5. Kết cấu đề tài:
2.2. Thực trạng công tác tuyển dụng tại Công ty TNHH Truyền thông
2.2.2. Tình hình thực hiện các bước trong quá trình tuyển dụng nhân lực:
2.2.2.1. Quy trình tuyển mộ nguồn nhân lực:
- Thơng báo tuyển dụng:
Thông báo tuyển dụng là việc nhân viên nhân sự đăng tải nội dung bài viết lên các trang thơng tin, có thể là trang web chính thức của cơng ty hoặc các mạng xã hội, diễn đàn, hội nhóm và các phương tiện thơng tin đại chúng để lao động bên ngoài thị trường biết và tham gia ứng tuyển. Việc thông báo này phải đảm bảo ngắn gọn, súc tích nhưng những nội dụng cơ bản phải được truyền tải đến ứng viên theo cách tốt nhất.
Thông thường việc đăng thông báo tuyển dụng của Mahula thường được tiến hành theo các hình thức sau:
- Công văn thông báo trong nội bộ.
- Quảng cáo trên kênh online các nhân viên nhân sự đăng tải trên website chính thức của cơng ty hoặc fanpage chính thức của cơng ty trên facebook. Ưu điểm của kênh này là có thể tiết kiệm được thời gian cho nhà tuyển dụng vì khơng mất quá nhiều thời gian để quảng bá hay giới thiệu về cơng ty mình với ứng viên.
- Các nhân viên tuyển dụng đăng bài thơng báo lên các hội nhóm tuyển dụng trên facebook như: việc làm văn phòng tại Bắc Ninh, tuyển dụng nhân viên ngành IT, việc làm văn phòng Bắc Ninh - Bắc Giang hoặc các trang mạng xã hội khác như: tiktok, instagram, các diễn đàn, hội sinh viên,… kênh này sẽ tốn thời gian của nhà tuyển dụng hơn so với kênh thứ nhất vì nhà tuyển dụng phải cần thêm thời gian để giới thiệu về công ty cho các ứng viên có
thêm kiến thức về công ty. Tuy nhiên, trên thực tế và các báo cáo tuyển dụng của công ty, kênh thứ hai thường giúp nhân viên tuyển dụng tiếp cận được nhiều ứng viên hơn kênh thứ nhất do sự phổ biến rộng rãi của nó.
Một thông báo tuyển dụng đầy đủ phải thể hiện được những nội dung chính sau:
1. Tên cơng ty. 2. Vị trí tuyển dụng.
3. Số lượng lao động cần tuyển dụng.
4. Các yêu cầu về kinh nghiệm, trình độ chun mơn, độ tuổi, giới tính,… 5. Mức thù lao khi làm việc tại công ty.
6. Địa chỉ công ty và cách thức liên lạc để ứng tuyển.
Bên cạnh đó phải đảm bảo ln có nhân sự trực hotline, hoặc trả lời tin nhắn của ứng viên đến page hoặc mail của công ty để giải đáp các thắc mắc liên quan đến công ty và công tác tuyển dụng của công ty. Công tác này nhằm đảm bảo cơng ty khơng bị bỏ sót hồ sơ ứng viên nộp vào công ty.
- Xác định nơi tuyển mộ và thời gian tuyển mộ:
Vì tính chất cơng việc nên Mahula tuyển dụng nhiều vị trí với đặc điểm thời gian cơng việc khác nhau: làm toàn thời gian, làm bán thời gian, làm cộng tác viên. Nên việc xác định thời gian tuyển dụng, thời gian cộng tác giữa công ty với ứng viên và nơi tuyển dụng có ý nghĩa vơ cùng quan trọng nhất là đối với Mahula đang trong giai đoạn mở rộng phạm vi, quy mô hoạt động, hợp tác nhiều dự án.
Xác định thời gian là việc nhà tuyển dụng xác định xem khi nào bắt đầu tuyển dụng và ước tính thời gian kết thúc tuyển dụng sao cho phù hợp và hiệu quả. Nếu khơng xác định thời gian tuyển dụng cụ thể có thể dẫn đến nhiều hệ lụy như thiếu hụt nhân sự do không tuyển dụng kịp thời, tuyển dụng dàn trải gây lãng phí nguồn lực và tài chính,…
Thơng thường trong quy trình tuyển dụng của Cơng ty, tùy thuộc vào từng vị trí và số lượng cần tuyển mà thời gian tuyển dụng sẽ kéo dài từ 2 tuần đến 12 tuần. Mahula tuyển dụng cho một vị trí lao động trong khoảng từ 2 tuần đến 8 tuần.
Xác đinh nơi tuyển dụng: Với các vị trí khác nhau u cầu địi hỏi các ứng viên có đặc điểm hoặc trình độ khác nhau. Đối với Mahula u cầu chủ yếu là lao động có trình độ cao nên bộ phân nhân sự cần xác định nơi tuyển dụng phù hợp để quá trình tuyển dụng diễn ra thuận lợi. Để tuyển dụng lao động trình độ cao, bộ phận tuyển dụng của Mahula thường tập trung chủ yếu vào các thị trường lao động sau:
- Thị trường lao động ở trong tỉnh Bắc Ninh. Các ứng viên sinh sống và làm việc trong tỉnh Bắc Ninh thì sẽ gần với trụ sở cơng ty, tiện đi lại và trao đổi cơng việc. Bên cạnh đó, có thể tập trung vào các tỉnh lân cận như: Hà Nội, Bắc Giang, Hưng Yên. Các ứng viên ở tỉnh này đều có thể di chuyển về Bắc Ninh sinh sống, làm việc nếu được tuyển dụng.
- Các trường đại học, cao đẳng trên địa bàn như: Đại học Kinh Bắc, Học viện Ngân Hàng,… và các tỉnh lân cận đào tạo về các ngành kinh tế, marketing, kế toán, kĩ thuật. Đây là các thị trường cung cấp lao động có trình độ cao và có nguồn ứng viên lớn, đặc biệt là đối tượng các sinh viên năm cuối mới ra trường đang đi tìm việc làm.
Thực trạng nguồn tuyển
Tùy từng trường hợp cụ thể, giai đoạn cụ thể hay yêu cầu công việc cụ thể mà Công ty tiến hành tuyển dụng trên hai nguồn đó là nguồn bên trong và nguồn bên ngoài.
Nguồn nội bộ được công ty sử dụng trong hai trường hợp sau:
- Một là khi bộ phận nào đó trong Công ty thừa hoặc thiếu nhân sự sẽ thông báo tuyển trong cơng ty. Các trưởng phịng tự xem xét và đưa ra quyết định cắt giảm hoặc bổ sung nhân sự đối với phịng ban của mình và chuyển đến bộ phận nhân sự. Bộ phận nhân sự sẽ xem xét nhu cầu tuyển dụng của các
phòng ban khác, nếu nhân sự bị cắt giảm có khả năng đảm nhiệm cơng việc của phịng ban khác, bộ phận nhân sự sẽ tiến hành điều chuyển nhân sự đó từ phịng ban này sang phịng ban khác. Việc tuyển dụng nội bộ có ưu điểm sẽ rút ngắn quá trình tuyển dụng, tiết kiệm chi phí tuyển dụng đào tạo và tận dụng nguồn lực của công ty trong việc tuyển dụng. Trên thực tế doanh nghiệp, Mahula chỉ thực hiện tuyển dụng nội bộ đối với các bộ phận thuộc phòng kinh doanh và phòng nhân sự.
- Hai là trường hợp tuyển những vị trí cao. Cơng ty thường thông báo trong nội bộ những nhân viên cấp dưới với những tiêu chuẩn đi kèm và quyền lợi được hưởng. Ai có khả năng thì ứng tuyển. Những vị trí này thường được phỏng vấn bởi cán bộ cấp cao, nhiều kinh nghiệm. Tuyển dụng theo nguồn này đem lại nhiều lợi ích cho cơng ty như: chi phí tuyển dụng thấp, khơng tốn nhiều thời gian để hướng dẫn người lao động làm quen với môi trường công việc mới. Đồng thời, tạo được niềm tin và động lực phấn đấu cho các nhân viên trong cơng ty có hi vọng được thăng tiến lên vị trí cao hơn trong cơng việc. Tuy nhiên, hình thức này cũng có nhược điểm là số lượng ít, khơng làm mới được chất lượng nguồn nhân lực trong Cơng ty. Mặt khác, có thể gây ra những xung đột, mâu thuẫn lợi ích, gây mất đồn kết trong nội bộ Cơng ty.
Nguồn bên ngoài:
Những năm gần đây, Mahula phát triển và mở rộng quy mô các dự án, đối tác, phạm vi hoạt động nên nguồn nhân lực hiện có cơng ty khơng thể đáp ứng đủ nhu cầu về số lượng cũng như chất lượng. Do vậy, Công ty phải tuyển dụng thêm nhân lực từ nguồn bên ngoài.
Mahula đã tận dụng cơng cụ miễn phí của mạng xã hội: facebook, instagram, zalo,… để đăng bài tuyển dụng online, đăng trên website công ty hoặc tham gia các hội chợ việc làm, các buổi tư vấn việc làm để tuyển dụng nhân sự. Bên cạnh đó, có thể tuyển dụng nhân sự từ cơng ty đối thủ cạnh tranh, tuy nhiên phương pháp này không được Mahula áp dụng nhiều trong quá trình tuyển dụng.
Nguồn tuyển dụng bên ngồi chủ yếu của Cơng ty Mahula chủ yếu là: + Sinh viên đã tốt nghiệp từ các trường Đại học, Cao đẳng, Trung học phổ thông.
+ Ưu tiên những người đi làm có kinh nghiệm chun mơn từ 2 năm trở lên.
Thực trạng về phương pháp tuyển mộ:
- Nguồn tuyển dụng bên trong Công ty:
Công ty thông báo tuyển dụng công khai minh bạch trong nội bộ Công ty thông qua: gửi gmail, dán thông báo tuyển dụng, thơng báo trên website chính thức của Cơng ty.
- Nguồn tuyển dụng bên ngồi Cơng ty:
Mahula tuyển dụng chủ yếu thơng qua hình thức sau:
Thơng qua các phương tiện truyền thông như: đăng bài tuyển dụng lên hội nhóm facebook, zalo, tiktok, fanpage Cơng ty, website Công ty mahula.vn.
Qua sự giới thiệu của các cán bộ nhân viên trong Công ty như: con em, người thân của họ.
2.2.2.2. Quy trình tuyển chọn nguồn nhân lực:
Sơ đồ 2.1. Quy trình thực hiện tuyển dụng của Cơng ty Mahula
(Nguồn: Phịng Hành Chính – Nhân sự Mahula)
Thu thập và tiến hành sàng lọc hồ sơ
Phỏng vấn sơ bộ
Phỏng vấn trực tiếp
Thời gian tập sự thử việc
Bước 1: Thu thập và tiến hành sàng lọc hồ sơ
Sau khi đăng thông báo tuyển dụng, bộ phận nhân sự sẽ thống nhất chung một địa chỉ để nhận hồ sơ ứng viên và quan trọng là khơng được bỏ xót hồ sơ ứng viên. Phịng Hành chính – Nhân sự Mahula tiếp nhận hồ sơ ứng viên thơng qua hình thức trực tuyến hoặc nộp trực tiếp.
Sau khi nhận CV ứng viên, bộ phận nhân sự tiến hành đánh giá chấm điểm CV để lựa chọn ra các CV phù hợp để tiến hành phỏng vấn đánh giá. Các tiêu chí đánh giá CV được bộ phận nhân sự của Mahula xây dựng dựa theo thực tế tuyển dụng có thang điểm như sau:
Bảng 2.6. Đánh giá CV ứng viên
Tiêu chí Điểm số
Chuyên ngành 2 điểm
Kinh nghiệm 3 điểm
Độ tuổi 1 điểm
Địa điểm 2 điểm
Mục tiêu nghề nghiệp 2 điểm
(Nguồn: phịng Hành Chính – Nhân sự Mahula)
Dựa theo bảng 2.6 trên, nếu hồ sơ của ứng viên đạt trên 5 điểm được chọn vào vòng phỏng vấn với nhà tuyển dụng. Sau khi chọn ra được các ứng viên phù hợp thì Cơng ty sẽ gửi mail và đồng thời gọi điện cho các ứng viên để sắp xếp lịch hẹn phỏng vấn. Các hồ sơ không đạt yêu cầu được lưu trữ lại trên hệ thống của cơng ty cho các vị trí phù hợp hơn sau này.
Việc sàng lọc hồ sơ ứng viên được thực hiện với mục đích đánh giá bước đầu khả năng gắn bó của ứng viên đối với cơng ty. Vì các yếu tố vị trí, kinh nghiệm, mục tiêu, nhu cầu mà một số ứng viên nộp hồ sơ nhưng không tham gia phỏng vấn hoặc phỏng vấn đỗ mới từ chối đi làm, như vậy gây mất thời gian và làng phí các chi phí của cơng ty. Chính vì vậy, cần tập trung làm tốt ngay từ bước đầu sàng lọc hồ sơ ứng viên.
Bước 2: Phỏng vấn sơ bộ
Sau khi đã lọc hồ sơ, nhân viên tuyển dụng tiến hành lên lịch phỏng vấn và liên hệ với các ứng viên được chọn. Bước này giúp nhân viên nhân sự xem xét, đánh giá lại thông tin của ứng viên trong hồ sơ có đúng khơng và đánh giá sơ bộ về thái độ của ứng viên với cơng việc mục đích là một bước nữa để loại bỏ những hồ sơ không phù hợp. Thông thường bước này sẽ được nhân viên nhân sự của Mahula thực hiện qua điện thoại.
Các câu hỏi được sử dụng nhiều trong vòng phỏng vấn sơ bộ thường là các câu hỏi liên quan đến các chủ đề:
- Mục tiêu nghề nghiệp - Kinh nghiệm làm việc - Chuyên ngành và kỹ năng
Tuy nhiên ở vịng này, nhà tuyển dụng khơng đánh giá quá cao nội dung các câu trả lời mà chủ yếu muốn đánh giá thái độ và sự nhiệt tình của ứng viên đối với cơng việc trước khi quyết định cho ứng viên vào vòng phỏng vấn trực tiếp.
Bước 3: Phỏng vấn trực tiếp
Các hồ sơ ứng viên đã vượt qua vòng hai vòng đánh giá sẽ được bộ phận nhân sự gửi gmail mời hẹn phỏng vấn trực tiếp tại văn phịng cơng ty. Tại buổi phỏng vấn trực tiếp, nhà tuyển dụng sẽ đặt những câu hỏi nhằm khai thác năng lực, tiềm năng, kĩ năng của các ứng viên.
Bên cạnh đó ứng viên cũng có quyền đặt câu hỏi về quyền lợi của mình và có thể đàm phán về mức lương với nhà tuyển dụng ngay tại vòng phỏng vấn trực tiếp này.
- Trình tự các bước của quá trình phỏng vấn trực tiếp bao gồm: + Giới thiệu
Bắt đầu buổi phỏng vấn, người phỏng vấn giới thiệu về bản thân, vai trị của mình trong buổi phỏng vấn, trình tự cuộc phỏng vấn. Tiếp theo là giới thiệu về Công ty và mô tả về cơng việc nhằm giúp các ứng viên có một góc
nhìn tổng quát và sơ bộ về Cơng ty cũng như vị trí cơng việc mà cá ứng viên sẽ làm nếu trúng tuyển.
+ Phỏng vấn
Hình thức phỏng vấn lần 1 thường được Cơng ty áp dụng đó là hình thức phỏng vấn 1:1, nghĩa là một lần phỏng vấn một ứng viên. Các ứng viên sẽ ngồi chờ ở một phòng riêng và lần lượt được gọi vào phòng để phỏng vấn theo danh sách.
Người phỏng vấn lần lượt đặt câu hỏi cho ứng viên theo hệ thống các câu hỏi đã được chuẩn bị trước, ngồi ra có thể đặt thêm các câu hỏi phụ để khai thác thông tin từ ứng viên.
Các ứng viên tham gia phỏng vấn được phép đặt câu hỏi với người phỏng vấn.
Thời gian dành cho mỗi ứng viên thường kéo dài từ 20-30 phút.
Kết thúc cuộc phỏng vấn, người phỏng vấn tập hợp lại thông tin và thông báo cho ứng viên các bước tiếp theo.
Để lựa chọn được đúng người phù hợp với chức danh công việc cần tuyển, ứng viên cần được người lãnh đạo trực tiếp phỏng vấn lần 2, bởi người lãnh đạo trực tiếp là người chịu trách nhiệm quản lý cơng việc đó và là người sử dụng lao động trực tiếp. Thông qua việc phỏng vấn của lãnh đạo trực tiếp, tổ chức sẽ khắc phục được sự không đồng nhất giữa bộ phận tuyển chọn và nơi sử dụng lao động.
Công tác phỏng vấn chuyên sâu ở Công ty được thực hiện như sau:
- Hình thức phỏng vấn: Phỏng vấn Hội đồng.
Phỏng vấn Hội đồng là hình thứ phỏng vấn mà trong đó, mỗi ứng viên khi tham gia phỏng vấn sẽ trả lời các câu hỏi trước một Hội đồng gồm: giám đốc, Trưởng phịng bộ phận cần tuyển, Trưởng phịng Hành chính – Nhân sự và người tuyển tuyển dụng. Các thành viên của Hội đồng sẽ đưa ra câu hỏi và ứng viên sẽ trả lời các câu hỏi trước Hội đồng, sau đó Hội đồng phỏng vấn sẽ cùng nhau đánh giá chung về các câu trả lời của ứng viên.
- Địa điểm phỏng vấn: tại trụ sở chính của Cơng ty tại thành phố Bắc Ninh. Ở vịng phỏng vấn này, có thể các ứng viên phải trả lời những câu hỏi tình huống do Ban lãnh đạo công ty đưa ra nhằm khai thác và kiểm tra độ nhanh nhạy, khéo léo và tính chính xác trong việc xử lý nhanh tình huống mà cơng việc đòi hỏi,…
Kết thúc phỏng vấn, Hội đồng phỏng vấn tổng hợp thông tin và công bố kết quả cho ứng viên.
Bước 4: Thời gian tập sự thử việc
Dựa vào quyết định thử việc đã được phê duyệt, Phịng Hành Chính – Nhân sự sẽ gửi thơng báo trúng tuyển và liên hệ với ứng viên thời gian nhận việc.
Thời gian thử việc theo quy định của Công ty và phù hợp với Bộ Luật Lao động hiện hành. Thông thường, thời gian thử việc của công ty Mahula quy định là 2 tháng (60 ngày) tính từ ngày đầu tiên nhận việc. Tuy nhiên, tùy vào năng lực, sự cố gắng và vị trí cơng tác của từng ứng viên mà Cơng ty sẽ linh động thay đổi thời gian thử việc này. Trong suốt quá trình thử việc, bộ phận nhân sự kết hợp với trưởng phòng chức năng sẽ quan sát đánh giá ứng viên cả về thái độ và kỹ năng để đưa ra quyết định cuối cùng.