thay đổi nhận thức của cán bộ nhân viên và ban giám đốc trong Ban QLDA, khi các quan điểm cũ đã ăn sâu vào nhận thức thì việc quản trị, quản lý rủi ro vẫn bị xem nhẹ.