3.3. Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả xuất khẩu hàng hóa tại Công ty
3.3.1. Giải pháp đối với Công ty
Để Cơng ty có được nhiều thành cơng hơn trong kinh doanh hơn nữa và trở thành doanh nghiệp có tiềm lực mạnh trên thị trường thì trong quá trình sản xuất kinh doanh, Cơng ty cần phải có những giải pháp tối ưu về yếu tố đầu vào. Một số giải pháp Cơng ty cần quan tâm đến và có thể áp dụng.
* Hồn thiện hoạt động nghiên cứu thị trường
Công ty cần phải có những biện pháp thích hợp trong việc nghiên cứu thị trường nội địa – thị trường tiêu thụ hàng hóa xuất khẩu của Cơng ty. Để có thể xây dựng được chiến lược cạnh tranh có hiệu quả, Cơng ty cần xác định được tình hình cung cầu mặt hàng trên thị trường, điểm mạnh, điểm yếu của đối thủ để từ đó, rút ra cho mình những cách thức phù hợp hơn. Bên cạnh đó, Cơng ty cũng phải tìm hiểu khả năng chi trả, mức độ quan tâm của khách hàng đối với số lượng và chức năng khách hàng mong muốn. Tùy từng điều kiện sản xuất, từng vùng miền, mục đích sử dụng mà nhu cầu của khách hàng cũng có nhiều điểm khác biệt. Cơng ty ln phải cử nhân viên theo dõi tình hình biến động của giá cả để có thể căn cứ vào giá nhập cùng với chi phí liên quan mà hoạch định chính sách giá sao cho phù hợp.
Bên cạnh đó, việc nghiên cứu mở rộng thị trường là rất cần thiết. Công ty phải đặt nghiên cứu thị trường trở thành một nội dung quan trọng trong chiến lược kinh doanh của mình, từ đó có kế hoạch và biện pháp đầu tư thích hợp. Để có sự nghiên cứu thị trường đầy đủ, Công ty cần tiếp tục duy trì các mối quan hệ với bạn hàng, đẩy mạnh các hoạt động xúc tiến thương mại và tìm kiếm đối tác mới. Cụ thể: Cơng ty cần phải tiến hành nghiên cứu kỹ các thơng tin về mơi trường kinh tế - chính trị - luật pháp của nước định xuất khẩu nhằm tạo cơ sở cho việc đàm phán, ký kết hợp đồng, thường xuyên cập nhật thông tin về quy mô và khả năng của mỗi nhà cung cấp…
* Tăng cường hoạt động Marketing, vận dụng thương mại điện tử
Trong quá trình thực tập, nhận thấy rằng hoạt động marketing, quảng cáo của Cơng ty cịn yếu, mang tính thời vụ, chưa có sự quy củ và đồng bộ, trong khi quảng cáo đang trở thành hình thức có tính cạnh tranh quyết định giữa các doanh nghiệp. Hiện nay, Công ty đang phải đối mặt với sự cạnh tranh rất lớn, do kém chú trọng tới công tác marketing nên sản phẩm xuất khẩu của Công ty bị giảm sức cạnh tranh trên thị trường. Chính vì lẽ đó, tăng cường hoạt động marketing, sử dụng hình thức quảng cáo là việc Cơng ty nên làm trong thời gian tới. Công ty sẽ phải chi ra khoản chi phí ban đầu khá cao nhưng xét về dài hạn thì lợi ích mà nó đem lại cịn lớn hơn rất nhiều so với chi phí mà Cơng ty bỏ ra.
Cơng ty nên thực hiện thương mại điện tử hỗ trợ và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh, bởi đây là công cụ hỗ trợ bán hàng hiệu quả, mang lại lợi ích to lớn cho Cơng ty. Hiện nay, Cơng ty có website chính thức của riêng mình nhưng nội dung lại không được trau chuốt, cập nhật liên tục, khiến cho việc tìm kiếm thơng tin về Công ty gặp nhiều khó khăn, hạn chế. Cơng ty nên cập nhật thông tin thường xuyên: giới thiệu về Công ty, sản phẩm xuất khẩu, giá cả, các dịch vụ Công ty đang làm…. để tiện cho khách hàng trong việc tìm kiếm. Ngồi ra, Cơng ty cũng cần quảng bá website trên mạng, áp dụng mơ hình trực tuyến. Để thực hiện được điều này cần một nguồn lực nhất định, do đó, Cơng ty cần đầu tư nguồn lực và có định hướng lâu dài cho sự nghiệp phát triển thương mại điện tử.
Nếu Công ty nghiên cứu khai thác tốt nhu cầu của khách hàng trong và ngoài ngành, tăng cường tiếp cận với khách hàng tổ chức hoạt động Marketing tốt, Công ty sẽ tiêu thụ được khối lượng hàng hố lớn, có thể duy trì và mở rộng thị trường. Công ty cần thành lập bộ phận Marketing để thực hiện các chức năng sau:
- Tổ chức giới thiệu sản phẩm, phương thức thanh toán, tổ chức hội nghị khách hàng, hội thảo quốc tế nhằm thu hút khách hàng.
- Nghiên cứu thị trường trong nước nhằm tìm kiếm và khai thác nhu cầu tiêu dùng các mặt hàng thuộc phạm vi Công ty.
- Nghiên cứu thị trường xuất khẩu để lựa chọn nhà cung cấp đáp ứng tốt nhất yêu cầu của người tiêu dùng về chất lượng, mẫu mã, giá cả. Nghiên cứu thị trưởng trong nước, trước hết Công ty cần tập trung nghiên cứu thị trưởng trong ngành. Đối với thị trường ngoài ngành, Công ty nên tập trung vào kinh doanh, xuất khẩu một số chủng loại hàng hố đang có nhu cầu cao, hàng hoa đỏ. Cơng ty phải có lợi thế về nhà cung cấp trong các điều kiện chất lượng vẫn mà của cả các cạnh tranh trên thị trường.
* Giải pháp nguồn nhân lực
Hiện nay, đội ngũ CB, CNV của Cơng ty phần lớn là những người có trình độ chun mơn, có 8 – 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh thiết bị và khai thác than .Trong những năm gần đây, số lượng CBCNV trẻ ngày càng nhiều. Đây là những người có năng lực song tuổi nghề cịn ít nên kinh nghiệm còn thiếu trong lĩnh vực này. Vấn đề đặt ra cho Công ty là:
Xây dựng chiến lược đào tạo, bồi dưỡng về trình độ chun mơn cho đội ngũ nhân viên của mình để họ có kiến thức sâu rộng trên tất cả các lĩnh vực kỹ thuật, ngoại thương, pháp luật, đặc biệt là ngoại ngữ. Cơng ty có thể mời chuyên gia am hiểu về thiết bị, máy móc cũng như có kinh nghiệm trong việc bán hàng, quản lý doanh nghiệp về nói chuyện hoặc giảng dạy những khóa ngắn hạn ngoài giờ. Tạo điều kiện cho CB, CNV trẻ tiếp cận với công việc nhiều hơn, đấy mới là cách đào tạo, bồi dưỡng bổ ích nhất. Đối với đội ngũ sinh viên thực tập, Công ty nên có chế độ kèm cặp sát sao hơn để CB, CNV vừa rèn luyện kiến thức chun mơn sẵn có của mình, đồng thời các sinh viên thực tập cũng học hỏi được những kinh nghiệm thực tế quý báu. Từ q trình thực tập, Cơng ty có thể tuyển dụng những sinh viên thực sự có năng lực, phẩm chất đạo đức tốt để trở thành đội ngũ kế cận của Công ty. Nếu làm tốt được công tác này, Công ty sẽ tiết kiệm được chi phí và thời gian tuyển dụng.
Có chế độ khuyến khích vật chất và tinh thần kịp thời, thỏa đáng nhằm động viên CB, CNV năng động hơn, tích cực hơn, làm tăng hiệu quả trong công việc. Những chuyến đi thực tế hay kết hợp công tác và điều tra thị trường mà Cơng ty đã thực hiện vẫn cịn lẻ tẻ, chưa phát huy hết tác dụng do hạn chế về kinh phí và thời
gian. Trong thời gian tới, Công ty nên mở rộng, triển khai thực hiện nhiều hơn vì sau những giờ làm căng thẳng và mệt mỏi thì việc thay đổi mơi trường như vậy sẽ tạo động lực tinh thần cho nhân viên rất nhiều.
Cần có chính sách tuyển dụng hợp lý nhằm mục đích làm cho đội ngũ CB, CNV ln được trẻ hóa, bổ sung những nhân tài, sàng lọc những nhân viên khơng thể thích nghi với sự biến đổi khơng ngừng của mơi trường kinh doanh. Chính sách tuyển dụng phải cơng khai minh bạch, tránh sự quan liêu như: lợi dụng mối quan hệ quen biết hay dùng tiền để được tuyển dụng. Tinh thần này phải được quán triệt từ cấp trên cho tới cấp dưới, cấp trên phải làm gương cho cấp dưới, có thể thì tình trạng trên mới được ngăn chặn một cách triệt để, môi trường làm việc trong Cơng ty mới hồn tồn trong sáng, cơng bằng.
Xây dựng và nghiêm khắc thực hiện hệ thống các quy chế, nội quy nhằm mục đích đưa hoạt động của Cơng ty vào nề nếp, tác phong cơng nghiệp. Có chế độ kỷ luật nghiêm khắc đối với những ai vi phạm để làm gương cho những người khác, tránh để lặp đi lặp lại nhiều lần sẽ tạo thành thói quen xấu cho nhân viên, rất khó chữa.
Cần có sự bố trí, phân cơng lao động hợp lý, đúng người, đúng việc, đúng khả năng sao cho từng CB, CNV có thể phát huy một cách tốt nhất năng lực của bản thân mình, đóng góp vào hiệu quả kinh doanh của Cơng ty. Phân công công việc rõ ràng, ai làm công việc nào thì phải có trách nhiệm với cơng việc đó, tránh tình trạng ỷ lại, người làm khơng hết việc, người lại nhàn rỗi.
* Hồn thiện quy trình xuất khẩu
Công ty cần hồn thiện hơn nữa quy trình xuất khẩu, từ những khâu đơn giản đến phức tạp, các thao tác cần chính xác và nhanh chóng để tiết kiệm thời gian và chi phí. Hiện nay trong công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu, thủ tục Hải quan của Công ty còn nhiều hạn chế do nguyên nhân khách quan và chủ quan. Đôi khi cán bộ phải đi lại ở cảng vài lần mới xuất được lô hàng, kéo dài thời gian mặt hàng xuất khẩu đến được với người tiêu dùng. Điều này cho thấy sự thiếu chuyên nghiệp, chuẩn bị không được kỹ lưỡng, dẫn đến bị động trong công tác kinh doanh. Các CB, CNV được giao cơng tác này nên rút kinh nghiệm, có tinh thần trách nhiệm hơn nữa với cơng việc, nếu có khó khăn gì cần sự hỗ trợ, phối hợp của các phòng ban liên quan nên đề bạt với cấp trên để hiệu quả công việc được tốt hơn. Phải chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ hợp lệ, sắp xếp hàng hóa có trật tự, thuận tiện cho việc kiểm tra của Hải quan.
* Đa dạng hóa hình thức xuất khẩu
Hiện tại, Cơng ty chủ yếu sử dụng hình thức xuất khẩu trực tiếp, hình thức này giúp Công ty đạt hiệu quả kinh doanh với lợi nhuận cao hơn hình thức khác, chủ động được trong quá trình kinh doanh, nhưng đồng thời hình thức này cũng có rủi ro rất cao. Bởi vậy, để hoạt động xuất khẩu của Công ty trở nên đa dạng và phát huy được hết các lợi thế của mình thì trong thời gian tới, Cơng ty cần mở rộng hình thức xuất khẩu khác như:
- Xuất khẩu ủy thác: với hình thức này Cơng ty không phải bỏ vốn, không phải xin hạn ngạch, không phải nghiên cứu thị trường, vì công việc này thuộc bên ủy thác. Công ty chỉ cần đứng ra đại diện cho bên ủy thác để tìm và giao dịch với đối tác nước ngoài, ký hợp đồng và làm thủ tục xuất hàng… Hình thức xuất khẩu này hiện vẫn chiếm tỉ trọng nhỏ trong tổng giá trị xuất khẩu của Công ty. Công ty nên tiếp tục mở rộng triển khai việc áp dụng hình thức xuất khẩu này.
Ưu điểm: Độ rủi ro thấp, trách nhiệm ít, người đứng ra xuất khẩu không phải
là người chịu trách nhiệm cuối cùng, đặc biệt khơng cần đến để mua hàng…chi phí ít nhưng nhận tiền nhanh, cần ít thủ tục: - Gia cơng quốc tế
Đó là một hoạt động mà tên gọi là bên đặt hàng giao nguyên vật liệu, máy móc, thiết bị và chuyên gia cho bên kia gọi là bên nhận gia công để sản xuất ra một hàng mới theo yêu cầu của bên đặt hàng. Sau khi sản xuất xong, bên đặt hàng nhận hàng hóa từ bên gia công và trả tiền cho bên làm hàng gọi là hoạt động gia công. Khi hoạt động vượt ra khỏi phạm vi biên giới của một quốc gia gọi là gia cơng xuất khẩu. Ưu nhược điểm của hình thức gia công quốc tế như sau:
Ưu điểm: Công ty tham gia hoạt động gia công không phải bỏ vốn kinh doanh
nhưng vẫn thu được lợi nhuận, đó là nguồn thù lao. Nước nhận gia cơng sẽ có nhiều thuận lợi như tranh thủ được vốn và kỹ thuật, tạo công ăn việc làm cho nhân dân…nhiều nước đang phát triển nhờ vận dụng phương thức gia cơng quốc tế mà có được nền công nghiệp hiện đại như Hàn Quốc, Thái Lan, Singapore.
Việc sử dụng kết hợp các hình thức xuất khẩu trên một cách hợp lý sẽ phát huy được tối đa năng lực, cũng như đem lại lợi nhuận cao hơn nữa cho chính bản thân Cơng ty. Hơn nữa, khi sử dụng nhiều hình thức xuất khẩu sẽ giúp Cơng ty linh động hơn trong hoạt động kinh doanh, khai thác tốt các nguồn hàng đồng thời tạo ra sự liên kết giữa các doanh nghiệp trong và ngồi nước với Cơng ty.
* Tăng cường huy động vốn và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn
Việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn là một địi hỏi tất yếu trong mơi trường cạnh tranh của nền kinh tế thị trường. Nó góp phần làm nâng cao hiệu quả hoạt động SX-KD của doanh nghiệp. Bởi vì vốn là yếu tố đầu vào của q trình SX- KD, nó quyết định đầu ra và giá thành sản phẩm. Đối với các doanh nghiệp thương mại, kinh doanh XNK thì thường có đặc điểm là vốn cố định chiếm tỷ trọng nhỏ trong vốn SX-KD, trong đó vốn lưu động quyết định đến hiệu quả kinh doanh của toàn doanh nghiệp. Cho nên các doanh nghiệp cần cố gắng duy trì một tỷ lệ thấp vốn cố định bằng việc hạn chế mua sắm các tài sản cố định không cần thiết. Đối với vốn lưu động cần phải sử dụng và quản lý tốt. Cần đẩy mạnh tốc độ luân chuyển vốn bằng việc đẩy nhanh tiến độ tiêu thụ hàng hóa khi xuất khẩu về, ký kết các hợp đồng tiêu thụ, vạch kế hoạch tiêu thụ hàng hoá trước khi xuất về, tránh việc hàng hoá bị ứ đọng. Đồng thời cần phải hoạch định cân đối giữa khả năng tiêu thụ và khối lượng hàng xuất để giảm chi phí tồn kho, dự trữ và phải có biện pháp giải quyết thích hợp đối với hàng tồn kho. Để đáp ứng nhu cầu về vốn cho hoạt động kinh doanh, các doanh nghiệp cần phải chú ý huy động vốn từ các nguồn khác nhau tùy theo điều kiện của từng doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp nhà nước thì bên cạnh nguồn vốn do ngân sách nhà nước cấp, các nguồn có thể bổ sung là: Quỹ đầu tư phát triển doanh nghiệp trích từ lợi nhuận, vốn từ liên doanh liên kết, vay tín dụng...
Việc sử dụng vốn vay: Đối với các doanh nghiệp kinh doanh thương mại thì nhu cầu về vốn lưu động khơng ổn định trong năm, có tháng nhu cầu vốn cao nhưng cũng có tháng nhu cầu vốn lại thấp, vì vốn lưu động cịn tùy thuộc vào nhu cầu xuất khẩu hàng hoá, vật tư trong từng thời kỳ. Do đó, doanh nghiệp cần phải lập kế hoạch dự kiến nhu cầu vốn lưu động một cách chi tiết để biết rõ nhu cầu về vốn trong từng thời kỳ. Từ đó có kế hoạch vay vốn và xác định kỳ hạn đối với từng loại vốn vay, các doanh nghiệp này cần cố gắng rút ngắn kỳ hạn các khoản vay, để tiện lợi cho việc chuyển đổi vốn và giảm lãi suất phải trả, tránh hiện tượng nhu cầu vốn không cần thiết trong khi vẫn phải trả lãi suất vay vốn.
Các doanh nghiệp kinh doanh XNK nhiều khi có được cơ hội kinh doanh tốt nhưng đồng thời đòi hỏi một khối lượng vốn lớn, chẳng hạn như nhận được Quota xuất khẩu, hợp đồng kinh tế hoặc khi thị trường có nhiều biến động về giá cả, khi
doanh nghiệp muốn xuất khẩu với số lượng lớn nhằm mục đích cạnh tranh. Đây là cơ hội hứa hẹn doanh nghiệp thu được lợi nhuận cao trong kinh doanh. Do vậy, doanh nghiệp cần phải dự kiến các nguồn vốn có thể huy động trong trường hợp cần thiết, tránh trường hợp phải bỏ lỡ cơ hội kinh doanh vì thiếu vốn.
Như vậy, sử dụng hiệu quả nguồn vốn của doanh nghiệp và tối thiểu hoá được lãi suất tiền vay của ngân hàng hay các tổ chức tài chính khác sẽ cho phép doanh nghiệp đạt được hiệu quả cao trong hoạt động kinh doanh xuất khẩu vật tư, thiết bị,