5. Kết cấu của đề tài
3.3 Giải pháp hoàn thiện dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường
bộ tại công ty cổ phần kinh doanh quốc tế Fingroup
Để hoàn thiện hơn dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường bộ tại FIN, chúng ta cần nhìn thẳng vào những hạn chế và tồn tại để sửa đổi.
Thứ nhất về vấn đề thị phần giao nhận của cơng ty cịn hạn hẹp, đây là vấn đề
lớn nhất và nan giải của công ty lúc này, để mở rộng thị phần yêu cầu công ty phải nỗ lực cải thiện, quảng bá dịch vụ của mình trong một thời gian nhất định để thu hút nhiều tệp khách hàng sử dụng dịch vụ hơn.
Thứ hai là vấn đề nguồn nhân lực của công ty, FIN nổi tiếng với các nhân sự
trẻ và nhiệt huyết hết mình trong cơng việc, tuy nhiên vấn đề nâng cao và đào tạo kinh nghiệm làm việc đối với nhóm nhận sự này là điều rất cấp bách. Cơng ty cần có một lộ trình đào tạo bài bản dành cho những nhân sự mới, không đơn giản chỉ là các buổi chia sẻ kinh nghiệm giữa các phịng ban như cơng ty đang thực hiện trước đây. Việc mở các khóa học, khóa đào tạo ngắn về nghiệp vụ hải quan hay các khóa học về nhập hàng Trung Quốc sẽ giúp công ty bồi dưỡng thêm kinh nghiệm của nhân viên tốt hơn, giúp họ có cái nhìn sâu và khách quan hơn về cơng việc mình đang làm.
Ngồi ra việc tuyển dụng những nhân sự có trình độ chun mơn cao ở các phòng như thủ tục hải quan hay chăm sóc khách hàng, đã có kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa Trung Việt cũng là một phương án để công ty nâng cao chất lượng nguồn nhân lực. Để thu hút nhiều hơn những người có kinh nghiệm chuyên mơn giỏi, cơng ty cần có những chính sách ưu đãi về lương, chế độ đãi ngộ tốt và xây dựng mơi trường văn hóa doanh nghiệp năng động, thoải mái và tự do sáng tạo. Khi tuyển được nguồn nhân sự có chun mơn cao thì hiệu quả làm việc của cơng ty sẽ được nâng lên đáng kể, hơn nữa những kinh nghiệm quý báu của những người có chun mơn cao, nhiều năm trong nghề sẽ là những bài học hữu ích cho nhóm nhân viên ít kinh nghiệm, những thực tập sinh.
Thứ ba là vấn đề sự phối hợp làm việc giữa các phịng ban trong cơng ty cịn chậm và thiếu sự chủ động, việc quản lý tiến độ cơng việc của cơng ty hiện tại cịn
khá lỏng lẻo, để thúc đẩy nhân viên chủ động, nhanh nhẹn linh hoạt và tập trung tốt hơn vào cơng việc của mình, cơng ty có thể áp mức phạt tăng dần với những nhân viên vượt quá số lần trễ deadline. Hiện tại chỉ bộ phận nhân viên kinh doanh của công ty bị áp các mức phạt nếu khơng hồn thành cơng việc, do vậy để nâng cao hiệu suất
63
làm việc chung của cả cơng ty, các phịng ban khác cũng nên bị áp những mức phạt nếu làm chậm tiến độ cơng việc.
Để khuyến khích thúc đẩy sự chủ động phối hợp làm việc giữa các phòng ban với nhau, Ban lãnh đạo cơng ty có thể tổ chức các hoạt động ngoại khóa như một chất keo gắn kết giữa các nhân viên và các phòng ban, tạo cho nhân viên môi trường làm việc thoải mái, thúc đẩy nhân viên cống hiến hết mình cho cơng việc.
Thứ tư là vấn đề phân chia cơng việc cho các phịng ban chưa hợp lý, công ty
cần bổ sung thêm một số bộ phận mới như bộ phận chuyên phụ trách việc báo giá để bớt tạo áp lực cho phịng kinh doanh cùng phịng chăm sóc khách hàng khi phải cùng nhau phụ trách việc báo giá. Một số bộ phận khác cần tuyển thêm nhân sự để cùng nhau chia sẻ khối lượng công việc khổng lồ, tránh bị quá tải là bộ phận thủ tục hải quan và kế tốn. Khi khối lượng cơng việc được san đều thì tiến độ làm việc của nhân viên và hiệu suất làm việc của cả công ty sẽ được cải thiện.
Thứ năm là vấn đề quy trình giao nhận hàng hóa chưa được rõ ràng và chặt chẽ, FIN nên ban hành một văn bản cụ thể về quy trình giao nhận hàng hóa từng bước
theo các loại hình vận tải của cơng ty cho từng phịng ban, điều này sẽ giúp các phòng ban chuẩn bị được kiến thức và mường tượng được các tình huống xảy ra khi làm việc thực tế. Các tài liệu liên quan đến quy trình và dịch vụ giao nhận hiện tại đều rất lẻ tẻ và chưa được sắp xếp một cách khoa học, điều này cũng gây khó khăn cho nhân viên trong q trình làm việc, đặc biệt là nhân viên mới và các thực tập sinh. Vì vậy việc xây dựng một hệ thống các tài liệu để nhân viên có thể dễ dàng tìm kiếm khi muốn tham khảo là điều rất cần thiết.
Một vấn đề nữa liên quan tới quy trình giao nhận hàng hóa là ở phía đầu Trung Quốc, hiện tại FIN đang có khá ít đối tác vận chuyển ở bên đầu Trung Quốc, vận chuyển hàng hóa nội địa phụ thuộc phần lớn vào nhà cung cấp, để giải quyết vấn đề này thì FIN nên lựa chọn thêm cho mình những đối tác cung cấp dịch vụ vận chuyển nội địa Trung với khả năng cung cấp dịch vụ chính xác, nhanh chóng và FIN có thể dễ dàng quản lý theo dõi lơ hàng của mình.
Thứ sáu là vấn đề xây dựng phần mềm chung để quản lý, theo dõi dữ liệu khách hàng, như chúng ta đã biết vì nguồn vốn nhỏ, FIN chưa thực sự đủ khả ứng dụng
nhiều công nghệ thông tin, sử dụng các phần mềm vào những dịch vụ giao nhận hàng hóa và theo dõi quản lý khách hàng. Do vậy giải pháp tiên quyết của vấn đề này là FIN phải đầu tư một khoản chi phí vào việc phát triển hệ thống phần mềm để quản lý dữ liệu khách hàng. Khi có hệ thống quản lý dữ liệu và theo dõi khách hàng, FIN có thể dễ dàng phân tích các chỉ số như liên quan tới sự hài lòng của khách hàng khi sử dụng dịch vụ, tỉ lệ khách hàng quay lại sử dụng dịch vụ hay tỉ lệ khách hàng cảm thấy
64
không tốt khi sử dụng dịch vụ. Hệ thống phần mềm quản lý này như một cơng cụ giúp FIN thống kê, từ đó tìm ra những vấn đề liên quan tới dịch vụ giao nhận của mình và cải thiện nó.
Thứ bảy là vấn đề trang web theo dõi đơn hàng chưa hoạt động hiệu quả, điều
đáng nói ở đây là hiện tại kết cấu trang web của cơng ty cịn q đơn giản và thủ cơng, công ty cần thuê những đội ngũ IT có kinh nghiệm để nâng cấp trang web giúp nó hoạt động hiệu quả hơn.
Mặt khác, website chính thức của cơng ty hiện cịn đang quá sơ sài và không được update trong thời gian đã lâu, những mô tả về các dịch vụ của FIN chỉ là những dịng ít ỏi khơng cung cấp đủ thơng tin về các dịch vụ kinh doanh chính, điều này làm giảm sự chuyên nghiệp của công ty và giảm sức cạnh tranh của so với các doanh nghiệp giao nhận khác trên thị trường. FIN cần chú trọng hơn vào phát triển mảng nội dung trên website chính thức này để cung cấp cho khách hàng những thông tin đầy đủ về những dịch vụ công ty cung cấp, song với đó cũng cần nâng cấp trang web để đảm bảo sự thuận tiện cho khách hàng khi truy cập.
Thứ tám là vấn đề tạo dựng thương hiệu công ty, cơng ty cịn là cái tên khá mới
trên thị trường giao nhận, chưa được nhiều khách hàng biết tới cũng như chưa có những chiến lược, kế hoạch marketing để thúc đẩy quá trình nhận biết của khách hàng. Xây dựng thương hiệu cho cơng ty là một q trình dài địi hỏi sự nỗ lực trong việc cải thiện, nâng cao dịch vụ công ty và quảng bá thương hiệu công ty đến với khách hàng. Để xây dựng thương hiệu công ty, việc đầu tiên là phải xác định đối tượng khách hàng mà công ty đang hướng đến, trong mục tiêu phát triển công ty giai đoạn 2022 – 2026, FIN đang chuyển dịch dần và hướng tới phục vụ nhóm khách hàng là cách doanh nghiệp lớn và vừa, khi xác định được nhóm khách hàng mà mình hướng đến, FIN cần nâng cấp chất lượng các dịch vụ của mình để xứng tầm với nhóm khách hàng này.
Ngồi việc cải thiện những dịch vụ hiện có để lấy được sự tín nhiệm từ khách hàng thì FIN cũng cần xây dựng những chiến dịch marketing, ví dụ những buổi hội thảo dưới hình thức chia sẻ kinh nghiệm liên quan đến các dịch vụ giao nhận để đưa hình ảnh cơng ty đến gần hơn khách hàng.
Thứ chín là vấn đề liên quan tới đội ngũ marketing quảng bá dịch vụ công ty,
hiện tại để đẩy mạnh hoạt động marketing, ngoài việc cải thiện dịch vụ cơng ty thì FIN cần có một đội ngũ nhân sự marketing chuyên nghiệp để phụ trách việc này. Việc để phòng nhân viên kinh doanh làm marketing chỉ là biện pháp tạm thời trong thời gian ngắn và không đạt được hiệu quả về lâu về dài. Để giải quyết vấn đề này công
65
ty cần đầu tư tuyển thêm nhân sự bộ phận marketing như là một cách tạo thương hiệu cho công ty và đạt được những hiệu quả nhất định trong thời gian dài.
Thứ mười là vấn đề phát triển đồng đều các dịch vụ công ty, đây là vấn đề cấp
thiết và cần giải quyết nhanh chóng ngay trước mắt để nâng cao hoàn thiện và nâng cao dịch vụ giao nhận. Mặc dù hiện tại FIN có khá nhiều dịch vụ nhưng vẫn tập trung chính vào phát triển dịch vụ vận chuyển đường bộ và đường biển, các dịch vụ phụ khác như tìm nguồn hàng, thủ tục hải quan, thẩm định xưởng vẫn còn yếu, hoạt động chưa trơn tru và cịn nhiều khúc mắc. Ví dụ như dịch vụ tìm kiếm nguồn hàng chưa được đào tạo rộng rãi tới toàn thể nhân viên mà chỉ giới hạn với một số nhân viên cốt cán của công ty có thể làm dịch vụ này. Để giải quyết vấn đề này, công ty cần dành thời gian đào tạo cho tất cả các nhân sự về các dịch vụ một cách đồng đều, hơn nữa cần chú trọng đầu tư rải đều nguồn vốn của mình vào các dịch thay vì chỉ đầu tư vào dịch vụ vận chuyển đường bộ, đường biển như trước đây để các dịch vụ đều được phát triển, từ đó đáp ứng nhiều yêu cầu của khách hàng hơn.
Mười một là việc nâng cao lợi thế cạnh tranh của các nhóm dịch vụ cơng ty,
cơng ty có thể xem xét mở thêm các dịch vụ phụ mà các doanh nghiệp khác trên thị trường giao nhân khơng có, gần đây ban lãnh đạo của cơng ty có xem xét mở thêm dịch vụ hàng xuất và tư vấn giới thiệu mở gian hàng Shoppe Mall trên Shopee cho các cá nhân nhập hàng Trung Quốc, đó cũng là một giải pháp tốt để nâng cao lợi thế cạnh tranh của công ty trên thị trường. Thứ hai là cải thiện một trong hai vấn đề về giá cước dịch vụ giao nhận hoặc thời gian giao nhận hàng hóa để thu hút khách hàng hơn. Giá cước dịch vụ của cơng ty có thể cắt bớt một số khoản phí khơng cần thiết như phí xuất hóa đơn, phí tham vấn giá đối với nhóm hàng hóa ít có nguy cơ bị tham vấn giá, cố gắng bình ổn giá cước ít phát sinh phụ phí cho tới khi lơ hàng được giao đến tay khách hàng.