5. Kết cấu
3.3. Giải pháp thúc đẩy dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của côngty
3.3.3. Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng
Chất lượng dịch vụ là yếu tố quan trọng nhất quyết định đến sự thành công, phát triển của doanh nghiệp cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển nói chung và các dịch vụ khác nói riêng. Cũng giống như các ngành dịch vụ khác, sản phẩm của dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển cũng là các sản phẩm vơ hình. Vì vậy sự hài lịng của khách hàng chính là cơng cụ để đo chất lượng dịch vụ giao nhận mà Công ty Võ Lương cung cấp. Sự khác biệt về chất lượng dịch vụ sẽ tạo ra những ưu thế cạnh tranh vơ cùng lớn cho các doanh nghiệp. Vì vậy Công ty Võ Lương cần phải luôn đẩy mạnh, nâng cao chất lượng dịch vụ của mình để có được sự hài lòng, thỏa mãn của các khách hàng hiện tại và thu hút hơn được nhiều khách hàng trong tương lai.
- Hạn chế sai sót khi khai báo hải quan: nhân viên khai báo hải quan cần phải kiểm tra thật kỹ càng chứng từ trước khi tiến hành khai báo, nếu có sai sót trong chứng từ thì
57
cần báo lại ngay cho khách hàng để kiểm tra, sửa đổi hoặc bổ sung chứng từ. Sau khi lên tờ khai nháp cần kiểm tra lại một lần nữa và gửi lại cho khách hàng kiểm tra để đảm bảo khơng sai sót sau đó mời truyền tờ khai.
- Hạn chế bỏ sót email kế hoạch của khách hàng: một ngày Voltrans nhận được
rất nhiều email từ khách hàng và bên vận tải, vì vậy nhân viên cần phải kiểm tra thật kỹ lưỡng hệ thống email để tránh tình trạng sót mail làm ảnh hưởng đến kế hoạch lô hàng của khách hàng.
- Hạn chế sự chậm trễ của nhân viên giao nhận: thời gian giao nhận cơng ty khó có thể kiểm sốt hết được, vì vậy để đảm bảo cơng việc khơng chậm trễ thì cần phải có sự phối hợp ăn ý của nhân viên kế hoạch, nhân viên khai báo hải quan và nhân viên kế hoạch của các công ty vận tải. Nhân viên kế hoạch cần phải có những phương hướng tính tốn xem các lơ hàng nào cần giao trước và các lô hàng nào gấp để nhân viên giao nhận có thể hồn thành một cách nhanh chóng nhất.
Ví dụ, đối với cơng ty Ja Solar đối với các loại hàng hóa như: nồi thạch anh, máy đục tử tinh đều là các lô hàng rất đắt và dễ vỡ nên cần phải giao hàng trước 17h chiều để đảm bảo điều kiện hạ hàng tốt nhất có thể, tránh va đập vỡ hàng. Cịn đối với cơng ty Vina Solar thì hàng hóa nhập khẩu chủ yếu là các hàng silicon, tấm kính cường lực,… thì thời gian giao hàng khơng bị hạn chế, có thể giao hàng đêm tuy nhiên cần phải thống nhất thời gian giao hàng với họ.
- Đảm bảo sự an tồn cho hàng hóa: trong q trình đóng gói hàng hóa cần phải đảm bảo hàng hóa được an tồn ở mức độ cao nhất. Cơng ty cần phải chuẩn bị phương tiện cần thiết, đủ lực lượng công nhân để sẵn sàng tham gia đóng gói, xếp dỡ hàng hóa. - Quảng cáo trên mạng Internet: Công ty cần nâng cấp và làm phong phú thêm
Website của cơng ty mình để tạo thu hút khách tham quan và hợp tác. Đồng thời thúc đẩy thêm hình thức hợp tác, liên lạc qua mạng vừa hiệu quả lại tiết kiệm được thời gian và công sức. Chẳng hạn, tạo tài khoản cho những khách hàng thường xuyên và lớn để đưa các thông tin như: ngày hàng đến, khoản nợ...và các yêu cầu của khách hàng để khách hàng và công ty tiện thống kê theo dõi...
Ngoài ra, mọi khiếu nại, thắc mắc của khách hàng thì đội tư vấn của cơng ty phải phúc đáp và giải quyết thỏa đáng. Thái độ lịch sự, nhã nhặn của nhân viên đối với khách hàng là yều cầu cần thiết phải thực hiện vì khách hàng là thượng đế. Tư vấn, chăm sóc giúp đỡ các khách hàng khi khách hàng gặp trục trặc, khó khăn. Tạo quan hệ thân thiết với khách hàng thông qua việc: thăm hỏi, quan tâm chia sẻ khi khách hàng gặp khó khăn hay có niềm vui... Đây chính là cách quảng cáo hiệu quả nhất và tốn ít chi phí vì có thể duy trì khách hàng cũ và có thêm khách hàng mới thơng qua các mối quan hệ và phương thức “truyền miệng”.
58