Trình độ của cán bộ Số lƣợng Tỷ lệ Tiến sỹ 1 0,73 % Thạc sỹ 15 11,02% Cử nhân 104 76,47% Cao đẳng 16 11,76% Tổng số 136 (Nguồn: Phịng Hành chính)
Biểu đồ 2.1. Trình độ học vấn của cán bộ Trung tâm
Đối với các cơ quan TTTV nói chung và Trung tâm TTTV, ĐHQGHN nói riêng thì cơ sở vật chất, trang thiết bị thư viện có vai trị rất quan trọng, giúp cho Trung tâm triển khai các hoạt động khai thác và phục vụ thơng tin, tư liệu có hiệu quả.
* Về diện tích sử dụng: Trung tâm TTTV, ĐHQGHN có tổng diện tích sử dụng là 4.790 m², hoạt động tại 4 khu vực:
- Trụ sở chính của Trung tâm là nhà 7 tầng tại Nhà C1T - 144 Đường Xn Thuỷ- Cầu Giấy có diện tích 2.500 m²;
- Phòng PVBĐ Ngoại ngữ tại Nhà A2 khu giảng đường của trường ĐH Ngoại ngữ có diện tích 530 m²;
- Phịng PVBĐ Thượng Đình tại trường ĐH KHTN và ĐH KHXH&NV ở số 334-336 Nguyễn Trãi có diện tích 1.300 m²;
- Phịng PVBĐ Mễ trì có diện tích 460 m².
Các kho tài liệu của Trung tâm được tổ chức tại các phòng PVBĐ ở 4 địa điểm trên, gồm có: 6 kho mượn tài liệu về nhà, 14 kho đọc (trong đó có 2 phòng đọc chuyên sâu: Kinh tế và Luật) và 2 phòng tự học với tổng số chỗ ngồi bạn đọc là 1.500 chỗ. Tất cả các kho tài liệu đều đã được nâng cấp, xây dựng lại và các thiết bị nội thất của các phòng phục vụ được trang bị mới hoàn toàn như: bàn ghế của bạn đọc và của thủ thư, giá sách đa năng, bàn quầy phục vụ, kệ báo tạp chí, tủ đựng đồ bạn đọc, bảng, biển chỉ dẫn, đèn,
camera, cổng an ninh, máy đọc mã vạch, máy kiểm kê tài liệu… Các trang thiết bị này được thiết kế theo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật phù hợp với mục đích sử dụng ở các kho.
2.2. Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thƣ viện tại Trung tâm Thông tin Thƣ viện, ĐHQGHN
2.2.1. Thực trạng cơ sở hạ tầng thông tin
Trung tâm TT-TV, ĐHQGHN có một hạ tầng cơ sở thơng tin gồm hệ thống máy tính và thiết bị mạng khá hồn chỉnh. Hệ thống mạng của Trung tâm hiện nay gồm có 5 mạng cục bộ với 10 máy chủ, 250 máy trạm (trong đó 130 máy dùng cho bạn đọc tra cứu, truy cập internet, khai thác nguồn lực thông tin) đặt tại 3 khu vực: Nhà Trung tâm (trụ sở chính), phịng PVBĐ Ngoại ngữ, Phòng PVBĐ trường ĐH KHXH&NV và ĐH KHTN, các máy tính được kết nối liên thơng với mạng ĐHQGHN và mạng Internet; cùng với Hệ thống lưu trữ dữ liệu dung lượng lớn đáp ứng yêu cầu của một thư viện số. Những điều kiện cơ sở hạ tầng thông tin này là rất quan trọng, giúp cho việc tin học hoá tồn bộ hoạt động thơng tin-thư viện của Trung tâm, nhằm nâng cao chất lượng phục vụ và mở rộng khả năng cung cấp các dịch vụ cho bạn đọc.
Được sự quan tâm của lãnh đạo ĐHQGHN hàng năm Trung tâm được đầu tư kinh phí khá lớn cho việc phát triển cơ sở hạ tầng và cơng nghệ. Mạng máy tính Trung tâm có cấu trúc hình sao, được chia ra làm 04 mạng cục bộ với mơ hình đấu nối vật lý giữa các tòa nhà trong ĐHQGHN như sau:
Mạng tổng thể ĐHQGHN kết nối ra internet bằng đường Leasedline của Viettel, dung lượng 4Mb với 30 IP tĩnh trong dải: 203.113.130.193 - 203.113.130.222. Đường Leasedline được kéo về nhà điều hành mạng ĐHQGHN.
Mạng diện rộng của ĐHQGHN được kết nối bằng cáp quang cụ thể như sau:
Từ nhà điều hành mạng ĐHQGHN có một đường nối tới Trường Đại học Khoa học Tự nhiên và Trường Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn, kết nối nội bộ trong ĐHQGHN;
Từ Trường Đại học Khoa học Tự nhiên và Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn có một đường nối tới KTX Mễ Trì, kết nối nội bộ trong ĐHQGHN;
Từ nhà điều hành mạng ĐHQGHN có hai đường nối tới Trung tâm. Một đường là đường ra Internet, đường còn lại là kết nối nội bộ trong ĐHQGHN;
Từ nhà điều hành mạng ĐHQGHN có một đường nối tới Trường Đại học Ngoại Ngữ, kết nối nội bộ trong ĐHQGHN;
Switch trung tâm: Cisco Switch kết nối tới các máy chủ Web Server, Application Server, File Server và các switch, hub các tầng bằng cáp UTP Cat 5e tốc độ sử dụng 10/100 Mbs.
2.2.2. Thực trạng phần mềm ứng dụng
2.2.2.1. Căn cứ để lựa chọn phần mềm
Việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong các thư viện nói chung và thư viện trường học nói riêng là rất quan trọng và cần thiết. Nó mang lại những kết quả tốt nhất trong công tác lưu trữ , bảo quản, khai thác và giao lưu thơng tin, góp phần nâng cao hiệu quả phục vụ của người dùng tin trong các thư viện nhà trường.
Căn cứ trên như cầu của các công tác chuyên môn trong Trung tâm thông tin thư viện, nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả của công tác chuyên môn và công tác quản lý. Căn cứ vào khả năng đáp ứng nhu cầu của các phầm mềm ứng dụng mà Trung tâm đã lựa chọn những phầm mềm đảm bảo được các yêu cầu công việc đặt ra.
Bên cạnh đó, các phần mềm ứng dụng phải phù hợp với hạ tầng thông tin của Trung tâm cũng như phù hợp với năng lực CNTT của đội ngũ cán bộ, lãnh đạo của Trung tâm.
Với sự quan tâm và đầu tư của ĐHQGHN, việc ứng dụng CNTT tại Trung tâm có thể nói là khá sớm trong hệ thống các thư viện đại học. Ngay sau khi thành lập (năm 1997) Trung tâm đã sử dụng phần mềm CDS/ISIS, từ năm 2005 đến năm 2010 sử dụng phần mềm Libol và chuyển toàn bộ CSDL sang cấu trúc mới phù hợp với chuẩn MARC 21, nhằm tạo điều kiện cho bạn đọc có thể truy cập từ xa, cũng như dễ dàng trao đổi, chia sẻ nguồn lực thông tin với các thư viện trong nước và thế giới. Từ năm 2010 đến nay Trung tâm sử dụng phần mềm Virtua, song song với phần mềm mới Content Pro quản trị tài nguyên số.
2.2.2.2. Những phần mềm đã ứng dụng và tính năng của chúng
* Phần mềm Libol
Libol (LIBrary OnLine), bộ phần mềm giải pháp Thư viện điện tử - Thư viện số được Tinh Vân nghiên cứu và phát triển từ năm 1997, là sản phẩm phần mềm thư viện điện tử và quản lý tích hợp nghiệp vụ thư viện
thành cơng nhất ở Việt Nam. Libol có thể được triển khai trên nhiều mơ hình thư viện khác nhau. Các thư viện này có thể là thư viện đóng hoặc mở, là những thư viện truyền thống như những thư viện công cộng, thư viện của các trường đại học, các trung tâm thông tin, các thư viện chuyên ngành ... cho đến những thư viện điện tử quy mô lớn.
Phần mềm quản trị thư viện Libol 5.0 được Trung tâm TT-TV, Đại học Quốc gia Hà Nội xem xét nghiên cứu và đưa vào cài đặt sử dụng từ tháng 3/2002. Như đã nói ở trên, phiên bản này gồm 10 phân hệ chức năng, có khả năng quản lý được nhiều dạng tài liệu, hỗ trợ tiếng Việt và khả năng chuyển đổi dữ liệu từ CDS/ISIS khá tốt. Đến năm 2004, phần mềm này được nâng cấp lên 5.5.
Phiên bản Libol 5.5 sử dụng tại Trung tâm có các phân hệ cơ bản sau: - Phân hệ bổ sung
- Phân hệ Biên mục:
- Phân hệ tra cứu trực tuyến OPAC - Phân hệ ban đọc:
- Phân hệ Lưu thông: - Phân hệ quản lý:
Libol 5.5 là phần mềm thư viện tích hợp trong nước khá điển hình, làm việc trên môi trường dạng Web khá linh hoạt và có tính hệ thống tương đối tốt. Giữa các phân hệ trong phần mềm đều có mối liên kết chặt chẽ, có thể khái qt tồn bộ quy trình vận hành của phần mềm theo sơ đồ sau:
* Phần mềm Virtua
Để có thể quản lý và khai thác kho tài nguyên tri thức lên đến hàng triệu biểu ghi với dung lượng hàng chục terabyte, thư viện cần có hệ thống điều hành thư viện điện tử hiện đại, vừa có khả năng quản lý tài liệu in ấn với các nghiệp vụ thơng thường, vừa có khả năng quản lý và phân phối các tài liệu điện tử và tài liệu số với dung lượng lớn. Phần mềm thư viện Libol 5.5 chỉ đáp ứng được các nghiệp vụ thư viện thông thường, không đủ khả năng đáp ứng các yêu cầu về quản lý và phân phối tài liệu số một cách tổng thể với
khả năng lưu trữ hàng triệu biểu ghi với dung lượng hàng terabyte cho hàng nghìn người sử dụng, chưa đáp ứng được các yêu cầu về liên thông, kết nối với các thư viện điện tử hiện đại, tiên tiến trong nước và quốc tế. Chính vì vậy, năm 2010 Trung tâm đã tiến hành mua phần mềm Virtua – hệ thống điều hành thư viện điện tử với những tính năng tiên tiến hơn, tuân thủ chặt chẽ các chuẩn kết nối, chuẩn nghiệp vụ để sẵn sàng kết nối với các hệ thống thư viện điện tử hiện đại.
Phần mềm quản lý thư viện Virtual do công ty VTLS Inc- Mỹ xây dựng và được sử dụng tại hơn 90 thư viện trên toàn thế giới. Phần mềm này có khả năng quản lý tới hàng triệu biểu ghi, chạy ổn định trên hệ điều hành UNIX, hệ quản trị dữ liệu Orade. Về mặt kỹ thuật, Virtual được cấu trúc tới 3 tầng khách/chủ, hỗ trợ bảng mã Unicode cho từng loại ngôn ngữ. Giao diện người dùng dưới hình thức đồ họa sinh động và hỗ trợ chuẩn truy cập, tìm kiếm thơng tin qua cổng Z39.50. Phần mềm này tuân thủ đầy đủ các chuẩn nghiệp vụ trên thế giới như chuẩn biên mục MARC, kết nối liên thư viện, chuẩn SIP2, tích hợp với hệ thống RFID và các thiết bị tự động. Số modul mà phần mềm Virtual thiết kế ít hơn (biên mục, bổ sung, lưu thơng, OPAC, quản lý ấn phẩm nhiều kỳ), những tính năng tương hỗ được đặt chung vào một modul.
Hệ thống Virtual bao gồm 3 thành phần chính:
Máy trạm Virtual là giao diện chính kết nối người dùng với hệ thống, tương tác bởi các giao diện đồ họa dễ sử dụng. Phần mềm này còn hỗ trợ rất nhiều tính năng thân thiện với người dùng, như: người dùng được lựa chọn ngôn ngữ trên máy trạm, Virtual sẽ hiển thị phần dịch tương ứng mà người dùng đã tạo thông qua “Virtual Language Editor”, sử dụng giao thức Z39.50 cho mọi hoạt động, chạy trên Windows và các trình duyệt web khác
Giao diện ngƣời dùng
Hệ thống máy chủ
Hệ thống máy chủ giúp cán bộ quản trị mạng của Trung tâm tự chỉnh nhiều tính năng như thiết lập, xem và chỉnh sửa các thông số của từng module, thơng tin người sử dụng, cấu hình nội dung biểu ghi xuất hiện trên OPAC, lưu thông và cổng thơng tin tích hợp iPortal. Hệ thống này kết nối thẳng với CSDL Oracle- một cơ sở dữ liệu mạnh mẽ nhất thế giới, nó có tính có tính an tồn, bảo mật cao, tính nhất qn và tồn vẹn dữ liệu, cho phép các user truy nhập tới CSDL phân tán như một khối thống nhất.
Phần mềm Virtual còn được hỗ trợ bởi cổng thơng tin tích hợp iPortal, cho phép người dùng sử dụng dịch vụ trên OPAC và lưu thông từ xa trên trình duyệt web và cơng nghệ hình ảnh đồ họa vector sinh động. Bạn đọc của Trung tâm tìm kiếm thơng tin theo phương thức tìm đơn giản hoặc nâng cao, có thể tìm kiếm cùng lúc nhiều CSDL.
Với những thông tin trên cho thấy, phần mềm Virtual là sự lựa chọn thay thế đúng đắn để Trung tâm có thể quản lý tốt hơn tài nguyên số và thân thiện hơn với người dùng tin.
* Phần mềm ContentPro
Trong khuôn khổ Dự án E-books đại học của ĐHQGHN, Trung tâm TTTV đã được trang bị phần mềm quản lý tài nguyên số ContentPro, một giải pháp của Innovative.
Content Pro là giải pháp quản lý tài nguyên số, nằm trong bộ giải pháp cho thư viện của Innovative. Với giao diện Web thân thiện, dễ hiểu, khả năng tìm kiếm mạnh và thiết kế cho việc thu thập các siêu dữ liệu, giải pháp cung cấp khả năng truy cập, nghe, nhìn tồn diện cho người dùng. Khả năng tổ chức và quản lý nguồn tài nguyên số Content Pro có khả năng lưu trữ và quản lý tài nguyên số dưới nhiều định dạng và kích cỡ như: định dạng video, audio, ảnh, văn bản …
Các tài liệu số được mô tả theo chuẩn Dublin Core. Hệ thống hỗ trợ hoàn toàn chuẩn Unicode. Các tài liệu số được tổ chức phân loại theo các bộ sưu tập tùy
theo nhu cầu của người dùng. Khả năng đưa tài liệu số vào hệ thống linh hoạt và dễ dàng
Đối với các tài liệu định dạng video hay âm thanh, hệ thống cho phép vận hành theo cơ chế streaming với phần mềm được nhúng sẵn trong hệ thống. Người dùng sẽ xem hoặc nghe trực tiếp trên trang web hoặc tải về máy để sử dụng.
Đối với tài liệu dạng ảnh, phần mềm nhúng Image Viewer giúp người dùng xem và cảm nhận ảnh bằng cách phóng to, thu nhỏ, đổi chiều của ảnh... Ngồi ra, người dùng có thể tự tạo các slideshow cho riêng mình để thuận tiện cho việc theo dõi các bộ sưu tập ảnh khác nhau.
Đối với tài liệu dạng văn bản (sách điện tử), phần mềm nhúng Book Viewer đưa ra những tính năng thuận lợi nhất cho việc xem sách ngay trên trang web. Các tính năng của Book Viewer cũng tương tự như các tính năng của các phần mềm đọc sách thơng dụng trên thị trường như iBook của Apple.
2.2.3. Thực trạng nguồn lực thông tin
Là đơn vị phục vụ đào tạo, nghiên cứu khoa học cho đại học đa ngành, đa lĩnh vực, chất lượng cao.Hiện nay, Trung tâm đang lưu giữ, quản lý vỗn tài liệu/ nguồn lực thông tin khá phong phú và đa dạng bao gồm nguồn lực thông tin truyền thống và nguồn lực thông tin điện tử.
Hiện tại kho tài liệu hiện có tại Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐHQGHN khá phong phú. Trong 21 năm qua (1997-2014) Trung tâm đã không ngừng bổ sung cả về số lượng và chất lượng tài liệu: