2)
2.2 Thực trạng của doanh nghiệp về cơng tác hạch tốn vốn bằng tiền và các
2.2.7 Kế toán các khoản tạm ứng tại DNTN Hứa Ngọc Lợi
2.2.7.1 Chính sách quản lý tạm ứng tại doanh nghiệp
Do đặc thù của ngành Lúa gạo, phải mua nguyên liệu sản xuất với số lượng lớn
nên doanh nghiệp quy định mức tạm ứng tối đa cho 1 lần tạm ứng là 40 triệu đồng. Với số tiền tạm ứng từ 20 triệu đồng trở lên phải được phải được chuyển qua ngân hàng.
Cá nhân tạm ứng từ 5 triệu đồng trở lên phải được chủ doanh nghiệp chỉ định bằng văn bản . Riêng trường hợp tạm ứng tiếp khách tạm ứng bao nhiêu cũng phải xin ý kiến của chủ doanh nghiệp bằng văn bản.
Thời gian hoàn ứng là 1 tháng được tính từ ngày chi tiền tạm ứng (căn cứ vào
ngày ghi trên phiếu chi hoặc lệnh chi). Riêng trường hợp tạm ứng tiếp khách, tạm ứng cơng tác phí thời gian hoàn ứng là 15 ngày.
Sau khi thực hiện xong cơng việc, người tạm ứng có trách nhiệm tập hợp đầy đủ chứng từ theo qui định, nộp về cho kế toán thanh tốn và cơng nợ của doanh nghiệp. Kế toán tiến hành kiểm tra, phân loại chứng từ sau đó mới chuyển cho KTT và chủ
doanh nghiệp phê duyệt. Khi Giấy đề nghị thanh toán vượt so với dự toán, đã được
duyệt, người nhận tạm ứng phải có giải trình lý do chi vượt, có xác nhận của kế tốn thanh tốn cơng nợ trước khi tập hợp gửi cho KTT và chủ doanh nghiệp.
Phải thanh toán dứt điểm đợt tạm ứng trước mới được xin tạm ứng đợt sau.
- Qui định cụ thể cho một số trường hợp tạm ứng:
+ Tạm ứng mua nguyên liệu, công cụ: Người được giao nhiệm vụ thực hiện các cơng việc nói trên phải có kế hoạch, đề nghị được chủ doanh nghiệp phê duyệt, kèm
theo báo giá.
+ Tạm ứng tiền đi công tác: người tạm ứng tiền phải ghi rõ trong giấy đề nghị tạm ứng số người đi công tác, nơi công tác, số ngày công tác, nội dung cơng tác, dự kiến các khoản chi phí cho đợt cơng tác, trình chủ doanh nghiệp phê duyệt.
+ Tạm ứng chi phí tiếp khách: người nhận tạm ứng phải gửi văn bản cho Chủ doanh nghiệp phê duyệt, trường hợp gấp thì phải xin ý kiến qua điện thoại (bổ sung bằng văn bản sau).
GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam SVTH: Hồng Ngọc Phương Ái
Trang 96
2.2.7.2 Tài khoản sử dụng
Kế toán phản ánh các khoản tạm ứng của doanh nghiệp cho CBCNV và tình hình thanh tốn các khoản tạm ứng đó trên tài khoản. TK 141: Tạm ứng.
2.2.7.3 Trình tự luân chuyển chứng từ
Các khoản tạm ứng phát sinh ở doanh nghiệp chủ yếu là tạm ứng để mua dụng cụ, văn phịng phẩm, phí cơng tác …. Khi có giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng… kế toán tiến hành định khoản vào TK 141 – Tạm ứng.
Tạm ứng
Khi cá nhân có nhu cầu tạm ứng thì họ lập Giấy đề nghị tạm ứng sau khi được chủ doanh nghiệp và kế toán trưởng duyệt sẽ chuyển đến kế toán thanh toán và công nợ lập phiếu chi. Thủ quỹ căn cứ vào phiếu chi để chi tiền cho người nhận tạm ứng.
Hình 2.16: Lưu đồ quy trình tạm ứng tại DNTN Hứa Ngọc Lợi
Hoàn ứng
Chứng từ Chủ Kế toán Kế toán thanh toán Thủ quỹ CBCNV DN trưởng công nợ Giấy đề nghị tạm ứng PC chuyển Phê duyệt Kiểm tra Ghi vào sổ kế toán Lập phiếu chi Nhận tiền tạm ứng Đề xuất tạm ứng
GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam SVTH: Hồng Ngọc Phương Ái
Trang 97
Khi đã kết thúc công việc, người nhận tạm ứng lập phiếu đề nghị thanh toán tạm ứng cùng với các hóa đơn, chứng từ đã chi bằng tiền tạm ứng (nếu có chi vượt phải có
thêm Giấy giải trình ) chuyển đến kế toán thanh tốn và cơng nợ. Tại đây người kế toán này sẽ cộng tổng số tiền đã chi có đầy đủ hóa đơn, chứng từ so với số tiền tạm ứng (kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các hóa đơn, chứng từ).
Trường hợp chi vượt so với số tiền tạm ứng
+Nếu khoản chi nằm trong khoản dự toán ban đầu của DN và hợp lý, hợp lệ thì kế tốn thanh tốn và cơng nợ sẽ trình cho KTT xem xét, phê duyệt và chi trả cho
người tạm ứng.
+Nếu khoản chi vượt định mức cho phép ban đầu của DN mà KTT và Chủ DN xem xét thấy hợp lý về phê duyệt thì kế tốn thanh tốn và cơng nợ lập phiếu chi, chi
thêm cho người tạm ứng. Cịn khơng được phê duyệt thì chỉ chấp nhận bằng với định
mức.
Trường hợp chi nhỏ hơn so với số tiền tạm ứng
Lập phiếu thu số tiền chưa chi hết nhập quỹ tiền mặt.
Trường hợp chi hết số tiền tạm ứng
GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam SVTH: Hồng Ngọc Phương Ái
Trang 98
Hình 2.17: Lưu đồ quy trình hồn ứng tại DNTN Hứa Ngọc Lợi Quy trình ghi sổ Quy trình ghi sổ
Hằng ngày căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng kế toán lập phiếu chi, giấy thanh
toán tạm ứng lập phiếu chi, thu (tùy từng trường hợp). Ngoài ra, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh tốn tạm ứng cịn làm căn cứ để ghi vào sổ chi tiết tài khoản (TK 114) và sổ Nhật ký chung, từ sổ Nhật ký chung ghi vào sổ cái. Đến cuối kỳ,dưa vào sổ cái lập bảng cân đối phát sinh và lập báo cáo tài chính
Chứng từ Chủ DN Kế toán Kế toán thanh toán Thủ CBCNV trưởng công nợ quỹ
Giải trình chi vượt Giấy thanh tốn tạm ứng HĐGTGT PT, PC K được phê duyệt
Được phê duyệt
Chi không hết số tiền tạm ứng Phê duyệt Ghi vào sổ kế toán PT PC Chi hết tạm ứng Chi vượt số tiền tạm ứng Nộp lại tiền thừa hoặc nhận thêm tiền chi vượt
Bộ chứn g từ thanh toán hoàn ứng K.tra C.Từ
GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam SVTH: Hồng Ngọc Phương Ái
Trang 99
Hình 2.18: Sơ đồ quy trình ghi sổ kế tốn tạm ứng
2.2.7.4 Các khoản làm tăng tạm ứng
2.2.7.4.1 Chứng từ Giấy đề nghị tạm ứng Phiếu chi
2.2.7.4.2 Trình tự hạch toán
- Ngày 02/03 tạm ứng lương cho Võ Thị Ngọc Uyên số tiền 2.000.000đ.
Nợ TK 141: 2.000.000 Có TK 111: 2.000.000
- Ngày 05/06 Nguyễn Minh Tâm tạm ứng tiền mua công cụ, dụng cụ số tiền 1.000.000đ.
Nợ TK 141: 1.000.000 Có TK 111: 1.000.000
-Ngày 14/07 Lâm Thanh Tuấn tạm ứng tiền thuê nhân công bốc vỡ nguyên liệu số tiền là 500.000đ
Nợ TK 141: 500.000
Có TK 111: 500.000
Ghi chú
Ghi hằng ngày
Ghi cuối kỳ, cuối tháng Giấy Đề Nghị Tạm Ứng, Giấy
Thanh Toán Tạm Ứng, PT, PC
Sổ Nhật Ký Chung
Sổ Chi Tiết Các Tài Khoản (TK 141) SỔ CÁI Bảng Cân Đối Số Phát Sinh Báo Cáo Tài Chính
GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam SVTH: Hồng Ngọc Phương Ái
Trang 100
- Ngày 09/10 Nguyễn Mỹ Trinh tạm ứng tiền cơng tác phí số tiền 5.000.000đ.
Nợ TK 141: 5.000.000 Có TK 111: 5.000.000
-Ngày 14/11 Trần Ngọc Nga tạm ứng tiền mua nguyên liệu.
Nợ TK 141: 25.000.000 Có TK 112: 25.000.000
* Minh họa chứng từ sử dụng cho một số nghiệp vụ
1-Ngày 05/06 tạm ứng tiền mua công cụ, dụng cụ cho Nguyễn Minh Tâm, căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng số 02, kế toán lập Phiếu chi (PC06)
Đơn vị: DNTN Hứa Ngọc Lợi Mẫu số: 03-TT
Địa chỉ: 491 QL1A An Hiệp Châu Thành ST (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG
Ngày 05 tháng 06 năm 2012
Số: 02
Kính gửi: Ban Giám Đốc DNTN Hứa Ngọc Lợi
Tơi tên là: Nguyễn Minh Tâm Địa chỉ: Phịng kế toán
Đề nghị cho tạm ứng số tiền: 1.000.000đ (Viết bằng chữ): Một triệu đồng./. Lý do tạm ứng: Tạm ứng tiền mua công cụ, dụng cụ
Thời hạn thanh toán: 1 tháng
Giám đốc Kế toán trưởng Phụ trách bộ phận Người đề nghị tạm ứng
GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam SVTH: Hồng Ngọc Phương Ái
Trang 101
Đơn vị: DNTN Hứa Ngọc Lợi Mẫu số: 01-TT
Địa chỉ: 491 QL1A An Hiệp Châu Thành ST (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU CHI Ngày 05 tháng 06 năm 2012 Quyển số: 01/06 Số: PC06 Nợ: 141 Có: 111
Họ tên người nhận tiền: Nguyễn Minh Tâm Địa chỉ: Phịng kế tốn
Lý do chi: Tạm ứng mua cơng cụ, dụng cụ
Số tiền: 1.000.000đ (Viết bằng chữ): Một triệu đồng./.
Kèm theo:Giấy đề nghị tạm ứng Chứng từ gốc: Số 02 ngày 05/06/2012
Ngày 05 tháng 06 năm 2012
Giám đốc Kế toán Thủ quỹ Người lập phiếu Người nhận
(Ký, họ tên, trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) tiền
đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
2.2.7.5 Các khoản làm giảm tạm ứng
2.2.7.5.1 Chứng từ Giấy thanh toán tạm ứng Phiếu thu
2.2.7.5.2 Trình tự hạch tốn
- Ngày 29/01 Trần Chánh Trung thanh tốn tiền chi phí tiếp khách, thuế GTGT 10% là 561.000đ. Số còn lại nhập quỹ
Nợ TK 642: 510.000
Nợ TK 1331: 51.000 Nợ TK 111: 439.000 Có TK 141: 1.000.000
-Ngày 15/06 Nguyễn Minh Tâm thanh tốn tiền mua cơng cụ, dụng cụ, thuế GTGT 10% là 660.000đ. Số còn lại nhập quỹ
. Nợ TK 153: 600.000
Nợ TK 1331: 60.000
GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam SVTH: Hồng Ngọc Phương Ái
Trang 102 Nợ TK 111: 440.000 Có TK 141: 1.000.000
-Ngày 20/07 Lâm Thanh Tuấn thanh toán tiền thuê công nhân bốc vỡ nguyên liệu, thuế GTGT 10% 385.000. Số tiền tạm ứng thừa được đề nghị khấu trừ vào lương tháng
Nợ TK 152: 350.000
Nợ TK 1331: 35.000 Nợ TK 334: 115.000 Có TK 141: 500.000
-Ngày 29/11 Trần Ngọc Nga thanh toán tiền mua nguyên liệu, thuế GTGT 10% là 28.600.000đ
Nợ TK 152: 26.000.000 Nợ TK 1331: 2.600.000 Có TK 141: 28.600.000 +Số tiền tạm ứng thiếu được chi thêm
Nợ TK 141: 3.600.000 Có TK 111: 3.600.000
* Minh họa chứng từ sử dụng cho một số nghiệp vụ
1-Ngày 29/01 Trần Chánh Trung thanh toán tạm ứng, căn cứ vào giấy thanh toán tạm ứng số 01 và số tiền thừa nhập quỹ theo phiếu thu (PT13)
GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam SVTH: Hồng Ngọc Phương Ái
Trang 103
Đơn vị: DNTN Hứa Ngọc Lợi Mẫu số: 04-TT
Địa chỉ: 491 QL1A An Hiệp Châu Thành ST (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
GIẤY THANH TOÁN TIỀN TẠM ỨNG
Ngày 29 tháng 01 năm 2012
Số: 01
Họ và tên người thanh toán: Trần Chánh Trung Bộ phận (hoặc địa chỉ): Phịng kế tốn
Số tiền tạm ứng được thanh toán theo bảng dưới đây:
Diễn giải Số tiền
A 1
I. Số tiền tạm ứng
1. Số tạm ứng các kỳ trước chưa chi hết 2. Số tạm ứng kỳ này:
Phiếu chi số: 09 ngày 10/01 Phiếu chi số:…… ngày………… II. Số tiền đã chi:
1. Chứng từ số 0015618/HĐ ngày 15/01 2…………………………………….. III. Chênh lệch
1. Số tạm ứng chi không hết (I – II) 2. Chi quá số tạm ứng (II – I)
…………………… …………………… …………………… 1.000.000 …………………… …………………… 561.000 …………………… …………………… …………………… 439.000 Ngày 29 tháng 01 năm 2012
Giám đốc Kế toán trưởng Phụ trách bộ phận Người đề nghị thanh toán
GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam SVTH: Hồng Ngọc Phương Ái
Trang 104
Đơn vị: DNTN Hứa Ngọc Lợi Mẫu số: 01-TT
Địa chỉ: 491 QL1A An Hiệp Châu Thành ST (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU THU Ngày 29 tháng 01 năm 2012 Quyển số: 01/01 Số: PT13 Nợ: 111 Có: 141
Họ tên người nộp tiền: Trần Chánh Trung Địa chỉ: Phịng kế tốn
Lý do nộp: Thu tiền tạm ứng thừa
Số tiền: 439.000đ (Viết bằng chữ): Bốn trăm ba mươi chín nghìn đồng./.
Kèm theo: Giấy thanh tốn tạm ứng Chứng từ gốc: Số 01 ngày 29/01/2012
Ngày 29 tháng 01 năm 2012
Giám đốc Kế toán Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ
(Ký, họ tên, trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
đóng dấu) (Ký, họ tên)
2-Ngày 29/11 Trần Ngọc Nga thanh toán tạm ứng, căn cứ vào giấy thanh toán tạm ứng số 15 và số tiền thiếu được chi thêm theo phiếu chi (PC40)
GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam SVTH: Hồng Ngọc Phương Ái
Trang 105
Đơn vị: DNTN Hứa Ngọc Lợi Mẫu số: 04-TT
Địa chỉ: 491 QL1A An Hiệp Châu Thành ST (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
GIẤY THANH TOÁN TIỀN TẠM ỨNG
Ngày 29 tháng 11 năm 2012
Số: 15
Họ và tên người thanh toán: Trần Ngọc Nga Bộ phận (hoặc địa chỉ): Phòng kho
Số tiền tạm ứng được thanh toán theo bảng dưới đây:
Diễn giải Số tiền
A 1
I. Số tiền tạm ứng
1. Số tạm ứng các kỳ trước chưa chi hết 2. Số tạm ứng kỳ này:
Phiếu chi số: 15 ngày 14/11 Phiếu chi số:…… ngày………… II. Số tiền đã chi:
1. Chứng từ số 0017689/HĐ ngày 19/11 2…………………………………….. III. Chênh lệch
1. Số tạm ứng chi không hết (I – II) 2. Chi quá số tạm ứng (II – I)
…………………… …………………… …………………… 25.000.000 …………………… …………………… 28.600.000 …………………… …………………… …………………… 3.600.000 Ngày 29 tháng 11 năm 2012
Giám đốc Kế toán trưởng Phụ trách bộ phận Người đề nghị thanh toán
GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam SVTH: Hồng Ngọc Phương Ái
Trang 106
Đơn vị: DNTN Hứa Ngọc Lợi Mẫu số: 02-TT
Địa chỉ: 290 QL1A An Hiệp Châu Thành ST (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU CHI Ngày 29 tháng 11 năm 2012 Quyển số: 01/11 Số: PC40 Nợ: 141 Có: 111
Họ tên người nhận tiền: Trần Ngọc Nga Địa chỉ: Phòng kho
Lý do chi: Chi tạm ứng thiếu
Số tiền: 3.600.000đ (Viết bằng chữ): Ba triệu sáu trăm nghìn đồng./.
Kèm theo: Giấy đề nghị tạm ứng Chứng từ gốc: số 15 ngày 29/11/2012.
Ngày 29 tháng 11 năm 2012
Giám đốc Kế toán Thủ quỹ Người lập phiếu Người nhận
(Ký, họ tên, trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) tiền
đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
* Minh họa sổ chi tiết các tài khoản (TK 141)
SỔ CHI TIẾT CÁC TÀI KHOẢN Tài khoản: 141 Loại tiền: VNĐ Tháng 09/2012 ĐVT: đồng Ngày ghi sổ Chứng Từ Diễn giải TK đối ứng Số Phát Sinh Số Dư Số Hiệu Tháng Ngày, Nợ Có Nợ Có Số dư đầu tháng 09 …… …. …. ….. ………………….. … ……. ….. ….. ……
15/09 PC05 15/09 Lâm Thanh Tuấn tạm
ứng lương
111 1.500.000 …..
20/09 PC06 20/09 Trần Ngọc Hùng tạm
ứng tiền sửa xe tải
111 2.500.000 …..
….. …… …. ………………. …. …….. … …… ……
Cộng số phát sinh ……… …. ….. ……
Số tồn cuối tháng 09 …..
Bảng 2.6: Sổ chi tiết các tài khoản ( TK 141)