5. Kết cấu của khóa luận
3.3. Giải pháp nhằm nâng cao chất lƣợng giao nhận hàng hóa bằng đƣờng
tại Công ty TNHH Quốc tế Delta
3.3.1. Đầu tư các trang thiết bị phục vụ cơng tác giao nhận hàng hóa
Để phục vụ cho nhu cầu giao nhận vận tải hàng hóa thì các trang thiết bị, cơ sở hạ tầng, hệ thống công nghệ, thông tin liên lạc là vô cùng quan trọng và cần thiết phải nâng cấp và cần có những chính sách rõ ràng để hồn thiện đƣợc những thiếu sót trong q trình vận hành. Hiện nay một số cơ sở vật chất, trang thiết bị của Công ty đã lạc hậu, xuống cấp nhiều nhƣ hệ thống mạng, hệ thống phần mềm quản lý giao nhận làm ảnh hƣởng đến tiến độ, thời gian thực hiện các công việc.
Hệ thống mạng thông tin của Công ty đƣợc đƣa vào sử dụng từ năm 2010 đến nay đã hết giá trị khấu hao. Do đó, Cơng ty nên thực hiện việc trang bị hệ thống mạng thông tin mới. Mạng thông tin hiện đại, đƣờng truyền nhanh thì việc thực hiện các dịch vụ mới thuận lợi và tiết kiệm thời gian hơn cho khách hàng.
Ngồi ra Cơng ty cũng nên chú trọng, nâng cấp sửa chữa và thay thế các trang thiết bị, máy móc, chất lƣợng vận tải của các xe chở hàng ở các chi nhánh khác của Công ty nhƣ Hải Phịng, Bắc Ninh, Hồ Chí Minh và Bình Dƣơng. Để đáp ứng kịp thời phục vụ tận nơi cho khách hàng một cách nhanh chóng, đúng hạn, tránh tình trạng hƣ hỏng xảy ra trong q trình giao nhận, vận chuyển hàng hóa. Nếu thực hiện tốt, Công ty sẽ tiết kiệm đƣợc thời gian, đảm bảo đƣợc sự chủ động của Công ty trong hoạt động kinh doanh của mình.
3.3.2. Nâng cao trình độ năng lực nhân viên
Có thể nói, ở thời điểm hiện tại, đội ngũ nhân sự của Delta có chất lƣợng tốt, đồng đều. Tuy nhiên, trong mơi trƣờng kinh doanh ngày càng có nhiều biến động và thách thức, Cơng ty cần thƣờng xuyên củng cố, nâng cao chất lƣợng nguồn nhân sự. Ngay từ đầu tuyển chọn nhân viên cho Cơng ty thì những nhân viên đƣợc tuyển vào
55
phải có trình độ nhất định tùy theo vị trí cơng việc địi hỏi nhân viên phải có tinh thần trách nhiệm, khả năng giao tiếp. Trong q trình làm việc Cơng ty phải luôn tạo điều kiện cho nhân viên làm việc trong môi trƣờng thoải mái nhất, tạo cho họ thấy mơi trƣờng có khả năng sáng tạo.
Để nâng cao trình độ năng lực của nhân viên tốt hơn thì Cơng ty nên mở các lớp đào tạo, trao đổi nghiệp vụ cho nhân viên, chú trọng việc đào tạo tại chỗ với sự cập nhật kiến thức mới về giao nhận hàng hố và các lĩnh vực có liên quan cho nhân viên, đặc biệt là các bộ luật, điều luật quốc tế, các hiệp định vừa đƣợc ký kết nâng cao năng lực quản lý rủi ro phát sinh trong quá trình giao nhận. Kèm theo đó là đƣa nhân viên đi học các lớp nghiệp vụ giao nhận ngắn hạn để tích lũy thêm kiến thức.
Nên có các chính sách phạt rõ ràng đối với các đợt kiểm tra trình độ chun mơn của nhân viên hay nhân viên làm việc khơng hiệu quả, chính sách thƣởng, phụ cấp, đãi ngộ nhân viên giỏi, khuyến khích nhân viên hồn thành nhiệm vụ đƣợc giao và nâng cao trình độ của mình. Cơng ty cũng có thể tuyển dụng thêm nhân viên, tuyển dụng kỹ lƣỡng nhân viên có khả năng tiếp thu tốt, trình độ chun mơn và kinh nghiệm cao.
Nếu thực hiện tốt, nhân viên vừa làm việc tại Công ty, vừa trao đổi học hỏi thêm nghiệp vụ từ đồng nghiệp qua những buổi trao đổi cũng nhƣ đƣợc đƣa đi đào tạo sẽ nhanh chóng tăng năng lực vì những áp dụng thực tế. Chi phí của hoạt động này cũng không quá lớn khi áp dụng việc đào tạo thêm sau giờ làm. Chính sách thƣởng phạt có tác động trực tiếp đến thu nhập của mỗi nhân viên. Chính sự đào thải ảnh hƣởng đến vấn đề kinh tế là động lực lớn nhất cho việc nhân viên cố gắng hết sức nâng cao chuyên mơn và làm việc. Chính sách này cũng đƣợc áp dụng ở nhiều Công ty, mang lại hiệu quả. Ngồi ra, việc tuyển dụng đối với mỗi Cơng ty là vấn đề tất yếu. Việc tuyển dụng thêm nhân viên đã đƣợc đề ra từ trƣớc, chỉ cần chú trọng vào khâu tuyển dụng kỹ lƣỡng hơn sẽ tạo hiệu quả cao trong việc nâng cao trình độ nhân viên của Cơng ty.
3.3.3. Đẩy mạnh năng lực cạnh tranh trên thị trường ăng cường mở rộng thị trường ăng cường mở rộng thị trường
Trong tình hình cạnh tranh gay gắt trên thị trƣờng giao nhận vận tải nhƣ hiện nay thì muốn tồn tại và phát triển đồng thời mở rộng nâng cao thị phần, Công ty cần phải mở rộng thị trƣờng giao nhận vận tải. Đây là một biện pháp hữu hiệu để đạt đƣợc các mục tiêu về lợi nhuận, cũng nhƣ mục tiêu củng cố, tăng cƣờng vị thế . Khi thị trƣờng đã đƣợc mở rộng thì cho dù một khu vực thị trƣờng nào đó có biến động thì cũng sẽ khơng gây ra ảnh hƣởng nghiêm trọng đến hoạt động của tồn Cơng ty.
56
Có mở rộng thị trƣờng mới đảm bảo đƣợc lợi ích lâu dài của Công ty cũng nhƣ các cán bộ công nhân viên, mới nâng cao triển vọng phát triển Cơng ty.
Cơng ty có thể thực hiện theo hai hình thức để mở rộng thị trƣờng, đó là mở rộng thị trƣờng theo chiều rộng và mở rộng thị trƣờng theo chiều sâu. Mở rộng thị trƣờng theo chiều rộng đƣợc hiểu là mở rộng thị trƣờng theo phạm vi địa lý, theo chiều rộng về không gian. Hiện nay, Công ty TNHH Quốc tế Delta đã vƣơn ra nhiều thị trƣờng quốc tế, hoạt động trên hầu hết các châu lục nhƣ Châu u, Châu Á, Châu Mỹ, Châu Phi. Tuy nhiên, vẫn còn một số thị trƣờng rất giàu tiềm năng mà Công ty chƣa khai thác đƣợc hết nhƣ Châu Phi, khu vực Nam Mỹ…. Còn mở rộng thị trƣờng theo chiều sâu đƣợc hiểu đơn giản không phải mở rộng thị trƣờng về khu vực địa lý mà là trên cùng một thị trƣờng hiện có nhƣng Cơng ty có thể thu hút thêm nhiều khách hàng, củng cố, thiết lập quan hệ lâu dài với các khách hàng truyền thống bằng chất lƣợng dịch vụ, bằng mở rộng phạm vi dịch vụ của mình.
Có thể thấy mở rộng thị trƣờng khơng phải là công việc đơn giản bởi mỗi thị trƣờng lại có những đặc điểm về kinh tế xã hội, văn hóa, luật pháp, phong tục tập qn khơng giống nhau. Điều này tác động rất lớn tới môi trƣờng kinh doanh, tới tâm lý tiêu dùng xã hội, từ đó ảnh hƣởng rất nhiều tới việc thâm nhập, mở rộng thị trƣờng của doanh nghiệp. Vì vậy, muốn mở rộng thị trƣờng Cơng ty phải tiến hành các công việc về công tác nghiên cứu thị trƣờng và cách thức thâm nhập thị trƣờng.
Nâng cao chất lượng dịch vụ
Hiện nay, Công ty mới chỉ chiếm đƣợc ít thị phần trong thị trƣờng giao nhận vận tải biển một phần là do chất lƣợng dịch vụ chƣa cao, một số khách hàng mới khi ủy thác cho Công ty giao nhận một lô hàng do gặp quá nhiều trục trặc đã không quay lại Công ty nữa. Do vậy, việc cạnh tranh bằng chất lƣợng là rất cần thiết, nó giúp Cơng ty bớt đƣợc gánh nặng cạnh tranh bằng giá vì trong cuộc chiến tranh giá cả, Công ty TNHH Quốc tế Delta không thể lại đƣợc với các Cơng ty nƣớc ngồi có tiềm lực về vốn.
Để làm đƣợc điều đó, trƣớc hết hoạt động giao nhận của Công ty phải đáp ứng đƣợc những yêu cầu đặc thù cơ bản về nghề nghiệp. Đó là nhanh gọn, chính xác, an tồn với chi phí thấp nhất có thể. Muốn vậy Cơng ty nên tự mình xây dựng một số chỉ tiêu định lƣợng nhƣ thời gian hồn thành cơng việc hợp lý và cả một số chỉ tiêu định tính để theo dõi kết quả dịch vụ, đánh giá của khách hàng.
Với loại hình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đƣờng biển, chất lƣợng dịch vụ đôi khi thể hiện ở những việc tƣởng nhƣ rất nhỏ. Chẳng hạn nhƣ đối với những loại hàng tƣơng đối đặc biệt nhƣ hàng container treo cần yêu cầu về vệ sinh cao thì Cơng ty nên chọn container sạch, các trang thiết bị làm hàng cũng nên
57
đảm bảo để hàng đƣợc xếp đều, không bị nhàu nát. Nếu chỉ cần chú đến những chi tiết nhỏ nhặt nhƣ thế này thì cách nhìn nhận, đánh giá của khách hàng đối với dịch vụ của Công ty sẽ khác hẳn.
Còn với những hàng cần yêu cầu kỹ thuật rất khắt khe trong vận chuyển, xếp dỡ, đóng gói, bảo quản thì Cơng ty nên đầu tƣ vào công cụ làm hàng, nhân viên giao nhận là những ngƣời trực tiếp làm hàng hay chỉ đạo làm hàng phải đặc biệt chú ý, bỏ thêm chút cơng sức cho dù phí làm hàng khơng hơn những lơ hàng bình thƣờng là mấy. Nhanh gọn, kịp thời, an tồn và chính xác là những yêu cầu mà dịch vụ giao nhận cần mang lại. Muốn vậy Công ty nên tự lập kế hoạch, nghiên cứu kỹ tình hình để có thể hồn thành cơng việc một cách hợp lý, theo dõi sát sao lộ trình hoạt động. Ngồi ra, tạo ra dịch vụ tốt cũng tức là tƣ vấn cho khách hàng về tình hình cạnh tranh trên thị trƣờng, tình hình hoạt động ngoại thƣơng, luật pháp quốc tế.
ăng cường loại hình dịch vụ giao nhận
Cũng nhƣ việc mở rộng thị trƣờng, việc phát triển mở rộng các loại hình dịch vụ cũng rất quan trọng, giúp Công ty đáp ứng đƣợc nhu cầu đa dạng của khách hàng, từ đó nâng cao thị phần, gia tăng đƣợc khả năng cạnh tranh trên thị trƣờng, hạn chế đƣợc tính thời vụ trong đặc thù hoạt động, đồng thời tạo dựng đƣợc mối quan hệ thƣờng xuyên và lâu dài với khách hàng.
Đối với phƣơng thức giao nhận hàng hóa XNK bằng đƣờng biển, những dịch vụ mà Công ty đang cung cấp là giao nhận vận chuyển hàng rời, hàng nguyên container, dịch vụ gom hàng lẻ, dịch vụ vận tải đa phƣơng thức, giao nhận từ cửa đến cửa, cho thuê kho ngoại quan. Công ty cần chú trọng hơn nữa vào dịch vụ gom hàng vì đây là loại hình dịch vụ mang lại lợi ích cho nhiều bên khi ngƣời chuyên chở đƣợc lợi nhờ tiết kiệm đƣợc thời gian giao nhận và phân phát các lô hàng lẻ, không sợ thất thu tiền cƣớc của các chủ hàng lẻ vì đã có ngƣời giao nhận đảm nhiệm, chủ hàng tiết kiệm đƣợc chi phí do khơng phải th nguyên một container, ngƣời giao nhận thu đƣợc nhiều doanh thu do cƣớc hàng lẻ thƣờng lớn hơn cƣớc hàng nguyên. Thực hiện dịch vụ này với một Công ty giao nhận là rất dễ dàng và thuận lợi, chỉ cần Công ty thiết lập những trạm giao nhận và đóng hàng, đồng thời có sự cẩn trọng và cần mẫn trong giao nhận hàng.
Công ty cũng nên tập trung phát triển dịch vụ vận tải đa phƣơng thức lấy chặng đƣờng biển làm chủ đạo để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng. Vận tải đa phƣơng thức là một loại hình vận tải tiên tiến hiện đang đƣợc áp dụng rộng rãi trong khu vực và thế giới. Xu hƣớng tồn cầu hóa, hội nhập kinh tế quốc tế cộng với tác động của khoa học và công nghệ vận tải container và thông tin đang đƣợc thúc đẩy vận tải đa phƣơng thức phát triển nhanh chóng. Ngày nay, mối liên kết
58
giữa sản xuất, vận tải, thị trƣờng, phân phối và quản lý hàng hóa rất chặt chẽ và phụ thuộc vào nhau mà không một phƣơng thức vận tải thơng thƣờng, đơn lẻ nào có thể đáp ứng đƣợc. Vận tải đa phƣơng thức đảm bảo hệ thống giao hàng “từ cửa đến cửa” hữu hiệu với giá thành thấp nhất. Ngành hàng hải đang theo xu hƣớng tồn cầu hóa và đa dạng hóa theo phƣơng thức tập trung luồng hàng, tiếp tục xu hƣớng sáp nhập, hợp tác, hình thành các liên minh lớn và tập trung quyền lực trong giới hàng hải. Các tàu container thế hệ mới đƣợc đƣa vào sử dụng, vận tải đa phƣơng thức rộng rãi.
3.3.4. Khắc phục sai sót trong việc chuẩn bị và kiểm tra bộ hồ sơ chứng từ
Qua khoảng thời gian làm việc em nhận thấy nhân viên Cơng ty có mắc một số sai sót trong lúc sử dụng hệ thống Hải quan điện tử, sai lệch chứng từ với hàng hóa cũng nhƣ thách thức là yêu cầu chứng từ của từng hãng tàu khác nhau, biến động từ thị trƣờng hàng hải nên giải pháp thiết yếu là phải khắc phục sai sót trong việc chuẩn bị và kiểm tra bộ hồ sơ chứng từ.
Ngồi ra Cơng ty cũng nên quan tâm đến vấn đề môi trƣờng, an toàn vệ sinh thực phẩm, nguồn gốc xuất xứ, thuần phong mỹ tục, hạn ngạch nhập khẩu của mặt hàng để tránh hàng bị vi phạm quy định nhập khẩu của pháp luật. Trau dồi không ngừng, luôn luôn cập nhật các văn bản pháp lý về thuế của các bộ ngành liên quan, biến động trên thị trƣờng và đặc điểm hoạt động, yêu cầu cụ thể của các hãng tàu. Nghiên cứu kỹ yêu cầu của khách hàng để đáp ứng phù hợp. Nâng cao trình độ của nhân viên để sử dụng thành thạo phần mềm khai báo Hải quan điện tử và phải kiểm tra lại phần tính thuế của phần mềm để tránh sai sót.
Nếu thực hiện tốt, việc nâng cao trình độ nhân viên với tính khả thi cao. Về cập nhật yêu cầu của các hãng tàu, biến động của thị trƣờng, nhân viên khi đƣợc đào tạo kết hợp với làm việc sẽ nhanh chóng có những kinh nghiệm để tránh những sai sót, điều này hồn tồn có thể thực hiện đƣợc với chi phí thấp.
3.4. Một số kiến nghị đối với Nhà nƣớc và cơ quan có thẩm quyền
3.4.1. Hồn thiện, tối ưu hố hệ thống Hải quan
Thủ tục Hải quan còn nhiều khâu rƣờm rà, mang nặng tính quan liêu, hành chính, giấy tờ dẫn đến các doanh nghiệp giao nhận vận tải nói chung và của Cơng ty TNHH Quốc tế Delta nói riêng mất nhiều thời gian để thơng quan hàng hố. Thủ tục Hải quan nhanh chóng, thuận tiện thì mới có thể thúc đẩy, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động giao nhận vận tải phát triển.
Cải cách các thủ tục hành chính Hải quan, giảm bớt những khâu thủ tục rƣờm rà, nhiều giấy tờ nhƣ khâu chuẩn bị hồ sơ chứng từ, kiểm tra thơng quan hàng hố để việc thực hiện các thủ tục Hải quan đƣợc thuận tiện hơn. Triệt để ứng dụng công
59
nghệ thông tin vào hoạt động Hải quan ở tất cả các cục, chi cục Hải quan trên cả nƣớc. Giúp giảm thiểu thời gian xử lý tờ khai của các cục, chi cục Hải quan, giảm thiểu các chi phí liên quan đến giấy tờ. Nhờ đó mà hàng hố đƣợc thơng quan nhanh hơn, tiết kiệm đƣợc thời gian và tiền bạc cho doanh nghiệp cũng nhƣ Nhà nƣớc.
3.4.2. Nâng cấp, cải tạo, xây mới hệ thống cơ sở hạ tầng
Cơ sở hạ tầng giao thơng vận tải ở nƣớc ta cịn yếu kém, lạc hậu dẫn đến gây ra khó khăn cho các doanh nghiệp giao nhận vận tải trong việc vận chuyển hàng hoá, mất nhiều thời gian vận chuyển, khó bảo quản hàng hóa dễ vỡ trong q trình vận chuyển. Việc quy hoạch giao thơng vận tải cần phải đƣợc thực hiện để đáp ứng nhu cầu đi lại, vận chuyển và lƣu thông hàng hóa chất lƣợng phù hợp với nguồn lực hạn chế. Thêm vào đó là các trung tâm cung ứng dịch vụ vận tải, trung tâm cung ứng dịch vụ Logistics đa chức năng kho ngoại quan, trung tâm kho vận, cảng cạn...). Những trung tâm này có chức năng khác nhau những hoạt động logic với nhau tạo thành một chuỗi hoàn chỉnh từ A-Z. Dành quỹ đất thích hợp sau cảng để xây dựng hạ tầng trung tâm Logistics đảm bảo đƣợc tính linh hoạt, tính kết nối cao. Vì vậy việc xây dựng các chính sách, trung tâm Logistics và kế hoạch chiến lƣợc giao thông vận tải là vô cùng cần thiết. Sự phát triển của giao thông vận tải liên quan chặt chẽ đến các vấn đề kinh tế, giao thông, đặc biệt là trong vận tải giao nhận.