6 .Kết cấu khóa luận
2.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
2.2.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy Cơng ty cổ phần tập đồn đầu tư quốc tế VIJP Việt Nam
Nguồn: Phịng Hành chính Nhân sự
Đội ngũ nhân sự của công ty cổ phần tập đoàn đầu tư quốc tế VIJP Việt Nam khoảng 90 người,riêng phòng kinh doanh đã gần 50 người.Phòng kinh
PHỊNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ BAN GIÁM ĐỐC PHỊNG MEDIA PHỊNG KẾ TỐN TÀI CHÍNH PHỊNG KINH DOANH PHÒNG ĐỊNH HƯỚNG
27
doanh hiện đang được chia thành 2 phịng,một phịng về tìm kiếm nguồn lao động trong nước cung cấp cho các cơng ty Nhật Bản tại Việt Nam,một phịng làm về mảng tìm kiếm du học sinh, người xuất khẩu lao động đi Nhật Bản.
Công ty làm việc theo hệ thống theo một quy trình và có đầy đủ các phịng ban: hành chính nhân sự, kế tốn, kinh doanh, media,định hướng. Xây dựng một bộ máy cơ cấu tổ chức phù hợp có vai trị rất quan trọng, và góp phần tích cực tạo ra hiệu quả cho hoạt động kinh doanh sản xuất, chính vì thế Cơng ty đã tạo cho mình một bộ máy đơn giản, các bộ phận, phịng ban không chồng chéo với nhau, nhưng đem lại hiệu quả làm việc cao, tiết kiệm chi phí cho tổ chức. Trong bộ máy, ban quản lý nắm giữ quyền lực cao nhất, là người đưa ra mọi quyết định, người đại diện cho công ty tham gia ký kết các hợp đồng, và là người chịu trách nhiệm trước pháp luật. Tuy nhiên bộ máy này vẫn tồn tại những khuyết điểm, các bộ phận chun mơn hóa cơng việc của mình dẫn đến người lao động chỉ có kinh nhiệm với cơng việc ở bộ phận mình đảm nhiệm, khơng có sự liên kết cao, nếu công việc ở một bộ phận gặp vấn đề dẫn đến công việc của tồn bộ cơng ty bị ảnh hưởng theo đó...
2.2.2. Chức năng,nhiệm vụ của các phịng ban
• Giám đốc.
Giám đốc do hội đồng quản trị bầu ra, là người đại diện cho cơng ty trước pháp luật, có quyền điều hành cao nhất trong cơng ty và chịu trách nhiệm tất cả các hoạt động trong cơng ty.Ngồi phụ trách chung giám đốc cịn trực tiếp điều hành tồn bộ hoạt động kinh doanh sao cho cơng ty hoạt động có hiệu quả nhất, tổ chức bộ máy, giải quyết công tác phân phối tiền lương, tiền thưởng và các chế độ theo quy định của nhà nước cho người lao động.
• Phịng Hành chính nhân sự.
Phịng Hành chính Nhân sự chịu trách nhiệm về quản lý nhân sự,đôn đốc việc chấp hành điều lệ và kỷ luật lao động. Giải quyết chế độ tiền lương-thưởng và các chế độ khác cho cán bộ, công nhân viên trong cơng ty. Tuyển dụng bố
28
trí lao động theo yêu cầu của công việc.Tổ chức bồi dưỡng nâng cao trình độ,kiến thức chun mơn cho cán bộ,công nhân viên trong công ty.
Ngồi ra, phịng Hành chính nhân sự cịn đảm nhiệm vai trò tham mưu cho giám đốc về tổ chức bộ máy công ty trong từng thời kỳ sao cho có hiệu quả nhất, tổ chức xây dựng và xét duyệt định mức lao động.
• Phịng Kế tốn tài chính.
Phịng Kế tốn có nhiệm vụ theo dõi và cân đối nguồn vốn, hoạch toán cho bộ phận kinh doanh, quản lý các hoạt động thu chi từ kết quả hoạt động kinh doanh, thanh tốn các khoản phải chi của cơng ty,quản lý toàn bộ nguồn tài chính của cơng ty. Ngồi ra phịng Kế tốn cịn có nhiệm vụ lập báo cáo, phản ánh kết quả hoạt đơng kinh doanh, báo cáo kế tốn tài chính theo từng kỳ kế toán nhằm xác định các khoản phải nộp cho ngân sách nhà nước, nghĩa vụ đối với công nhân viện,… Lập và cung cấp báo cáo nội bộ ( báo cáo quản trị) theo yêu cầu của giám đốc.
• Phịng Kinh doanh.
Cơng việc của phòng kinh doanh tiếp nhận những đơn hàng tuyển dụng và thông tin tuyển sinh du học sinh,xuất khẩu lao động từ cấp trên ,tuyển dụng nguồn lao động cho các công ty theo yêu cầu của đơn hàng.Tìm kiếm nguồn du học sinh và người có nhu cầu đi xuất khẩu lao động.Hỗ trợ,quan tâm và giải quyết những vấn đề phát sinh của người lao động.Tham mưu cho ban giám đốc về việc ký kết hợp đồng và trực tiếp tổ chức thực hiện các hợp đồng và giải quyết các vấn đề phát sinh trong khi thực hiện.
• Phịng Media.
Tham mưu các kế hoạch truyền thông,xây dựng kênh truyền thông như trang wed,trang facebook của cơng ty,quảng bá hình ảnh cơng ty ra thị trường.Hỗ trợ các phòng ban trong việc giải quyết các vấn đề liên quan đến cơng nghệ và thiết kế các hình ảnh.
29
Tiếp cận thị trường định hướng kinh doanh thích hợp cho cơng ty. Lập các kế hoạch kinh doanh dựa trên cơ sở các báo cáo, thống kê định kỳ và dựa trên cơ sở thực tế thị trường, đề ra các biện pháp thực hiện kế hoạch kinh doanh.Có chức năng nghiên cứu thị trường, tìm hiểu nhu cầu, đối tác và đưa ra định hướng phát triển của công ty trong năm.
Cơ cấu tố chức của công ty cổ phần tập đoàn đầu tư quốc tế VIJP Việt Nam là một chỉnh thể thống nhất, quan hệ mật thiết với nhau nhằm thực hiện những mục tiêu chung của công ty.Các phịng ban kinh doanh, hành chính nhân sự, media,định hướng,kế toán,phối hợp chặt chẽ với nhau, nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh của từng đơn vị cũng như của tồn cơng ty.Đồng thời các bộ phận này cũng chịu sự quản lý, chỉ đạo và điều hành chung của ban giám đốc.
2.2.3. Các hoạt động kinh doanh chính
VIJP GROUP tự hào cung cấp những dịch vụ du học Nhật Bản,Hàn Quốc chất lượng , uy tín với thủ tục dễ dàng, đơn giản cho sinh viên Việt Nam.Bên cạnh đó VIJP cịn hỗ trợ người lao động trong nước vào làm tại các nhà máy xí nghiệp của Nhật Bản tại Việt Nam.
Dịch vụ du học Nhật Bản,Hàn Quốc: Đây là lĩnh vực hoạt động chủ
yếu của công ty.Hiện nay,cơng ty cổ phần tập đồn đầu tư quốc tế VIJP Việt Nam là một trong hai công ty duy nhất có pháp nhận bên Nhật Bản.VIJP GROUP tự hào cung cấp những dịch vụ du học Nhật Bản, Hàn Quốc chất lượng, uy tín với thủ tục dễ dàng, đơn giản cho sinh viên Việt Nam.
Hỗ trợ người lao động trong nước vào làm tại các nhà máy xí nghiệp của Nhật Bản tại Việt Nam:Hiện nay cơng ty cổ phần tập đồn đầu tư quốc tế
VIJP Việt Nam đang hỗ trợ người lao động trên khắp các tỉnh ở khu vực miền bắc.Người lao động được công ty hỗ trợ vào làm tại các công ty lớn như:Hitachi,Toyota,Canon, Fukoku,…
2.2.3. Hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2019-2021
Dịch covid 19 bùng phát vào năm 2020 đã làm ảnh hưởng rất lớn kết quả hoạt động kinh doanh của công ty.Tuy nhiên nhờ vào sự phấn đấu nỗ lực của
30
bản thân, sự chỉ đạo sáng suốt của ban giám đốc,ln ln tìm cách chuyển hướng kinh doanh, công ty đã đạt được những thành công nhất định.
Bảng 2.1:Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2019-2021 của cơng ty cổ phần tập đồn đầu tư quốc tế VIJP Việt Nam
Đơn vị: Đồng
(Nguồn: Phịng kế tốn)
Về mặt doanh thu:Doanh thu của công ty chủ yếu hoạt động cung ứng dịch vụ du học,xuất khẩu lao động và tuyển dụng lao động cho các nhà máy trong nước.Cụ thể,năm 2019 doanh thu đạt mức cao nhất trong 3 năm với hơn 120 tỉ đồng.Nhưng đến năm 2020,do sự bùng phát của dịch covid 19 đã ảnh hưởng rất lớn đến doanh thu,khiên doanh thu giảm hơn 25 % so với năm 2019.Đặc biệt đến năm 2021 khi đợt dịch thứ 4 bùng phát,doanh thu của cơng ty đã giảm rõ rệt chỉ cịn hơn 70 tỉ,so với năm 2019 doanh thu đã giảm gần 50%.
Chỉ tiêu 2019 2020 2021
Doanh thu từ cung cấp dịch vụ 120.330.567.598 90.478.515.334 70.701.927.697
Các khoản giảm trừ doanh thu - - -
Doanh thu thuần từ cung ứng
dịch vụ 120.330.567.598 90.478.515.334 70.701.927.697
Chi phí lãi vay 3.598.884.204 3.001.127.765 2.697.948.892
Chi phí lương cơng nhân viên và
chi phí cố định 70.561.598.127 51.478.992.697 40.648.046.330
Chi phí quản lý,hoạt động 5.701.927.613 4.484.975.831 3.697.099.457
Chi phí khác 6.561.000.000 4.818.000.000 3.511.000.000
Tổng chi phí 86.201.514.332 63.821.456.365 50.352.411.361
Tổng lợi nhuận trước thuế 34.127.698.813 26.697.927.333 20.411.895.988
Thuế TNDN 6.821.933.128 5.320.156.669 4.086.339.151
31
Về mặt chi phí:Chi phí qua các năm đều có sự giảm sút rõ rệt,chi phí năm 2020 đã giảm 16% so với năm 2020.Năm 2021 mức chi phí của cơng ty đạt thấp nhất khi đã giảm 42 % so với năm 2019.
Tổng lợi nhuận:Lợi nhuận sau thuế của công ty do ảnh hưởng bởi đại dịch covid 19 đã bị giảm đều qua các năm.Cụ thể năm 2019 mức lợi nhuận sau thuế công ty đạt cao nhất với hơn 27 tỉ đồng.Năm 2019,lợi nhuận sau thuế của công ty đã giảm hơn 25 % và đến năm 2021 lợi nhận sau thuế của công ty đã giảm hơn 40% so với năm 2019.