2.1. Tổng quan về Công ty Cổ phần Công nghệ Giáo dục Nova
2.1.2. Tổ chức bộ máy quản lý
30
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của Nova rất đơn giản, gồm rất ít bộ phận trung gian. Đứng đầu công ty là Hội đồng quản trị, đến Tổng giám đốc đại diện cho Hội đồng quản trị, tiếp theo là Ban kiểm soát dự án bao gồm 4 phịng ban: Hành chính nhân sự, Marketing, IT, TC Kế tốn. Về khối Kinh doanh thì có các thương hiệu chiến lược.
Trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của cơng ty thì các bộ phận có mối quan hệ phục thuộc lẫn nhau được phân cấp trách nhiệm và quyền hạn nhất định nhằm đảm bảo chức năng quản lý được linh hoạt thông suốt và hiệu quả.
* Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong bộ máy quản lý
Tổng Giám Đốc: Ông Đỗ Mạnh Hùng là tổng giám đốc Công ty, là người đứng đầu công ty, định hướng chiến lược kinh doanh, là người quyết định cao nhất trong công ty.
Trách nhiệm và quyền hạn của Tổng giám đốc là: Quyết định các vấn đề hoạt động hằng ngày của Công ty; Là người định hướng và lập kế hoạch kinh doanh; Có quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức vụ khác trong công ty; Tiếp xúc, gặp gỡ, quan hệ và giao dịch với khách hàng, kí kết các hợp đồng với đối tác, nhà cung cấp …; Báo cáo quyết tốn tài chính hằng năm và báo cáo kết quả kinh doanh lên hội đồng thành viên và thông báo tới tồn thể cơng ty; Là người tuyển dụng lao động trong công ty; Là người đại diện theo pháp luật của công ty, thay mặt công ty chịu trách nhiệm trước pháp luật và giải quyết các vấn đề liên quan đến công ty.
* Phịng hành chính nhân sự:
Phịng HCNS có chức năng tham mưu giúp Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc công ty trong lĩnh vực sắp xếp, cải tiến tổ chức, quản lý bồi dưỡng và quy hoạch cán bộ, thực hiện chế độ, chính sách Nhà nước đối với người lao động, quản lý hành chính và văn phịng cơng ty đáp ứng u cầu ổn định và phát triển Công ty.
Nhiệm vụ: (i) Trong cơng tác Hành chính, chủ trì hoặc phối hợp với các
bộ phận chuẩn bị các hoạt động liên quan tới tổ chức hội nghị, hồ sơ tài liệu làm việc cho lãnh đạo Cơng ty, viết báo cáo định kì hoặc đột xuất của Cơng ty; chủ
31
trì cơng tác văn thư, lễ tân tiếp khách. Thực hiện, quản lý các công việc liên quan tới công nghệ thông tin, quản trị kỹ thuật Website; chủ trì cơng tác quan hệ báo chí, truyền thơng. Thường trực công tác thi đua và khen thưởng; phối hợp tham gia hội chợ, triển lãm; (ii) Trong công tác quản trị hậu cần. Quản lý tài sản công ty, lên kế hoạch sửa chữa, bảo dưỡng, thanh lý. Mua sắm trang thiết bị văn phịng phẩm cho Cơng ty. Chủ trì các cơng tác hậu cần khác như: phương tiện đi lai, vệ sinh môi trường, tổ chức ăn trưa, … Trong việc nghiên cứu, xây dựng và thực hiện chiến lược quản lý và phát triển nguồn nhân lực của Công ty: Xây dựng quy chế phân cấp về quyền hạn và trách nhiệm giữa Công ty và các Công ty dự án. Quản lý cán bộ chủ chốt tại các công ty dự án. Xây dựng phương án thu hút nhân tài vào Công ty. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Tổng giám đốc giao.
* Phịng tài chính- Kế tốn:
Tổ chức thực hiện cơng tác hạch tốn kế tốn, lập các báo cáo tài chính và quản lý hướng dẫn cơng tác hạch tốn kế tốn trong Cơng ty theo đúng quy định pháp luật về kế toán và chuẩn mực kế toán Việt Nam.
Thực hiện cơng tác kiểm tốn nội bộ đối với các Cơng ty dự án, công ty thành viên bảo đảm sự tuân thủ các quy định pháp luật về tài chính, kế tốn và các quy định của Công ty.
Thực hiện trách nhiệm báo cáo, cung cấp thông tin theo quy định pháp luật về thống kê. Giúp việc cho Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc cơng tác hành chính, pháp lý, quản lý nhân sự; công tác quan hệ công chúng, xây dựng và phát triển thương hiệu, nâng cái hình ảnh của cơng ty; cơng tác mua sắm, bảo đảm các phương tiện, trang thiết bị hoạt động của Công ty và công tác công nghệ thơng tin.
Nhiệm vụ: Ghi chép và hạch tốn đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong quá trình quản lý sản xuất kinh doanh của công ty, phù hợp với quy định của nhà nước và quy chế quản lý tài chính của cơng ty. Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính, việc thu, nộp thanh tốn, kiểm tra việc giữ gìn và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn;
32
phát hiện ngăn ngừa kịp thời những hiện tượng lãng phí, vi phạm chế độ, quy định của Nhà nước, cơng ty.
Phổ biến chính sách, chế độ quản lý tài chính của Nhà nước với các bộ phận liên quan khi cần thiết. Cung cấp số liệu, tài liệu của việc điều hành SXKD. Kiểm tra và phân tích hoạt động kinh tế, tài chính phục vụ cơng tác lập và theo dõi kế hoạch. Cung cấp số liệu báo cáo cho cơ quan hữu quan theo chế độ báo cáo tài chính, kế tốn hiện hành. Quan hệ với ngân hàng và các tổ chức tín dụng … trong hoạt động vay vốn ngắn hạn, trung hạn và dài hạn. Báo cáo kết quả sản xuất, kinh doanh cho Hội đồng quản trị và Ban giám đốc công ty. Thực hiện các nhiệm vụ khác khi lãnh đạo yêu cầu.
* Phịng Marketing
Xây dựng và phát triển hình ảnh thương hiệu của cơng ty; Thiết kế sản phẩm phục vụ cho việc chạy quảng cáo online và các kênh truyền thông: banner, cover photo, ảnh động flash, inforgraphic, email marketing, …;Quản lý các trang mạng xã hội của công ty: Xây dựng, quản lý nội dung (bao gồm viết nội dung, trình bày nội dung, ý tưởng về hình ảnh) trên Fanpage, Website sàn TMĐT, viết bài theo nội dung cấp trên yêu cầu, mở rộng các kênh chưa khai thác nếu có; Tham gia cùng team xây dựng và quản lý các chiến dịch Marketing, đóng góp các ý tưởng nội dung sáng tạo cho chiến dịch Digital/Offline Marketing; Thực hiện các chương trình Marketing Online và Offline; Các cơng việc khác theo sự sắp xếp của cấp trên phòng IT.
* Phòng IT
Xây dựng định hướng chiến lược và kế hoạch phát triển CNTT trong từng giai đoạn phát triển của cơng ty. Thực hiện báo cáo định kì và báo cáo đột xuất về tình trạng hoạt động CNTT và đề xuất hướng giải quyết sự cố liên quan đến tồn bộ hệ thống CNTT của Cơng Ty; xây dựng, phát triển và quản lý các phần mềm ứng dụng trong công tác nghiên cứu, đào tạo và quản trị Công ty.
Chịu trách nhiệm điều hành và quản lý tồn bộ hoạt động CNTT tại Cơng ty; thiết lập, theo dõi, duy trì hoạt đơng liên tục đối với các hoạt động của hệ thống CNTT; cung cấp dịch vụ đáng tin cậy và hiệu quả về hạ tầng CNTT và
33
hoạt động giảng dạy, học tập của các thầy cô, nhân viên.
Lắp đặt, sửa chữa, nâng cấp thiết bị tin học, thiết bị mạng; quản lý đảm bảo cơ sở hạ tầng về kỹ thuật công nghệ thông tin cho các hoạt động trong Công ty.
Phối hợp cùng phịng hành chính quản trị cổng thông tin, triển khai các phần mềm quản trị nhân sự. Thực hiện các công việc khác do cấp trên phân công
* Mối quan hệ giữa các bộ phận trong hệ thống quản lý doanh nghiệp
Bất kì một cơng ty hay tổ chức nào khi thành lập và đi vào hoạt động đều chia ra thành các phòng ban, bộ phận thực hiên các chức năng, nhiệm vụ khác nhau nhằm đạt được mục tiêu chung. Muốn thực hiện điều đó, sự liên kết giữa các bộ phận trong công ty là yếu tố kiên quyết và không thể tách rời trong một Doanh nghiệp thành công.
Bộ phận Marketing: “Marketing là quá trình quản lý của doanh nghiệp nhằm phát hiện ra nhu cầu của khách hàng và đáp ứng các nhu cầu đó một cách có hiệu quả hơn so với đối thủ cạnh tranh”. Theo định nghĩa trên, marketing là hoạt động nghiên cứu, dự báo, xác định nhu cầu khách hàng muc tiêu. Xác định cơ hội trên thị trường, phân khúc thị trường, lựa và định vị thị trường. Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện các chiến lược về sản phẩm, giá cả, mạng lưới phân phối, và xúc tiến bán hàng. Như vậy, Marketing là bộ phận nịng cốt khơng thể thiếu của mỗi doanh nghiệp, đây là bộ phận đi đầu giúp cơng ty có những chiến lực, chính sách đúng đắn, dẫn dắt hoạt động của công ty và các phịng ban khác. Marketing có mối quan hệ chặt chẽ với các bộ phận khác đặc biệt là kinh doanh: Tạo các chương trình để kéo các khách hàng tiềm năng về cho Sales, liên kết với Sales để có thêm những dữ liệu Market đúng thị trường, mục tiêu, sản phẩm.
Bộ phận Nhân sự: Quản trị nhân sự chính là quản lý con người, bao gồm: tuyển dụng, đào tạo, sử dụng, đãi ngộ, đánh giá, khen thưởng, kỷ luật. Từ những định hướng của hoạt động marketing, bộ phận nhân sự sẽ có những kế hoạch tuyển dụng, đào tạo nhân sự phù hợp với từng vị trí trong doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp đạt đươc những kế hoạch đã đề ra. Bên cạnh đó, bộ phận nhân sự
34
là một trong những bộ phận có ảnh hưởng lớn trong việc tạo ra giá trị văn hóa doanh nghiệp. Quản trị nhân sự tốt sẽ góp phần thúc đẩy năng suất cũng như hiệu quả lao động của các nhân viên trong các bộ phận nhân sự nói riêng và nhân viên tồn doanh nghiệp nói chung, tạo nên mối liên kết chặt chẽ giữa các phịng ban trong doanh nghiệp.
Bộ phận Kế tốn: Đây là bộ phận quan trọng không thể thiếu trong bất kì doanh nghiệp, tổ chức nào, là bộ phận quản lý các hoạt động liên quan đến vấn đề tiền bạc, thu- chi. Bất kì 1 hoạt động nào của các phòng ban khác trong doanh nghiệp đều gắn liền với hoạt động của bộ phận tài chính kế tốn , bởi đây sẽ lè bộ phận quyết định tính khả thi, hiệu quả của những kế hoạch, chiến lược của các phịng ban khác đưa ra.
35
Hình 2.2: Mối quan hệ giữa các thương hiệu
2.1.3. Quy trình cung cấp dịch vụ tại Cơng ty 2.1.3.1. Đặc điểm về Công nghệ Kinh doanh
Đối với hoạt động kinh doanh về sản phẩm cụ thể: Sách, công ty có những trang thiết bị chuyên môn dùng riêng cho mặt hàng này. Những thiết bị này được từng bộ phận phụ trách chịu trách nhiệm bảo quản và sử dụng khi cần đến. Cơng tác an tồn lao động được đặc biệt quan tâm và thường xuyên kiểm tra, giám sát. Tại trụ sở Cơng ty, mỗi phịng ban đều được bố trí các thiết bị chữa cháy ở vị trí thuận tiện nhất, đề phịng có hỏa hoạn xảy ra. Sản phẩm của
36
cơng ty là Sách có đặc thù dễ cháy, dễ bắt lửa, vì vậy Cơng tác giáo dục ý thức phòng cháy cho nhân viên được đề cao. Bởi vậy, từ khi thành lập tới nay, Công ty chưa xảy ra bất cứ vụ hỏa hoạn nào. Với phương châm “An toàn là trên hết”, Công ty đảm bảo cho nhân viên điều kiện lao động tốt nhất, an toàn nhất dựa trên việc trang bị đầy đủ các trang thiết bị hiện đại, nên hầu như khơng có tai nạn nghiêm trọng nào xảy ra.
Đặc điểm về bố trí mặt bằng, nhà xưởng, thơng gió, ánh sáng… Nằm giáp mặt đường Thành Công là trụ sở Cơng ty với diện tích phịng chứa sách hơn 200m2, tuy với diện tích khơng lớn nhưng được sắp xếp một cách gọn gàng, có thứ tự nên khơng gian trong có vẻ sạch sẽ và thống hơn
Cơng ty có các phịng: Phịng Tổng Giám Đốc, Phịng Marketing, Phòng Kế Tốn; Phịng Đào Tạo, … Các phòng của Ban chỉ huy, ban chức năng và Ban giám đốc đều có trang bị bàn ghế làm việc, bàn tiếp khách, máy tính, máy photo, điện chiếu sáng, điều hịa và bình chữa cháy.
2.1.3.2. Quy trình kinh doanh Sách
Bước 1: Lên kế hoạch thiết kế, in ấn, bán hàng, vận chuyển, quản lý doanh thu, xuất nhập tồn.
Bước 2: Đặt in ấn, kiểm tra hàng và đối chiếu. Bước 3: Lập phiếu nhập kho.
Bước 4: Hoàn thành nhập kho. Bước 5: Quy trình kinh doanh.
Bước 6: Quy trình lên đơn vận chuyển.
Bước 7. Theo dõi dòng tiền và đánh giá hiệu quả kinh doanh.
2.1.4. Khái quát hoạt động kinh doanh của Công ty 2.1.4.1. Đối tượng lao động 2.1.4.1. Đối tượng lao động
* Trang thiết bị
Ngay từ khi thành lập, công ty đã đầu tư các trang thiết bị hiện đại phục vụ cho quá trình làm việc của các nhân viên và quá trình học tập của các học sinh. Hầu hết các trang thiết bị đều được nhập từ các nước có trình độ khoa học, kĩ thuật rất phát triển như: Nhật Bản, Hàn Quốc, Trung Quốc… nên rất hiện đại,
37
vận hành tốt và tuổi thọ cao, một phần cũng tiết kiệm khá tốt cho công ty về mảng chi phí vận hành, sửa chữa, chi phí khấu hao.
Cơ sở vật chất kĩ thuật của công ty cũng ảnh hưởng khá lớn tới tới chất lượng làm việc của nhân viên, khách hàng của công ty. Được thành lập từ năm 2017 tới nay, số lượng máy móc trang thiết bị ngày càng nhiều và hiện đại, văn phòng làm việc được trang bị đầy đủ tiện nghi, điều hịa nhiệt độ, máy tính, máy chiếu, máy FAX, … ngày càng tăng lên dẩm bảo cho nhân viên làm việc với hiệu quả cao nhất có thể. Ngày càng nâng cao trình độ và chất lượng cơng nhân viên trong cơng ty. Vì vậy cơng ty phải có công tác thù lao xứng đáng với công sức người lao động nhằm khuyến khích người lao động làm việc hiệu quả.
* Điện, nước
Điện nước chủ yếu được dùng trong Công ty đơn giản, bao gồm: tiền nước và tiện điện. Qua số liệu trong bảng, ta thấy, mức độ sử dụng tăng qua các năm, tùy thuộc vào mức độ sử dụng (mức độ chiếu sáng, mức độ hoạt động ngày đêm, …), và số lượng nhân viên tăng theo từng năm cũng dẫn đến sự thay đổi này.
Bảng 2.1. Điện, nước chủ yếu dùng trong Cơng ty giai đoạn 2017-2021
Đơn vị tính: VNĐ
Nội dung Năm
2017 2018 2019 2020 2021
Tiền nước 2.907.317 4.007.864 4.941.863 5.045.372 4.873.011 Tiền điện 15.806.116 23.901.245 25.036.170 30.191.132 28.452.189
Nguồn: Phịng Kế tốn
Bảng 2.1 cho thấy, mức điện, nước tiêu hao tăng qua các năm 2017- 2020, vào giao đoạn năm 2021, do Công ty bị ảnh hưởng bởi đại dịch Covid-19, phải ngưng làm việc trong 3 Tháng (Tháng 3, 4, 5), vì vậy mức độ tiêu hao điện, nước có giảm sút hơn so với năm 2021.
38
2.1.4.2. Lao động
Bảng 2.2: Bảng Cơ cấu nhân viên Công ty qua các năm 2017-2021
Chỉ tiêu Năm 2017 2018 2019 2020 2021 SL người TT % SL người TT % SL người TT % SL người TT % SL người TT % Tổng số LĐ theo giới tính 5 100 13 100 19 100 24 100 25 100 1. Nam 1 20 3 23 3 15 5 21 5 20 2. Nữ 4 80 10 77 16 85 19 79 20 80 Tổng số LĐ theo trình độ 5 100 13 100 19 100 24 100 25 100 1. CĐ 0 0 2 15 5 26 6 28 9 36 2. ĐH 5 100 11 85 14 74 18 72 16 64 Tổng số lao động theo độ tuổi 5 100 13 100 19 100 24 100 25 100 1. 30-40 1 20 4 30 6 31 9 38 7 30 2. 20-30 4 80 9 70 13 69 15 62 18 70 Nguồn: Phòng Hành chính- Nhân sự
Hình 2.3: Cơ cấu lao động theo giới tính giai đoạn 2017- 2021
Tỉ lệ nam nữ chênh lệch rất lớn, tỉ lệ nữ giới chiếm khoảng 75-80% tổng số lao động tồn cơng ty điều này là do tính chất Cơng việc cụ thể nên nữ giới chiếm phần lớn. Trong năm 2021 so với năm 2020, tỉ lệ chênh lệch về giới tính giảm khơng đáng kể (xấp xỉ bằng nhau). Do đặc thù ngành nghề kinh doanh