5. Kết cấu của đề tài
2.2 Thực trạng hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường bộ tại Công
2.2.2 Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường bộ của Công ty Cổ
phần Kinh doanh quốc tế Fingroup
Sơ đồ 2.2: Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường bộ
Nguồn: Tài liệu nội bộ CTCP Kinh doanh quốc tế Fingroup
Bước 1: Thu thập thơng tin về hàng hóa
Khi bắt đầu một lô hàng, công ty sẽ thu thập thông tin sơ bộ về lô hàng như nhu cầu của khách hàng và những thông tin cơ bản về lơ hàng đó bao gồm:
Thơng tin về khách hàng: Địa chỉ nhận hàng của khách hàng, số điện thoại, họ tên, tên cơng ty (nếu có), khách hàng có thể tự đứng tên trên tờ khai hải quan hay không? Ngồi dịch vụ vận chuyển, khách hàng có nhu cầu sử dụng các dịch vụ khác như thanh tốn hộ, thẩm định xưởng khơng? Khi thu thập thông tin về khách hàng, bộ phận sales trực tiếp làm việc với khách hàng phải thu thập đầy đủ dữ liệu thơng tin, tránh sai sót để đảm bảo q trình giao nhận hàng hóa sau này diễn ra trơn tru và không phát sinh rủi ro.
Thông tin về nhà cung cấp của khách hàng: Đây là nhà cung cấp của khách hàng tại nước xuất khẩu, ta cần thu thập đầy đủ những thông tin như: tên công ty, cách thức liên hệ, địa chỉ của nhà cung cấp. Đặc biệt cần hỏi nhà cung cấp của khách hàng có thể tự xuất khẩu hàng hóa hay khơng hay chỉ là xưởng sản xuất. Đây là thông tin cực kì quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp tới q trình giao nhận hàng hóa, làm thủ tục hải quan sau này. Ngoài ra việc giữ liên lạc với nhà cung cấp của khách hàng trong suốt q trình giao nhận là cần thiết vì nếu có vấn đề phát sinh liên quan đến hàng hóa ở đầu Trung Quốc, FIN có thể cùng nhà cung cấp tìm hướng giải quyết cho lơ
THU THẬP THƠNG TIN VỀ HÀNG HÓA KÝ HỢP ĐỒNG, ĐÀM PHÁN XIN GIẤY PHÉP NHẬP KHẨU HÀNG HÓA NHẬN BỘ CHỨNG TỪ KIỂM TRA BỘ CHỨNG TỪ VÀ XẾP XE
KHAI BÁO HẢI QUAN
LẤY HÀNG VỀ KHO, KIỂM TRA
HÀNG HÓA
KHÁCH HÀNG
42
hàng. Trước khi nhà cung cấp tiến hành giao hàng hóa, cần xác nhận đầy đủ các thơng tin trước khi thanh toán để tránh sai sót và kéo hàng tới kho của FIN.
Thơng tin về hàng hóa: Những thơng tin về hàng hóa như khối lượng, số cân, tính chất của hàng hóa là những thơng tin bắt buộc khách hàng phải cung cấp cho FIN, nó đóng vai trị rất quan trọng trong q trình thơng quan hàng hóa sau này. Ví dụ những hàng hóa nguy hiểm như keo dán hay pin cần những giấy tờ như MSDS hay Safe transport mới có thể nhập khẩu. Mỗi loại hàng hóa có tính chất khác nhau dẫn đến thủ tục nhập khẩu cũng khác nhau, điều này đòi hỏi sales phải khai thác thơng tin về hàng hóa của khách hàng thật kĩ. Ngồi ra những thông tin về khối lượng hàng hóa cũng rất quan trọng vì nó đóng vai trị trong việc tính cước vận chuyển của lơ hàng.
Cách đóng gói hàng hóa: Quy cách đóng gói hàng hóa cũng đóng vai trị quan trọng khơng kém, thơng thường những mặt hàng dễ đổ vỡ, hỏng thường được FIN gợi ý cho khách hàng đóng bằng pallet gỗ để bảo vệ hàng hóa tốt hơn. Quy cách đóng gói hàng hóa được quy định rõ ràng trong packing list của lô hàng.
Bước 2: Ký hợp đồng và đàm phán với nhà cung cấp
Sau khi thu thập đầy đủ những thông tin của khách hàng, Cơng ty sẽ tiến hàng kí những loại hợp đồng nội địa với khách hàng như thỏa thuận hợp tác, hợp đồng vận chuyển, hợp đồng ủy thác nhập khẩu (nếu có) và các loại hợp đồng liên quan khác. Khi kí kết hợp đồng với khách hàng hồn tất, cơng ty sẽ thay mặt khách hàng làm việc đàm phán với nhà cung cấp.
Trong quá trình đàm phán với nhà cung cấp, công ty yêu cầu nhà cung cấp cung cấp đầy đủ các giấy tờ liên quan đến hàng hóa như CFS (giấy chứng nhận lưu hành tự do), MSDS, Safe transport của hàng hóa. Ngồi ra nhà cung cấp cũng cần gửi cơng ty bản packing list đầy đủ của hàng hóa để kiểm tra và sử dụng khi thơng quan hàng hóa.
Bước 3: Xin giấy phép nhập khẩu hàng hóa
Ngoại trừ những hàng hóa nhập khẩu thơng thường, một số mặt hàng nhập khẩu phải xin giấy phép của nhà nước như đồ chơi trẻ em (thuộc danh mục hàng hóa nhập khẩu theo giấy phép và thuộc diện quản lý chuyên ngành của Bộ văn hóa, thể thao và du lịch), các loại hàng hóa chất và sản phẩm chứa hóa chất (theo Danh mục hàng hóa thuộc diện quản lý của Bộ Cơng Thương) v…v…v. Nếu hàng hóa của khách hàng khơng nằm trong những danh mục hàng hóa nhập khẩu phải xin giấy phép, thì chúng ta có thể bỏ qua bước này.
43 Trong bộ chứng từ gồm:
Hợp đồng thương mại (Sale Contract) – đây là văn bản thỏa thuận giữa người bán (nhà xuất khẩu) và người mua (nhà nhập khẩu). Tại FIN, nếu khách hàng tự đứng ra làm việc cùng nhà cung cấp, FIN sẽ xin khách hàng bản hợp đồng thương mại đầy đủ rõ ràng giữa khách hàng và nhà cung cấp. Nếu FIN chịu trách nhiệm ủy thác nhập khẩu cho khách hàng thì FIN sẽ trực tiếp kí hợp đồng thương mại này với nhà cung cấp.
Trong hợp đồng thương mại quy định rõ các thông tin về các bên liên quan như thơng tin về hàng hóa, điều kiện giao hàng, điều khoản thanh tốn. Điều kiện giao hàng (Incoterms) tại FIN thông thường là FOB hoặc CFR,
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): đây là chứng từ do nhà cung cấp phát hàng, trong hóa đơn thương mại cung cấp đầy đủ thơng tin về số tiền người mua cần phải thanh tốn cho lơ hàng, phương thức thanh tốn…. Tại FIN phương thức thanh toán phổ biến nhất được sử dụng để thanh toán với các nhà cung cấp trung quốc là chuyển tiền thẳng.
Phiếu đóng gói hàng hóa (packing list): Phiếu đóng gói hàng hóa là một bản mơ tả các cách thức đóng gói lơ hàng, phiếu đóng gói hàng hóa ta có thể biết được số kiện, số cân của lô hàng, khối lượng. Trong trường hợp nhà cung cấp của khách hàng có thể tự xuất khẩu thì packing list sẽ do nhà cung cấp phát hành và gửi đến FIN. Tuy nhiên nếu nhà cung cấp của khách hàng chỉ là xưởng sản xuất, không thể tự xuất khẩu thì FIN sẽ ủy thác xuất và packing list do FIN đứng tên phát hành.
Biên lai giao nhận (Cargo Receipt): Đối với hoạt động giao nhận đường biển hoặc đường bay chúng ta sẽ có chứng từ vận tải (Bill of landing hay AWB), tuy nhiên với đường bộ thì khơng có loại chứng từ này. Vận đơn có thể khai số định danh hoặc các cơng ty giao nhận sẽ tự phát hành vận đơn cho khách. Biên lai giao nhận này không được coi là chứng từ sở hữu hàng hóa và khơng thể chuyển nhượng.
Tờ khai hải quan (Customs Declaration): Tờ khai hải quan được phòng thủ tục hải quan khai theo mẫu có sẵn.
Bước 5: Kiểm tra bộ chứng từ và xếp xe
Sau khi nhận đủ bộ chứng từ, FIN sẽ tiến hành kiểm tra số lượng và tính chính xác của bộ chứng từ, thơng thường các bộ phận cùng tham gia kiểm tra thông tin của bộ chứng từ sẽ là bộ phận C/S, bộ phận hải quan và bộ phận kế toán. Bộ chứng từ sẽ do kế tốn của cơng ty giữ.
44
Khi tất cả các thủ tục trên giấy tờ và về mặt pháp lý đã hoàn thành, FIN sẽ tiến hành xếp hàng hóa lên xe để vận chuyển về Việt Nam, thời gian xếp xe phụ thuộc vào thời gian nhà cung cấp chuyển hàng tới kho của FIN tại Trung Quốc
Bước 6: Khai báo hải quan
Khi hàng hóa đã được xếp xe và vận chuyển về khu vực cửa khẩu, FIN sẽ khai báo hải quan cho hàng hóa và thơng quan vận chuyển về Việt Nam. Nhân viên chứng từ sẽ phụ trách khai báo hải quan và các giấy tờ liên quan.Trong khi đó tại cửa khẩu bộ phận Ops (nhân viên hiện trường) phụ trách làm hàng tại cảng sau khi nhân viên chứng từ hoàn thành xong tờ khai.
Bước 7: Lấy hàng về kho, kiểm tra hàng hóa
Sau khi lơ hàng được thơng quan, hàng hóa sẽ được vận chuyển từ cửa khẩu về kho của FIN tại Hà Nội, ở đây nhân viên kho của FIN sẽ kiểm tra hàng hóa và thơng báo lại tình trạng hàng hóa cho khách hàng, nếu có vấn đề phát sinh sẽ xử lý theo thỏa thuận.
Bước 8: Khách hàng thanh toán
Khách hàng được yêu cầu thanh tốn 100% chi phí cho lơ hàng trước khi nhận hàng. FIN không ứng trước tiền cho khách hàng
Bước 9: Giao hàng
Sau khi khách hàng thanh toán, FIN sẽ tiến hành giao hàng cho khách hàng, kết thúc đơn hàng. Thời gian khiếu nại sẽ từ 5 – 7 ngày sau khi kết thúc đơn hàng.