3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
2.2 Xuất khẩu mặt hàng bao caosu của Công ty TNHH Công Nghệ CaoSu
2.2.1 Quy trình xuất khẩu mặt hàng bao caosu
99.7 39.7 100 99.2 0.2 60.2 0 0.7 0 20 40 60 80 100 120
Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021
25
Quy trình xuất khẩu hàng hóa cũng như mặt hàng bao cao su bao gồm nhiều bước và có quan hệ chặt chẽ với nhau.
Sơ đồ 2. 2 Quy trình xuất khẩu mặt hàng bao cao su của công ty
Nguồn: Tác giả tự tổng hợp - Đàm phán và ký kết hợp đồng
Khâu đầu tiên trong quy trình xuất khẩu hàng hóa cũng chính là khâu quan trọng nhất. Đây chính là bước quyết định đến lợi nhuận của công ty và cho các khâu nối tiếp sau. Sau khi nhận được hỏi hàng từ khách hàng, công ty sẽ tiến hành đàm phàn. Từ đàm phán giá cả, điều khoản hợp đồng, điều kiện giao hàng, đơn giá cho mỗi số lượng khác nhau. Và cuối cùng là hai bên sẽ tiến đến việc ký kết hợp đồng ngoại thương cho việc xuất khẩu lô hàng.
Sau khi đã đồng ý các điều khoản với nhau, một hoặc hai bên sẽ gửi bản nháp hợp đồng cho bên còn lại kiểm tra. Sau khi mọi thông tin cung cấp đã chính xác theo sự cam kết của đơi bên, cả hai bên sẽ tiến hành kí kết hợp đồng. Tùy theo điều khoản, sẽ ký kết hợp đồng theo bản scan trước để thanh toán hay gửi bộ chứng từ để nhờ ngân hàng thanh toán sau.
- Xin giấy phép xuất khẩu
Theo quy định của Thông tư 30/2015/TT-BYT ngày 12/10/2015 của Bộ Y tế quy định về việc nhập khẩu trang thiết bị y tế. Mặt hàng bao cao su hiện nay không phải xin giấy phép nhập khẩu việc nhập khẩu trang thiết bị y tế.
Vậy nên công ty không cần xin giấy phép xuất khẩu cho mặt hàng bao cao su và sẽ chuyển qua bước sau.
Đàm phán và ký kết hợp đồng
Xin giấy phép xuất khẩu
Đặt booking & lấy container rỗng nếu đi hàng FCL Chuẩn bị và kiểm tra chất lượng hàng xuất Đóng hàng và dán ký hiệu chuyên chở Shipping marks Mua bảo hiểm lô
hàng nếu cần
Làm thủ tục thông xuất khẩu
Giao hàng cho hãng tàu
Thanh toán tiền hàng
26
- Đặt booking và lấy container rỗng
Sau khi đã thỏa thuận và thống nhất địa điểm nơi giao hàng và nơi hàng đến, tùy theo mức giá theo các điều kiện giao hàng mà khách chọn khi ký kết hợp đồng, sẽ có các cách thức trao đổi hàng hóa khác nhau.
Với vận tải đường biển, tùy theo các điều kiện giao hàng quy định mình hay khách hàng và người phải đặt tàu.
Với điều kiện giao hàng FOB (Free on Board)
Khách hàng sẽ là người đặt tàu và lấy container. Bên công ty chỉ giao hàng lên tàu như lịch booking confirmation của bên khách hàng gửi sau khi đã đặt. Và công ty sẽ chi trả tiền cước tàu. Sau khi có thơng báo hàng đến và có lệnh EDO, tùy theo điều khoản thanh tốn, cơng ty sẽ gửi BL Telex hay 03 bản BL gốc cho khách hàng. Với điều kiện giao hàng có bảo hiểm như CIF ( Cost - tiền hàng,
Insurance - bảo hiểm, Freight - cước phí)
Với điều kiện này, bên cơng ty sẽ phải mua thêm bảo hiểm, chịu trách nhiệm đặt tàu, đặt container sau đó gửi cho khách hàng lịch tàu. Và cũng tùy vào hình thức thanh tốn thì sau khi có thơng báo hàng đến và có lệnh EDO, cơng ty sẽ gửi BL Telex hay 03 bản BL gốc cho khách hàng. Với lô hàng được bán theo điều kiện CIF thì cơng ty sẽ liên hệ với hãng tàu hoặc FWD để tìm được giá tàu tốt nhất cho việc vận chuyển lô hàng.
Lấy container rỗng tại cảng: Nhân viên sẽ ra cảng đổi lấy booking confirmation tại thương vụ cảng sau khi xuất CIF và có booking để giúp xác nhận với hãng tàu là công ty đã đồng ý lấy container và seal. Còn khi xuất bằng FOB, công ty sẽ nhận được Transport Confirmation và đem đi đổi lấy booking, sau đó làm tương tự như với CIF.
- Chuẩn bị và kiểm tra hàng xuất
Công ty sẽ lên kế hoạch để sản xuất hàng hóa nhằm đảm bảo về số lượng và chất lượng như đã cam kết trong hợp đồng. Thông thường, công ty sẽ lên kế hoạch sản xuất theo đơn đặt hàng, không sản xuất dư thừa.
Sau khi đã đủ số lượng theo như cam kết. Bước tiếp theo trong quy trình xuất khẩu sau khi đã có booking là lên kế hoạch lấy container để đóng hàng và kiểm tra hàng lần 2 trước khi niêm seal.
- Đóng gói hàng, ký hiệu chuyên chở (Shipping mark)
27
Trong giai đoạn này, bộ phận xuất khẩu phối hợp với bộ phận kỹ thuật, công nhân tại nhà máy để đóng hàng hóa. Bên nhà máy sẽ phải ghi đầy đủ thông tin trên lô hàng theo yêu cầu của khách hàng vì có liên quan đến hợp đồng ngoại thương. Các thông tin bao gồm: tên mặt hàng, nước sản xuất, trọng lượng tịnh, trọng lượng bì, các ký hiệu hướng dẫn vận chuyển (hàng dễ vỡ, hàng cồng kềnh,…), số lô, tên công ty khách hàng, ngày sản xuất, ngày hết hạn, điều kiện bảo quản,…
Đóng hàng tại cảng
Đóng hàng tại cảng đòi hỏi nhiều giấy tờ và thủ tục hơn so với đóng hàng tại kho. Thơng thường khi đóng hàng tại cảng, cơng ty sẽ th cơng nhân đóng hàng của cảng để vận chuyển và làm thủ tục cho lô hàng khi lên tàu.
- Mua bảo hiểm lô hàng
Với điều kiện CIF, công ty sẽ liên hệ các công ty bảo hiểm để mua bảo hiểm cho lô hàng. Hạn mức bảo hiểm sẽ lệ thuộc vào giá trị hàng hóa. Đối với các loại hàng hóa thơng thường mức mua bảo hiểm sẽ là 2% trên tổng giá trị hàng hóa. Trong trường hợp lô hàng xuất theo điều kiện FOB hoặc CNF thì sẽ khơng cần phải mua bảo hiểm.
- Làm thủ tục hải quan
Đây là một bước cũng rất quan trọng trong quy trình xuất khẩu hàng hóa. Bước này bao gồm các công việc như sau: mở tờ khai hải quan, đăng ký tờ khai, đóng phí, lấy tờ khai, thanh lý tờ khai, vào sổ tàu, thực xuất tờ khai hải quan.
Thông thường, công ty sẽ thuê bên một công ty chuyên về logistics để làm các thủ trên để thơng quan hàng hóa. Sau đó sẽ trả phí cho bên cơng ty dịch vụ này mà khơng trực tiếp thơng quan hàng hóa.
Mở tờ khai hải quan
Để có thể mở được tờ khai hải quan, công ty sẽ chuẩn bị bộ chứng từ đầy đủ các giấy tờ như sau: Giấy giới thiệu nhân viên giao nhận; Giấy tiếp nhận hồ sơ do hải quan cấp (2 bản); Tờ khai hải quan (2 bản); Hợp đồng ngoại thương (bản sao); Hóa đơn thương mại (invoice) và Phiếu đóng hàng (packing list).
Sau khi đã gửi bản nháp và cả hai bên đồng ý với các thông tin đã cung cấp trên các giấy tờ trên. Công ty sẽ tiến hàng đặt chuyển phát nhanh để chuyển bộ chứng từ gốc cho bên đối tác.
28
Đăng ký viên sẽ dựa vào những thông tin trên bước mở tờ khai để nhập thơng tin và trình lãnh đạo hải quan ký để lơ hàng xuất đi được thông quan. Nếu lô hàng khơng có bất cứ một vấn đề gì thì sẽ được vào luồng xanh. Ngược lại, nếu lơ hàng rơi vào diện bị kiểm tra thì có thể vào luồng vàng hoặc luồng đỏ.
Đóng phí
Tiến hành nộp hồ sơ lên kế tốn nhờ kế tốn đóng phí làm thủ tục hải quan. Lấy tờ khai
Bộ phận hải quan sẽ ghi số container và số seal vào mặt sau của tờ khai (phần dành cho hải quan). Sau đó sẽ phát hành tờ khai xuất khẩu thông quan cho lô hàng.
Thanh lý tờ khai
Người làm thủ tục hải quan sẽ trình tờ khai đã được hồn thiện để nhân viên thương vụ cảng kiểm tra container và seal đã được hạ chưa và hạ có đúng khơng. Xong bước này, container sẽ được nhận vào hệ thống của cảng.
Vào sổ tàu
Khi container đã được hạ thì tiếp theo sẽ được vào sổ tàu. Nhân viên giao nhận phải ký vào biên bản bàn giao và xác nhận tình trạng container.
Thực xuất tờ khai hải quan
Sau khi lô hàng đã được giao cho khách hàng thì nhân viên giao nhận phải làm thực xuất cho lô hàng, bao gồm các giấy tờ: tờ khai hải quan (1 bản chính, 1 bản sao), commercial invoice (1 bản chính), vận đơn đường biển (bill tàu).
- Giao hàng cho tàu
Công việc tiếp theo sau khi kết thúc việc thông quan cho lô hàng là cung cấp chi tiết bill để hãng tàu làm vận đơn. Bước này phải được thực hiện trước giờ cắt máng closing time và trước bước thực xuất. Giao hàng cho tàu sẽ được kết thúc khi đã nhận được vận đơn đường biển, có thể là bill gốc (3 bản) hoặc surrendered bill.
- Thanh toán tiền hàng
Bước cuối cùng trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển chính là thanh tốn tiền hàng. Trong bước này, người làm thủ tục xuất nhập khẩu phải hoàn thành bộ chứng từ thanh tốn bao gồm: hóa đơn thương mại (commercrial invoice); phiếu đóng gói (packing list); vận đơn đường biển; giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) và giấy chứng nhận khử trùng bản gốc. Sau đó gửi cho bên nhập khẩu bộ chứng từ trên.
29
Trong trường hợp thanh toán bằng L/C thì cơng ty sẽ nộp bộ chứng từ đến ngân hàng bảo lãnh thơng báo. Cịn trong trường hợp khách hàng chọn thanh toán trước TTR, sau khi kế tốn thơng báo đã nhận được tiền thanh toán, tùy thỏa thuận trong hợp đồng là thanh tốn 100% hay cọc bao nhiêu %,… cơng ty mới tiến hành giao hàng. Sau khi khách hàng có AN và EDO, bên công ty sẽ phát lệnh telex release để khách hàng lấy hàng mà không cần BL gốc.