5. Kết cấu của đề tài
2.1 Khái quát chung về Công ty cổ phần Kinh doanh quốc tế Fingroup
2.1.1 Một số thơng tin khái qt và q trình hình thành phát triển
Cơng ty Cổ phần kinh doanh quốc tế Fingroup hay còn được gọi là FINLOGISTIS là công ty cung cấp đầy đủ và tồn diện các giải pháp logistics như tìm nguồn hàng, đàm phán, đặt hàng, thẩm định năng lực nhà cung cấp, thủ tục hải quan và các hình thức vận chuyển quốc tế như vận chuyển qua đường biển, đường bộ và đường hàng không.
Tên đầy đủ viết bằng tiếng Việt: CÔNG TY CỔ PHẦN KINH DOANH QUỐC TẾ FINGROUP
Tên đầy đủ viết bằng tiếng nước ngoài: FINGROUP INTERNATIONAL BUSSINESS CORPORATION
Tên công ty viết tắt: FINGROUP.,CORP Tên giao dịch: FINLOGISTICS
Mã số thuế: 0106602766
Vốn điều lệ: 8.333.330.000 đồng (Tám tỷ ba trăm ba mươi triệu ba trăm ba mươi nghìn đồng)
Đại diện pháp luật: Trịnh Thị Thu Thương
Địa chỉ văn phịng và đăng kí kinh doanh tại Hà Nội: Tầng 21, tháp A, tòa nhà Sơng Đà, số 18 đường Phạm Hùng, Phường Mỹ Đình 1, Quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
Địa chỉ văn phòng tại Hải Phòng: Phòng 220, khách sạn Dầu Khí, 441 Đà Nẵng, Hải An, Hải Phịng, Việt Nam
Địa chỉ văn phòng tại Hữu Nghị: Cửa khẩu Hữu Nghị, Đồng Đăng, Cao Lộc, Lạng Sơn, Việt Nam
Địa chỉ văn phòng tại Hồ Chí Minh: Tầng 3, Y1 Hồng Lĩnh, Cư xá Bắc Hải, Phường 15, Quận 10, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
Website: https://finlogs.vn Email: info@fingroup.vn
Fingroup chuyên cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa chính ngạch từ Trung Quốc về Việt Nam. Với hệ thống kho bãi, nhân sự, công nghệ, kinh nghiệm nhiều năm làm việc với thị trường Trung Quốc, Fingroup mong muốn xóa bỏ những khoảng cách địa lý để mang lại dịch vụ nhập hàng nhanh chóng, chính xác, chi phí hợp lý,
20
chuyên nghiệp nhất cho khách hàng. Được thành lập vào ngày 18/07/2014 với trụ sở đầu tiên tại Hà Nội, tính tới hiện nay Fingroup đã phát triển tới 5 chi nhánh trên tồn quốc. Tính tới hiện tại, Fingroup giúp vận chuyển hơn 2000 lô hàng mỗi năm, phục vụ hơn 2570 khách hàng với 99% khách hàng hài lòng khi sử dụng dịch vụ.
2.1.2 Cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ các phòng ban
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ các phòng ban
Nguồn: CTCP Kinh doanh quốc tế Fingroup
Phịng kinh doanh
Trong cơng ty, phịng kinh doanh có vai trị thúc đẩy, quảng bá, phân phối các dịch vụ của doanh nghiệp tới người sử dụng bằng nhiều cách khác nhau nhằm gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Một trong những chức năng quan trọng nhất của phịng kinh doanh là tìm kiếm và phát triển nguồn khách hàng cho cơng ty, chăm sóc những khách hàng hiện tại và tìm nguồn khách hàng mới. Tất cả mọi hoạt động, quy trình kinh doanh tại doanh nghiệp đều cần được theo dõi bởi phòng kinh doanh. Một số những nhiệm vụ chính của phịng kinh doanh như:
Đảm bảo doanh số tối thiểu (KPI) Tìm kiếm khách hàng mới
Chăm sóc khách hàng cũ
Theo dõi tiến độ hàng hóa và theo dõi cơng nợ khách hàng
Phòng thủ tục hải quan: Phòng thủ tục hải quan gồm hai bộ phận
Ban giám đốc Phòng kinh doanh Phịng kế tốn - hành chính nhân sự Bộ phận kế tốn Bộ phận hành chính nhân sự Phịng thủ tục hải quan Nhân viên thủ tục Hải quan
Nhân viên hiện trường (Ops)
Phịng chăm sóc khách hàng Hội đồng quản
21
Nhân viên thủ tục hải quan: Nhân viên hải quan là những người có chun mơn,
thực hiện các cơng việc liên quan đến xuất nhập khẩu, hải quan, tất cả công việc của nhân viên hải quan đều nhằm mục đích hàng hóa trong xuất nhập khẩu được thơng suốt theo đúng quy định của pháp luật. Tại Fingroup, nhân viên Hải quan có các nhiệm vụ chính:
Tra cứu HS code và thủ tục nhập khẩu của sản phẩm Xin giấy phép kiểm tra chuyên ngành
Truyền tờ khai hải quan
Kiểm tra chứng từ xuất nhập khẩu
Nhân viên hiện trường (Ops): Nhân viên giao nhận hiện trường (Operations) là
những người trực tiếp đi đến kho bãi, cảng biển, cảng hàng không để làm thủ tục thông quan, nhận hàng từ các công ty vận chuyển và nhập kho, hoàn thành các thủ tục, giấy tờ để xuất nhập cảnh.
Phòng C/S
Phịng C/S (Customer Service) là bộ phận chăm sóc khách hàng. Tại Fingroup, phịng C/S có những nhiệm vụ như sau: Đảm bảo cho quy trình giao nhận hàng hóa diễn ra nhanh chóng, an tồn, tối ưu chi phí: Phịng C/S sẽ cùng với nhân viên kinh doanh theo dõi đơn hàng, quản lý và đảm bảo q trình vận chuyển hàng hóa an tồn, nhanh chóng từ kho của nhà cung cấp về tới tay khách hàng. Đây là một vị trí thường xuyên tiếp xúc với các khách hàng, đối tác nước ngồi, do đó kĩ năng ngoại ngữ rất quan trọng đối với nhân viên phòng C/S.
Phịng kế tốn và hành chính nhân sự
Bộ phận kế tốn: Kế tốn ln là bộ phận khơng thể thiếu trong mọi công ty,
chức năng nhiệm vụ của phịng kế tốn trong doanh nghiệp đảm bảo tồn bộ cơng việc hạch tốn trong cơng ty. Thực hiện những nghiệp vụ chun mơn tài chính, kế tốn theo quy định của Nhà nước. Kế toán theo dõi và báo cáo sự hoạt động vốn kinh doanh của công ty.
Theo dõi cơng nợ và thanh tốn cho đối tác Xử lý hóa đơn
Báo cáo định kì
Bộ phận hành chính nhân sự: Hành chính nhân sự chịu trách nhiệm các cơng
việc liên quan đến nghiệp vụ hành chính của cơng ty như soạn thảo thư từ, thơng báo, sắp xếp, lưu trữ hồ sơ, tài liệu của cơng ty. Ngồi ra bộ phận hành chính nhân sự cịn phụ trách cơng việc tuyển dụng, lương thưởng phúc lợi cho nhân viên công ty. Tổ chức các sự kiện, hoạt động ngoại khóa, các ngày lễ v…v…v
22
2.1.3 Một số loại hình dịch vụ cơng ty đang cung cấp
Dịch vụ giao nhận vận tải bằng đường bộ
Việt Nam với lợi thế tiếp giáp lãnh thổ với Trung Quốc với nhiều của khẩu quốc tế như Hữu Nghị, Tân Thanh, Chi Ma (Lạng Sơn), Móng Cái (Quảng Ninh) giúp việc vận chuyển hàng hóa qua lại bằng đường bộ giữa hai quốc gia này đặc biệt dễ dàng. Finlogistics hiện đang cung cấp cho khách hàng các dịch vụ vận tải bằng đường bộ chính ngạch như sau
Dịch vụ vận chuyển hàng ghép xe: Với dịch vụ vận chuyển hàng ghép xe của
FINLOGISTICS gồm hai loại là hàng gom lẻ và hàng gom lô.
Hàng gom lẻ: Đối với những sản phẩm hàng gom lẻ chính ngạch, hàng hóa phải
thỏa mãn hai điều kiện, đầu tiên đó phải là hàng hóa có quy định nhập khẩu thơng thường, khơng phải hàng cấm, hàng khó, hàng trái phép, thứ hai khối lượng hàng hóa (volume) phải đạt từ 200kg trở lên đối với hàng nặng và 1,5 khối trở lên đối với hàng nhẹ. Hàng gom lẻ ngoài cước vận chuyển khách hàng khơng cần trả thêm bất kì khoản phí nào khác
Khi sử dụng dịch vụ gom hàng lẻ của FIN, khách hàng sẽ được cung cấp các loại chứng từ như sau:
Hóa đơn VAT của hàng hóa vận chuyển, khai trên tổng giá trị hàng hóa. Bản hợp đồng thỏa thuận giữa cơng ty và khách hàng
Hóa đơn trên 20 triệu cần hợp thức hóa sẽ có thêm hợp đồng mua bán hàng hóa, phiếu thu, biên bản thanh lý.
Hàng gom lô: Với những khách hàng sử dụng dịch vụ gom lơ bộ chính ngạch,
hàng hóa sẽ được khai thuế. Khối lượng từ 5 khối trở với tối đa 3 model sản phẩm, hàng đều do FIN đứng tên ủy thác nhập cho khách hàng, phù hợp với khách hàng cá nhân, hộ kinh doanh cá thể, khơng có pháp nhân để tự đứng tên trên tờ khai.
Khi sử dụng dịch vụ hàng gom lô khai thuế của FIN, khách hàng sẽ được cung cấp các loại chứng từ như:
Trang tờ khai Hải quan thơng quan có thơng tin hàng hóa vận chuyển CO form E scan
Hóa đơn VAT khai đúng giá trị hàng Hợp đồng mua bán hàng hóa
Biên bản thanh lý, biên bản giao hàng Thỏa thuận hợp tác vận chuyển
Khác với gom hàng lẻ, ngoài cước vận chuyển các chặng, hàng gom lô khai thuế sẽ có thêm các khoản phí khác mà khách hàng phải thanh toán như thuế VAT và thuế
23
nhập khẩu của hàng hóa, phí xuất hóa đơn và phí tham vấn giá (đối với những hàng hóa có nguy cơ bị tham vấn giá cao (VD: mặt hàng đồng hồ).
So sánh giữa dịch vụ gom hàng lẻ và gom hàng lô:
Bảng 2.1 So sánh giữa dịch vụ gom hàng lẻ và gom hàng lô
Gom hàng lẻ Gom hàng lô
Điều kiện
Từ 1.5 khối trở lên với hàng nhẹ và 200kg trở lên với hàng nặng. có nhiều nhất 5 mã hàng Hàng nhập khẩu thơng thường,
khơng nhận hàng hóa phải kiểm tra chất lượng
Từ 4 – 5 khối trở lên với tối đa 3 model trong một lô hàng. Hàng nhập khẩu thơng thường,
nhận hàng hóa kiểm tra chất lượng nếu khách hàng chấp nhận
trả thêm phí KTCL
Thời gian
7 – 10 ngày trong điều kiện cửa khẩu bình thường, biên không
tắc
7 – 10 ngày trong điều kiện cửa khẩu bình thường, biên khơng tắc
Giá cước
Kiểm tra trên trang web theo từng loại hàng hóa cụ thể và
theo từng lơ hàng. Có bảng giá cước chung Đối tượng
khách hàng
Phù hợp với khách hàng cá nhân kinh doanh nhỏ lẻ cần ủy thác nhập, có thể xuất hóa đơn
VAT hoặc khơng
Khách hàng cá nhân/ doanh nghiệp. Đặc điểm hóa đơn VAT Giá trị thấp, dùng để chứng minh nguồn gốc xuất xứ của
hàng hóa
Khơng chủ động được tên hàng
Xuất hóa đơn theo giá trị khách yêu cầu hoặc theo giá thị trường.
Chủ động được tên hàng.
Phí ủy thác nhập khẩu
Bao gồm trong giá cước vận chuyển
Linh động theo từng trường hợp, tình trạng của khách, có thể thu 1 – 2 % giá trị khai báo hàng hóa,
24 Phí ủy thác
xuất khẩu Không thu Không thu
Địa chỉ kho tại Việt
Nam
Nguyễn Khối – Thanh Trì Hà Nội An Khánh – Hoài Đức Hà Nội Địa chỉ kho tại Trung Quốc Thông tin shipping mark 广西省凭祥市红木第一 城红 林路，4-003号 冉先生转 18878027766
Shipping mark: FIN - tên khách - số kiện
广西省凭祥市南大路385号梁 天一 15878705518
Shipping mark: Báo theo lô hàng cụ thể
Chứng từ khách hàng
được cung cấp
Hóa đơn VAT của hàng hóa được vận chuyển
Thỏa thuận hợp tác vận chuyển Hóa đơn trên 20 triệu sẽ có thêm hợp đồng mua bán hàng
hóa, biên bản thanh lý.
Trang tờ khai hải quan thơng quan có hàng hóa vận chuyển.
CO form E scan Hóa đơn VAT
Hợp đồng mua bán hàng hóa Biên bản thanh lý, biên bản giao
hàng
Thỏa thuận hợp tác vận chuyển
Những thông tin bắt buộc khai thác của khách hàng
Tên hàng hóa khách hàng cần vận chuyển, hình ảnh đầy đủ 4 mặt của hàng hóa. Nếu là máy móc thì phải xin thêm công dụng, name
plate, công suất, điện áp. Hàng nguy hiểm, dễ cháy nổ cần xin MSDS và Safe Transport của sản phẩm. Tốt nhất là xin được
catalogue của sản phẩm.
Xin thơng tin về khối lượng hàng hóa khách cần vận chuyển (quan trọng) vì thơng tin này sẽ giúp bộ phận trực tiếp làm việc với khách
hàng kết hợp cùng với nhu cầu của khách hàng tư vấn xem loại hình vận chuyển gom lẻ hay gom lô phù hợp và mang nhiều lợi ích
nhất đối với khách hàng.
Cách đóng gói hàng hóa, khách có nhu cầu vận chuyển bao nhiêu kiện hàng, đóng hàng bằng thùng carton hay pallet gỗ (pallet gỗ thì
nên thu thập thơng tin đó là loại gỗ gì vì phía đầu Trung Quốc thì gỗ có thể phải kiểm dịch, nếu là gỗ ép thì khơng sao)
25
Nguồn: Tác giả tự tổng hợp Dịch vụ vận chuyển hàng nguyên xe: Vận chuyển nguyên cont (FTL), hàng hóa
cồng kềnh quá khổ, hàng hóa bằng các loại xe tấn từ cửa khẩu Hữu Nghị đi các tỉnh. Dịch vụ vận chuyển hàng nguyên xe của FIN có 3 loại 9.6m, 13m, 17m, quy trình khác biệt và phức tạp hơn so với gom hàng lẻ và gom hàng lô. Khách hàng sử dụng dịch vụ vận chuyển hàng nguyên xe cũng thường là khách hàng doanh nghiệp, vận chuyển với số lượng lớn. Các mặt hàng vận chuyển thường là hàng dùng để sản xuất/ hàng dự án.
Dịch vụ giao nhận vận tải bằng đường biển
Mặc dù vận tải đường bộ là loại vận tải chính và được FIN ưu tiên phát triển, song trước đây FIN cũng đẩy mạnh hoạt động vận tải biển, đặc biệt trong thời điểm dịch bệnh, biên giới giáp với Trung Quốc bị đóng khiến FIN khơng thể hoạt động hệ thống vận tải đường bộ thì vận tải đường biển là ưu tiên hàng đầu để duy trì nguồn doanh thu cho cơng ty. Tại FIN vận chuyển hàng từ Trung Quốc về Việt Nam bằng các cảng biển thì hàng hóa được chia làm hai loại là vận chuyển hàng nguyên container FTL và vận chuyển hàng lẻ LTL. Một số tuyến cảng chính tại Trung Quốc FIN khai thác hoạt động là cảng Shenzhen (Thâm Quyến), Ningbo (Ninh Ba), Shanghai (Thượng Hải), Quingdao (Thanh Đảo). Kho dành cho hàng hóa vận tải đường biển của FIN tại Quảng Châu Trung Quốc và Hải Phòng Việt Nam.
Dịch vụ giao nhận vận tải bằng hàng không
Dịch vụ vận chuyển bằng đường hàng không cũng là một trong những lĩnh vực kinh doanh của FIN, tuy nhiên so với hai hình thức giao nhận vận tải bằng đường bộ và đường biển thì đường hàng khơng khơng được ưu tiên phát triển, lý do FIN khơng có hệ thống cơ sở hạ tầng đường hàng khơng, hầu hết đều đi thuê ngoài với giá rất cao, hơn nữa phí vận chuyển đường hàng khơng cũng rất đắt và mang lại ít lợi nhuận, do vậy cho tới nay dịch vụ giao nhận bằng đường hàng khơng vẫn bị hạn chế, thay vào đó FIN chỉ ưu tiên phát triển dịch vụ khai báo hải quan tại các cảng hàng không.
Dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu
Ngồi dịch vụ chính giao nhận hàng hóa, một dịch vụ khác nổi bật của FIN là dịch vụ ủy thác nhập khẩu và ủy thác xuất khẩu. Khi thay mặt doanh nghiệp, khách hàng ủy thác xuất nhập khẩu, FIN làm các công việc như:
Đàm phán, ký kết hợp đồng với nhà cung cấp nước ngoài của khách hàng Làm thủ tục cần thiết để xuất nhập khẩu hàng hóa
26
Khai và nộp các loại thuế như thuế nhập khẩu, thuế VAT, phí kiểm tra chất lượng, phí tham vấn giá ..v…v…v
Lưu giữ bộ chứng từ xuất nhập khẩu, hợp đồng, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói…
Xuất trả hàng đã nhập khẩu cho người ủy thác cùng hóa đơn VAT cho hàng nhập khẩu
Dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu phù hợp với những doanh nghiệp/ hộ kinh doanh gặp những vấn đề khi nhập hàng như:
Nhà cung cấp hàng hóa chỉ là nhà xưởng, chỉ chuyên sản xuất chứ không thể xuất khẩu, không thể tự đứng tên trên tờ khai hải quan, không làm được hợp đồng ngoại thương và chứng từ xuất khẩu hàng hóa. Trong trường hợp này, FIN sẽ thay mặt cho nhà cung cấp của khách hàng ủy thác xuất khẩu cho hàng hóa.
Khách hàng của FIN nhập khẩu nhưng khơng có tư cách pháp nhân, khơng thể tự ký được hợp đồng với đối tác nước ngoài, trường hợp này, FIN sẽ thay mặt khách hàng ủy thác nhập khẩu cho hàng hóa.
Ngồi ra, khách hàng có thể sử dụng dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu của FIN trong các trường hợp khách hàng không tin tưởng nhà cung cấp, muốn ủy thác cho FIN thẩm định, đàm phán, ký kết hợp đồng và hoàn thiện bộ chứng từ xuất khẩu. Hoặc khách hàng chưa có nhiều kinh nghiệm về nhập khẩu, thương mại quốc tế, chưa am hiểu về nhập khẩu để có thể thực hiện được việc nhập khẩu hàng hóa một cách tối ưu nhất.
Quy trình ủy thác xuất nhập khẩu của FIN bao gồm các bước:
Bước 1: Tư vấn – tìm nguồn hàng cho khách: Tìm nguồn hàng khách yêu cầu, tìm kiếm nhà cung cấp hàng hóa cho khách uy tín. Nếu ở bước này khách hàng đã có