1 .Thanh toán L/C xuất khẩu
1.1Thông báo L/C, thông báo sửa đổi L/C
Khi nhận đợc L/C hoặc sửa đổi L/C từ ngân hàng đại lý, thanh toán viên của ngân hàng phải kiểm tra và xác nhận đúng mã (nếu bằng Telex), các mẫu điện MT 700, MT 701 và MT 707 - sửa đổi L/C (nếu bằng SWIFT- hệ thống
truyền tin điện tử quốc tế , trong đó các thơng tin đã đợc mã hố giữa các ngân hàng thành viên trên tồn hế giới), xác nhận mẫu chữ kí uỷ quyền của ngân hàng đại lý (nếu bằng th). Sau khi kiểm tra, xác nhận mã mẫu điện hay mẫu chữ kí là đúng thanh tốn viên lập thơng báo theo mẫu quy định gửi khách hàng đồng thời phải xoá mã khoá trên điện. Nếu L/C hoặc sửa đổi L/C cha có kiểm tra xác thực, thanh tốn viên phải thơng báo ngay cho ngân hàng mở L/C biết mà không thông báo cho khách hàng. Trờng hợp khách hàng u cầu có thơng tin thì chỉ giao cho khách hàng bản sao L/C hoặc bản sao sửa đổi L/C mà ngân hàng khơng chịu trách nhiệm gì về việc cung cấp thơng tin đó. Trờng hợp từ chối thơng báo thì phải thơng báo ngay cho ngân hàng mở L/C biết . Điện mở L/C hoặc thông báo sửa đổi L/C gửi tới từ ngân hàng đại lý có xác nhận mã điện hoặc theo đúng mẫu điện đợc coi là văn bản thực hiện, nếu có xác nhận bằng văn bản gửi đến thì xác nhận đó khơng có giá trị và ngân hàng ngoại thơng khơng có trách nhiệm kiểm tra nội dung các văn bản xác nhận đối với nội dung L/C hoặc sửa đổi L/C đã gửi bằng điện.
Nếu điện của ngân hàng có ghi những câu với nội dung khơng rõ ràng nh "cụ thể sẽ gửi chi tiết sau" hay tơng tự nh thế thì phải thơng báo cho khách hàng cụ thể là "Thơng báo sơ bộ , cha có hiệu lực thi hành". Cho đến khi nhận đợc thơng báo chính thức về L/C hay sửa đổi L/C thì thanh tóan viên sẽ tiến hành thơng báo chính thức cho khách hàng sau khi đã kiểm tra.
Khi ngân hàng mở L/C yêu cầu ngân hàng ngoại thơng xác nhận L/C, tuỳ từng trờng hợp cụ thể giám đốc ngân hàng VCB sẽ quyết định xác nhận hay không xác nhận, cần yêu cầu ngân hàng mở L/C kí quỹ hay khơng ký quỹ. Nếu có, trên thơng báo phải ghi rõ" thông báo L/C này kèm theo sự xác nhận".Nếu không đồng ý thông báo cho khách cũng phải ghi rõ "thông báo L/C này không kèm sự xác nhận" và phải thông báo ngay cho ngân hàng mở L/C biêt ngay trong vòng 3 ngày làm việc.
Trờng đại học Ngoại Thơng Hà Nội
Khi thông báo lập hay sửa đổi L/C, thanh toán viên đồng thời lập phiếu thu phí thơng báo, phí sửa đổi, phí xác nhận theo biểu phí hiện hành.Th thơng báo, sửa đổi L/C đợc làm thành 2 bản, một bản cho khách và một bản lu của ngân hàng. Khi giao thông báo và L/C gốc hoặc bản sửa đổi L/C gốc, thanh toán viên phải yêu cầu khách hàng ký nhận vào bản lu của ngân hàng. Khi nhận sửa đổi L/C nếu ngân hàng mở L/C yêu cầu thông báo lại ý kiến của khách hàngvề việc sửa đổi đó, tuỳ theo thời gian qui định trong sửa đổi L/C trên thông báo phải yêu cầu khách hàng đa ra ý kiến bằng văn bản, khi nhận đợc phải thông báo ngay cho ngân hàng mở L/C biết . Ngân hàng ngoại thơng không thông báo sửa đổi nếu không phải là ngân hàng thông báo và thông báo ngay cho ngân hàng mở L/C biết.
1.2. Tiếp nhận, kiểm tra, gửi chứng từ và địi tiền, thanh tốn bộ chứng từ hàng xuất.
Khi tiếp nhận th yêu cầu thanh toán theo mẫu kèm chứng từ do khách hàng xuất trình cùng bản gốc L/C và các điều chỉnh liên quan (nếu có), thanh tốn viên kiểm tra số lợng chứng từ, loại chứng từ và ghi rõ ngày, giờ và kí nhận.Việc kiểm tra chứng từ phải đợc thực hiện khẩn trơng ngay sau khi nhận đợc đầy đủ chứng từ của khách hàng theo qui định của L/C, tuân thủ UCP 500. Khi kiểm tra chứng từ theo L/C gốc phải đảm bảo các yếu tố phù hợp giữa chứng từ so với L/C gốc và các sửa đổi kèm theo nếu có.Thanh tốn viên lập phiếu kiểm tra chứng từ và ghi ý kiến của mình trên đó, chuyển chứng từ và phiếu kiểm tra chứng từ qua kiểm soát viên để kiểm tra trớc khi lập th gửi chứng từ hoặc lập điện đòi tiền ngân hàng nớc ngồi hoặc trớc khi thơng báo cho khách hàng nếu chứng từ có sai sót.
Sau khi kiểm tra chứng từ thanh toán viên ghi chép vào sổ hồ sơ L/C đa vào máy tính các yếu tố quy định, rút số d trên L/C gốc, kí xác nhận số tiền đã chiết khấu từng lần vào mặt sau bản gốc L/C. Nếu chứng từ xuất trình là do ngân hàng khác thơng báo thì thanh tốn viên sẽ lập hồ sơ theo dõi. Nếu chứng từ hoàn
toàn phù hợp với các điều khoản và điều kiện của L/C thì thanh tốn viên sẽ gửi chứng từ và đòi tiền theo quy định của L/C.
Nếu địi tiền bằng bộ chứng từ, thanh tóan viên lập th địi tiền, th phải nêu rõ về các điều khoản điều kiện của L/C có phù hợp hay sai sót, chỉ thị trả tiền vào tài khoản của ngân hàng Ngoại thơngtại ngân hàng đại lý, ghi chú những khoản phí phải thu đối với ngân hàng phát hành L/C và ngời nhập khẩu. Th đòi tiền phải đợc ký đúng chữ kí uỷ quyền. Nếu địi tiền bằng điện,thanh tốn viên lập điện MT742 hoặc bằng Telex có khoá mã điện, nội dung đợc ghi đầy đủ nh mẫu đòi tiền bằng th. Đối với những L/C cho phép đòi tiền bằng điện trên th gửi chứng từ có ghi rõ "chứng từ đợc địi bằng điện ngày....., tránh thực hiện hai lần ".
Nếu quá 7 ngày kể từ ngày điện đòi tiền, 10 ngày kể từ ngày gửi chứng từ (nếu đòi tiền bằng th) mà khơng nhận đợc báo có và ý kiển của ngân hàng phát hành, thanh toán viên sẽ điện nhắc ngân hàng trả tiền. Trờng hợp ngân hàng mở L/C từ chối thanh toán chứng từ, thanh toán viên phải xác minh lý do mà ngân hàng nớc ngồi từ chối thanh tốn đồng thời thông báo ngay cho khách hàng biết. Mặt khác phải điện phản đối ngay việc từ chối thanh tốn của ngân hàng nớc ngồi nếu lý do từ chối không xác đáng và thông báo ngân hàng phát hành khơng có quyền từ chối bộ chứng từ.
Khi chứng từ xuất trình khơng phù hợp với các điều khoản của L/C thì thanh tốn viên thông báo ngay cho khách hàngvà chờ ý kiến của khách hàng. Nếu những bất đồng có thể sửa chữa đợc thì đề nghị tu chỉnh ngay, cịn nếu khơng thể sửa chữa thì yêu cầu khách hàng ký bảo lu trên thơng báo kiểm tra chứng từ nếu địi tiền bằng chứng từ, trên th hoặc điện đòi tiền gửi ngân hàng nớc ngoài phải ghi rõ các điểm không phù hợp và chỉ thị trả tiền nếu đợc chấp nhận (lập điện MT 750 gửi ngân hàng phát hành chờ ý kiến xử lý bộ chứng từ). Khi chứng từ đã khơng phù hợp thì khơng đợc gửi lệnh trả tiền cho ngân hàng hoàn trả, mà yêu cầu ngân hàng mở L/C khi chấp nhận thanh toán điện báo cho Ngân hàng Ngoại thơng để đòi tiền ngân hàng hoàn trả (lập điện MT 742). Chứng từ
Trờng đại học Ngoại Thơng Hà Nội
xuất trình khơng phù hợp với L/C, mặc dù có thể sửa chữa, thay thế đợc nhng khách hàng không đồng ý với ý kiến của ngân hàng thanh toán viên yêu cầu khách hàng phải kí bảo lu và chịu trách nhiệm về những điểm khơng phù hợp đó.
Khi nhận đợc báo có của ngân hàng nớc ngồi, thanh tốn viên lập chứng từ thanh tốn tiền hàng và thu phí theo biểu phí hiện hành của ngân hàng Ngoại thơng, có trách nhiệm kiểm tra đối chiếu số tiền nhận đợc với hồ sơ L/C đang theo dõi. Nếu phát sinh chênh lệch bất hợp lý, thanh toán viên điện yêu cầu ngân hàng trả tiền làm rõ những khoản chi phí phát sinh. Khi ngân hàng nớc ngồi thanh toán chậm, căn cứ thời hạn chậm thanh toán và số tiền chậm thanh toán để quyết định gửi điện yêu cầu ngân hàng nớc ngoài trả lãi chậm thanh toán.
Một số trờng hợp khách hàng yêu cầu bằng văn bản đề nghị thanh toán ngay bộ chứng từ, ngân hàng sẽ áp dụng những hình thức sau:
• Chiết khấu miễn truy đòi (tức là ngân hàng mua đứt bộ chứng từ và chịu rủi ro trong việc địi tiền nớc ngồi) với các điều kiện sau:
- L/C trả tiền ngay và cho phép trả tiền bằng điện
- Chứng từ hoàn toàn phù hợp với các diều khoản, điều kiện của L/C
- Ngân hàng mở L/C phải là ngân hàng có uy tín trên thị trờng Quốc tế, th- ờng xuyên giao dịch với ngân hàng Ngoại thơng, thanh tốn sịng phẳng và có thiện chí hợp tác trong kinh doanh.
- Chi phí có liên quan đến thanh tốn do khách hàng chịu - Khách hàng có tín nhiệm, có quan hệ tốt trong thanh tốn.
• . Chiết khấu truy đòi (tức là ngân hàng thực hiện chiết khấu chứng từ, nếu nớc ngoài từ chối thanh tốn chứng từ thì ngân hàng truy đòi khách hàng) với các điều kiện sau :
- Ngân hàng mở L/C là ngân hàng có uy tín - Thị trờng quen thuộc
- Khách hàng mở tài khoản và hoạt động thờng xuyên tại ngân hàng Ngoại thơng.
- Cam kết hoàn trả số tiền mà ngân hàng đã chiết khấu khi nhận đợc thông báo từ chối thanh tốn chứng từ từ ngân hàng nớc ngồi.
- Số tiền chiết khấu ln nhỏ hơn 100% trị giá hố đơn (tối đa là 90% của trị giá hố đơn).
Trong vịng 60 ngày kể từ ngày ngân hàng Ngoại thơng gửi chứng từ địi tiền mà khơng nhận đợc thơng báo trả tiền của nớc ngoài, ngân hàng tự động ghi Nợ tài khoản của khách hàng. Trờng hợp khách hàng khơng có tiền, trong vòng 7 ngày làm việc ngân hàng sẽ chuyển số tiền đã chiết khấu sang nợ quá hạn
2. Thanh tốn L/C nhập khẩu
2.1.Mở điều chỉnh L/C và kí quỹ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Khi nhận th yêu cầu mở và điều chỉnh L/C của khách hàng ngân hàng phải kiểm tra nội dung theo mẫu quy định của Vietcombank :kiểm tra nguồn vốn (vốn vay, vốn tự có) và khả năng thanh tốn của khách hàng đối với L/C yêu cầu mở, để kí quỹ và/hoặc xem xét điều kiện miễn hoặc giảm tỷ lệ ký quỹ theo yêu cầu của giám đốc ngân hàng VCB.
Sau khi kiểm tra nếu hợp lệ, thanh toán viên lập hồ sơ L/C, đa số liệu vào máy tính theo qui định. Việc mở hay điều chỉnh L/C đợc thực hiện bằng một trong những phơng thức sau:
− Bằng điện: + Bằng SWIFT theo mẫu điện MT 700, MT 701 (mở L/C), MT 707(sửa L/C)
+ Bằng TELEX : có mã khố
− Th: theo mẫu qui định của Ngân hàng Ngoại thơng vả phải có đầy đủ chữ ký đợc uỷ quyền
Hạch tốn tiền kí quỹ (nếu có) và thủ tục phí theo biểu phí dịch vụ hiện hành của Ngân hàng Ngoại thơng.
Trờng hợp khách hàng mở L/C xác nhận, trớc khi mở L/C ngoài việc kiểm tra nguồn vốn của L/C, thanh tốn viên phải kiểm tra điều khoản phí xác nhận. Nếu khách hàng chấp nhận, phải xác định rõ nguồn trả phí xác nhận.
Trờng đại học Ngoại Thơng Hà Nội
Khi mở L/C xác nhận , trong L/C phải chỉ ra tên và địa chỉ đầy đủ của ngân hàng xác nhận.
- Trờng hợp ngân hàng thông báo đồng thời là ngân hàng xác nhận thì trong L/C phải ghi "Please add your confirmation" (đối với L/C mở bằng TELEX hoặc bằng th) và chỉ rõ phí xác nhận do ai chịu.
- Trờng hợp ngân hàng xác nhận yêu cầu ký quỹ, khi chuyển tiền ký quỹ trên lệnh chuyển tiền cần phải yêu cầu họ trả lãi trên số tiền ký quỹ kể từ ngày họ nhận đợc tiền đến khi thanh tốn xong L/C đó. Thanh tốn viên phải theo dõi chặt chẽ và hạch toán tiền quỹ theo chế độ hiện hành.
Đối với các L/C phải yêu cầu ký quỹ theo qui định hiện hành của Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam, thanh toán viên thực hiện hạch toán theo chế độ hiện hành. Mức ký quỹ cho từng khách hàng do giám đốc ngân hàng VCB của VCB quyết định .
Đối với L/C xác nhận, số tiền khách hàng ký quỹ không đợc thấp hơn số tiền mà Vietcombank phải ký quỹ tại ngân hàng nớc ngồi.
Trờng hợp phí điều chỉnh do ngời hởng lợi chịu, trong điện hoặc th gửi ngân hàng thơng báo phải ghi rõ :phí điều chỉnh sẽ đợc trừ vào tiền hàng khi thanh toán L/C hoặc lập th địi phí sau.
Phải có hồ sơ theo dõi phí đã địi ngân hàng nớc ngồi, trong vịng 30 ngày khơng nhận đợc tiền phí thì phải điện nhắc ngân hàng thơng báo. Định kì vào đầu tháng sau đó phải báo cáo số liệu về việc thu phí nớc ngồi cho ngời phụ trách (có thể là trởng phịng) để có cách xử lí kịp thời các khoản phí cha thu đợc.
Trong thời hạn hiệu lực của L/C nếu:
+ Ngân hàng thông báo yêu cầu huỷ L/C thì thanh tốn viên phải thơng báo ngay cho ngời mua và đề nghị họ trả lời cụ thể bằng văn bản. khi nhận đợc trả lời của khách hàng bằng văn bản, phải điện ngay cho ngân hàng thông báo biết.
+ Ngời mua yêu cầu huỷ L/C, căn cứ theo yêu cầu của khách hàng, Vietcombank sẽ điện báo cho nhân hàng thông báo biết, trong nội dung điện ghi rõ: Trong vịng 7 ngày làm việc, nếu khơng nhận đợc trả lời thì L/C tự động huỷ.
Khi hết hạn hiệu lực, L/C đợc phép huỷ số d L/C và hồn trả kí quỹ (nếu có).
2.2. Tiếp nhận, kiểm tra chứng từ , giao chứng từ và trả tiền
Khi nhận đợc chứng từ giao hàng từ ngân hàng nớc ngoài, thanh toán viên kiểm tra chứng từ trớc khi giao cho khách hàng.
Trờng hợp L/C cho phép đòi tiền bằng điện:
- Khi nhận đợc điện đòi tiền của ngân hàng nớc ngồi xác nhận chứng từ phù hợp, thanh tốn viên kiểm tra sự xác nhận mã (nếu bằng TELEX) các mẫu điện thích hợp (nếu bằng SWIFT) nếu hợp lệ thanh toán viên thực hiên việc trả tiền theo chỉ dẫn trên lệnh chuyển tiền đồng thời điện báo cho ngân hàng đòi tiền biết nếu họ yêu cầu (sử dụng MT 756 nếu bằng SWIFT), trừ phí trên số tiền phải trả và hạch toán theo chế độ kế tốn hiện hành.
Mặc dù đã trả tiền theo điện địi tiền nhng khi nhận đợc chứng từ thanh toán viên phải kiểm tra, nếu phát hiện chứng từ không phù hợp với điều kiện L/C phải thông báo ngay cho khách hàng theo mẫu đồng thời thông báo ngay cho ngân hàng nớc ngồi, trong thơng báo phải chỉ ra những điểm không hợp lệ và ghi rõ : Chúng tôi đang giữ chứng từ và chờ sự định đoạt của các ngài ( We are holding the documents at your proposal ) - sử dụng MT347 nếu bằng SWIFT.
Khi nhận đợc điện của ngân hàng nớc ngồi thơng báo chứng từ khơng phù hợp, thanh toán viên phải thông báo ngay cho ngời mua biết một cách chi tiết về những điểm không phù hợp, yêu cầu ngời mua trả lời bằng văn bản trong vòng 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận đợc điện thông báo của Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam.
+ Nếu ngời mua chấp nhận thanh toán, tiến hành thanh toán theo quy định nh khi xác nhận chứng từ đã phù hợp..
Trờng đại học Ngoại Thơng Hà Nội
+ Nếu ngời mua khơng chấp nhân thanh tốn hoặc chấp nhận thanh toán một phần , phải điện báo ngay cho ngân hàng đòi tiền biết (sử dụng MT734 hoặc bằng MT 799 nếu dùng SWIFT) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Việc thông báo cho ngân hàng chuyển chứng từ không đợc quá 7 ngày làm