5. Kết cấu
2.2 1 Cơ cấu dịch vụ giao nhận
2.2.4. Quy trình cung cấp dịch vụ
Sơ đồ 2.2: Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển tại Công ty TNHH Tiếp Vận Vận Tải Quốc Tế Võ Lương
Nguồn: Công ty TNHH Tiếp Vận Vận Tải Quốc Tế Võ Lương
2.2.4.1 Đàm phán, kí kết hợp đồng dịch vụ
Hợp đồng là sự thỏa mãn giữa các bên, bên bán có nhiệm vụ giao hàng và chuyển quyền sở hữu cho bên mua. Bên mua có nhiệm vụ thanh tốn tồn bộ số tiền theo hợp đồng.
Ký kết hợp đồng
dịch vụ Nhận và kiểm tra bộ chứng từ Lấy lệnh giao hàng
Lâp tờ khai và khai báo Hải quan Làm thủ tục thơng quan Lấy hàng Thanh tốn và trả chứng từ cho khách hàng
37
Theo quy trình giao nhận của cơng ty, đầu tiên các công ty khách hàng sẽ gửi thông tin lô hàng cho Võ Lương qua fax, mail đề nghị ký hợp đồng dịch vụ. Sau khi xem xét thấy lô hàng phù hợp với khả năng, nhân viên Sales của công ty Võ Lương sẽ gửi bảng báo giá dịch vụ cho chủ hàng, bảng báo giá gồm các điều khoản: Tên hàng, đơn giá (giá cho hàng nguyên container, container 20’ & 40’). Giá tuỳ thuộc vào cảng đến, cảng đi, nếu gần thì phí dịch vụ thấp và ngược lại. Giá này bao gồm: phí chuẩn bị hồ sơ Hải quan, thực hiện các thủ tục Hải quan để nhập hàng, phí vận chuyển từ kho ra cảng đi qui định, phí nâng hạ tại cảng. Giá này chưa bao gồm: Lệ phí hải quan, phí D/O, phí THC (Terminal Handling charge), phí lưu container, lưu mooc, phí vệ sinh container, các phí và lệ phí khác theo qui định của Cơ quan hải quan, các chi phí phát sinh khác do khơng khai báo đúng với Cơ quan hải quan, phí làm L/C (nếu có). Cơng ty Võ Lương sẽ thỏa thuận về giá và các điều khoản thanh tốn trong hợp đồng mà có lợi cho đơi bên, soạn thảo hợp đồng dịch vụ giao nhận gửi cho khách hàng và hợp đồng sẽ được ký khi có sự chấp thuận từ đơi bên.
Ngay sau khi hợp đồng được ký, cơng ty khách hàng có nghĩa vụ chuyển tất cả các chứng từ cần thiết liên quan đến lô hàng và giấy giới thiệu cho công ty Võ Lương để thay mặt khách hàng nhập khẩu hoàn tất các chứng từ, thủ tục hải quan để nhận hàng và giao hàng cho khách hàng theo quy định của hợp đồng đã ký.
2.2.4.2 Nhận và kiểm tra chứng từ a. Nhận chứng từ
Sau khi ký kết hợp đồng giao nhận hàng hóa, Cơng ty TNHH Tiếp Vận Vận Tải Quốc Tế Võ Lương sẽ trực tiếp đến công ty khách hàng để nhận bộ chứng từ và thông tin lơ hàng bao gồm: Hợp đồng thương mại, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn…có trùng khớp với nhau và hợp lệ hay khơng. Trong q trình kiểm tra, nếu có sai sót thì nhân viên phải báo lại cho khách hàng để chỉnh sửa kịp thời. Bộ hồ sơ chứng từ bao gồm:
- Hợp đồng thương mại (Sale contract): Số hợp đồng, ngày hợp đồng, phương thức thanh tốn, điều kiện thanh tốn, thơng tin mơ tả hàng hóa,...
- Hóa đơn thương mại INV (Commercial Invoice): Tên nhà xuất khẩu, số invoice, ngày invoice, điều kiện thanh toán, đơn giá hóa đơn, tên hàng, số lượng hàng hóa,... - Chi tiết phiếu đóng gói hàng hóa PKL (Packing List): Trọng lượng, thể tích, số cân, số kiện,...Vận đơn đường biển (Bill of Lading)
- Vận đơn đường biển B/L (Bill of Lading): Số vận đơn, ngày vận đơn, ngày tàu chạy, địa điểm bốc hàng, địa điểm dỡ hàng,...
38
- Thông báo hàng đến AN (Arrival Notice): Thông tin trên giấy báo hàng đến bao gồm ngày hàng về, địa điểm dỡ hàng, mã địa điểm lưu kho chờ thông quan dự kiến, số cân, số kiện,...
- Một số chứng từ thêm khách có thể gửi như: Giấy chứng nhận xuất xứ C/O (Certificate of Origin), phiếu tiếp nhận, phiếu công bố, bảng phân loại hàng hóa,... Giấy giới thiệu của doanh nghiệp nhập khẩu: 03 bản chính: 01 bản dành cho khai Hải quan, 01 bản dành cho việc đến hãng tàu lấy D/O, 01 bản để ra cảng nhận hàng. Ngoài ra, nếu thanh tốn bằng L/C dùng thư tín dụng (Letter of Credit – LC).
b. Kiểm tra bộ chứng từ:
Là khâu rất quan trọng vì đây là cơ sở pháp lý trong trường hợp có sai sót sau này. Để công việc giao nhận được tiến hành nhanh chóng và thuận lợi thì ngay khi nhận được bộ chứng từ, nhân viên giao nhận cần kiểm tra kỹ lưỡng tính chính xác, đồng nhất và hợp lệ của mỗi chứng từ, nhằm giải quyết nhanh chóng các thủ tục thông quan cho lô hàng. Sau khi nhân viên giao nhận Võ Lương tiến hành kiểm tra tính hợp lệ và đầy đủ của Bộ chứng từ hàng nhập khẩu, nếu hợp lệ và đầy đủ thì nhân viên giao nhận tiến hành các bước tiếp theo của quá trình nhận hàng, nếu có sai sót thì nhân viên giao nhận sẽ liên hệ với khách hàng để bổ sung, sửa chữa cho hoàn chỉnh để thực hiện quy trình làm hàng. Kiểm tra hợp đồng thì nhân viên sẽ kiểm tra các chi tiết sau:
- Hóa đơn thương mại (Comercial Invoice) bao gồm những thông tin sau: Số và ngày của hợp đồng trên hóa đơn (nếu có); số và ngày của hóa đơn; tên và địa chỉ các bên mua bán, bản mơ tả hàng hóa (tên hàng, số lượng, trọng lượng, đơn giá, tổng trị giá), điều kiện cơ sở giao hàng (FOB, CIF, CFR…), phương thức thanh tốn (nếu có). - Bản kê chi tiết (Packing List): số và ngày của Invoice trên Packing list, mơ tả hàng hóa (tên hàng, số lượng), trọng lượng, trọng lượng cả bì, quy cách đóng gói, loại bao bì.
- Vận đơn đường biển (B/L): Số và ngày B/L; những thông tin của ô Shipper, Consignee và Notify. Đặc biệt, ô Consignee phải thể hiện tên và địa chỉ chính xác của khách hàng vì chỉ có người trong mục này mới được nhận hàng; tên tàu, cảng bốc, cảng dỡ; tên hàng, số lượng , trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bì, số cont, số seal.
- Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O): Xuất trình cho hải quan khi hàng hóa có form A ( ưu đãi thuế quan với một số nước châu Âu), form D ( ưu đãi thuế quan với một số nước ASEAN), form E.
- Thông báo hàng đến (Arrival Notice ): Sau một thời gian, người nhận hàng sẽ nhận “Giấy báo hàng đến” hay “Thông báo hàng đến”. Người nhận hàng sẽ gởi thông báo này cho phịng giao nhận của cơng ty giao nhận. Tùy theo mỗi hãng tàu mà các mẫu thông báo hàng đến khác nhau nhưng đều có những nội dung cơ bản như sau: Tên tàu;
39
số vận đơn; dự kiến thời gian tàu đến; người gửi hàng, người nhận hàng; tên hàng, số lượng, trọng lượng; cảng bốc, cảng dỡ.
Có trong tay giấy báo hàng đến, nhân viên giao nhận kiểm tra xem đây có phải là lơ hàng nhập mà mình cần phải tiến hành làm thủ tục thơng quan hay khơng bằng cách đối chiếu với B/L, thường thì khách hàng của công ty đã kiểm tra rồi. Tùy vào loại hàng, điều kiện từng lơ hàng nhập khẩu mà có các chứng từ sau: giấy chứng nhận bảo hiểm (Certificate of Insurance), giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (Phytosanitary certificate); giấy chứng nhận kiểm dịch động vật (Animal products sanitary inspection certificate), giấy chứng nhận khử trùng (Fumigation certificate), giấy phép nhập khẩu của Bộ cơng thương hay các Bộ ngành có liên quan đến quản lý mặt hàng, quản lý vốn ngân sách nhà nước. Điều đặc biệt luu ý: chi tiết giữa các chứng từ phải trùng khớp với nhau, không được sai lệch như tên hàng, trọng lượng, quy cách đóng gói,...Vì vậy, người giao nhận phải kiểm tra các chứng từ hết sức cẩn thận, giúp công ty tiết kiệm được thời gian và chi phí...
2.2.4.3 Lấy lệnh giao hàng (Delivery Order- D/O)
Sau khi nhận được giấy báo hàng đến (A/N) từ hãng tàu thì nhân viên giao nhận sẽ mang vận đơn gốc, giấy báo hàng đến và giấy giới thiệu do khách hàng nhập khẩu cấp để lấy lệnh giao hàng(D/O). Khi lấy D/O cơng ty phải đóng những phí như: Phí D/O, phí vệ sinh container, phí xếp dỡ hàng, phí CFS… Nhân viên hãng tàu sẽ cung cấp cho nhân viên giao nhận Võ Lương hóa đơn các phí trên, khi đó kiểm tra tên cơng ty, địa chỉ, mã số thuế đã đúng hay chưa.
Sau khi nhận được D/O, nhân viên của công ty Võ Lương sẽ kiểm tra tên và địa chỉ người nhận, tên tàu, số chuyến, số cont, ngày và cảng đến, tên hàng…và đối chiếu với B/L. Nếu nội dung chứng từ khơng trùng khớp thì nhân viên cơng ty Võ Lương yêu cầu chỉnh sửa cho hợp lý, tránh trường hợp D/O khơng có giá trị hiệu lực. Vậy khi nhận lệnh, nhân viên giao nhận cần đối chiếu lệnh với B/L (bản sao) ngay khi còn ở đại lý hãng tàu những nội dung chủ yếu sau: Tên tàu (carriers), tên hàng (commodity), số vận đơn, tên và địa chỉ người nhận hàng, người gửi hàng, loại hàng: hàng nguyên container phải xem số lượng container, loại container (20’, 40’ hay 45’), mã số container, số seal, khối lượng của mỗi container, số kiện của mỗi container, cảng bốc, cảng dỡ.
Đặc biệt nhân viên giao nhận phải chú ý thời hạn hiệu lực của D/O trong vấn đề lưu kho, lưu bãi, lưu container (có hãng tàu miễn phí, có hãng tàu tính phí sau khi D/O hết hiệu lực) để tiến hành làm thủ tục nhận hàng, tránh tình trạng phát sinh thêm các chi phí này do D/O quá hạn hiệu lực lấy hàng. Ngồi ra, khi chỉnh sửa những sai sót, hãng tàu phải đóng dấu “Correction” của hãng tàu lên trên những sai sót đó.
40
Khi hàng được đóng trong container, và phương thức giao nhận là FCL/FCL nên cơng ty có 02 phương án mang hàng về kho. Một là làm thủ tục mượn container của hãng tàu về kho riêng và hai là rút ruột tại bãi container (Container Yard – CY) của cảng. Đối với các lô hàng nhập khẩu nguyên container mà cơng ty làm dịch vụ thì hầu hết yêu cầu của khách hàng là mượn container về kho riêng. Do đó, người giao nhận phải viết “Giấy xin mang Container về kho riêng làm hàng nhập” hoặc là “Đơn mượn container” theo mẫu của hãng tàu. Đồng thời, người giao nhận đóng một số tiền gọi là “Tiền cược container” hay còn gọi là “Ký quỹ” theo quy định của hãng tàu. Tiền cược cho container 20’, 40’, 45’ bao nhiêu là tùy thuộc vào mỗi hãng tàu. Số tiền này sẽ được hãng tàu trả lại nguyên vẹn nếu khi trả container về bãi, tình trạng container vẫn tốt như lúc mượn. Và ngược lại, số tiền này sẽ bị trừ bớt hoặc hãng tàu sẽ thu thêm nếu container có những hư hỏng so với lúc mượn ở các chỗ: sàn, nóc, góc, vách, cửa… của container.
2.2.4.4 Lập tờ khai và khai báo hải quan
Khai báo và làm thủ tục Hải quan là một phần rất quan trọng trong công tác giao
nhận hàng. Thủ tục Hải quan là một thông lệ quốc tế, là điều kiện bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp xuất nhập khẩu vì nó thực hiện chức năng quản lý của nhà nước về hải quan, bảo vệ sản xuất trong nước, bảo vệ quyền lợi chủ quyền an ninh quốc gia. Ngồi ra nó là cơ sở pháp lý để xác định hàng hoá thuộc đối tượng chịu thuế nhập khẩu. Do vậy việc lên tờ khai phải chính xác và cẩn thận. Khi nhận được Fax của khách hàng, bộ phận chứng từ sẽ tiến hành lên tờ khai. Sau khi đã tổng hợp được tất cả những thông tin về lô hàng, nhân viên chứng từ sẽ lên tờ khai cho lơ hàng nhập khẩu này. Có hai cách khai báo: Bằng cách điền tờ khai Hải quan và khai báo bằng tờ khai điện tử.
Công ty TNHH Tiếp Vận Vận Tải Quốc Tế Võ Lương sử dụng phần mềm ECUSS-
VNACCS để thực hiện nghiệp vụ khai báo Hải quan điện tử. Sau khi nhận và kiểm tra chứng từ do chủ hàng gửi, nhân viên chứng từ nhập dữ liệu hàng vào phần mềm để xác định thuế và các khoản mục tương ứng, in tờ khai bản nháp trước hoàn tất các thủ tục khai báo.
a. Lên tờ khai tính thuế Hải quan:
Đối với Tờ khai trị giá tính thuế hàng hóa nhập khẩu, các trường hợp sau đây
không cần phải lập:
- Hàng hóa nhập khẩu của Khu chế xuất, doanh nghiệp chế xuất;
- Hàng nhập khẩu theo loại hình nhập sản xuất xuất khẩu, gia công và phi mậu dịch; - Hàng hóa nhập khẩu thuộc đối tượng miễn thuế, xét miễn thuế;
- Hàng hóa nhập khẩu tạo tài sản cố định của các doanh nghiệp hoạt động theo Luật đầu tư nước ngoài.
41
Tờ khai có ký hiệu HQ/2009 - TGTT và phụ lục tờ khai trị giá tính thuế có ký hiệu HQ/2003 - PLTG, áp dụng trị giá giao dịch thực tế được in trên hai mặt giấy khổ A4, chữ đen, nền màu xanh nhạt, có biểu tượng Hải quan in đậm, ngơn ngữ sử dụng bằng tiếng Việt.
Trong trường hợp hàng hóa khơng thuộc các trường hợp nêu trên thì phải lập Tờ khai trị giá tính thuế hàng hóa nhập khẩu ký hiệu HQ/2009 - TGTT. Khi lập tờ khai trị giá tính thuế, cần chú ý nếu như có từ 8 mặt hàng trở lên thì phải lập thêm Phụ lục tờ khai trị giá tính thuế hàng hóa NK theo mẫu HQ/2009 - PLTG.
b. Đăng ký hồ sơ hải quan:
Bộ hồ sơ Hải quan gồm có: Phiếu tiếp nhận hồ sơ Lệnh hình thức (do cán bộ Hải quan in ra sau khi đã có số tờ khai); tờ khai Hải quan (2 bản chính); 2 phụ lục tờ khai (nếu có); tờ khai trị giá tính thuế (1 bản sao), 1 phụ lục trị giá tính thuế (nếu có); hợp đồng thương mại (1 bản sao); vận tải đơn (1 bản sao), hoá đơn thương mại (1 bản chính, 1 bản sao), phiếu đóng gói (1 bản chính, 1 bản sao) nếu hàng nhiều loại khác nhau, giấy chứng nhận xuất xứ.
Nếu doanh nghiệp lần đầu tiên làm thủ tục Hải quan thì cần phải có thêm giấy phép đăng ký kinh doanh (01 bản sao) và giấy chứng nhận đăng ký mã số thuế (01 bản sao).
Những lưu ý khi chuẩn bị bộ hồ sơ làm thủ tục Hải quan:
Nếu quá thời hạn hiệu lực của D/O mà vẫn chưa làm thủ tục Hải quan để nhận hàng, phát sinh thêm các chi phí lưu kho, lưu bãi, lưu container, thì nhân viên giao nhận phải gia hạn D/O - có nghĩa là đóng tiền phạt do chậm lấy hàng tại đại lý của hãng tàu. Trình D/O cho đại lý hãng tàu, đại lý của hãng tàu thu tiền phạt, viết hóa đơn và đóng dấu lên D/O: “Extended, ngày… tháng… năm…” hoặc là: “Đã gia hạn, ngày… tháng… năm…” và dấu “Đã thu tiền” hay “Paid”. Trong bộ hồ sơ làm thủ tục Hải quan, nếu D/O hết hạn thì phải được gia hạn trước khi nộp bộ hồ sơ cho Hải quan khu vực, lúc này D/O mới hợp lệ. Trước khi thanh lý hàng tại Hải quan bãi thì D/O phải cịn giá trị hiệu lực. Trong tờ khai hàng nhập, nếu là hàng mới thì phải ghi rõ: “Hàng mới 100%” ở mục tên hàng trong tờ khai. Đối với, nhập khẩu máy móc đã qua sử dụng thì phải ghi: “Hàng đã qua sử dụng, chất lượng trên 80%”. Phải trên 80% mới được nhập.
Nếu là hàng nhập theo giá CFR (Cost and Freight) thì chủ hàng phải tự quy ra CIF (Cost, Insurance and Freight) để tính thuế nhập khẩu, thuế GTGT (nếu là hàng chịu hai loại thuế trên). Những giấy tờ sao y phải có chữ ký, con dấu của thủ trưởng và dấu “Sao y bản chính”. Các con dấu trong các giấy tờ làm thủ tục thông quan và các giấy tờ khác có liên quan phải nhất quán với nhau. Trường hợp mà ở giấy tờ này mà con dấu là của công ty, ở giấy tờ khác con dấu là của chi nhánh thì khơng hợp lệ. Chữ ký trên các giấy
42
tờ phải cùng một người, có thể là Giám đốc hoặc là người nào đó được Giám đốc ủy quyền, lúc này phải kèm theo giấy ủy quyền trong bộ hồ sơ làm thủ tục thông quan. Nếu tờ khai có kèm theo phụ lục, có danh sách đính kèm thì phải đóng dấu giáp lai thì: Khi tới Hải quan khu vực làm thủ tục thông quan, nhân viên giao nhận cần đem theo giấy phép đăng ký kinh doanh, giấy đăng ký mã số thuế xuất nhập khẩu để trình cho Hải quan lúc cần thiết; khi tới Hải quan khu vực làm thủ tục thông quan, nhân viên