2)
2.2 Thực trạng của doanh nghiệp về cơng tác hạch tốn vốn bằng tiền và các
2.2.4 Kiểm kê vốn bằng tiền tại DNTN Hứa Ngọc Lợi
2.2.4.1 Thời gian kiểm kê
-Kiểm kê định kỳ: Kiểm kê vào 2 lần trong tháng + Lần 1: Ngày 15 hằng tháng.
+ Lần 2: Ngày 30, 31 hằng thàng (tùy theo tháng). Riêng tháng 2 sẽ được kiểm kê vào ngày 28.
-Kiểm kê bất thường: không xác định thời gian, khi nào chủ doanh nghiệp thấy cần thì tiến hành tổ chức kiểm kê.
2.2.4.2 Phương pháp kiểm kê
Tại DNTN Hứa Ngọc Lợi kiểm kê định kỳ hay bất thường đều thực hiện theo quy trình như sau:
-Lập HĐKK: Chủ doanh nghiệp và 1 người bất kỳ do chủ doanh nghiệp đề cử.
Cùng với sự tham gia của kế toán trưởng, kế tốn thanh tốn và cơng nợ, thủ quỹ.
-Tiến hành kiểm kê:
GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam SVTH: Hồng Ngọc Phương Ái
Trang 80
Khóa sổ kế toán trước khi tiến hành kiểm kê. Sau đó tiến hành kiểm kê số tiền
mặt thực tế ghi vào bảng kiểm kê quỹ rồi so sánh với số liệu trên sổ kế toán (sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt, sổ cái TK 111).
Chọn mẫu một số nghiệp vụ phát sinh trong kỳ để kiểm tra chứng từ:
Kiểm tra các nghiệp vụ trên sổ kế toán để đảm bảo sự phù hợp giữa nội dung hạch toán với tài khoản đang hạch toán.
Kiểm tra mẫu phiếu thu, phiếu chi có phù hợp với quy định hiện hành hay không. Nội dung trong mẫu phiếu thu, phiếu chi có đầy đủ khơng.
Tính liên tục của việc đánh số thứ tự phiếu thu, phiếu chi có phù hợp với ngày tháng trên chứng từ và ngày tháng ghi sổ hay không.
Phiếu thu, phiếu chi có được đính kèm các chứng từ gốc hay khơng ( HĐGTGT, Giấy nộp tiền…). Tính hợp lệ của các chứng từ, sự phù hợp về nội dung, số tiền và thời gian giữa chứng từ gốc và phiếu thu, phiếu chi.
Nếu có bất thường như sai sót hay chứng từ khơng phù hợp hoặc chênh lệch giữa sổ sách và thực tế thì HĐKK điều tra tìm ra nguyên nhân và xử lý.
Tiền gửi ngân hàng:
Thu thập các xác nhận số dư TGNH (sổ phụ ngân hàng hoặc xác nhận của ngân hàng). Thực hiện đối chiếu số liệu theo xác nhận của Ngân hàng với số liệu trên sổ kế toán, theo dõi kết quả đối chiếu.
Kiểm tra bảng đối chiếu các TK ngân hàng do DN lập. Dựa vào tổng hợp đối ứng tài khoản, sổ kế toán chi tiết đối chiếu các khoản thu, chi tiền từ các TK đối ứng bất
thường, điều tra chi tiết.
Chọn mẫu một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc thu chi tiền gửi ngân hàng để kiểm tra chứng từ.
Kiểm tra các nghiệp vụ trên sổ kế toán để bảo đảm sự phù hợp giữa nội dung hạch toán với tài khoản đang hạch toán.
Các uỷ nhiệm thu, chi, séc... có được đính kèm theo các chứng từ gốc chứng
minh ( hoá đơn GTGT, giấy nộp tiền, giấy đề nghị thanh toán,...) hay không. Các
GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam SVTH: Hồng Ngọc Phương Ái
Trang 81
thu, chi, séc... đã có sự phù hợp, logic về số tiền phát sinh, ngày, lý do phát sinh... hay chưa.
Nếu có bất thường như sai sót hay chứng từ không phù hợp hoặc chênh lệch giữa sổ sách và thực tế thì HĐKK điều tra tìm ra nguyên nhân và xử lý.
Tiền đang chuyển
Lập bảng kiểm kê danh sách các khoản tiền đang chuyển qua ngân hàng, bưu
điện. Đồng thời, kiểm tra các séc, ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi. Kiểm tra này nhằm
xem xét các khoản tiền đó có phản ánh chính xác hay khơng.
Kết hợp việc khảo sát đối với tiền mặt, tiền gửi ngân hàng về nghiệp vụ và số dư tài khoản để xem xét tính hợp lý, trung thực của các nghiệp vụ và số dư có liên quan
đến tài khoản tiền đang chuyển.
2.2.4.3 Biện pháp xử lý
Quy định xử lý khi có chênh lệch vốn bằng tiền như sau:
-Chênh lệch dưới 5 triệu đồng
+Lần 1: bồi thường tiền đối với người chịu trách nhiệm.
+Lần 2: bồi thường tiền, khiển trách kiểm điểm (tại phòng) đối với người chịu
trách nhiệm.
+Lần 3: bồi thường tiền và đuổi việc đối với người chịu trách nhiệm. - Chênh lệch trong khoảng từ 5 triệu đồng đến 20 triệu đồng
+Lần 1: bồi thường tiền đối với khiển trách kiểm điểm (trước tất cả nhân viên
trong DN) đối với người chịu trách nhiệm..
+Lần 2 : bồi thường tiền và đuổi việc đối với người chịu trách nhiệm
-Chênh lệch lớn hơn 20 triệu đồng
Vì đây là số tiền tương đối lớn nên chủ doanh nghiệp nhờ công an địa phương
tiến hành đưa sự việc ra điều tra, xử lý và bắt người chịu trách nhiệm bồi thường tiền cho DN
2.2.4.4 Hạch toán thiếu, thừa kiểm kê quỹ
-Ngày 30/09 kiểm kê quỹ định kỳ phát hiện thiếu tiền mặt 500.000đ so với sổ sách, chưa tìm ra nguyên nhân
GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam SVTH: Hồng Ngọc Phương Ái
Trang 82 Có TK 111: 500.000
-Ngày 07/10 thủ quỹ bồi thường bằng tiền mặt do kiểm kê chênh lệch 500.000đ giữa thực tế so với sổ sách vào ngày 30/09
Nợ TK 111: 500.000
Có TK 1381: 500.000
* Minh họa chứng từ sử dụng cho một số nghiệp vụ
1-Ngày 30/09 kiểm kê quỹ căn cứ biên bản kiểm quỹ số 02 phát hiện thiếu tiền mặt 500.000đ
GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam SVTH: Hồng Ngọc Phương Ái
Trang 83
BẢNG KIỂM KÊ QUỸ
(Dùng cho VNĐ) Hôm nay, vào 15 giờ 00, ngày 30 tháng 09 năm 2012
Chúng tôi gồm: Số: 02 - Ông : Trần Chánh Trung đại diện kế toán
- Bà : Nguyễn Mỹ Trinh đại diện thủ quỹ
- Bà : Hồng Thị Thanh Thủy đại diện chủ doanh nghiệp
Cùng tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt kết quả như sau:
STT Diễn giải Số lượng (tờ) Số tiền
A B 1 2 I II 1 2 3 4 5 III
Số dư theo sổ quỹ: Số kiểm kê thực tế: Trong đó: - Loại 500.000đ - Loại 200.000đ - Loại 100.000đ - Loại 50.000đ - Loại 10.000đ Chênh lệch (III=I-II): x 409 645 796 122 3 419.730.060đ 419.230.000đ 204.500.000đ 129.000.000đ 79.600.000đ 6.100.000đ 30.000đ 500.000đ - Lý do
+ Thiếu: thực tế thiếu 500.000đ so với sổ sách kế toán. Kết luận sau khi kiểm kê quỹ : chưa xác định được nguyên nhân thiếu.
Thủ quỹ (Ký, họ tên)
Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Người chịu trách nhiệm kiểm kê quỹ
(Ký, họ tên)
2.2.4.5 Lưu đồ kiểm kê quỹ tại DNTN Hứa Ngọc Lợi
Đơn vị: DNTN Hứa Ngọc Lợi
Bộ phận: Phịng Kế Tốn Mẫu số:08a-TT
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam SVTH: Hồng Ngọc Phương Ái
Trang 84
Hình 2.13: Lưu đồ quy trình kiểm kê quỹ tại DNTN Hứa Ngọc Lợi
Chứng từ Kế toán thanh toán Kế toán trưởng Thủ quỹ Hội đồng công nợ kiểm kê
Bảng kiểm kê quỹ Sổ sách kế tốn Khóa các sổ kế tốn Thực hiện kiểm kê vốn bằng tiền
Ghi kết quả vào bảng kiểm kê Lập bảng kiểm kê QUỸ Sổ Phụ Ngân Hàng đối chiếu không chênh lệch chênh lệch đ ối c hi ếu Lập danh sách tiền đang chuyển đ ối c hi ếu đối chiếu Xử Lý
GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam SVTH: Hồng Ngọc Phương Ái
Trang 85