Đánh giá về dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của côngty TNHH

5. Kết cấu

2.4. Đánh giá về dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của côngty TNHH

2.4.1. Ưu điểm

Đầu tiên, Cơng ty đã thực hiện quy trình nhập khẩu hàng nguyên Container bằng đường biển theo đúng yêu cầu của nhà nước nói chung và quy định của Tổng Cục Hải Quan nói riêng. Cơng ty đã xây dựng được một quy trình nhập khẩu hàng hóa hợp lý, đầy đủ và việc hướng dẫn thực hiện thể chi tiết, rõ ràng, dễ hiểu. Các khâu trong quy trình đã được phân chia rõ ràng, hợp lý, có tính khoa học và hiệu quả cao. Gói dịch vụ cơng ty thực hiện bao gồm tất cả các khâu trong hoạt động xuất nhập khẩu đáp ứng nhu cầu khác nhau của khách hàng. Khi xảy ra thay đổi, bổ sung trong quy trình giao nhận, công ty đều cập nhật kịp thời tới đội ngũ nhân viên.

Quy trình thủ tục Hải Quan ở Việt Nam hiện nay vẫn cò n là một khâu gây khó khăn cho các doanh nghiêp xuất nhập khẩu trong quá trình vận chuyển hàng hóa. Với nhiều năm trong lĩnh vực khai báo hải quan và thơng quan hàng hóa, nhận thấy để q trình thơng quan hàng hóa được nhanh chóng và giảm chi phí, Cơng ty TNHH Tiếp Vận Vận Tải Quốc Tế Võ Lương thực hiện tốt quy trình thủ tục hải quan: nếu thực hiện tốt các vấn đề trên thì hầu hết các lơ hàng sẽ được xử lý hải quan một cách sn sẻ và nhanh chóng với chi phí hợp lý. Trong đó, chuẩn bị chứng từ là khâu quan trọng nhất trong quá trình làm thủ tục hải quan.

Tiếp đến, từng bước trong quy trình được thực hiện bởi đội ngũ nhân viên trẻ trung, chịu khó học hỏi; những thành viên có thâm niên thì thành thạo cơng việc và nghiệp vụ, một người có thể làm được nhiều mảng khác nhau để có thể giải quyết tốt các vấn đề phát sinh suốt quy trình nhập khẩu. Nhờ đó hàng được giao về một cách nhanh nhất và tiết kiệm khá nhiều chi phí, giúp cho cơng ty có khả năng cạnh tranh hơn với các công

49

ty giao nhận khác (Cụ thể, từ năm 2017 đến bây giờ công ty không tăng giá dịch vụ đối với khách hàng lớn mà vẫn đảm bảo tốt chất lượng dịch vụ).

Ngoài ra, với quy trình làm việc rõ ràng, nhanh chóng, cơng ty đã xây dựng được hình ảnh tốt đẹp và uy tín với nhiều khách hàng, các đại lý vận chuyển trong nước, các đối tác vận chuyển ở nước ngoài và các cơ quan quản lý Nhà nước. Đó chính là động lực để cơng ty ngày càng nâng cao chất lượng dịch vụ, duy trì nguồn khách hàng lớn ổn định hiện tại và mở rộng ra các khách hàng mới nhờ sự giới thiệu từ các khách hàng cũ. Công ty TNHH Tiếp Vận Vận Tải Quốc Tế Võ Lương cũng có nhiều chính sách ưu đãi đối với nhân viên, luôn tạo nhiều điều kiện để nhân viên tích lũy kinh nghiệm, tham gia các lớp bồi dưỡng nâng cao kiến thức giúp cho nhân viên ngày càng nhạy bén hơn trong giải quyết công việc và cơng ty có chế độ thưởng cho nhân viên xuất sắc của năm để cho nhân viên của cơng ty có tinh thần cạnh tranh, nâng cao hiệu quả công việc. Môi trường làm việc của công ty luôn thân thiện, mọi người luôn hòa đồng nên tâm lý của các nhân viên thoải mái và không phải chịu nhiều áp lực trong công việc. Thông tin khách hàng được quản lý một cách có hệ thống. Mỗi lơ hàng sẽ được nhân viên lưu trữ trong hệ thống hồ sơ một cách riêng biệt giúp việc theo dõi và cập nhật thông tin dễ dàng, nhanh chóng và đảm bảo tính nhất qn và chính xác của thông tin.

Công ty TNHH Tiếp Vận Vận Tải Quốc Tế Võ Lương đã phát triển hệ thống quản lý nội bộ Saleshub. Mỗi nhân viên ở vị trí khác nhau sẽ có nhiệm vụ hồn thành cơng việc trên các mục được phân chia trong cùng một hệ thống phần mềm này. Mỗi nhân viên của công ty sẽ có một tài khoản riêng để nhập tất cả thông tin về lô hàng mà họ nhận được. Khi nhân viên đã nhập thông tin vào phần mềm, tất cả thông tin sẽ được nhập vào một hệ thống chung và tất cả nhân viên trong cơng ty sẽ có quyền truy cập vào thơng tin lơ hàng đó. Điều này rất thuận tiện để mọi người trong cơng ty có thể theo dõi và giao tiếp về đơn đặt hàng vì quá trình đặt hàng khơng chỉ liên quan đến một người duy nhất. Ngồi ra, nguồn nhân lực rất lớn từ bộ phận IT sẽ hỗ trợ, xử lý cho các nhân viên gặp sự cố trong quá trình sử dụng phầm mềm. Văn phò ng công ty được trang bị các thiết bị máy móc hiện đại như: máy vi tính, máy fax, máy copy, máy scan, máy in, … Cơng ty có trụ sở chính tại Bình Thạnh, cũng là vị trí “đắc địa” thuận lợi để liên hệ với các hãng tàu, dễ dàng nhanh chóng đến xử lý các tình trạng khẩn cấp.

2.4.2. Nhược điểm

2.4.2.1 Đối với giai đoạn thỏa thuận dịch vụ với khách hàng

Trong giai đoạn này, cơng ty gặp khó khăn trong việc liên hệ và thỏa thuận giá dịch vụ với khách hàng. Nguyên nhân do ảnh hưởng bởi nhiều công ty làm về lĩnh vực logistics, giao nhận. Bên cạnh đó kinh doanh dịch vụ giao nhận còn chịu ảnh hưởng trực tiếp từ sự phát triển của ngành vận tải, ngành kinh doanh dịch vụ giao nhận không thể

50

nào phát triển khi ngành vận tải đi xuống hay gặp khó khăn. Vì vậy mà đôi khi khách hàng gây sức ép về giá và so sánh các dịch vụ mà công ty cung cấp.

2.4.2.2 Đối với giai đoạn nhận, kiểm tra bộ chứng từ, lấy lệnh giao hàng và cược container

a. Gặp khó khăn trong việc nhận và kiểm tra chứng từ:

Khách hàng giao thiếu chứng từ hoặc thiếu, không trùng khớp thông tin trên các chứng từ, dấu mộc trên chứng từ. Nhân viên giao nhận kiểm tra chứng từ chưa kĩ và công ty đã xảy ra trường hợp nhân viên giao nhận khi làm thủ tục thơng quan hàng hóa ở cảng, khi kiểm tra lại bộ hồ sơ thì chứng từ bị sai hoặc thiếu chứng từ. Nhân viên giao nhận phải mất thời gian liên hệ công ty khách hàng lấy chứng từ thay thế hoặc bổ sung thêm chứng từ.

b. Gặp khó khăn trong lúc lấy lệnh giao hàng và thủ tục mượn container:

Nhân viên giao nhận bất cẩn trong lúc chuẩn bị chứng từ đi lấy lệnh giao hàng và tiền cược container. Vấn đề này công ty đã xảy ra trường hợp như sau: Nhân viên giao nhận chuẩn bị thiếu vận đơn gốc, thông báo hàng đến hoặc giấy giới thiệu công ty hết hạn sử dụng, chuẩn bị thiếu tiền lấy lệnh giao hàng.

2.4.2.3 Đối với giai đoạn làm thủ tục hải quan

a. Khó khăn trong việc khai hải quan:

Giai đoạn này, nhân viên chứng từ gặp khó khăn trong việc tra mã HS, khai sai thông tin trên trên hệ thống ECUS5:

Khai sai các tiêu chí trên phần mềm VNACCS: có một số tiêu chí có thể chỉnh sửa bổ sung nhưng có một số tiêu chí khơng thể chỉnh sửa bổ sung mà phải khai lại tờ khai mới; dẫn đến việc thơng quan hàng hóa bị chậm trễ. Đặc biệt tờ khai đã được đóng thuế thì phải mất thời gian điều chỉnh thuế rất lâu. Nhiều thông tin vẫn chưa biết nên nên nhân viên phải gọi điện cho khách hàng để nhờ cập nhật thơng tin cịn thiếu vì thế phải tốn khá nhiều thời gian khai báo. Ngoài ra, trong quá trình khai báo lỗi đường truyền dữ liệu còn kém nên việc tiếp nhận hồ sơ khai hải quan mất thời gian.

Áp mã số hàng hóa (HS code) chưa chính xác: do chưa nắm rõ nguyên tắc áp mã theo quy định. Có một số loại hàng cùng có mơ tả ở nhiều nơi khác nhau trong biểu thuế có thể với thuế suất khác nhau gây lúng túng cho người khai hải quan. Nhưng theo nguyên tắc mã số của hệ thống hài hịa (mã HS code) thì mỗi loại hàng hóa chỉ có một mã số duy nhất. Vậy vấn đề ở đây là phải tìm cho được mã số phù hợp cho mặt hàng đó.

51

Nhân viên hiện trường gặp khó khăn trong lúc làm thủ tục thơng quan hàng hóa tại cảng: sai quy trình, sai chứng từ, chứng từ thiếu. Khó khăn trong lúc làm việc với cán bộ Hải quan kiểm hóa ở cảng, Hải quan gây khó khăn cho nhân viên hiện trường.

2.4.3. Nguyên nhân

2.4.3.1 Chủ quan:

Cơng ty có số lượng lớn nhân viên ở 5 chi nhánh, đội ngũ nhận viên trẻ, hầu như là các sinh viên mới ra trường, hoặc ra trường 2-3 năm, chưa có nhiều kinh nghiệm trong ngành logistics. Đó là một trong những nguyên nhân dẫn đến khối lượng hàng hóa mà cơng ty có thể xử lý khơng thực sự nhiều. Do đó, việc thiếu kinh nghiệm trong việc chăm sóc khách hàng đối với nhiều loại sản phẩm là điều dễ hiểu.

Các quỹ đầu tư đôi khi không được sử dụng tối ưu, mà không chú ý đúng mức đến hệ thống cơ sở hạ tầng của công ty. Mặc dù công ty cung cấp một không gian làm việc đầy đủ với các tiện nghi cơ bản, yêu cầu văn phòng phẩm nhưng các vấn đề kỹ thuật vẫn cần được chú ý. Khơng gian làm việc của 4 văn phịng ngoại trừ văn phịng trụ sở chính, ngày càng trở nên khơng phù hợp với số lượng nhân viên ngày càng tăng, địi hỏi phải mở rộng khơng gian văn phòng.

Các vấn đề kỹ thuật của năm văn phòng được quản lý và hỗ trợ bởi bộ phận CNTT (IT) tại trụ sở chính (Hồ Chí Minh) nên khơng trực tiếp và ngay lập tức khi gặp vấn đề về máy móc. Do đó, trong trường hợp cơng ty có vấn đề kỹ thuật quan trọng, sẽ mất nhiều thời gian hơn để giải quyết, điều này có thể dẫn đến lỗi hệ thống, ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu quả chăm sóc khách hàng của cơng ty.

2.4.3.2 Khách quan:

Những thay đổi trong quy định của Chính phủ cũng như tác động từ các yếu tố quốc tế địi hỏi ngành logistics phải ln cập nhật và thay đổi. Do ngành logistics còn khá mới mẻ nên hệ thống pháp luật về hoạt động logistics và doanh nghiệp logistics cũng đang dần được hoàn thiện, nhưng đã tạo cơ sở vững chắc cho hoạt động logistics tại Việt Nam.

Ngoài ra, các doanh nghiệp logistics cũng phải am hiểu về nhiều văn bản quy phạm pháp luật như Luật Hải quan, Luật Công cụ chuyển nhượng, các thông tư, nghị định liên quan... Việc sửa đổi các quy định có mục đích phù hợp với từng cá nhân. giai đoạn phát triển công nghiệp, từng bước hoàn thiện hệ thống pháp luật hỗ trợ ngành logistics. Chỉ tính riêng năm 2018, đã có 6 thơng tư, nghị định mới có tác động đến ngành logistics: Nghị định số 31/2018/NĐ-CP, Nghị định số 59/2018/NĐ-CP, Nghị định số Số 69/2018/NĐ-CP, Nghị định số 144/2018/NĐ-CP, Thông tư số 12/2018/TT-BCT, Thông tư số 39/2018/TT-BCT.

52

Hơn thế nữa, các hoạt động logistics thường bị ảnh hưởng bởi các yếu tố quốc tế khách quan. Chẳng hạn, cuộc chiến thương mại Mỹ - Trung trong thời gian qua đã ảnh hưởng rất lớn đến tình hình xuất nhập khẩu của Việt Nam, từ đó ảnh hưởng đến ngành logistics. Do đó, các doanh nghiệp logistics cần liên tục cập nhật các thông tư, nghị định liên quan, theo dõi các vấn đề quốc tế để cải thiện hoạt động dịch vụ logistics của mình. Nguồn nhân lực chất lượng cao trong ngành logistics còn rất ít. Như đã đề cập, logistics vẫn là một ngành tương đối mới ở Việt Nam, vì vậy khơng có nhiều nguồn nhân lực có trình độ cao hoạt động trong ngành. Có rất ít trường đại học, cao đẳng và trung tâm đào tạo trong cả nước dạy các hoạt động hậu cần cho đến những năm gần đây. Số lượng sinh viên được đào tạo chuyên ngành còn quá thấp so với nhu cầu rất lớn về nguồn nhân lực từ các doanh nghiệp. Đó là lý do tại sao nhiều cơng ty sẵn sàng chấp nhận những người thiếu kinh nghiệm và sẵn sàng đào tạo từ đầu, bao gồm cả Công ty TNHH Tiếp Vận Vận Tải Quốc Tế Võ Lương.

2.4.3.3. Các vấn đề khác:

Công ty TNHH Tiếp Vận Vận Tải Quốc Tế Võ Lương gặp khó khăn trong việc duy trì sự ổn định và mở rộng lượng khách hàng. Một trong những nguyên nhân dẫn tới khó khăn này do cơng tác chăm sóc khách hàng chưa được chú trọng. Trong năm chi nhánh các bộ phận làm việc từ xa với nhau gây bất tiện, khó khăn khi phải xử lý tình trạng của lô hàng và vấn đề của khách hàng. Ngồi các phịng ban như trong sơ đồ cơ cấu tổ chức, cơng ty vẫn chưa có phò ng ban chăm sóc khách hàng một cách riêng biệt. Cơng tác chăm sóc khách hàng sau dịch vụ đó là nhân tố ảnh hưởng rất lớn đến việc khách hàng có muốn trở lại để sử dụng dịch vụ cơng ty nữa hay khơng vì có rất nhiều đối thủ cạnh tranh khác họ hồn tồn có thể lơi kéo khách hàng của cơng ty về phía họ bởi những điều tưởng như là không cần thiết này.

Chính vì vậy, trong thời gian tới Cơng ty TNHH Tiếp Vận Vận Tải Quốc Tế Võ Lương cần có những giải pháp hiệu quả để khắc phục hạn chế và phát huy những thành tựu đạt được nhằm góp phần nâng cao quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của công ty, nâng cao hiệu quả kinh doanh và khẳng định vị thế trên địa bàn.

Tóm tắt chương 2:

Phần đầu của chương đã giới thiệu một cách tổng quát về cơng ty. Việc giới thiệu về q trình hình thành & phát triển, chức năng & nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý, kết quả hoạt động kinh doanh của công ty năm 2019 – 2021 đã góp phần làm nổi bật lên phạm vi và đối tượng mà đề tài tập trung nghiên cứu. Phần tiếp theo, chính là phân tích thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển tại công ty TNHH Tiếp Vận Vận Tải Quốc Tế Võ Lương. Quy trình bao gồm các bước rõ ràng cụ thể, nội dung của phần này sẽ đi sâu vào từng bước của quy

53

trình giao nhận. Việc phân tích này giúp chúng ta hiểu rõ hơn để nhập khẩu một lô hàng nguyên container bằng đường biển thì phải tiến hành những bước nào, trải qua những công đoạn nào.

Qua việc phân tích quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu ngun container bằng đường biển tại cơng ty, chúng ta có thể thấy các ưu điểm, hạn chế khi thực hiện quy trình này. Dựa trên cơ sở này, chúng ta sẽ đưa ra một số giải pháp và kiến nghị. Chương này là cơ sở lý luận cho chương tiếp theo.

54

Chương 3. GIẢI PHÁP THÚC ĐẨY DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA

CỦA CÔNG TY TNHH TIẾP VẬN VẬN TẢI QUỐC TẾ VÕ LƯƠNG 3.1. Định hướng và mục tiêu của công ty TNHH Tiếp Vận Vận Tải Quốc Tế Võ Lương

3.1.1. Định hướng

Để duy trì và nâng cao vị thế hiện tại, ban lãnh đạo cơng ty Võ Lương có chiến lược quản trị vững chắc cũng như định hướng phát triển cho tương lai. Ngoài các dịch vụ từ trước đến nay vẫn thực hiện, cơng ty có định hướng, phát triển và duy trì thêm dịch vụ tư vấn và thực hiện ký kết Hợp đồng ngoại thương thay khách hàng với thương nhân nước ngồi. Mặc dù năm 2011, cơng ty đã thực hiện loại hình dịch vụ này nhưng chưa phát huy tối đa cả về quy mô lẫn chất lượng. Đồng thời, đào tạo, bồi dưỡng thêm kiến thức chuyên môn cho các nhân viên của cơng ty bằng các khóa học ngắn; mở rộng thêm quy mô hoạt động, cơ sở vật chất và đội ngũ nhân viên.

Tăng cường việc chào hàng dịch vụ giao nhận đến các cơng ty có nhu cầu th dịch vụ qua các phương tiện thông tin như: Gửi email, chào khách hàng qua điện thoại, Các công cụ: Whatsapp, wechat, Linkedin,…Gửi bảng báo giá đến các công ty để họ tham khảo dịch vụ. Phấn đấu trở thành đại lý tốt nhất của các hãng tàu nước ngoài bằng cách giữ uy tín với khách hàng trong việc booking, lịch tàu chạy, tránh việc chậm trễ phải