3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
3.3 Một số giải pháp nhằm thúc đẩy xuất khẩu mặt hàng bao caosu của Công
3.3.3 Thay đổi hệ thống làm việc, quản lý giấy tờ
3.3.3.1 Thực trạng và lý do cần giải pháp
Với định hướng bước chân sang thị trường mới, công ty cần cải thiện rất nhiều yếu tố trong đó có hệ thống làm việc và quản lý giấy tờ của công ty. Đây cũng là một nhân tố khá quan trọng tác động không nhỏ đến kế hoạch xuất khẩu sang các thị trường mới sắp tới của công ty.
Hiện nay, công ty vẫn đang quản lý giấy tờ theo phương thức cũ, quản lý giấy tờ bằng thu thập giấy tờ gốc. Với cách quản lý này, để làm việc và đánh giá các tiêu chuẩn thì thủ tục rất rườm rà và mất rất nhiều thời gian. Theo đó, cịn cần có khơng gian để bảo quản giấy tờ. Giấy tờ gốc lưu trữ theo cách truyền thống này khá không bảo đảm và an tồn khi tiềm ẩn nhiều rủi ro. Ví dụ nếu sử dụng các loại mực khơng bền thì sẽ dễ phai khi lưu trữ thời gian dài, kho lưu trữ khơng kín dẫn đến có thể bị dột nước mưa hoặc gặp vấn đề về mối, côn trùng,… dễ làm hư hỏng giấy tờ. Như vậy, cơng ty cần có giải pháp mới trong việc quản lý giấy tờ để có thể dễ dàng làm việc hơn, rút ngắn thời gian làm việc của quy trình cũ giữa các bộ phận, bên cạnh đó cịn giúp việc đánh giá các tiêu chuẩn về chất lượng được nhanh chóng hơn.
Ví dụ như vào tháng 05 năm 2022, cơng ty vừa có đợt đánh giá lại nhà máy để lấy chứng nhận ISO mới. Vì vẫn quản lý giấy tờ theo cách thức truyền thống nên chuyên gia đánh giá phải đến tận nơi và ở lại nhà máy ba ngày mới xong hết quy trình. Như vậy, tiêu chuẩn ISO là tiêu chuẩn cơ bản mà một mặt hàng khi ra thị trường cần phải có, mà cơng ty đã phải mất thời gian lâu như vậy thì với những tiêu chuẩn khắt khe hơn có thể sẽ mất thời gian lâu hơn.
3.3.3.2 Đề xuất giải pháp
* Sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp với cơng nghệ điện tốn đám mây 1Office
56
- Phần mềm cung cấp giải pháp quản lý doanh nghiệp và môi trường làm việc trực tiếp trên internet. Với phần mềm trên cho phép các bộ phận trong cơng ty có thể trao đổi cơng việc với nhau chỉ qua màn hình điện thoại và máy tính.
- Hỗ trợ chức năng chữ ký số: có thể ký giấy tờ cần thiết chỉ qua một vài thao tác đơn giản và nhanh chóng. Chữ ký là do công ty đăng ký và độc quyền cho từng tài khoản mà công ty đăng ký.
- Hỗ trợ giao việc, giám sát, báo cáo tiến độ một cách dễ dàng nhất với các công việc thường và các công việc lặp. Bên cạnh đó cịn có chức năng thơng báo quá hạn, sắp hết hạn của các cơng việc giúp nhân viên có thể quản lý cơng việc của mình một cách dễ dàng hơn.
- Số hóa tồn bộ doanh nghiệp và biến nó thành một khối thống nhất từ Nhân sự, Khách hàng, Công việc, Kinh doanh, Truyền thông.
- Cho phép lưu trữ tài liệu công ty một cách tập trung, tìm kiếm, chia sẻ tài nguyên công ty phục vụ cơng việc. Bên cạnh đó cũng rất bảo mật, chỉ những người được chia sẻ và cùng trong một hệ thống thì mới có thể xem được.
- Dễ dàng nhắc đến, thêm những người khác, bộ phận khác vào cơng việc khi có vấn đề phát sinh liên quan đến bộ phận khác mà không cần phải đến gặp trực tiếp để giải quyết vấn đề.
Hiệu quả mang lại cho việc xuất khẩu
- Giúp công ty rút ngắn thời gian đánh giá các tiêu chuẩn chất lượng để lấy các chứng nhận chất lượng cho các thị trường xuất khẩu có yêu cầu.
- Giúp công ty xử lý và làm việc giấy tờ với bên đối tác nhập khẩu một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn. Trường hợp có sai sót thì sẽ dễ dàng sửa chữa ngay trên máy tính và điện thoại mà không cần phải sửa lại giầy tờ bản gốc như cách truyền thống.
- Giúp người sử dụng có thể xử lý cơng việc dù ở đâu, chỉ cần thao tác ngay trên điện thoại và máy tính cùng nhau mà khơng cần phải gặp mặt trực tiếp để xử lý công việc. Ngay cả khi không ở công ty và khơng có giấy tờ gốc đi kèm, vẫn có giấy tờ đã xử lý cùng nhau ngay trên quy trình để có thể làm việc giúp tiến độ cơng việc vẫn được duy trì ổn định.