5. Kết cấu
2.1. Tổng quan về côngty TNHH Tiếp Vận Vận Tải Quốc Tế Võ Lương
2.1.3. Cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ
2.1.3.1 Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức hành chính và quản trị nhân sự của Cơng ty TNHH Tiếp Vận Vận Tải Quốc Tế Võ Lương kết hợp giữa cơ cấu tổ chức trực tuyến và chức năng, kết hợp quản lý theo chiều ngang và chiều dọc. Các phịng ban và ban giám đốc cơng ty liên kết với nhau theo từng chức năng, nhiệm vụ. Võ Lương là một doanh nghiệp đã thành lập
từ sớm và cơng ty có một đội ngũ nhân viên trẻ đầy nhiệt huyết với công việc và hết sức năng động. Hiện tại cơng ty có đội ngũ hơn 100 nhân viên và 5 văn phòng, bao gồm trụ sở chính tại thành phố Hồ Chí Minh, các chi nhánh tại Hà Nội, Hải Phòng, Đà Nẵng và một văn phòng tại Cambodia.
23
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty TNHH Tiếp Vận Vận Tải Quốc Tế Võ Lương Ban giám đốc Bộ phận Quản lý nội bộ Trợ lý giám đốc HR Tư vấn viên IT Bộ phận
kế toán Bộ phận kinh doanh Sales quốc tế Sales Freehands Bộ phận kinh doanh hàng chỉ định Sales nội địa
Bộ phận mua hàng Bộ phận đổi mới kinh doanh Bộ phận vận chuyển hàng hóa nhanh Bộ phận nghiệp vụ Dịch vụ Khách hàng DOCS: Nhóm nhập khẩu Nhóm xuất khẩu Bộ phận thủ tục hải quan Vận tải Chi nhánh Hà Nội Hải Phòng Cần Thơ Đà Nẵng Campuchia
24
2.1.3.2 Chức năng nhiệm vụ
a. Ban giám đốc: Ông Võ Tá Vinh
Là người đứng đầu trong cơng ty, có chức năng điều hành công ty, đại diện theo pháp luật của công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật, điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày. Giám đốc cũng là người tổ chức thực hiện các hoạt động kinh doanh của công ty, ban hành những quy chế quản lý nội bộ và bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức danh quản lý...
Giám đốc chỉ đạo mọi hoạt động chung mang tính chất chiến lược của tồn cơng ty, đồng thời giao quyền cụ thể cho cấp dưới. Như vậy, vừa đảm bảo nguyên tắc, vừa đảm bảo tinh thần tự chủ trong công việc, tạo sự phối hợp trong hoạt động, hồn thành mục tiêu của cơng ty, đảm bảo đáp ứng được nhu cầu của khách hàng mà vẫn tiết kiệm chi phí.
b. Bộ phận quản lý nội bộ:
- Trợ lý giám đốc: Tổng hợp, thu thập các ý kiến và hồ sơ, theo dõi lịch làm việc của Giám đốc
- HR (Bộ phận nhân sự): Phòng lễ tân phụ trách giải quyết giấy tờ, công văn, thư từ và các quan hệ bên ngồi của cơng ty. Duy trì và quản lý nguồn nhân lực, hướng dẫn nhân viên, kỷ luật nếu nhân viên làm ảnh hưởng xấu đến cơng ty. Ngồi ra cịn có các vấn đề liên quan đến vật chất, tinh thần của cán bộ công nhân viên trong công ty. - Tư vấn viên: Tư vấn quy trình của các phịng ban, rà sốt và báo cáo tình hình hoạt động của các chi nhánh cho Giám đốc.
- IT (Bộ phận CNTT): Lập trình và phát triển hệ thống/ Platform, truyền thơng các trang mạng xã hội của Công ty (Facebook, LinkedIn, Google) và quản lý các cơ sở dữ liệu và hạ tầng IT của Công ty.
c. Bộ phận kinh doanh:
Có vai trị rất quan trọng trong việc tồn tại và phát triển của cơng ty, tìm kiếm khách hàng, mở rộng thị trường. Nhân viên phịng kinh doanh là đội ngũ có năng lực chuyên môn cao, kỹ năng giao tiếp, khả năng đàm phán với khách hàng tốt, có mối quan hệ tốt với hãng tàu và các công ty dịch vụ giao nhận khác. Phịng kinh doanh có nhiệm vụ: Hỗ trợ giám đốc trong việc lập ra các kế hoạch, định hướng, chiến lược kinh doanh theo các mục tiêu ngắn và dài hạn, đề xuất phương hướng chỉ đạo mạng lưới phát triển kinh doanh dịch vụ. Phải chịu trách nhiệm về lĩnh vực kinh doanh của cơng ty, có trách nhiệm thực hiện kế hoạch hoạt động kinh doanh bao gồm cả việc nghiên cứu thị trường, tìm kiếm khách hàng, chăm sóc khách hàng,…
25
Ngoài ra, bộ phận kinh doanh sẽ giới thiệu tất cả các dịch vụ mà công ty đang cung cấp cho khách hàng, chào cước vận tải đường biển, đường hàng không, nội địa, dịch vụ giao nhận hàng hóa, làm hải quan và ký kết các hợp đồng kinh tế, thương mại. Đồng thời lên kế hoạch lựa chọn phương án để giải quyết các vấn đề xảy ra trong quá trình làm việc nhằm phục vụ khách hàng một cách tối ưu nhất.
- Đối với bộ phận thu mua:
Hàng hóa đường biển:
+ Nhận các đơn hàng từ bộ phận sales trong tồn Cơng ty để làm giá với các hãng tàu (FCL), nhà xe, kho bãi để có giá tốt nhất cho bộ phận kinh doanh lấy hàng.
+ Theo dõi, Đánh giá và đề xuất việc sử dụng các đối tác chiến lược cho công ty.
+ Định hướng và khai thác thông tin hàng hoá để tư vấn cho Giám đốc trong việc kinh doanh và phát triển hàng FCL.
Hàng hóa đường hàng không:
+ Nhận các đơn hàng từ bộ phận sales trong tồn cơng ty để làm giá với các hãng hàng khơng, Đại lý/GSA để có giá tốt nhất cho bộ phận kinh doanh lấy hàng.
+ Theo dõi, Đánh giá và đề xuất việc sử dụng các đối tác chiến lược cho công ty. + Định hướng và khai thác thơng tin hàng hố để tư vấn cho giám đốc trong việc kinh doanh và phát triển hàng hóa đường hàng khơng trong tồn cơng ty.
d. Bộ phận Kế toán:
Bộ phận này có nhiệm vụ hạch tốn tồn bộ hoạt động của công ty, tổng hợp các số liệu về tài chính giúp cho lãnh đạo nắm rõ tình hình hoạt động của cơng ty để từ đó đề ra phương án kinh doanh thích hợp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty. Cần phải đảm bảo những công việc liên quan đến các khoản công nợ phải thu hay phải chi trả khách hàng trong nước và nước ngoài.
Thủ quỹ là người kiểm sốt tồn bộ hoạt động thu- chi phát sinh trong công ty như kiểm tra các phiếu thu, phiếu chi, ký xác nhận, giao các liên, tạm ứng và lưu trữ, quản lý toàn bộ giấy tờ liên quan đến quá trình này. Thực hiện chi trả tiền tiền lương, các khoản phụ cấp và các chế độ khác cho nhân viên.
Tổng thể công ty được tổ chức một cách hợp lý, cụ thể và có mối liên kết chặt chẽ. Mỗi bộ phận phịng ban đều thực hiện đúng chức năng và nhiệm vụ, đảm bảo cho tồn bộ hệ thống của cơng ty hoạt động có hiệu quả nhất.
e. Bộ phận Nghiệp vụ:
26
+ Từ những thông tin mà khách hàng cung cấp cho nhân viên sales, tiến hành lấy Booking từ hãng tàu.
+ Lấy Job file khi nhân viên sales mở file, lưu lại thông tin của khách hàng. + Liên lạc và giải đáp thắc mắc liên quan đến vấn đề hàng hóa.
f. Bộ phận chứng từ:
Lập chứng từ, tạo điều kiện để bộ phận giao nhận làm thủ tục Hải quan một cách thuận lợi nhất:
Chứng từ hàng nhập:
+ Tương tác thông tin với các đại lý đối tác cho những lô hàng sắp nhập. + Hoàn thành các chứng từ cần thiết để nhập khẩu một lô hàng.
+ Theo dõi và gửi lệnh giao hàng (Delivery Order) cho khách hàng.
Chứng từ hàng xuất:
+ Lấy thơng tin lơ hàng từ khách hàng để hồn thành các chứng từ cần thiết.
+ Cung cấp chứng từ cho khách hàng khi hàng hóa đã được xếp lên phương tiện vận tải.
+ Theo dõi hàng hóa cho đến khi hàng đã được giao cho người nhận ở nơi hàng đến.
g. Bộ phận thủ tục hải quan:
+ Kiểm tra và xử lý các giấy tờ liên quan đến thủ tục hải quan.
+ Làm việc với cơ quan Hải quan để xử lý hàng hóa xuất/nhập tại cảng, tại sân bay. h. Vận tải: Vận chuyển hàng hóa theo lịch trình đã được sắp xếp.
Cơ cấu tổ chức như trên giúp công ty đạt hiệu quả cao trong công tác quản trị. Các phòng ban thực hiện chức năng, nhiệm vụ, tham mưu cho Ban Giám đốc. Ban Giám đốc điều hành, giám sát hoạt động các phòng ban, các đơn vị trực tiếp sản xuất, hướng dẫn hoạt động kinh doanh theo pháp luật và đạt kế hoạch đề ra của công ty. Với cơ cấu tổ chức này, các nhân viên có thể tích lũy được nhiều kinh nghiệm, nâng cao chun mơn vì cơng việc lặp đi lặp lại hàng ngày, và các tài nguyên của công ty được sử dụng một cách hiệu quả hơn. Tuy nhiên, tính chủ động và sáng tạo trong cơng việc bị giảm đi khi mỗi ngày đều thực hiện các công việc quen thuộc.