3.3. Giải pháp thúc đẩy hoạt động chuyển phát nhanh quốc tế của BlueLight gia
3.3.5. Giải pháp về công nghệ thông tin
Cơng nghệ có ý nghĩa then chốt để thúc đẩy hoạt động chuyển phát nhanh quốc tế, muốn vậy trong thời gian tới Công ty TNHH Đầu tư Thương mại BlueLight cần:
Một là, tổ chức lại các khâu chuyển phát nhanh quốc tế của Công ty bằng các
biện pháp sau đây:
Tại khâu giao dịch, tư vấn khách hàng: Cơng ty phải tiêu chuẩn hóa đội ngũ tư
vấn khách hàng, quan tâm giải quyết, lắng nghe mọi ý kiến của khách hàng liên quan đến vấn đề khiếu nại hoạt động chuyển phát nhanh quốc tế. Tiếp theo, Công ty nên tăng cường kiểm sốt ngay từ khâu nhận bưu phẩm, hàng hóa từ khách hàng.
Tại khâu khai thác hàng hóa tại kho trung chuyển: Hiện nay, Công ty chủ yếu
làm theo phương thức thủ công như các nhân viên tại kho phải tự phân loại, đóng gói hàng hóa. Điều này khơng cịn phù hợp trong bối cảnh cạnh tranh mạnh mẽ, công nghệ thông tin hiện đại. Nên muốn tăng chỉ tiêu tốc độ chuyển phát nhanh thì Cơng ty cần phải đầu tư trang thiết bị tự động hóa trong khâu khai thác, đầu tư và trang bị máy đóng mở túi gói, chia chọn thư và bưu kiện bằng dây chuyền khép kín tự động.
Tại khâu vận chuyển: Công ty BlueLight nên chú trọng những tuyến có thể
mở rộng diện phục vụ hoạt động chuyển phát nhanh quốc tế. Sắp xếp, phân luồng lại các tuyền đường gửi hàng hóa, bưu phẩm, thư cho phù hợp với điều kiện thực tế. Các khâu vận chuyển cần phối hợp một cách chặt chẽ và nhịp nhàng để các nhận viên trong khâu vận chuyển nắm được hành trình và thơng tin của quá trình vận chuyển. Từ đó có phương án dự phịng khi có sự cố đột xuất xảy ra.
Tại khâu vận chuyển hàng hóa đến người nhận: Về các thùng đựng thư từ,
hàng hóa , Cơng ty cần phải đầu tư trang bị thùng đựng cho các bưu tá đảm bảo hạn chế tối đa ảnh hưởng mưa gió và các yếu tố khách quan khác gây mất mát, hỏng hóc hàng hóa hoặc ướt, nhàu nát thư, tài liệu gây ảnh hưởng đến hoạt động chuyển phát nhanh quốc tế. Ngoài ra, nhân viên giao hàng của Cơng ty cần có trách nhiệm và phục vụ nhiệt tình đối với khách hàng và đối với những đơn hàng, địa chỉ khó phát.
Hai là, hiện đại hóa cơng nghệ chuyển phát nhanh bằng các biện pháp:
Triển khai công nghệ thân thiện với khách hàng: Công ty BlueLight cần đáp ứng nhu cầu và thói quen của khách hàng mục tiêu.
Trang bị những thiết bị phục vụ giao nhận chuyển phát nhanh hàng hóa và bộ phận chứng từ như hệ thống vi tính đầu cuối. Hệ thống này gồm máy đầu cuối phục vụ cho việc chuyển phát và máy đầu cuối xử lý dữ liệu, cân điện tử nhập dữ liệu trực tiếp vào máy tính và máy in cước thay tem, các giải pháp phần mềm định vị bưu gửi (bưu gửi chuyển phát nhanh, bưu phẩm, bưu kiện).
Việc đưa hệ thống thông tin theo dõi định vị vào bưu phẩm, bưu kiện vào quá trình khai thác hoạt động chuyển phát nhanh quốc tế sẽ giúp cho các điểm khai thác hoạt động chuyển phát nhanh quốc tế trong tồn bộ quy trình được kết nối với nhau bằng mạng máy tính kết nối. Cơ sở dữ liệu được chia sẻ dùng chung cho các khâu trong tồn bộ quy trình hoạt động từ chấp nhận đến khai thác vận chuyển và phát bưu gửi. Từ đó, giúp cho nhân viên hoặc khách hàng dễ dàng theo dõi tình trạng đơn hàng của mình.
Các thiết bị chuyên dụng như: máy in mã vạch, đầu đọc mã vạch di động – cố định sử dụng trong quy trình khai thác, vận chuyển bưu phẩm, bưu kiện sẽ tối ưu hố các bước cơng việc và tăng độ chính xác, giảm bưu phẩm lạc hướng và giảm thời gian nhập số liệu báo phát.
Mặt khác, Công ty BlueLight cũng cần triển khai kết nối hai quá trình xử lý thơng tin với xử lý vật gửi nhằm hỗ trợ kiểm tra bưu phẩm lạc hướng, thừa thiếu hoặc thất lạc sẽ giúp nâng cao chất lượng khâu khai thác.
Tại Công ty TNHH Đầu tư Thương mại BlueLight thì khai thác hoạt động chuyển phát nhanh quốc tế hiện nay chủ yếu dựa trên lao động sức người mà hao phí sức lực lao động chiếm khoảng 65% - 80%. Vậy nên, Công ty phải cải tiến công nghệ, đề nghị trang bị thử nghiệm máy phân loại – lật mặt – hủy tem, hệ thống thơng gió, máy hút bụi, máy in lá nhãn, máy đóng gói thư, hàng hóa; hệ thống chia chọn thư , hàng hóa và bưu thiếp, hàng hóa kích thước vừa và nhỏ, hệ thống chia chọn bưu gửi dạng gói nhỏ, máy đóng gói tự động, máy gói buộc bưu kiện, băng chuyền tự động, hệ thống chia chọn phân hướng thư – bưu phẩm tự động, xe đẩy, xe điện đẩy, kéo… sẽ tăng tốc độ thời gian hoàn thành bưu gửi ở khâu này.
Ba là, đẩy mạnh ứng dụng tin học như excel, phần mềm quản lý dữ liệu,…vào
hoạt động chuyển phát nhanh quốc tế. Đối với cơng tác quản lý, Cơng ty cần hồn thiện mạng tin học của mình để đảm bảo việc khai thác dữ liệu đúng - chuẩn. Như vậy cơ sở dữ liệu của hoạt động mới thống nhất được trên tồn mạng và có đủ cơ sở phục vụ cho việc điều hành khai thác, quản lý và chăm sóc khách hàng. Cơng ty cũng nên đầu tư trang bị phần mềm để quản lý sản lượng, chất lượng, quản lý khách hàng, tiến đến định vị bưu phẩm, bưu kiện.
Nhờ đó các loại báo cáo nhanh, các thơng tin sẽ được thiết lập và trao đổi tức thời ngay trên mạng. Ban lãnh đạo có thể theo dõi hoạt động chuyển phát nhanh quốc tế một cách sâu sắc, kịp thời, đánh giá tình hình một cách tổng quát rõ ràng và trung thực, nhanh chóng, kịp thời.
Hiện nay, trang web của BlueLight cịn khá đơn giản và sơ sài, nhất là trong thời kỳ công nghệ thông tin cực kỳ phát triển như bây giờ nên Công ty cần đầu tư thiết kế, nâng cấp website, bổ sung và cập nhật những thông tin cần thiết để khách hàng có thể dễ dàng truy cập, tìm hiểu thơng tin về đơn hàng cũng như thông tin về Công ty. Trang web xây dựng cần thân thiện với khách hàng, tạo thiện cảm và mang lại cho họ sự thoải mái có thể giúp họ có nhu cầu mong muốn về dịch vụ được nhiều hơn. Cần đảm bảo trang web có phiên bản thiết kế sử dụng trên điện thoại di động, vì xu hướng sử dụng điện thoại thông minh đang dẫn đầu trong xu hướng sử dụng Internet.
Đối với khách hàng, công nghệ thông tin làm quá trình cung cấp dịch vụ sẽ đơn giản nhanh chóng, chính xác, thuận tiện mang đến cho khách hàng rất nhiều tiện ích khác. Từ đó giúp giữ chân khách hàng cũ và thu hút một số khách hàng mới cho Công ty.
Đối với Công ty, công nghệ thông tin giúp Công ty khai thác hoạt động chuyển phát nhanh một cách nhanh chóng, chính xác, tiện lợi; giúp thu thập, xử lý thông tin phản hồi từ khách hàng nhanh chóng, hiệu quả. Từ đó, giúp tạo thiện cảm
và gây ấn tượng và thu hút khách hàng. Không chỉ vậy, công nghệ thông tin giúp giải quyết khiếu nại nhanh, tăng khả năng giám sát, điều hành của lãnh đạo, tăng năng suất lao động, giảm thời gian thao tác nghiệp vụ của giao dịch viên. Từ đó giúp hệ thống báo cáo của Cơng ty hồn chỉnh và sát xao hơn.
Ngồi ra, phương tiện truyền thơng xã hội cũng là một yếu tố quan trọng giúp Công ty đến gần hơn với khách hàng. Internet có thể hoạt động như một cơng cụ phục vụ rất hiệu quả cho doanh nghiệp, đặc biệt là nếu doanh nghiệp sử dụng phương tiện truyền thông xã hội để tăng cường lợi thế và uy tín. Facebook, Instagram, Youtube, Tiktok đều là những ứng dụng hiện đại, là những công cụ thu hút và tiếp cận khách hàng nhanh chóng. Những ứng dụng này có thể tạo tài khoản dễ dàng, giúp Công ty đăng ký và đăng tải nội dung liên quan đến Công ty hay các kiến thức, tin tức về chuyển phát nhanh trên những nền tảng này. Trong môi trường cạnh tranh ngày nay, mỗi doanh nghiệp cần phải có sự hiện diện phương tiện truyền thông xã hội mạnh mẽ để kết nối với khách hàng và giữ chân khách hàng tiếp cận cơ sở kinh doanh. Việc tiếp cận cùng những công nghệ tân tiến nhất sẽ giúp đưa Công ty BlueLight đến gần hơn đối với khách hàng. Đó cũng là cách thúc đẩy hoạt động chuyển phát nhanh quốc tế của BlueLight.
Trước sức ép cạnh tranh gay gắt trên thị trường, Công ty TNHH Đầu tư Thương mại BlueLight buộc phải nỗ lực đổi mới hoạt động chuyển phát nhanh. Để nâng cao năng lực cạnh tranh, Công ty tập trung xây dựng mạng lưới, củng cố và nâng cao hơn nữa về hoạt động chuyển phát nhanh quốc tế, đảm bảo các hàng hóa được chuyển phát đúng chỉ tiêu thời gian cơng bố, tuyệt đối chính xác và an tồn trong quá trình chuyển phát đến người nhận.
Điều quan trọng là chuyển phát nhanh quốc tế hàng hóa đến tay khách hàng phải có chất lượng cao với giá cước thấp nhất nhưng lợi nhuận phải tăng. Muốn làm được điều này, cơng ty phải tiết kiệm chi phí, thiết lập quy trình chuyển phát nhanh một cách hợp lý nhất. Nhằm giảm tối đa chi phí khơng liên quan nhưng đem lại hiệu quả, sự thuận lợi của hoạt động chuyển phát. Tiết kiệm chi phí khơng có nghĩa sẽ làm giảm chất lượng phục vụ mà Công ty phải tiến hành rà sốt chi phí ở tất cả các khâu, các cơng đoạn trong dây chuyền chuyển phát nhanh, nhằm phát hiện ra những chi phí nào bị chồng chéo, bất hợp lý sẽ được cắt giảm, nhất là chi phí trong khâu vận chuyển liên tỉnh và quốc tế. Ngồi ra, Cơng ty khơng ngừng cải tiến quy trình nghiệp vụ khai thác vận chuyển, và vận chuyển đường bay quốc tế, qua đó có thể rút ngắn chỉ tiêu thời gian tồn trình của hoạt động chuyển phát nhanh. Một trong những giải pháp khác là tăng cường đầu tư đổi mới trang thiết bị theo hướng cơng nghệ hóa và hiện đại hóa, ứng dụng mạnh mẽ cơng nghệ thơng tin vào quản lý, kinh doanh và khai thác hoạt động chuyển phát nhanh quốc tế.